中小企业应收账款管理现状及优化对策

刘小艳

（上海成郗环保成套设备有限公司，上海 201803）

近年来，随市场竞争的加剧，中小企业经营形势越发严峻，不少企业都会选择通过赊销来留存客户，随企业产品销量的不断增加，企业应收账款数额也在不断攀升。应收账款作为中小企业流动资金的一个重要的组成部分，也是企业经营收入中相对不可控的一部分。如果企业的应收账款积累到一定的数额而不能按时收回，将会给公司的资金流动带来很大的影响，尤其是在中小企业自身的融资能力相对薄弱的情况下，企业能否及时收回应收账款，将直接影响其发展。

一、中小企业应收账款管理必要性分析

应收账款是指在正常的经营活动中，企业以信用、赊销的方式销售商品、产品以及提供劳务服务等业务，而产生的销售收入，应向购买方收取的款项。应收账款作为中小企业重要的一项流动性资产，风险系数非常大。建立一套完善的应收账款管理机制，在不影响企业市场销售的收入，不增加企业库存成本的基础上，可以有效地保障公司的应收账款及时收回，提升资金的利用率，降低企业坏账的风险，从而有效促进了公司的财务运作。假如公司的应收账款管理工作不到位、相应的规章制度不完备，则会积累大量的应收账款，从表面上看，公司的账面上有很多的利润，但实际的流动资金却是非常的有限，这对公司的日常生产经营、资金流动造成了很大的冲击，一旦合作方发生违约或者出现了倒闭，就会产生大量的坏账，有可能导致公司的资产链条出现问题，从而对公司的生存和发展造成巨大的冲击。

二、中小企业应收账款管理现状

（一）客户档案管理规范性不足

应收账款风险的产生是由于企业对客户资信、偿债能力等的把控不够到位，未能及时发现客户不偿还债务的风险，从而给企业带来损失，而不少中小企业出现这一现象的原因主要在于其对客户档案的管理缺乏规范性、系统性。

部分企业在前期虽然建立了客户信息档案，但一方面，企业客户所搜集的客户信息主要由业务人员提供，片面性较强，且也存在主观性，部分业务人员可能为了业绩，联合客户欺瞒公司，导致企业的客户信息档案缺乏真实性。另一方面，企业对客户信息缺乏长期追踪，客户信息档案参考性不足。尤其是在当前越发复杂的市场环境下，不少客户可能刚合作时经营状况良好，具备偿债能力，但后期由于经营不善，无力偿还，而企业又未能及时发现这一状况，仍然以前期判定的客户资信进行合作，导致后期相当于“超信”发放赊销额度，加大应收账款呆账、坏账风险。

另外，部分中小企业在经营中也未设定系统的管理制度，客户信息材料记录、保管、移交等缺乏详细、规范的制度约束，随业务人员的频繁变动，企业客户信息也存在丢失、篡改等问题，影响后续管理。

（二）缺乏严格、完善的内控制度

中小企业多处于发展时期，不少公司为了尽快占据市场、扩大销量，往往会给业务人员提供诸多便利特权，为了签单可以忽视制度约束，比如先签单再审查客户资信，企业信贷管理小组或部门和业务部门之间存在严重的信息不对称问题，且信贷审批流程往往被过度精简，审查不够全面、细致，甚至还存在签单未经过其他相关部门审核的现象。

究其原因，一方面是由于中小企业未及时健全内控制度，对各部门职能权责的划分不够明确，对应收账款问题追责工作未能落实到具体个人，业务部门未树立内控意识。另一方面则是由于内控制度执行缺乏刚性，领导的不重视，业务部门的忽视，使得内控制度未能有效落地。加上不少中小企业所制定的内控制度基本是参考和借鉴其他企业经验模式，和自身管理需求契合度不够，更是导致内控制度形同虚设。比如对客户资信的评估流程和程序不合理，部分业务人员钻制度空子，为了业绩将资质一般或是较差的客户伪装成资信好的客户，给予其更多的赊销额度，加大应收账款坏账风险。

