数字化时代高校电子发票报销管理模式探究

马惠媚

摘 要：随着全社会信息技术的发展，很多原始会计凭证实现了电子化，增值税电子普通发票、全数字化电子发票、财政非税电子票据、银行电子回单等电子票据的推广应用可以提高会计处理的工作效率，降低单位经营成本，节约社会资源，但也存在着接收、查验、入账、归档难等问题。文章以Z大学参与电子发票电子化报销入账归档试点实践经验，探讨电子发票电子化报销管理模式及其实现路径，解决电子发票报销“卡脖子”问题。

关键词：电子发票 电子化报销 高校 归档管理

中图分类号：F233文献标识码：A

文章编号：1004-4914（2023）09-068-02

近年来，随着数字经济的高速发展、新兴技术的日益成熟以及绿色发展理念的逐渐普及，纸质发票低效率、高成本等弊端日渐暴露，电子发票应运而生。在社会呼唤和政策力推的共同作用下，发票电子化改革不断推进，增值税电子发票、铁路电子客票、航空运输电子客票行程单、电子非税收入一般缴款书、银行电子回单、全面数字化的电子发票等日渐兴起。随着电子发票在各行各业得到广泛应用，对发票的电子化管理也提出了更高的要求，给财务报销管理带来了新的困难和挑战。

自2019年起，国家档案局、财政部、商务部、国家税务总局（以下简称“四部门”）先后分三批选定近600家单位开展增值税电子发票电子化报销、入账、归档试点工作。2023年2月，财政部发布《关于联合开展电子凭证会计数据标准深化试点工作的通知（征求意见稿）》，将试点票种范围扩大到增值税电子普通发票、增值税电子专用发票、铁路电子客票、航空运输电子客票行程单、电子非税收入一般缴款书、银行电子回单、银行电子对账单、全面数字化的电子发票等，为电子发票全流程电子化管理探索行之有效的推广方案。高校作为电子发票改革的重要领域，研究建构电子发票电子化报销管理模式尤为必要和迫切。笔者所在的Z大学参与了2021年广西壮族自治区增值税电子发票电子化报销入账归档试点工作，并通过了试点单位验收，2023年进一步参与电子凭证会计数据标准深化试点工作。基于以上背景，本文以Z大学为例，探讨高校电子发票电子化报销管理模式。

一、电子发票报销管理痛点分析

电子发票是指在购销商品、提供或者接受服务以及从事其他经营活动中，开具、收取的以数据电文为载体的收付款凭证[1]。与传统纸质票据相比，电子发票主要特点在于无纸化和自动化，各环节都可由信息系统完成，具有低耗能、易保存、易查询等诸多优点，但在实际应用中也存在真伪鉴定、重复报销、归档保存等管理难题。

（一）真伪鉴别难，报销流程冗繁

《财政部、国家档案局关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》（财会〔2020〕6号）要求“接收的电子会计凭证经查验合法、真實”[2]，电子发票的报销需要查验真伪。由于各高校信息化程度普遍不高，未能与国家税务局、财政部发票查验平台互连，无法实时查验，需要手工输入发票代码等5要素进行验真，信息录入繁琐，查验平台不统一，增值税发票和财政电子票据需要登陆不同平台核查，师生操作不顺畅，填报过程耗费大量时间和精力，加剧“报账难”“报账繁”，师生报销体验差。

（二）入账审核难，存在报销管控风险

当前电子发票种类众多，标准不统一，打印出来的格式五花八门，财务人员需要甄别、界定哪种电子票据是合法有效的，加重了接收处理负担。同时，电子发票以数据形式存在，可重复打印使用，由于信息系统未健全，大部分高校电子发票管控主要依靠人工，由财务人员通过扫描或拍照上传等方式将每张电子发票录入财务管理系统，防止重复报销，扫码录入工作量大且无法避免人工操作疏漏的弊端。此外，打印的电子发票容易通过PS等工具进行修改，人工审核难以辨别，存在虚假发票及重复报账风险。

