加快干部人事档案数字化建设进程的前期准备

文/福建省邵武市劳动人事争议仲裁院 廖桂梅

近年来，我国社会经济的快速发展和科技水平的不断进步，促使人们越来越重视档案信息资源的开发利用。档案数字化建设作为档案信息化建设的一个主要内容，必然要在全国范围内逐步全面铺开。对于干部人事档案而言，在当下许多发达地区已基本实现了档案的数字化建设，但一些欠发达地区基层的干部人事档案数字化建设尚未真正展开，导致了信息化建设不规范、档案信息质量参差不齐、信息安全管控不到位等问题的出现，直接影响了干部人事档案信息化工作落地见效。为此，加快推进基层干部人事档案管理数字化建设进程显得极为必要，做好前期准备工作更为急迫。

一、干部人事档案数字化建设的必要性

（一）提高档案工作服务水平，适应时代发展的需要。加快建设数字中国是我国建设社会主义现代化强国的需要，档案数字化建设已成必然趋势。当下部分欠发达地区的基层干部人事档案数字化建设工作存在滞后现象，这必将拖延数字化建设的进程，影响国家战略发展。为此，加快基层干部人事档案管理数字化建设进程，不断提高服务水平，尽快融入我国经济建设发展之中并为之服务是适应时代发展的需求。

（二）提高档案资料的利用效率，实现资源共享的需要。以往的人事档案“重藏轻用”，人工查找资料的工作效率较低。而采取数字化档案信息管理，干部人事档案人员和使用人员可以快速地从资料室中查找自己想要的资料，而且不用拘泥于“孤本”，可以一次向所有有需求的人员开放。采用数字化存储的电子材料可以由局域网或广域网进行远距离传送，极大地方便了各单位的存取和利用，拓宽了干部人事档案资料的应用范围。档案的数字化建设是提高档案利用效率，实现资源共享的现实需要。

（三）提高档案工作效率，实现节能环保的需要。数字化电子系统，大大降低了工作程序的复杂度。在权限允许的情况下，查档人员可以利用电子文件系统随时查阅和利用干部人事资料，大大提高了工作的效率。同时也避免因此产生的纸质材料的多次复印以及破损造成的浪费，降低了人工和档案资料管理的费用，符合节能环保的需要。

（四）提高档案安全性能，实现保密的需要。由于数字化档案的建立，需求人员获取档案资料只需在互联网上由授权管理人员直接查询、输出，大大降低了纸质干部人事文件的出库数量，有效地避免了重复使用纸质干部人事文件与纸质干部人事档案安全性的矛盾。采用异地异构方式对多个领导干部个人资料进行异同备份，以保证其资料的安全性，避免因自然灾害或人为破坏而产生的严重影响[1]。由于数字化的电子文档在防止人为伪造方面具有更强的优越性，在电子文档的数字化过程中，可以有效防止一些人通过文件的方式进行修改和伪造，提高了档案的安全性能，进而实现了保密的要求。

二、干部人事档案数字化建设的主要内容

（一）工作人员的素质建设。干部人事档案工作人员的业务和素质的高低，将直接影响档案数字化建设进程的快慢。因为档案工作人员不仅要对组织管理知识和档案知识很熟悉，还要掌握现代信息技术，熟练运用数字化干部人事档案管理软件知识。另外档案工作者还应具有高度责任感、政治敏锐性及保密意识。这就要求做好干部人事档案数字化过程中工作人员、工作环节和工作区域的安全保密管理，特别是要注意属于国家秘密、工作秘密、商业秘密及个人隐私的材料和信息的保密管理，应按要求严格保密，保证档案和数据安全。对干部人事档案数字化工作中发生失泄密问题的，要严格按照有关规定追究相关责任人的责任。

（二）档案室（馆）的基础设施建设。基层干部人事档案数字化建设的基础设施建设主要分为硬件建设和软件建设。硬件设施建设主要包括库房、办公场所、计算机、扫描仪、光盘、磁带等存储介质以及打印机等。在扫描仪配置上应该按照实际情况合理配置，针对人事档案的纸质比较脆弱的特点，一般应采用平板扫描仪以保护档案原件[2]。软件系统建设主要包括日常业务管理、档案数字化采集系统和数字化档案查阅系统三大部分。日常业务管理模块主要实现档案的日常管理和信息维护;档案数字化采集系统主要实现系统建库阶段档案信息的数字化采集;数字化档案查阅系统主要利用组织系统专网，实现对数字化档案的查阅申请、审批、本地及远程查阅等功能[3]。有条件的地区可以根据中央组织部办公厅印发的《关于贯彻实施〈干部人事档案数字化技术规范〉的通知》文件要求进行干部人事档案数字化工作应用软件的研发。而无条件的地区还是选择使用中央组织部免费发放的《干部人事档案信息管理系统》（标准版）软件，按照国家标准使用方面的有关规定做好档案室（馆）的标准化基础设施建设。

