信息化角度下事业单位文书档案管理优化对策分析

文/北京市陶然亭公园管理处 杜昆

作为由通用文书转化成的档案，文书档案在事业单位中的形成贯穿于事务受理、审查、核准、发布等多项活动环节，且所含内容众多，包括各类报告、请示、决定、通知、命令等。过去事业单位主要利用纸盒外包纸张的形式进行文书档案保管，数字技术只发挥辅助效用，虽然能形成良好的监督管理效果，但日常工作开展却十分繁琐复杂，需要消耗大量人力物力。在信息技术迅速发展的背景下，电子认证水平全面提升，促使事业单位文书档案管理工作标准和相关规程发生了较大变动，原先的纸质保管已经无法满足档案工作要求，因此有必要及时建立优化对策，更好地适应新形势下的发展需求。

一、文书档案信息化管理的基本特点和原则

（一）主要特点。在文书档案管理中引入信息化，本质就是应用信息技术把原先纸质保管的档案文件利用电子文档的形式进行管理。对于已经存在的纸质文件、图片和声像资料都可以实现数字化处理，导入网络当中，给单位后续应用提供更多便捷之处。由此看来，这类管理系统主要具有高效化的文件处理速度，且不会受到过多限制；文件的传输更为快速和安全，泄漏和损坏的风险较低；文件能始终保持良好的存储状态，不容易被破坏或丢失。

（二）基本原则。1.完整性。即档案必须保证连续性和完整性，不能发生丢失问题，以免影响单位的决策工作和发展方向。2.可读性。数字档案格式众多，不同格式的存储方式可能有所不同，所以在管理中，必须进行格式转换，或者预先对格式加以规范，以避免信息丢失[1]。如果是一些要通过特殊格式保存的档案，可以使用不同方式维护其可读特性。3.保密性。网络的流通性和开放性必然会导致档案管理系统面临被人恶意攻击等风险，而对于事业单位来说，文书档案是极为重要的资料，因此必须构建完善的保密策略，加强档案安全保障，尽可能减少信息泄漏、破坏等风险。4.稳定性。即归档转之后的日常维护工作必须保持信息内容的稳定性，比如可以通过将系统设置为不可更改、删除，实施初步防护，或者更改、删除都需要进行严格的权限审查。另外，要特别注意信息备份，以便档案被损坏后能及时得到修复。5.全程性。要真正实现文书档案的信息化管理，必须从档案的采集、整理、分析、归档、检索、应用等多个层面着手进行全程信息化控制，以使档案信息的真实性和时效性能得到有效保障。

二、文书档案信息化管理的重要意义

（一）有利于深入挖掘档案价值。文书档案内容可以直观体现出各单位的发展状况与未来方向，但在纸质化管理中，归档整理等工作十分繁琐，档案信息价值保质期限较短，不仅工作开展缓慢，还难以深入了解档案的具体价值信息。进入信息技术时代，可以直接应用有关装置将纸质文书通过扫描操作之后上传到专项系统，从而实现资源的再次调取，达到深度挖掘的目的[2]。如对安全类的文书档案实施信息化管理时，能更好地从中了解单位日前和未来对于安全层面制定的政策或制度，明确具体的形成过程，从而确立更为清晰的岗位职责。目前一些事业单位已经在文书档案管理过程中提倡文档一体化，强调应用信息技术落实对档案、文件的有效应用和管理。

（二）有利于提升档案管理效率。在文书档案管理中引入信息技术，最大的特点就在于无纸化，能在很大程度上缩小纸质文本占据的空间，特别是能直接应用云计算等技术在虚拟空间中实施数字化管理，不仅解决了档案室日渐紧张的文件放置空间问题，还能更好地促进档案应用和高效化管理。如单位可以根据自身类型进行信息系统划分，使各类不同的文书档案分别拥有对应的系统路径，从而进一步美化空间，简化管理工作，有关内容也能更醒目[3]。单位领导要想了解人事层面的相关内容时，就可以直接在系统中搜索“人事”，不需要再按照时间或其他标准进行查阅，有利于减少时间投入。再比如事业单位内的业务档案往往应用率较高，要求档案工作者必须基于次序进行汇总整理，如果采用传统的纸质化管理，则是一项十分巨大的工作任务，特别是在业务内容十分复杂时，管理难度会更高。但引入信息化之后，直接通过点击“日期”就能使档案信息按照次序排列，或点击“文件名称”就能使档案基于汉语拼音首字母进行排列，最大程度提升了检索速率和档案管理效率。