（三）归档管理难，信息无效沉淀

根据财会〔2020〕6号“单位以电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据的，必须同时保存打印该纸质件的电子会计凭证”[2]，对电子凭证归档管理提出了更高的要求。当前高校大多以电子发票的纸质打印件作为报销入账归档依据，由经办人或安排专人逐张打印，连同其他原始凭证附于记账凭证后装订归档，实行电子和纸质“双套制”归档模式，这种归档保存方式，将电子发票的数据固化于纸上，无法输出电子会计凭证及其元数据，导致发票信息无效沉淀，不利于开展大数据分析，同时，对电子发票等会计档案的查阅主要依靠线下查询模式，耗时费力，未能实现电子发票的优势，与国家推行电子发票的初衷相悖。

二、Z大学电子发票电子化报销管理模式

（一）Z大学基本情况

Z大学是国家中西部基础能力建设高校及国家中医药管理局与广西壮族自治区共建高校。学校以中医药学科为主，医理工管多学科协同，产学研医结合突出，民族医药特色鲜明，对外交流合作优势明显。学校包括2个校区，设有16个学院，3个直属公共教学部，有3所直属附属医院。实行“统一领导，集中核算、分级管理”的财务管理体制，2018年起，学校对财务管理信息系统进了全面升级，实行网上报销、审批，经办人员网上填写报销单，经线上流转审批后，打印报销单，附上发票等相关报销附件投递至各投递点，如属电子发票，需要打印发票纸质件以及发票验真结果截图，填写电子发票报销承诺书，财务处安排专人接收投递单据并安排审核处理，将电子发票扫码录入核算系统保存，有问题退单再通知相关人员到财务处领取整改，这种报销管理模式有效解决了师生报账排队难的问题，一定程度提升了财务管理水平。但随着电子发票的深入推广应用，学校日常报销中涉及的电子发票种类日益增加，数量不断攀升，如2022年已接收18357张，前述电子发票验真、入账审核、归档保存等难题日益凸显，极大影响了财务工作效率。

（二）整体解决方案

为解决发票管理中存在的痛点问题，规范电子发票报销、归档的业务流程和日常管理，Z大学根据国家关于电子凭证管理的有关规范和要求，结合学校实际业务开展需要，以原有网上报销和核算模式为基础，建立以网上报销、影像系统、核算系统、会计档案电子管理系统为依托，通过系统集成，将电子发票采集、报销管控、银企直连支付、凭证归档管理等功能有机串联，构建电子票据归集、报销、入账、归档全流程在线电子化能力，提高电子票据管理效率和质量。

（三）电子发票归集、报销、入账、归档具体做法

1.电子发票归集流程。建立票据影像系统归集票据数据，可以通过多种方式（平台直联获取发票、邮箱获取、短信获取、文件导入等）获取发票并进行验签、查验和查重，提取结构化数据进行解析，形成单位发票台账和个人发票夹完成票据采集。为提高师生报销的便捷性，将票据影像系统功能嵌入网上报销系统，报账人员可将电子发票PDF或OFD等版式文件直接上传至网上报销系统完成电子发票的归集。

2.电子发票报销流程。报账人按照原流程通过网上报销系统选择对应经费和业务版块开始制单，填写基本信息、报销内容后，上传电子发票等相关票据及附件，系统自动进行发票验真查重，并根据内置的报销管控规则自动进行费用范围、报销标准、预算额度等校验，经校验合格的电子发票才能进入下一阶段的审批环节，审批通过后生成网上报销确认单提交进行财务处理。

3.电子发票入账流程。财务人员在核算系统扫码接单后，可直接获取报销单对应发票及附件影像信息，审核无误后，核算系统自动采集网报单摘要信息，依据预置的核算规则，自动生成会计凭证，支付信息自动传递至资金管理模块，出纳通过银企直联进行快捷支付，支付成功后自动获取电子凭证银行回单并自动匹配业务单据及发票。通过网上报销系统、票据影像系统以及核算系统相互对接融合，完成票据的智能入账，自动关联、回写相应的影像、凭证号、银行回单等信息。

