数字转型背景下高校档案管理研究

李琦 罗漪

摘 要：档案管理数字化转型是新时代档案管理的必然趋势。本文在分析高校档案管理的特点及存在问题的基础上，探讨了数字转型对高校档案的影响，并从转变观念、组织领导、基础设施建设、专业队伍建设、安全保障等方面提出了改进建议，以期为高校档案数字化转型工作提供参考。

关键词：档案管理；数字转型；高校；建议措施

中图分类号：G647  文献标识码：A

高校档案是指高校通过文字、图表、声像等形式和载体记录在人才培养、科学研究、社会服务、国际交流等活动中形成的具有保存价值的历史记录。如何管理才能提升效率、保证安全、服务创新，是高校档案工作必须面对的难题［1］。党的十八大以来，习近平总书记就数字中国建设、网络强国建设、数字政府建设等发表了一系列重要讲话，在多个重要场合、重要会议上发表讲话，形成了战略思想和理论体系，并强调“以数字化改革助力政府职能转变”，对数字政府建设作出了重大决策部署，明确了顶层设计，为我们提供了推进数字政府建设的治本之策。《教育部2022年工作要点》指出，“要实施教育数字化战略行动，加快推进教育数字转型和智能升级”。近年来，教育部推进实施国家教育数字化战略行动，数字校园、智慧校园建设在高校教学、科研、财务、基础设施、公文管理等领域持续推进，数据增长迅猛［2］。随着计算机技术、数据库技术、大数据技术等信息技术的发展，以及社会与高校师生对档案服务的需求，构建高效、安全的数字化档案也逐渐呈现出了一种必然性趋势，这既与时代的需求相适应，而且对高效管理中面临的困难也能得到有效的解决。因此，拓展发展理念、创新发展模式、加速数字化转型已然是高校档案馆“十四五”时期事业发展的主基调［3］。基于此，本文主要讨论数字转型背景下高校档案管理工作，提出高校数字档案资源建设的新思路与对策建议，为后续相关工作的开展提供参考。

1 高校档案管理特点与存在问题

1.1 高校档案管理特点

1.1.1 信息体量庞大

高校作为综合教育和学术研究单位，具有人才培养、科学研究、服务社会、文化传承创新、国际交流合作等职能，二级单位众多，师生数少则万人，招生、教学、科研、日常管理、对外交流等活动均产生大量信息。以学生为例，产生的档案信息如招生名册、毕业生名册和学位授予名册；英语成绩、计算机成绩；期中、期末成绩；各类奖助学金；学生党团关系资料等。存储这些信息的载体众多，包括纸质、光盘、硬盘等。

1.1.2 信息形式多样

高校档案信息形式的多样性主要包括管理工作多样性、档案分类的多样性、载体形式的多样性等方面［4］。管理工作的多样性主要为管理流程与功能的多样化；档案分类的多样性包括党建类、行政管理类、学生类、教学档案类等［5］；档案载体形式除纸质外，还包括视频音频、图像图片、胶片档案、实物档案等。

1.1.3 周期性强

高校学生在校学习采用学制，每年均有学生入学与毕业。在科研方面，每年学校会启动一些科研项目，也结束一些科研项目，每个项目都有一定跨期。相对于其他单位，高校档案的周期性更强，管理难度较大。

1.1.4 信息价值高

高校的五大职能中任何一项都会产生具有高开发价值的信息。以科学研究为例，高校每年都会产生大量的科研成果，有些成果已成为国之重器，引领着时代发展。在文化传承方面，高校档案有文化留存价值、文化认同价值、文化育人价值、文化媒介价值、文化引领价值、文化拓展价值［6］。高校档案不仅价值高，而且具有很高的开发和再利用价值。

1.1.5 保密责任重

高校经常会接收到上级单位的涉密文件，特别是一些高校具有军工保密资质，会承担了涉密科研项目，保密责任更为重要。由于高校普遍具有科研氛围宽松、日常管理灵活、人员流动性大等特点，在涉密科研项目管理方面往往存在一定的薄弱环节。加上个别高校师生保密意识淡薄，违规操作现象时有发生，以致保密违法案件频发，甚至造成失密事件的后果，这是我国当前教育教学工作中存在的一大突出问题。保密战线历来是一项基础性、全局性、长期性工作，任何时候都不能松懈。做好新时期保密工作，事关实现国家治理体系和治理能力现代化，事关提升综合国力和核心竞争力，事关党和国家事业兴衰成败、持续发展，事关维护国家安全，事关应对国际国内复杂形势。

1.2 高校档案管理存在的问题

1.2.1 理念认识滞后

高校对档案管理重视程度不够是较为普遍的现状，一些高校依然秉承管理者姿态，服务意识、服务能力和服务水平都有待提升。服务理念的落后导致资源建设和用户使用的脱节，也对档案专业人士深入挖掘档案资源隐藏价值，进而为用户提供个性化服务的动力不足，很难实现高校数字档案服务的转型与升级。