（三）有利于强化档案保护效果。传统管理方式下的文书档案保管，经常会遇到文字不清晰、纸质受潮，或使用者在查阅时引起物理损伤等问题，难以保障质量。但引入信息技术之后，就能使档案的存储形式发生变化，即根据实际情况选用不同的电子载体，如移动硬盘、U盘等，这些载体不仅存读便捷，易于传递，而且存储时间长，受外部影响因素较小，因此不但可以确保文书的原本面貌，还能有效提升管理效率。

三、信息化角度下事业单位文书档案管理对策

（一）加强配套设施建设。文书档案保管依赖于设施完备的信息化档案室，为此事业单位还需争取财政资金，加强档案室建设。具体应重点扩大档案室面积，加强数字化建设，如安装烟雾报警系统、自动灭火装置、自动门禁系统等，实现档案室核心设备的智能化管理。同时安装网络监控系统、防盗报警装置、自动化密集架以及智能恒温系统，在确保档案室内部空间应用最大化，保证档案信息的安全性的同时，减少人力投入，实现管理信息记录表的自动生成，进行精准化监管[4]。此外，还要同时配备电子档案长期存留系统、数字档案管理系统等，确保文书档案信息能实现长期安全保存，为档案工作数字化、网络化以及电子化奠定基础。除了硬件装置系统，还要及时更新与扫描装置、打印装置、计算机等设备运行相契合的软件系统，真正从根本上使文书档案逐步向着数字化方向发展，给电子档案建设工作夯实基础。

（二）落实档案规范建设。一方面，重点规范电子档案的立卷归档归类、台账建立、上架管理等具体流程，严格遵循相关管理制度开展工作，同时，通过关联OA办公系统进一步深化和文书档案间的基本关系，实现档案信息的及时接收和管理，保证归档归类的精准性。另一方面，明确电子文件的移交时限，强化人员的归档意识，保证电子档案转接的有序性。其中，可以围绕年度、季度实施信息化管理质量考核，从中发现和解决一些归档转交层面的问题。此外，还要明确电子档案建设标准，基于有关法律规范或者文献对单位内部文书档案的信息化管理工作要求予以优化，再根据单位自身状况制定明确规划。规划当中必须特别强调对信息技术的运用，尤其要重点强调声像、图片等档案格式，部门档案所属的管理部门、信息化建设的具体流程等，以保证信息化管理的规范性。

（三）加强管理系统建设。对于当前文书档案管理层面的发展创新，必须基于信息化技术展开进一步的智能化系统建设。具体可以应用物联网RFID 更新系统，即根据数字文书档案管理要求确立两者的契合之处，围绕功能要求把物联网划分成感知、通讯、应用三大核心部分；然后，运用传感器等采集和识别档案信息，通过电子标签、阅读器体现信息获取功能；最后，基于共享理念，使档案在整个系统中实现资源共享和智能通讯[5]。其中最核心的部分就在于利用电子标签代替原先文档的条形码，使管理更为智能化。同时，阅读器也是整个系统中的核心部分，实际工作时，当受到射频识别频段影响后，会将指令发送给标签，再通过控制模板请求数据，通过数据载体体现出指令内容。标签获取信号之后，会实施编码传输，再从接口对阅读器要传达的信息进行调制，直至输送到后台实施处理，最终实现档案应用。

（四）落实档案安全保障。一方面，明确文书档案信息的非密界限和保密界限。具体需要单位连同文书处理部门、档案管理部门共同进行鉴定，落实档案信息的定密、解密和降密等工作。确保需要保密的档案能真正严格保密，可以开放的档案及时开放，并确保共享信息的安全性。另一方面，加强安全保密软硬件建设。重点将安全保密软硬件的建设纳入单位档案管理总体规划中，从物防技防角度着手，建立一套高效性的加密和安全认证体系，明确系统访问权限，同时重视虚拟专用网技术运用，安装防火墙和防病毒软件，以便能及时检测系统漏洞，实现对文件、内存与网页等方面的有效监控[6]。硬件保密方面，为减少文档失真等问题发生，必须强化计算机、扫描设备的基本质量和功能，如选用硬盘内存较大、具有独立显卡的电脑，安装正版软件；扫描文件时，选用分辨率较高的设备，同时注重参数设置、存储格式设置等，确保能真正体现出文档的本来面貌，保证生成内容的清晰度。软件保密方面，以保密系统为例，在建设时要从用户角度着手，即当用户想要进入系统进行档案调取时，要先弹出密钥管理、解密引擎、算法扩展等模板，以获取用户身份权限。传统方式下，主要以口令模式进行认证，安全性较低，为此可以尝试利用USB Key 展开认证。对于权限系统，可以通过分离设置的形式，分别针对不同岗位，实现精准化管理。如普通职工只限于其进行资料查询；档案工作者只限于日常档案上传、信息更新、授权管理等；系统工作者限于查阅浏览记录、审计用户信息等。由于环境因素可能会导致档案安全受到影响，所以系统本身还要具备良好的自动化审计信息作用。

