合同生命周期管理在企业管理中的重要性

薛文晖

摘 要：合同是企业经营活动的源头，能否把好合同全生命周期管理关，直接决定着企业的经营成败和未来发展，但在全球经济一体化进程加快，市场竞争愈加激烈的环境下，现代化企业的合同管理仍存在着诸多问题，唯有及时优化、解决这些问题，才能更加精准地防范风险，实现企业长远稳定发展。文章针对某公司在主营业务合同管理中发现和存在的问题进行探讨。

关键词：合同管理 生命周期 风险防范

中图分类号：F270文献标识码：A

文章编号：1004-4914（2023）09-288-03

一、合同全过程管理

合同全过程管理，即从业务洽谈、合同草拟、合同签订、生效开始，直到合同终结为止，不仅要把好合同签订前的管理关，更要重视签订后合同的风险管控、执行过程、履约率等动态管理，特别要时刻关注掌握行业环境、对方经营环境、法律法规等对本公司的不利因素，以便于及时对合同提出修改、补充或终止等措施，降低企业的经济损失。

二、合同管理在企业经营中的意义

合同是企业与相关法人、自然人或者其他组织之间设立的权利和义务，它起到约束双方交易行为，维护市场经济秩序的重要作用，因此，加强合同管理，既是企业内部管理控制的主要手段，也是企业规避经营风险，维护合法权益，提高企业经营管理成效的重要保证[1]。

（一）预防和降低企业法律风险

企业在持续经营中会不时面临各种法律风险和挑战，不正当竞争、诚信经营危机等引起的法律诉讼、仲裁、行政处罚，进而造成企业经营、信誉、经济、社会形象等方方面面受损，严肃的合同全生命周期管理，不仅能从合同洽谈、签订时进行法律风险识别、风险控制，亦能在合同执行过程中发现执行环节的偏差，及时有效地预防法律风险的发生[2]。

（二）防范财务风险，降低企业经营成本

企业经营成本控制的有效性，一方面取决于企业内部各项管理是否合理，另一方面取决于采供、销售、用户及资金调度和运用多个环节的有效衔接，合同是企业经营活动的命脉，是企业材料采购、生产计划安排、设备选择、人员安排等人、机、料、法、环的调配依据，是企业生产经营活动各环节衔接，互相制衡的主要动因，合同管理始终贯穿于企业一系列活动的全过程，有效的合同管理，不仅能协调企业内外部各方关系，有效监控并规避财务风险，提高资金周转和使用效率，而且能保证合同交易的正常进行，提高经营管理水平，降低企业经营成本[3]。

（三）维护企业信誉，规范市场秩序

企业信誉，是企业的品牌价值，是企业在多年的市场竞争中被广泛认可的企业综合形象，维护良好的企业信誉，可以帮助企业在市场中获得更多的竞争机会，是企业发展壮大的助推器。企业要想在市场中获得认可，最直观的外在形象则来源于企业历年合同的履约率，企业合同中产品的质量、性能、品牌、客户满意度，售后服务反馈评价率，行业认可度等等，高效的合同全生命周期管理，在提升企业信誉等级的同时，亦能良好有序地规范市场秩序。

（四）稳健公司运营环境

稳健的运营环境，是企业可持续发展的重要前提，有效的合同全生命周期的时实监控管理，能规避企业财务、法律等各类风险，适时发现合同执行过程中的偏离及各项管理漏洞，及时止损，扭亏为盈，最终帮助企业实现利润最大化，为稳健的经营环境奠定基础。

三、合同管理存在的主要问题

（一）管理制度不健全、执行落实不到位

没有认识到合同管理是企业不可或缺的重要组织部分，公司没有建立起完善的合同管理机构，缺乏严谨健全的合同管理制度，在部门间职责划分方面模糊，导致相关人员未能尽到管理职责，未能做到事事有人管、人人有专责，长期以往，造成了你管我管都不管推卸式的工作局面。

（二）合同文本条款不规范、要素缺失

合同文字组织不够严谨，在合同解读及执行过程中容易发生歧义和误导；合同条款不完整，缺少买卖双方容易忽略的细节性条款，例如：合同标的物的装卸等细节问题；合同条款中刻意减弱或模糊对违约责任的描述或以保护合同某一方利益为前提的条款缺失，在出现违约情况时导致职责不明、违约责任不清；合同签订主体、合同洽谈人、合同签订人的资格和代理权过期或无效，形成无法律约束的无效合同；合同签约日期与合同交货期不符合常规，导致合同不能实现按期履约；在合同签名、盖章前，当事人一方已经履行主要义务，对方不接受时造成的无效风险合同[4-5]。应变更的合同仅以口头形式通知，未及时形成有效的书面变更。

