基于大数据技术建设高校智慧档案馆的思考

王 梦

（南通大学档案馆 江苏 南通 226019）

档案管理是高校管理工作的组成部分之一，主要记录学校建设及发展的全过程，其对推动高校高质量发展、加强高校内涵建设具有积极的推动作用。2016 年，国家档案局就档案工作的智慧管理提出“十三五”规划纲要，在档案管理工作中融入大数据技术已是趋势。高校档案管理工作可充分利用大数据技术之优势，提升档案信息服务水平，提高档案管理工作实效。如何更好地应对新时代档案建设工作的挑战也成了高校面临的难题。高校应积极尝试和运用先进的科技手段，深入融合大数据技术，努力开创高校档案管理新模式，优化档案治理体系。

1 高校建设智慧档案馆的价值分析

1.1 优化信息处理

随着档案管理工作难度的加大，高校建设智慧档案馆势在必行。在建设过程中，高校可充分利用大数据技术优势，开创信息化、智能化管理模式，提升信息资源管理的实效性。从发展趋势看，一方面，高校档案管理工作所要处理的信息数量日益庞大；另一方面，信息技术逐渐贯穿各项事务中，档案文件逐渐从纸质档案转为电子文件，传统档案管理模式不再适用，其不仅费时费力，且工作效率过低。鉴于此，高校建设智慧档案馆十分必要，即利用大数据技术便能很好地解决传统管理模式的不足与问题，实现信息优化处理，提高工作效率。

1.2 挖掘信息价值

运用大数据技术能够加强高校对档案信息的处理、分析及计算能力，从而有效发挥档案的信息价值。换句话说，通过运算可实现信息筛选、查询的自动化。这相较于传统方式不仅提高了效率，且能保障信息数据的精确性，进一步强化了高校的档案管理能力。

1.3 丰富使用体验

大数据技术具有智能化、信息化特征，将其融入高校智慧档案馆建设中，能够让用户在使用上更加便捷，享受到更为丰富的使用体验。一方面，高校可利用数据共享、云计算等优势能提高档案服务水平及便捷性；另一方面，高校可借助大数据技术打造智能化环境，即智能化管理系统、智能化服务设施等，相较于传统服务更加人性化及个性化。

2 大数据时代高校建设智慧档案馆面临的挑战

2.1 档案馆信息的存储问题

高校档案信息日益海量化、种类多样的趋势，加上传统档案数据处理不当所留下的问题，均给智慧档案馆建设带来了信息存储难题。如何将这些庞大信息进行合理分类与管理是智慧档案馆建设所面临的挑战。在传统的数据信息存储工作中，高校多是采取结构化存储方式，而大数据技术下的信息存储则是以半结构化或非结构化方式为主，旨在对数据信息进行筛选并记录。两者存储方式及类型的不同，也导致大数据技术运用下的档案信息存储会出现不和谐的问题。针对该问题，则需要通过建立集成体系，通过信息区分进行合理存储，这便成了高校档案智慧建设中的重要挑战。

2.2 文件服务方面的问题

纵观高校传统档案管理方式，重点通常集中于信息保存与查询方面，这样的管理方式遏制了信息内容优势的最大化发挥，故而导致传统档案馆对于信息内容的使用方式较为单一化，服务内容较为片面化。而智慧档案馆的管理对象发生了转变，不再局限于实体档案和电子文件，而是各类信息系统中的信息资源，管理范畴更加宽泛。基于此，智慧档案馆需要充分发挥自身的信息优势，有效提升档案信息的精确性及时效性。但是在信息整合过程中需要注意大数据时代下的资源结构特点，这样才能更好地凸显智慧档案馆的智能化及个性化优势，促进信息内容发挥最大优势。再来看传统的文件服务，其作用主要体现在文件存储和调用上，即用户可根据特定文件内容进行访问。这样的文件服务模式不仅难以产生优质的服务价值，不具备对相关信息深入研究及筛选功能，并且工作效率偏低。从这个角度来看，智慧档案馆在建设中则需要有效打破这些束缚与弊端，注重突出其文件服务的个性化及高效化。

2.3 档案信息的安全问题

智慧档案馆融入了大数据技术，整个管理过程中都与网络相关，这赋予了档案服务开放化、共享化特征。但是在此基础上，档案信息的安全问题也成为人们关注的问题，如何确保信息内容有效管理、不被泄露和丢失则成为档案管理工作的重点。从大数据时代的角度上看，信息技术在内容处理上不仅涉及面愈发广泛，且处理速度加快，基于此，高校在面临海量信息时，则要注重考量其安全性。首先，档案信息管理中的工作人员要具备专业技术及理论知识，明晰且会运用防火墙的设置；其次，根据文件管理流程及其内容做好每一环节的管理工作，最大化加强信息的隐蔽性；最后，加强智慧档案馆的服务模式与服务内容，实现对高校档案信息及资源的优化，以最大限度地凸显智慧档案馆的整合优势。

2.4 档案管理人员的专业性问题

档案馆的工作人员是执行管理流程及内容的关键主体，其综合素质及业务能力在很大程度上影响着智慧档案馆的建设效果。纵观高校档案馆工作人员，大部分人员都并非专业人士，多数是从其他岗位调配而来，甚至部分工作人员并未接受专业的业务培训就直接上岗，可见高校智慧档案馆工作人员综合素养有待提升，加强工作人员的教育也是建设智慧档案馆的重要内容之一。基于大数据技术建设智慧档案馆，想要进一步强化档案服务功能、展示智慧档案馆的优势，则需要工作人员具备专业的服务水平和信息处理能力，要注重对管理人员的培训，不断增强档案管理者的信息化意识，提高其信息化管理水平，强化其档案服务质量，从而全面体现智慧档案馆的智能化服务及信息价值。