1.2.2 管理制度不健全

由于高校领导班子与档案管理人员对档案的认识不足，很多高校还没有形成完整的档案管理体系，更谈不上架构合理、协调高效的管理制度。目前，国内高校特别是民办高校，组织机构缺位，管理机制不健全，办公统筹协调、日常规范性严重不足，不仅工作效率低，而且容易造成信息征集不全、整理错误遗漏、统计分析不全面、服务管理不专业等问题。

1.2.3 管理效率低下

當前，大多数高校档案还是纸质为主，由于高校档案种类众多、数据体量庞大，导致档案管理人员工作量繁重。特别是，当前在校与毕业学生数、在编教师数越来越多，调阅档案频率相继增加，在海量的档案库中找到正确的资料更为困难，工作效率较低。有些高校虽已进入数字化转型阶段，但由于各部门数据库存在差异性、标准不统一，导致各部门与档案管理部门间沟通不畅，极大影响了档案资料分析利用的效率。

1.2.4 管理专业人才缺乏

数字化时代的四个特征分别为紧密联合新技术、极具普遍性的跨界颠覆、强强联盟的生态网络、顺应用户需求的变革［7］。在数字化时代，档案管理对象多以离散型数据为主，要求高校档案管理人员能以数字技术为驱动力，侧重提供针对性、互动性、主动性的智能化服务和知识服务［7］。当前，很多高校档案馆专职人员配备有限，且大多也是非档案或计算机相关专业毕业，难以满足数字时代对档案工作人员的技术需求。

1.2.5 价值挖掘不够

数字化时代，高校师生每日都会产生大量教学、科研、行政、党建等各方面的信息。当前，档案资源的开发利用存在档案管理人员数据意识不强、数据关联度不够、数据化处理有待深化等问题［8］，对高校档案进行“再信息化”战略是其中一个重要组成［9］。数据粒度反映的是数据分析的精致度和综合度，数据的精致度越高表明粒度越小；反之，则粒度越大。当前，构建基于细颗粒度数字档案的智慧化档案馆对高校档案数字化转型很有必要。

1.2.6 信息化技术手段应用严重缺失

随着高校档案与信息技术逐步融合，高校档案从由传统的手工管理模式向数字化、信息化、智能化管理模式转变成为必然。但还有一些技术性难题亟须解决，比如数字档案格式与类型不统一、档案文件关联度不强、兼容性不高，无法实施档案电子化归档，元数据与学校自动化办公系统缺乏统一数据接口等，都对高校电子档案管理工作造成不利影响，加强高校现代信息技术应用与推广十分紧迫。

2 数字转型对高校档案管理工作的影响

数字档案系统是指依托计算机技术、多媒体技术、数据库技术、大数据技术，将分布在校园不同部门、单位的档案文件信息，通过网络技术进行统一存储、管理和利用的档案信息化管理系统。数字档案系统具有三个特点［1］：（1）紧密性，体现在档案管理与全校行政人员、专业教师和学生之间的关联度；（2）信息化，当前高校师生每日都会产生大量数据，将为档案提供源源不断的信息；（3）智能化，即高校档案管理将由人工管理模式走入智能化管理模式，馆藏档案资源也将突破时空限制，变“被动提供”为“主动挖掘”［10］，推动档案资源更好地为师生、校友服务，为学校各项事业高质量发展提供助力。数字转型对高校档案管理的影响体现如下：

2.1 数字转型有利于提高高校档案管理规范性

在数字校园建设的大背景下，从学校顶层设计入手，建立学校所有文件的规范化、统一化模式，有效避免高校各部门的文件差异性，将更为高效地促进日常事务的顺利开展。同时，通过各类档案的整理与分析，支持高校各项决策的制定，体现高效档案的工作价值。另外，采用统一的数据模式对高校档案资料保存大有助益，可以将纸质文档和电子文档采用有针对性的措施予以统一，便于管理人员更具有操作性，也将有效避免纸质文档易受潮且存在虫蛀侵蚀的风险，照片、影像等电子文档易数据丢失的风险。

2.2 数字转型有利于提升高校档案管理效率

在传统的档案管理工作模式下，工作人员主要通过手工开展档案管理工作，在档案种类繁多、数据庞大情况下，显然效率低下。档案数字化转型后，所有产生档案信息的师生都可以通过档案管理平台进行符合规范要求的录入操作，大大减少了工作人员的工作量。工作人员还可采用数字化方式处理声像档案，利用扫描仪在符合相关标准情况下处理照片档案等。在档案后期管理过程中，档案管理人员也能高效、便捷、准确地根据职能部门和师生的需求，借助“关键字”找到所需档案资料，极大节省查找利用时间。

2.3 数字转型有利于高校档案服务现代化

高校档案馆的基本职能是为全校师生提供必要服务，也为学校高质量发展提供基础资料支撑。随着信息公开化的呼声越来越大，高校档案承担社会服务的功能越来越受到重视，例如学生在校期间的档案可作为用人单位提拔重用的依据［11］。通过档案数字化转型，校内外单位可通过网络实现档案资料共享和远程利用，实现高校档案“传统服务”向“现代服务”转变，为校内外档案使用者提供方便、快捷、一条龙服务。