（三）应收款催收力度有待加强

一般情况下，当公司与客户在签订销售合约的时候，都会在合同里面说明如何结算应收账款的相关事宜。比如：产品验收完毕之后，客户在收到发票之后的N个月支付款项。通常情况下，客户都会遵循商业合作惯例，信用良好的客户，基本都会按照合同上面约定好的时间付清款项。但是，许多客户在付款期限届满后，没办法及时付清款项，在这些客户中，有部分客户是因为在生产和运营活动上遇到麻烦，导致资金链出现问题，从而未能按时付清款项；而有的客户并没有遇到资金上的困难，事实是有能力按时支付账款的，却拖欠款项。当前我国许多中小型企业对应收款项的追缴管理不够充分，催收力度不强，许多客户拖欠货款，企业应收账款无法按时回收，有些因为拖欠时间太长，最终变成坏账。

（四）催收人员管理不到位

对于中小企业未能主动追回已到期的应收款项，人员问题也是重要的影响因素。比如部分业务部门工作人员担心催款频繁，易引起客户不满，一旦没有协调好与客户的关系，可能会失去业务；企业经营的业务及其他有关员工的流动，如销售等有关的人员离开后没有将自己所承担的对应客户的应收账款进行交接，接手的工作人员不清楚客户的应收账款事宜；企业没有一套健全的应收账款管理体系，同时也没有明确地指定落实到具体哪位责任人身上，造成责任划分不明确，对应收账款的催收，实际上是处于一种含糊其词的状态。由于上述种种因素，导致许多中小企业未能及时追回应收款项，催收工作不到位。长此以往，这些长期拖欠的应收款项就会成为公司的坏账、呆账，从而给中小企业的正常运营活动带来困境。

三、中小企业应收账款管理优化对策

（一）规范管理客户档案，跟踪客户信用评级变化

做好客户档案管理，是中小企业防控应收账款风险的第一道防线。针对客户档案管理问题，首先，中小企业要完善客户档案记录内容，完善客户信息搜集、记录、审核等流程，并明确每一环节的具体负责人，将相关责任落实到具体个人，以便后续出现问题时可以及时追责，以此来减少或避免部分心思不当人员欺上瞒下、伪造客户信息的行为出现。而针对客户档案的建立，中小企业应明确客户信息搜集范围，包括但不限于客户是否存在逾期还贷情况、产品市场占有率、近年来产品的盈利率、客户负债情况等，使得企业可以较为全面地了解客户的偿债能力以及还账偏好，并由专人负责对各个客户进行建档。

其次，对建立长期合作关系的客户，应长期追踪客户经营状况，实时了解客户盈利能力，评估客户偿债能力，并据此对客户资信进行再评估，及时调整后期赊销额度，避免后期遭受更大损失。

实践中，中小企业可以参考大型企业客户管理模式，按照5级信用等级将客户进行分类，A级表示优质客户，该类客户经营状况优秀，产品盈利能力强，且一直有良好的还款信用，从未出现逾期还款现象。针对这类客户，企业可以适当放宽信贷政策，增加赊销额度，增加客户维系成本，努力发展为长期客户；B级客户稍次于A级客户，产品盈利能力较好，且也未有过逾期行为，征信良好。针对这类客户，企业可以放宽赊销门槛，给予一定的商业折扣，建立稳定的合作关系；C类则表示一般客户，有一定的盈利能力，但受市场环境影响，偶尔会有延期还款现象，但在约定时间内会如期还款。针对这类客户，企业可以适当给予一些折扣或是不给，维持现有合作关系，不额外增加赊销额度；D类客户盈利能力较差，出现过逾期行为。E类客户盈利能力很差，有多次逾期行为。针对这两类客户，企业不应予以赊销额度，尤其是对于E类客户，必须交款才能给货。中小企业在实际经营中，应实时对合作客户资信进行评估，合理调整客户等级，并严格执行相对应的赊销政策规定，提前预防应收账款风险的出现。