3 基于大数据建设高校智慧档案馆的策略

上述挑战即大数据时代高校建设智慧档案馆所要应对的难题。如何深入融合大数据技术并借其优势实现智慧档案馆的建设，增强档案信息服务个性化及智能化是当前研究的主要内容及目的。基于此，建设高校智慧档案馆要从以下几点入手：首先，解决档案管理面临的海量信息处理问题；其次，关注大数据技术下的档案管理模式与传统方式的不同，并加强创新；再次，注重考量信息存储及使用的安全问题，全面做好防护；最后，加强档案管理者的培训，提升档案管理队伍的综合素养及业务能力。

3.1 建立标准化的资源数据体系

档案资源及数据是整个档案管理工作中的重点管理对象，为此要充分利用大数据技术建立科学化、标准化的资源数据体系。首先，将档案管理与大数据技术有效融合。运用先进手段将传统的电子文件转为电子档案，并采取单套档案制进行管理，从而提高档案资源的归档效率。其次，组织教研活动，加强各高校之间的联系与协作，使其相互借鉴、利用，通过优势互补，进一步深化资源的整合效果。再次，做好资源的数据分类工作，并根据类别设置相应的系统设置，从而更好地掌握资源的存储与使用情况。需要注意的是，在资源数据存储及管理上，其内存大小要保证与传统档案存储空间相适应，并尽量为档案数据信息预留出更多的空间。最后，要建立资源共享平台，旨在为档案信息创造一定的交互空间，以更好地展现档案数据的信息价值。

3.2 优化档案管理工作模式

传统档案信息存储方式造就了不同的信息结构，这便需要在建设智慧档案馆中引发注意与关注，并在此基础上创新管理模式。大数据是基于云计算而衍生出来的产物，具有良好的数据挖掘、分析及计算能力。在此基础上，在创建智慧档案馆的过程中，高校可借助大数据技术的这些优势，加强档案馆的数据运营及管理，提高其智慧化、智能化水平。另外，在档案信息服务工作中优化信息资源的结构也十分必要。添加个性化的信息存储选项功能，这是强化档案信息服务水平的重要路径。为此，高校应加强和第三方专业机构的合作，加强对信息技术的开放与利用，有效整合高校档案资源，实现对档案信息结构的优化，并创建网络资源共享平台。

3.3 加强智慧档案馆数据的安全管理

大数据技术就像一把双刃剑，一方面为高校档案信息管理工作提供便捷，提高效率；另一方面，档案管理体系趋于开放化、共享化，在很大程度上也埋下了安全隐患，若管理稍有不当就很容易对整个系统造成损害。因此，高校在建设智慧档案馆过程中，一定要重视信息管理的安全问题，并将其安置于重中之重的位置。首先，针对数据传播平台应增设防火墙，并设置拦截功能，即对于来路不明的用户要进行拦截与使用限制。其次，在用户使用方面，要采取分级管理模式，即重要程度较高的档案内容都归于上级管理，下级则要做好档案申请和档案备份的工作，充分做好档案丢失的预防工作。最后，要建立档案信息管理体制，确保全面掌握高校档案数据的使用情况，要求管理者严格按规制执行，以进一步强化智慧档案馆的实用性和安全性。另外，为了提高档案管理工作的有效性，可制订科学的使用规则，并严格要求与执行。

3.4 提高智慧档案馆管理者的综合素质

工作人员的综合素质和专业水平是决定管理工作实效性的重要因素，因此，大数据时代，提高高校智慧档案馆相关工作人员的综合素质及信息化水平十分必要。与传统档案管理相比，智慧档案管理的模式大不相同，后者对工作人员的信息化水平会有更高的要求，即高校智慧档案馆建设中，不仅要实现档案的智慧化，还要让工作人员“智慧”起来。首先，档案管理者要树立良好的档案意识，这是严格落实相关规制及要求的第一要素，只有这样才能不断提高档案管理工作的服务水平；其次，高校可引入档案专业人才，由此组建高素质、高水平的档案管理者队伍；再者要注重岗前培训，新人须在上岗前进行系统的培训与考核，合格之后才能上岗工作；最后，全体管理人员都应提高信息技术水平，自主学习相关的信息技术等知识。同时，高校应鼓励管理人员不断创新，敢于提出自己的想法与意见，为顺利推动智慧档案馆的建设与运营全面奠定坚实基础。

4 总结

在大数据时代，高校建设智慧档案馆不仅是时代发展需求，也是实现创新的必要手段。具体而言，这一过程包含：将大数据技术与档案管理工作有机结合，创新管理及服务形式，借助大数据的数据挖掘、分析及计算优势优化档案馆的信息结构及创建个性化存储功能和信息服务，充分发挥信息价值。与此同时，高校智慧档案馆还应注重信息安全问题，增设信息网络共享防火墙，规范信息使用步骤，全面把控信息使用情况。另外，提高档案管理人员综合素质及信息化水平同样也是智慧档案馆建设中的重要工作，旨在提升全体人员的业务能力及信息化服务意识，为智慧档案馆建设与运营工作的顺利推行打下良好基础。