以业务和数据驱动保密工作档案全过程管理模式创新

张春晓 /中国航天科工防御技术研究院

宋双 /军工保密资格审查认证中心

金盼盼 /北京新风航天装备有限公司

保密工作档案是单位保密工作开展情况的凭证，是保密工作全过程的原始记录，是保密管理各项业务和活动的有机组成部分，是现场审查评估和衡量各单位保密管理水平的重要依据。随着国家对数字化档案管理的重视，传统的档案管理模式已经无法满足现阶段的管理需求。为此，本文以保密工作档案全过程管理为切入点，从管理职责、归档要求、数字化管理和数据分析四个方面，提出适应时代发展需求的具体措施，建立保密工作档案管理新模式，提升保密工作档案管理的科学化、规范化、标准化管理水平。

一、保密工作档案管理现状分析

当前，根据对泄密案件的分析，发生在党政军机关的泄密案件呈上升趋势，保密工作档案是保密管理的重中之重，一旦发生泄密案件，档案将为案件调查提供有效凭证。但是目前很多军工企业仍采用传统纸质档案、人工收集整理的管理模式，相比信息化手段，存在诸多管理缺陷，主要如下：

一是保密工作档案管理的责任意识有待加强。军工企业保密工作档案由保密工作机构和业务归口管理部门按照职责分工分别建立，无论是部分业务部门负责人，还是保密工作档案管理人，他们对保密档案管理的认识过于表面化，普遍认为档案管理就是对资料的收集和分类管理，在保密监督部门检查时能够及时、准确找到要检查的档案即可，不存在任何难度。要加深他们对保密工作档案管理重要性的认识，加强他们的责任意识。

二是保密工作档案管理科学性、规范性不足。在保密资格认定中，虽然对资格申请的单位提出了很多条件，但保密工作档案管理相关的标准很低。目前，各军工企业按照《武器装备科研生产单位保密资格认定标准》对保密工作档案流程进行了明确，但针对管理方面并未制定详细的规章制度，所以造成目前的档案管理工作缺乏一定的规范性和科学性，即使部分单位在相关制度中对保密工作档案管理提出了一定的要求，但针对归档权责范围、收集和整理、保管和利用、监督与考核、销毁等全过程的管理措施和要求少之又少，往往是约定俗成的归档规则，没有形成严格规范的保密制度，受人为因素影响较大，导致保密工作档案归档分类不准、规范性差。

三是保密工作档案管理的信息化手段落后。对于很多单位来说，保密工作是一种常态化工作，工作人员需要结合单位的实际发展情况对需要保密的信息进行收集，持续不断地对档案内容进行动态化更新，使保密档案的内容更加全面和有效。然而在大部分军工企业中，保密工作档案管理仍在采用纸质的管理方法，管理技术水平较为落后。虽然部分的业务管理环节建立了电子化流程，但仍未形成较系统的电子档案，严重依靠人工收集、整理，工作量日趋增大，同时传统的管理模式给保密工作档案信息的查询、保存、利用等方面带来诸多不便。

如何解决现阶段保密工作档案管理中存在的一些不足，进一步强化档案管理的规范性、科学性和准确性，已成为亟须解决的保密管理基础问题。为此，本文以业务和数据为驱动深入分析了保密工作档案全过程管理模式的创新，并提出了有效的优化管理策略和建议。

二、主要做法

1.落实责任，明确保密工作档案管理职责

在保密工作档案管理中，为了避免管理者产生一些不合规的行为，必须采取完善的规章制度进行约束，所以应针对现有的档案管理制度进行创新和改革。强化档案管理机构职能，明确保密工作档案管理相关主体包括机构、业务部门、档案管理部门等的职责，确定一名保密工作档案负责人，负责发布保密工作档案归档的通知、及时收集本单位形成的文件材料。归口部门应当明确归口业务保密工作档案的负责人，可由本部门专/兼职保密员和业务管理人员共同负责。部门二级保密工作档案一般由本部门专/兼职保密员负责收集、整理、归档，从纵向上层层落实保密工作档案责任。

2.科学规范，细化保密工作档案归档范围

保密工作档案应按照《武器装备科研生产单位一级保密资格标准》《武器装备科研生产单位保密资格评分标准》要求，分类分项建立，确保标准内容全覆盖，不得缺项。单位级保密工作档案应包含保密责任、归口管理、保密组织机构、保密制度、保密管理、监督与保障、保密认定管理七大类。部门二级保密工作档案主要内容应当包括部门负责人责任、业务制度、人员、设备、载体台账、业务管理工作记录以及监督检查。

以问题为导向，结合单位实际和各类内外审保密监督检查中映射在保密工作档案上的常见问题，详细阐述保密工作档案目录中每项归档条目的建档要求，并针对具体表单形式提供参考性模板，使保密工作档案目录操作性更强，帮助未管理过档案的人员按照归档要求进行档案整理时规避很多问题，提升档案归档质量，使归档工作更加准确、规范、全面。

3.建章立制，制定保密工作档案管理全过程要求

从保密工作档案的收集和整理、归档要求、保管和利用、工作经费、监督和考核、销毁全过程入手，分析识别档案管理全过程易出问题点，并将约定俗成的规则加以明确，制定保密工作档案管理全过程要求，使档案管理人员有据可依，进而使得档案管理的规范性更高。保密工作档案管理全过程要求如图1 所示。

图1 保密工作档案管理全过程要求

4.业务驱动，推进保密工作档案数字化管理

以“方便工作，便于查证”为原则，充分发挥各信息化模块的作用，对保密管理中的各环节采取动态信息化管理。运用结构化思维，以单位保密工作档案目录为基础，规范档号结构，利用业务工作流程形成的表单、数据，分类建立电子信息库，实现按年度自动归档。为方便保密管理过程中快速查询和使用保密工作档案，建立数字化保密工作档案管理体系，使档案管理逐渐数字化，从而实现其管理工作效率的进一步强化。

5.数据分析，提升保密风险管控和预警能力

通过对保密工作档案中的业务数据进行收集、解析、深层次揭示及抽取，使保密管理人员通过数据对比分析，掌握单位保密管理情况，明确保密风险隐患和薄弱环节，进而提升风险预警能力。以涉密载体管理为例，通常单位较关注单位及用户在用文件总数量，通过将个人涉密载体持有量与单位涉密载体总量进行对比，可分析出单位大量涉密载体持有人员分布情况，使监管范围更明确，进而有针对性地采取措施消除风险隐患。

保密工作档案是单位保密的重点工作之一，保密工作建设以此为基础。针对保密工作档案管理构建完善的管理体系，不仅关系着单位日常保密工作的有序开展，还关系着单位保密资格的申请，更是发现单位保密工作开展中各种不足的基础，只有对保密工作管理中的不足进行不断补充，才能实现保密工作管理的可持续性和高效性。