4.电子发票归档流程。通过系统集成，会计档案电子管理系统自动采集核算系统和影像系统产生的凭证资料，将电子凭证元文件，入账信息结构化数据文件、记账凭证、报销单、银行回单等信息进行归档资料收集，档案管理员也可以手动添加纸质发票、合同文件扫描件等其他需要归档的会计资料，系统对取得的数据进行真实性、完整性、可用性、安全性四性检测，检测通过后进行分类组装档案元数据及其附件文件，同时加密数据信息，并进行板式文件格式转换、完成组卷归档。档案管理员根据实物归档情况填写案卷号、案卷题名、册号等信息，保持电子档案和学校现有实物归档流程一致。实物附件可在系统“实物归档信息”处查看实物资料信息条形码，可打印该条形码粘贴到实物资料上，后续扫描该条形码快速调阅电子档案文件信息，从而满足电子档案与实物档案互为参照的要求。

（四）电子化报销管理成效

通过电子发票电子化报销试点工作，Z大学进一步梳理了报销管控流程，新增影像系统和会计档案电子管理系统，对原有的网上报销、会计核算、银校互联等系统进行了升级，解决了电子发票报销管理痛点难点问题，取得了很好的成效。一是票据归集更加高效，报销单填写时间大幅缩减，提高了师生服务体验。二是系统运营更智慧，发票自动验伪和查重，提高财务审核入账、归档保存工作效率，减少发票管理风险。三是凭证以电子形式保存，节约纸张使用量、打印机损耗等人力和物耗成本，随着电子发票接收量的增长，节约成本的倍增效益更加凸显。四是信息传递更快速，学校可通过归集整合发票相关数据，开展财务分析和风险防范管理，提高财务信息决策支持能力。

三、对电子发票报销管理的思考

（一）推进电子发票业财一体化

电子发票的采集、接收、入账、归档应与高校网上报销、会计核算、档案管理等业务系统有机融合，实现电子票据业务流和财务流的全链路打通。在电子发票开具后，通过平台直联、邮箱、短信等实时推送报销系统，自动进行发票查重验真、发票抬头核验、敏感内容预警等，核验通过后展开后续报销、入账、归档流转。同一类业务，电子发票和纸质发票，从费用标准、附件要求、凭证规则等在财务系统中按统一标准进行管控，通过电子化流转、智能化制证、自动化归档，提升业务与财务一体化融合水平，提高会计信息质量和财务工作效率。

（二）推进会计档案全面电子化归档

当前，高校接收的电子发票相对较少，还存在着大量的纸质发票、自制凭证、合同等纸质档案，会计档案主要以纸质件装订归档，内外部检查审计查阅会计档案时，需要耗费大量人力和时间。为提高工作质效，一方面，可研究制定内部自制原始凭证数据标准，推进学宿费上缴、科研项目立项、奖助学金发放、薪酬劳务发放、内部转账等自制凭证电子化报销、入账、归档;另一方面，可以按会计档案信息化管理规范要求，将纸质发票、外部通知文件等附件材料集中扫描上传至会计档案电子化管理系统，逐步推进会计档案全面电子化管理，实现高效便捷的电子化查阅和管理，为数字化管理决策奠定坚实的基础。

（三）推动会计人员向管理者转型

电子化票据是数字化时代发展的成果，在推进电子发票电子化报销管理的过程中，能够推动網上报销、会计核算、档案管理等系统有机串联，实现财务信息数字化，审核控制自动化，流程管理规范化，带动财务工作质效的加速提升和全面变革。高校应紧跟时代发展，加强会计信息化人才队伍建设，推动会计人员由传统的核算会计向管理会计转型，更多地投入职能拓展、流程优化、数据挖掘等工作，以信息化为抓手，全面提升高校财务管理数字化和智能化水平。

参考文献：

[1] 国家档案局办公室，财政部办公厅，商务部办公厅，国家税务总局办公厅.国家档案局办公室 财政部办公厅商务部办公厅国家税务总局办公厅关于印发《电子发票全流程电子化管理指南》的通知[S].北京：2023.

[2] 财务部，国家档案局.财会〔2020〕6号.财政部、国家档案局关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知[S].北京：2020.

[3] 周洁.基于业财融合的会计信息系统优化探析[J].财会通讯，2019（04）：116-120.

[4] 刘宏英.高校电子化票据报销业务中存在的风险及对策[J].财会学习，2023（05）：144-146.