（三）合同审核约束力不够

合同审核虽制定了一标一议，客户信用分级审批、重大评议审批等管理办法，但管理制度的重要性未能宣贯到每个经办人或负责人，或随着管理制度下发的时间推移，管理要求、流程环节已被淡忘，导致合同审批过程逐渐流于形式，实质性的评议审批、会签仅留停于书面，相互就合同中的某个条款可行性的评议逐渐弱化。或因抢夺订单，未按公司合同评审管理制度进行合同评议便签订了合同，致使合同审核失去约束力，形成风险合同。图1为某公司2021年风险合同时点情况。

（四）全生命周期管理受限

合同管理过程中把重心放在了合同洽谈、签订的管理上，忽略了合同执行过程中的动态管理。公司合同管理过程中，未针对某份合同设定总负责人，往往是各职能部门各司其职，销售部门负责业务洽谈、合同签订、技术部门负责产品设计，技术参数确定、生產计划负责合同排产，任务下达，生产部门负责原材料采购、生产组织等直至发货、合同终结，各职能管理部门分别负责归口管理工作，对于合同在执行过程中遇到的交叉问题，未能站在全局的高度加强协调，合同执行过程中的横向、纵向协作、衔接、工作落实效率不高，直接降低了合同履约率。

案例：国能某股份有限公司与A公司于2021年8月19日签订了一份金额为1952万元的合同，合同标的物为A公司自主生产的相关型号的设备4台，交货日期为合同签订日后的3个月内。合同条款第十三条，违约责任：合同超期交货，A公司所交付的产品每逾期到货一天，按合同总金额的3‰计算违约金，直至合同总额扣除完毕。A公司自主生产的4台设备实际交货期分别为2021.11.18（1台）与2021.11.30（3台），延期交货11天，根据合同条款，A公司需承担相应的违约责任。评析：该合同从签订至交货周期为3个月，A公司历年来自主产品的生产周期平均为2个月左右，即A公司完全有能力在合同规定的时间内完成产品交付，但却未能按期履约该合同中的交货约定，原因有：A公司与国能某股份有限公司签订的该份合同，合同中约定的交货期，未能在公司相关管理工具或某些重要会议时准确及时预警或引起足够重视，导致上下信息不对称。A公司在订单生产优先级别确定环节未能根据原始准确的合同条款要求设置。A公司在生产组织、原材料及物料配套方面滞后，生产组织中的某些环节的协作、衔接、或是调度指令等方面均偏离了合同要求，直接导致了违约经济损失。

（五）合同管理工具传统

合同管理采用的是由专人使用简单的Word、ExceL录入，其数据格式不统一，合同原始信息不能准确记录，重点要素在登录过程中容易遗漏，存在人为统计误差的风险，且汇总工作耗时费力，当企业需要查阅历史合同时，查找非常不便。其次，手工合同管理缺少对合同进度、关键节点的预警，例如，不能及时提醒合同的签署状态及合同有效性，不能对合同进度，收支等进行准确计算。合同手工管理更存在被随意篡改、丢失、损坏的安全隐患，给企业带来经济风险。

四、做好全生命周期合同管理的对策

（一）建立健全合同管理、审批机制

要使合同管理规范化、科学化，一是要建立健全完善的组织机构，制定切实可行的合同管理流程，明确每个部门职责，细化每个流程环节需要负责的具体工作及工作标准，建立起各部门共同参与的合同风险防范与合同管理机制。二是要督促合同管理部门定期对合同进行分析汇总，将发现的异常及问题及时形成书面报告，协调责成相关职能部门限期整改，并持续积累合同履约过程中共性问题，召开专题会讨论应对措施及事前控制建议，从而使合同的签订、执行等均处于受控状态[6]。同时，加大合同重要性管理的宣贯，务必让所有涉及到合同承办的单位和个人，均能认真履职，严格遵守公司合同管理制度及相关程序要求。

严格执行合同审议制度，加强合同隐性细节问题的评议、严查合同要素是否完整，对于重大或紧急合同，各部门联合共审，从多个管理角度审视和规避合同风险，有效维护企业合法权益。

（二）规范合同文本格式

对于企业主营业务的合同，应由公司法律部门负责制定标准的合同文本格式，确定合同文本的充分必要项，并联合合同洽谈、签订、执行等部门共同审核修订，避免合同文本中某项要素缺失，措词不当等引起的纠纷及争议，降低风险交易。此外，在与对方签订合同时，努力争取合同的起草权，能在合同起草过程中充分考虑自己的利益与细节问题的把控，认真甄选有利于公司的措词，更好地保护企业利益[7]。