另外，当前国内经营环境较为特殊，部分可能具备潜力的企业短期内面临着资金周转难题，但后续发展前景广阔，如果“一棒子打死”，不给予其一些周转机会，可能会让企业丧失优质客户。为此，中小企业在管理客户档案时，还需灵活变通，针对前期合作良好，但暂时有困难的客户，企业可以和其进行协商，适当放宽还款期限，建立长期合作关系。

（二）加大内控建设力度，从严管理应收账款

从应收账款风险成因来看，多数是因为管理流程不够规范、制度执行不到位等产生的，中小企业未能制定全方位的管理制度，也未能有效落实制度约束，让员工钻了管理漏洞，影响应收账款管理质量和效率。因而针对应收账款风险的管控，还需从内部控制入手。

首先，中小企业应健全内部控制制度，针对企业应收账款管理工作，从流程设定、相关岗位职责划分等多方面进行完善，加强应收账款授权审批控制。对于应收账款清收工作，财务部门定期整理临期或到期账目，和销售部门做好信息沟通，及时向相关客户进行账款催收。销售部门根据催收情况，和信贷部门或法务部门做好信息沟通，对于多次沟通仍不予还款的客户，由法务部门发起起诉，申请司法介入，财务部门则根据诉讼情况，及时计提坏账准备。

其次，加强内控制度执行刚性，将内控执行效率和部门、人员绩效相挂钩，如不遵守内控制度要求，将给予降薪、降职处罚。此外，中小企业还需积极推进内部审计工作的开展，在每个会计年度对各项经济活动进行全面审计，分析企业各赊销业务是否严格遵守所制定的信用政策、应收账款总额控制是否与指标相一致等，借此来对内部控制制度运行和执行效率进行评估，及时向企业管理者反馈内部控制缺陷，及时整改，使得应收账款风险可以控制在企业可承受范围内。

（三）加大力度催收应收账款

财务部门工作人员应该将应收账款按照各类客户进行分类汇总，并对其进行账龄管理。对于逾期未结清的欠款，要按逾期还款期限的长短进行相应的追缴，并通过法律手段来解决，以保证公司的合法权益不受到影响。

1.建立完善的应收账款管理体系，加强部门沟通协作。信贷部门与销售人员要互相配合，及时沟通消息。信贷人员应将企业信贷政策和制度要求有效传达给业务人员，要求其严格履行，从事前减少或杜绝向资信差客户多贷的可能。同时，在事中，通过对应收账款的账龄进行分类和管理，及时告知业务人员，让其直观了解哪些应收账款是即将过期的，哪些应收账款是逾期的，或者逾期多久，督促其及时进行账款催收。

在这一过程中，企业应对应收账款实行责任人落实管理，提高销售业务工作人员的责任感和风险意识，将收款责任落实到个人；严格执行应收账款核销制度，每笔应收账款都应达到清晰明确，定期对应收账款进行检查，进行准确的账龄分析、确定各项应收账款项的可收回性、预计可能产生的坏账损失，提前做好相应的坏账准备。

2.为了确保公司的应收账款不存在疏漏，应强化对公司的业务销售人员的流动和离职管理。由业务部的销售人员对接每一项业务，从销售合同的签约到应收账款的催收，都要进行全程跟踪和负责。当公司的销售人员被调任或离职时，要将其所负的应收账款追回公司，对于没有完成的事项，要与相应的交接人员进行清楚的交接，并在交接过程中签名，并将相关的工作以文字的方式告知对应的客户，以方便以后的工作可以顺利地开展。