（三）组织管理建设。干部人事档案的数字化是一个复杂的系统工程。这一项目要求建设人员、数字化设备和技术等多方面的协调，最后才能形成高品质的干部人事档案。由于数字化干部人事档案系统工程涉及大量的人力、物力、财力，其中包括数字化流程、组织、监控、管理等内容。因此基层干部人事档案管理部门在实施数字化建设的过程中，要做好组织管理建设。可根据当地县市委组织部的要求，建立领导小组，组长由单位主要领导担任。该小组下设一个办公室，由科室主任或干部人事档案管理中心主任兼任，其成员为科室干部、管理中心干部，并在发文后设立领导小组，并明确各成员的职务职责[4]。当然，数字干部人事档案工作领导小组的工作人员，也是数字干部人事档案项目的一员。

（四）数字化工作的技术规范和执行标准建设。早在2017 年，国家就已颁布了《干部人事档案数字化技术规范》（GB/T33870-2017），以下简称《规范》。《规范》已明确了干部人事档案数字化的主要内容、工作环节、工作要求和指标参数。目前基层干部人事档案室（馆）要按照该标准对干部人事档案进行数字化管理，具体在目录建库、档案扫描、图像处理，数据的存储、验收、交换及安全管理等基本环节要按照相关的标准及技术进行量化规范。基层人事部门必须严格按照《规范》做好数字化工作的技术规范和执行标准建设的前期准备工作。

三、干部人事档案数字化建设的前期准备工作

（一）加强干部人事档案管理人员的队伍建设。干部人事档案的工作具有很强的政策性和专业性，但当前我国干部人事档案专业人才缺乏，特别是既懂档案业务，又熟悉信息技术的复合型人才更紧缺。所以，档案数字化建设首先要做好档案管理人员队伍建设。

一是单位领导要提高认识，切实担负起档案数字化建设工作的主体责任，加强统筹谋划和调查研究。干部人事档案工作是一项既细致繁重又枯燥乏味的工作，往往工作业绩表现不突出，工作人员职位提升缓慢，这些都是制约档案工作人员工作积极性的重要因素。所以，各级领导单位要严格按照《干部人事档案工作条例》第二章第十七条之规定：组织人事部门应当选配政治素质好、专业能力强、作风正派的党员干部从事干部人事档案，强化党性教育和业务培训。要注重培养使用表现优秀的干部人事档案工作人员，要积极运用职务、职称的砝码来调动干部人事档案工作人员的工作积极性，还可以在评优评先等方面进行政策倾斜，以此激励他们安心做好干部人事档案管理工作，确保干部人事档案工作的基本平稳和延续开展。

二是各级领导单位应注重对干部人事档案人员的业务技能培训，提高其职业素养；同时要强化干部人事档案管理人员的计算机技术训练。由于计算机信息技术发展日新月异，而我们的档案管理工作人员在计算机技术水平上相对薄弱[5]，因此，要事先通过严格的培训开展好信息技术学习，提升干部人事档案工作人员运用数字化技术手段，为下一阶段的档案数据库建立、软件操作和维护打下坚实的基础。竭力为干部人事档案数字化建设打造一支政治坚定、坚持原则、忠于职守、甘于奉献和严守纪律的高素质人才队伍。

（二）加强干部人事档案材料的收集工作。一是建立健全收集归档制度。干部人事档案管理工作中的一个关键环节就是做好干部人事档案材料的收集。各级组织人事部门和有关形成干部人事档案材料的部门，都要依据干部的管理权限和档案收集的范围，积极做好能反映干部德、能、勤、绩、廉和自然情况的重点材料的收集工作，并确保材料的真实性、准确性、完整性和时效性。在此工作中，主要是收集年度考核登记表和考核鉴定、学历学位、专业技术职务、政审审计和审核、党（团）表彰奖励、违规违纪违法、工资、任免和录（聘）用等材料，并要求收集完整齐全。特别是对以前缺少的档案材料要及时补充收集，经认真鉴别后进行整理归档，确保在数字化工作前期做到档案材料的真实、准确、完整，符合数字化规范标准要求。二是抓好干部人事档案材料的“入口关”。针对收集的材料，要认真把关，仔细鉴别，严格审核，以防不达标的材料进入档案之中。对伪造、涂改的档案材料，要对当事人进行批评教育，情节严重的依法依规给予处分，为推进干部人事档案数字化建设提质增效。