3 数字转型背景下高校档案管理建议

3.1 转变观念，树立全员数字化管理理念

高校档案要顺利推行数字化转型，全校师生树立数字化管理理念非常有必要，即树立“数据即档案”的思维，全校师生要注重从“实体档案”管理模式向“电子档案”的收集与管理的转变。同时，要注重与其他高校的互动与学习，了解与掌握档案数字化管理相关的技术，逐步具备应用数字化管理技术改善档案管理的思维与措施。更为重要的是，通过培训与学习，档案管理工作人员切实转变工作理念，树立服务工作者的意识，变被动工作为主动工作，将服务意识和理念融入日常工作中，创新服务模式，主动为全校师生、社会公众提供优质档案管理服务。

3.2 加强领导，健全档案数字化管理顶层设计

要实现高校档案高效管理，校级领导的重视是关键，构建有效的组织机构、成立专门工作领导小组是保障。校领导要定期听取高校档案工作汇报，解决困难问题，协调各相关部门的工作。学校要建立健全档案管理制度，应从工作实际出发，拟定档案管理文件，明确档案管理各环节流程与工作要求，特别确定电子档案的归档范围、保管环境及载体的维护与管理。另外，在档案馆内容形成工作评价与监督制度，对数字化档案管理工作开展情况进行定期检查，根据检查情况优化与改善档案数字化管理效率。

3.3 加強档案数字化基础设施建设

高校应根据数字化档案管理系统要求，加强档案数字化的硬件设施建设，并按照国家规范进行24小时监控。鉴于数字化档案安全问题，还需建立高效数字档案信用系统，利用签名私钥、验证公钥、数字指纹加密等形式对电子档案进行安全管控。此外，建立高校档案综合信息管理系统，集档案前端采集、档案远程预约、信息发布、声像档案收集归档、综合开发利用等功能于一体的完整管理体系。

3.4 建强一流档案管理专业队伍

高校应根据档案管理需求，采用“引进+培养”相结合的方式加强档案管理专业队伍建设。为适应档案管理数字化需求，可适当引进一些计算机方面的人才。要鼓励在职职工加强培训，及时掌握档案管理的最新知识，增强业务能力。特别要加强年轻力量的培养，全力打造一支业务能力强、素质过硬的高水平档案管理人才队伍。

3.5 注重安全教育，强化档案网络安全

高校档案安全关系国家安全，高校档案馆要做好门户网站和各类档案管理系统的安全管控，对来访群众通过门禁技术、授予不同权限等方式进行目的筛选，严格做到涉密档案信息不上网、非涉密档案信息应在规定范围内公开传播。更为重要的是，高校要通过每季度自查、半年度普查及专项检查、年度检查等方式及时发现问题，消除秘密隐患。加强对保密要害部門、部位、档案载体的不定期检查督促，切实把学校保密工作落到实处，确保不发生失密、泄密案件，确保国家秘密安全。

结语

在严格遵循国家有关规定的基础上，高校应积极推进数字化档案建设，不断完善高校档案信息化系统是新时期高校档案事业发展的必然趋势。在建设过程中，高校要在观念意识、组织结构、管理制度、专业队伍、安全保障等方面做好全面考虑，使档案更好地服务学校、服务师生、服务社会。

参考文献：

［1］赵作严.数字信息化背景下高校档案管理探究［J］.黑龙江人力资源和社会保障，2022（03）：104106.

［2］陈伟斌，张庆顺.大数据环境下高校数字档案备份技术策略［J］.档案天地，2022（02）：2729.

［3］高淑珍.高校视角下数字档案资源增值方法与路径研究［J］.兰台世界，2023（05）：6063.

［4］索晓欣.高校档案管理的多元化发展探讨［J］.赤峰学院学报（自然科学版），2021，37（10）：7274.

［5］徐香郧.高校档案管理信息化建设的现状与对策［J］.科学大众（科学教育），2019（08）：154.

［6］王琳.文化传承与创新背景下的高校档案价值认定［J］.档案天地，2022（10）：5052+49.

［7］丁婷.数字改革背景下我省高校档案数字化建设提升研究［J］.浙江档案，2022（12）：4951.

［8］任越，倪丽娟.大数据背景下档案信息资源开发与利用面临困境与解决对策——以黑龙江省地市级综合档案馆调研为例［J］.中国档案研究，2018，（01）：135147.

［9］杨来青.再信息化：档案馆发展战略的思考［J］.浙江档案，2019（9）：1518.

［10］张琦，蒋冠.国内外数字档案资源建设研究综述［J］.北京档案，2015（9）：2124.

［11］于金霞.浅议高校学生档案的价值及管理［J］.新西部（理论版），2015（12）：113+133.

基金项目：湖北省教育科学规划项目（2018ZA012）

作者简介：李琦（1988— ），女，湖北襄阳人，硕士，助理馆员，研究方向：档案管理。