（三）加强合同签订资质审查

在合同洽谈阶段，通过查阅对方营业执照、财务资料、资产情况、债务偿还能力、盈运能力等情况，了解其商业信誉，通过各种途径验证和核实客户所提供信息的准确性和真实性，合同金额较大时，可依法向相关行政部门核实。其次，对合同签约人的身份进行验证，审查其代理委托书，代理事项、授权范围、有效期限和委托日期及以委托单位或者法人的签名是否真实，经过审查无误后，方可按照委托范围，依据法律、法规规定，签订合同[8]。

（四）将合同签订的技术把关口前移

为了确保合同签订的准确性，合同均应附有配套的技术协议，包括对合同标的物材料型号、规格的要求、技术参数的规范、特殊配套件供方资质的要求等，将合同的审查的重点放到前期技术协议的审查上，避免在合同执行阶段出现产品技术文件、产品质量及性能使用、外观质量等方面与合同要求偏离而造成的维修、部分件返工再制作等造成的生产成本增加，履约率下降等合同风险问题。

（五）建立系统的合同管理培训

合同管理人员业务能力的高低，直接影响着合同管理的质量，在企业的管理中，要把合同管理、相关法律法规的培训作为一项系统性、长期性的工作纳入到公司级培训中，定期对合同洽谈、签订、审批等相关管理人员进行专业知识培训，通过组织各种视频学习，专家讲座，模拟实践，小组讨论等形式，提高相关人员掌握合同法律法规知识和洽谈签约技巧，提高合同管理人员的责任感。

选择使用专业的、匹配的合同管理软件，突破传统管理瓶颈，把合同相关的信息都统一汇总到一个软件平台中，企业相关部门根据各自的权限及工作需求登录平台进行对应操作，改善合同数据登记错误、信息不完整、合同执行过程更新不及时、归档不规范等诸多问题，并根据需要筛选数据，自动生成分析报表，为企业经营决策提供全面而有力的数据支持。

增加合同交货预警，在合同信息管理软件中，根据合同签订要求，自动进行交货倒计时计算，并每日推送至生产、采购、销售等相关部门。提高合同交付及时率，统一交付及时率计算标准，交付及时率=按时交付订单的数量/需要交付订单的数量×100%，以每份合同交货期为基准，定期统计并通报公司合同交付及时率，分析交付及时率低的原因并进行问题的持续改善。

（六）强化合同执行过程监督

合同签约的目的主要是保障合同的及时有效履行，防止违约行为的发生，所以，对合同执行过程中进行全过程监督是十分必要的，通过实时监督管控，可以及时发现影响合同履行的原因，实时采取应对措施加以整改，防止违约发生。

合同签订后，即进行合同执行环节，为保证合同的整体履约率，可将合同以责任书的形式，确定某份合同总责任人，负责协调和组织处理合同从产品设计至合同结算全过程的所有动态问题，负责监督和管理合同执行过程中管理部门的各项工作到位与否，以保证合同能按时按质履行约定。其次，要特别注意违约纠纷的及时处理，合同关系是一种法律关系，违约要承担支付违约赔偿或强制履行等法律后果，一旦发生可能给对象造成损失的违约情形，合同总责任人要及时报告法律事务所，主动与对方进行协商，采取补救措施，尽最大限度降低赔偿损失。如遇对方违约，要积极收集证据，要求违约方承担违约责任，必要时申请仲裁或向法院起诉，积极维护企业合法权益。

五、结语

合同管理貫穿于企业各项经营、投资和筹资活动的全过程，做好合同管理，实际上在很大程度上就是做好企业资金资产管理、采购销售管理、生产计划管理等多项业务管理。加强合同管理对于企业防范和降低合同风险，促（下转第291页）（上接第289页）进长期可持续发展具有重要意义。

参考文献：

[1] 卢岩.标准合同在企业合同管理中的基础作用[J].全国流通经济，2019（15）：68-69

[2] 张德水.试论合同管理在石油企业管理中的重要性[J].现代经济信息，2014（18）：116.

[3] 席春.论合同管理在企业经济管理中的重要性[J].中国中小企业，2019（07）：181-182.

[4] 汪才华.招标投标制度中存在的深层次问题法律思考之二[J].招标与投标，2013（04）：7-11.

[5] 赵珂.浅析新形势下工程招投标与合同管理[J].四川水泥，2020（03）：213.

[6] 陈岸.勘察设计企业合同管理常见问题及内部审计[J].现代审计与经济，2021（02）：40-43.

[7] 袁晓华.内部控制视角下施工企业合同管理风险及防范对策探析[J].商讯，2020（30）：126-127.

[8] 石孝军.浅析企业人力资源管理中的劳动合同法律风险防范[J].法制与经济，2020（07）：36-37.