（五）健全费用管理机制。1.优化资金投入机制。各单位要重点围绕自身发展，完善档案事业经费投入机制，争取获得文书档案信息化管理所需要的资金额度。如构建档案管理和自身统筹协调发展的经费增长投入机制，使其被纳入单位经费支持项目群。同时，尽可能争取政府部门、社会组织等方面的支持，从中获取专项资金支持；2.完善统一规划机制。重点将文书档案信息化管理归入单位中长期发展及总体发展规划中，争取制定专项计划，真正使档案管理事业被融入单位发展大局中。档案部门则要有所作为，基于单位实际状况，通过项目论证与意见征求，制定出可行性的文书档案信息化管理规划，统一建设标准化、分步走的管理方案。同时，与档案行政部门进行合作，推出具体建设标准和评估机制，以保证通过较低的支出和运维投入，减少整个档案管理工作开展的资金投入；3.形成开支控制机制。当前大数据技术已经趋近成熟，相关单位可基于此通过较低的成本投入进行自身文书档案管理大数据体系建设，比如应用Hadoop 等开展数据存储、整理与分析应用。在保证档案安全的基础上，也可以直接购买专项云计算平台，这是因为这类平台往往可扩展性强，能基于档案数量和处理需求确定服务范围，能有效减少重复性建设，降低资金应用。

（六）创新档案管理模式。1.完善管理模式。一方面，注重信息系统管理建设，加大系统开发和推广力度。具体可率先在有条件的事业单位开展以信息系统管理为核心、人工管理为辅助的管理模式，条件不足的则要不断争取，实现管理模式的逐步推广。还要在严格遵循保密制度的基础上，强化信息化管理系统服务性，推进文书档案资源网络共享，确保相关人员能更好地享受档案信息化管理带来的便捷性。另一方面，完善管理制度，比如建立管理职责机制，遵循明确分工原则，设定事业单位层面、档案管理部门等方面的具体职责，确保档案工作有所落实；2.优化利用模式。一方面，注重文书档案开发应用的针对性。即在正式开发利用之前开展摸底调查，明确各应用者对于档案资料的需求性，例如事业单位管理者往往负责制定内部政策，因此更需要具有综合性和全局性的档案信息，如相关的指导文件汇编、单位发展规划等，以帮助领导做出科学决策。另一方面，完善档案开发应用方式。比如加强文化档案网络服务开发，从原先的查阅式服务专为咨询式服务，从被动服务转向主动乃至超前服务，从检索工具式服务转向网络化服务等。同时，建立档案工作者和档案应用者相互沟通交流的平台，实施更为人性化的档案服务。如应用微信、QQ 等平台解答应用者的各项问题；在明确应用者身份权限的基础上，实施部分档案资源网络借阅。整个过程中，应特别应用数据库、物联网、大数据等新型技术手段，从海量文书档案信息中提取出最具价值的信息内容，满足各类应用者的需求，使档案真正更好地服务于单位建设。

四、结语

虽然文书档案对于事业单位而言具有极大应用价值，但限于传统的管理方式，导致难以真正发挥档案效用，特别是在信息技术迅速发展的背景下，常规管理已经难以满足档案工作需求，必须实施信息化建设。这就需要从配套设施建设着手，实现档案室的智能化管理，然后落实档案规范建设，建立信息化的管理系统，同时基于网络的开放性等特征，落实档案信息安全保障，特别要针对档案密级建设对应的保密系统。此外，为保证信息化管理的持续性和经济性，还要落实成本投入管理，建设完善的费用管理机制，创新管理模式，真正从根本上优化文书档案管理。