（四）加大人员培养力度，完善绩效考核机制

针对应收账款风险的防控，企业还需重视对相关人员的管理，确保应收账款管理制度、方针等可以有效落地。

为此，首先，企业应加强领导以及业务人员应收账款风险防控意识，从风险的认识出发，对风险发生率、风险处理这两个角度加以判断和分析。即先评估业务风险，企业管理层对客户资信情况做出合理性判断，对这项业务可能产生的应收账款风险进行识别和分析，并提出相对应的措施。再对信用风险进行有效评，对业务开展情况实施科学化控制，对应收账款催收工作实施动态追踪，避免出现不能及时回收的情况。

其次，企业还应该完善应收账款监督制度，在领导层的牵头下，内部审计部门主动配合开展应收账款监督审核工作，尤其是应收账款管理制度完善性审核、应收账款回收率审核、应收账款绩效情况审核等，将审核结果反馈至管理层，建立应收账款管理动态闭环机制，提高应收账款管理工作的规范性。另外，企业还可以建立应收账款信息公开制度，将应收账款回收情况相关信息及时对外公开，减少或规避业务部门、信贷部门和财务部门之间的信息差，提升部门协作效率。

最后，中小企业还要推动应收账款管理工作和绩效管理工作的深度融合，将应收账款管理成果纳入企业职工绩效考核评价体系。第一，调整职工绩效考核评价指标体系，将应收账款管理纳入职工绩效非财务考核指标范畴，多指标、多层次、多维度地评价职工的应收账款管理效能。第二，企业要将绩效考核结果与职工的薪酬、晋升挂钩，实现绩效改进。企业实施绩效考核的目的在于督促职工完成既定的工作目标并实现绩效考核的改进，因此中小企业应当制定完善的奖惩制度，加强对绩效考核结果的应用，将其和员工的薪资评定和职位调整等结合起来，奖优罚劣，刺激相关人员参与和配合应收账款管理工作的积极性，同时也能更好地实现应收账款管理绩效评价闭环管理。

（五）推进应收账款管理信息化建设

随企业经营规模越发扩大，企业应收账款数据信息也呈现出复杂、烦琐化特点，数据分析难度和工作量都直线上升，要想进一步提升应收账款管理效率，企业还需加大在信息化建设的投入，积极推进应收账款管理信息化建设，利用大数据、云计算等手段来实现应收账款管控智能化。

为此，首先，企业应引入应收账款管理系统，并根据自身应收账款管理制度、流程等，对系统功能进行细化，使其能有效贴合企业应收账款工作开展需求，将应收账款搜集、控制、催收等工作从线下转到线上。其次，企业应积极推进信息共享中心建设，统一业务、财务等系统的数据编码口径、原则，在同一平台进行数据管控，从而实现业务、财务等部门的信息直通，减少应收账款信息沟通时间差，为应收账款管理工作的开展提供了及时、高效的数据支撑。

四、结束语

应收账款是中小企业资产的一项组成部分，它的管理工作是否健全直接影响着中小企业的发展。由于市场竞争的日益激烈，应收账款管理已经日益受到企业管理人员的重视。中小企业在应收账款的管理与控制上，必须严格遵守公司章程，对于以前的应收账款出现问题，要及时地发现并采取相应的对策，从而降低其坏账率和呆账率。信贷部门在对客户数据进行初步调研后，应做到及时、快速、准确地做出评价。公司法务部门要在拟订销售合同时，要有较强的职业道德和谨慎意识，制定出对公司有利的条款，以便为以后发生逾期的应收款项创造一个合理的催收条件。中小企业需要招聘专业的财务管理人员，对公司的应收账款进行监督。定期召集公司内部人员开会，加强部门之间的交流与合作。应收账款能否正常回收关系到公司的生死存亡，会计部门和销售部门相互协作，减少应收账款的发生，把坏账、呆账控制在最低限度内，并会同法务部门及时止损。从而让企业的流动资金正常运转，为企业资金链的正常运转创造良好条件，为企业发展迈上新的台阶做出贡献。