（三）强化干部人事档案材料的整理归档工作。干部人事档案材料的整理归档是干部人事档案管理工作中的又一个关键环节，也是各级党政机关、国有企事业单位和组织人事部门开展的基础性工作。干部人事档案材料的整理归档，要严格按照中央组织部的要求，统一明确归档材料的内容填写、格式规范等。首先，把收集到的材料，按人员的身份分类、编目、技术加工、编印，形成一套有条理的文件，并依这些文件的形式，对其进行补充整理。其次，对档案材料进行鉴定，主要鉴别材料内容是否真实、检查材料填写是否规范、所办手续是否完备等，确保档案材料的有效性。第三是对档案材料进行分类排序，同时要特别注意一些文件号和书页的标识。比如标识的位置常设置在右上方右上1 厘米，右下角右下1厘米，左下角左下1厘米等处。此外还要留意横幅上的标号，若标记的地方不符合规范，会对文件的后续扫描和记录产生不利的影响。最后，装订文件材料要科学实用。一般情况下，左边要对齐并打洞，不掉页、倒页、压字和损坏文件，做到整齐、美观且方便阅读。目前均采用国际标准长297毫米、宽210毫米的A4型公文用纸，材料左边应当留有20～25毫米装订边。早期使用的长260毫米、宽184 毫米的16 开型公文纸左侧空白不够，要进行托裱，不能压字，字迹材料要符合档案保护要求。档案材料的全部整理过程都要严格符合要求和标准，为即将开展的干部人事档案数字化建设提高效率。

（四）加强干部人事档案专项审核工作。干部人事档案专项审核工作是确保档案信息真实有效，提高档案质量管理的重要手段。要坚持“凡进必审，凡审必严，有错必查”的审查认定原则，要对每人、每卷、每页、每项逐一审核认定。在全面审核档案内容的基础上，重点审核干部的“三龄两历一身份”（出生日期、参加工作时间、入党时间、学历、工作经历、干部身份）及专业技术职务职称、奖惩、学术评鉴等重要社会关系信息。此外，还应审核档案内容是否齐全和是否真实、记载内容之间的关联性是否合理、是否会影响干部使用的情况等，并形成相应的干部任免审批表和干部人事档案专项审核认定表，为后期干部人事档案数字化建设夯实基础。

（五）有序做好干部人事档案数字化所需资金与场地的准备。要做好干部人事档案数字化，就必须严格按照数字化建设的要求，进行人力配备、资金、场地、技术支持等前期的准备工作。要加大经费和硬件设施投入，同时还要在数字化办公场所安装高清监控摄像头，实现全天候全方位无死角监控，确保工作平稳有序开展，为干部人事档案数字化建设整体协同推进提供有力的物质保障。

（六）做好干部人事档案数字化技术服务公司筛选。干部人事档案的数字化建设要选择最好的技术服务公司，要有相应的保密资质，要在中国的信息资源行业中居于领导地位，有能力在全球范围内立足。要具有超前的市场意识，专业从事档案、标准资料资源的研发和开发，具备完备的档案及标准信息化技术、产品及方案；同时，能够根据有关法规，制定项目合同，对扫描质量、保密安全、软件更新和维护进行严格要求；有一定的工作经验，严格执行进出库的文件交接和签署，签署保密协议，以保证干部人事档案的数字化建设工作的安全和有效。

（七）不断创新干部人事档案管理的机制。在建立健全干部人事档案管理规章制度和工作机制的基础上，我国当前的干部人事档案管理工作，还要积极创建出一套与人力资源管理相适应的档案工作体制，才能真正实现档案管理的制度化、数字化和高效化。特别是当前网络信息技术发展迅猛，要根据干部人事档案保密的特点，制定更有力的管理体制来加强档案的保护。比如，在电子档案系统中，不仅要对所有的管理档案信息进行加密处理，还要对信息使用者进行信息维护、查询的权限等进行分级设置，进一步加强档案保护。这样不仅筑牢保密和网络安全防线，也加快了干部人事档案信息化工作建设的进程。

四、结语

综上所述，加快推进基层干部人事档案数字化建设是当前数字化中国建设的需求，更是进入全面建设中国式现代化的必然要求。为此，基层干部人事档案管理部门务必努力做好数字化建设的前期准备工作，为后期干部人事档案数字化建设的顺利开展夯实基础。