浅谈行政事业单位内控信息化建设

司东晓

内控管理是指按照制度、规范、程序等机制措施，对单位内部各项经济活动进行监督、控制和评价的管理方法。包括制度建设、风险管理、信息披露、内部审计等方面，旨在规范行政事业单位的业务活动，提高其管理水平和工作效率，保障单位运行的稳定性和安全性，建成与国家治理体系和治理能力现代化相适应的，科学化、规范化、信息化的内部控制管理体系。

一、信息化建设是内控管理的发展趋势

随着数字化、智能化时代的到来，内控信息化建设已成为行政事业单位内控管理的发展趋势。《内控规范》中明确提出“单位应当充分运用现代科学技术手段加强内部控制。对信息系统建设实施归口管理，将经济活动及其内部控制流程嵌入单位信息系统中，减少或消除人为操纵因素，保护信息安全”。行政事业单位利用信息化手段提高内部控制的科学性、及时性和有效性，将财务监督、审计监督、统计监督统筹衔接，有序推进。同时需要健全内部控制监督体系，加强职能监督，推动财务、监察、统计、审计等职能部门相互协调，相互配合。构建网上监督管理标准的业务流程，实现网上监督管理及实时预警的常态化运行。

二、建立健全内控管理的长效机制

建立健全内控管理制度有利于改进公共服务质量和效率，提高行政事业单位的管理水平。当前一些行政事业单位的内控制度和工作流程互不关联，没有形成整体规范的内控管理体系，内控管理工作混乱，内控管理效率不高。如何将各项工作制度及业务流程进行有机的关联，进而加快资金的使用效率，最大限度减少国有资产流失的发生概率，确保财务信息的真实完整，成为内控管理的主要目标。

首先，从单位层面和业务层面这两个层面进行修订整理各项制度，将各项制度汇编成内部控制手册。单位层面内部控制包括内控组织架构、内控管理制度、工作规则、权力运行监督管理制度、廉政风险防控制度、决策议事制度、信息公开管理制度等，业务层面内部控制包括预算、决算方面的职责及制度流程、资金收支业务管理、合同管理制度、政府采购管理制度、国有资产管理制度等。

其次，要发挥内控管理制度的风险防范作用。当前内控管理的岗位职责不清，内控标准不同，对内控管理的重要性认识不足，没有形成自上而下的监督机制，在业务运行环节存在漏洞，出现防控风险。因此，行政事业单位要建立内部控制岗位责任制，强化内控岗位职责，做到岗位职责清晰；对于关键岗位人员要设置任职条件，提升关键岗位人员业务能力，严格执行不相容岗位分离制度；建立定期学习培训制度，加强内控知识、岗位知识的业务培训；内控管理体系运行需要上下联动，业务执行有标准，业务流程明确，构建全方位风险防范机制，从而发挥风险防控的作用。

最后，推进内控管理信息化建设。一些行政事业单位内控信息化建设程度不高，信息来源分散，内控工作效率低，内控管理往往变成事后控制，导致内控机制没有起到防范风险和预防腐败的作用。行政事业单位应该运用数字化、智能化手段开展内控管理信息化建设，让内控管理从事后控制转为事前预防及事中控制，从而提升行政事业单位的内控管理工作效率。

三、加快实施内控管理信息化建设

当今信息技术不断向数字化、智能化发展，这为行政事业单位的内部控制带来了新的挑战。内控管理信息化建设让内部控制从以前的简单粗放式管理向规范化、科学化、信息化管理的方向发展，符合现代内控标准体系建设的要求。內控管理信息化建设应运用信息化技术把内控制度、流程等嵌入到整个财务业务系统中，确保内部控制对单位经济和业务活动的全覆盖。近几年行政事业单位在内控管理信息化建设方面做了一些实践探索，下面就内控管理信息化建设实际应用情况，探讨内控管理信息化建设在内部控制中发挥的主要作用。

（一）内控管理信息化建设的思路

1. 加强各项业务之间联系

为实现内控管理考核目标，在内控管理信息化建设中充分考虑各项业务之间的关联性，以“管理制度化，制度流程化，流程岗位化，岗位职责化，职责表单化，表单信息化，信息数字化”为原则，在制定内控相互牵制原则时既有制约又有配合。

2. 加强各部门系统平台之间联系

内控管理需要单位所有部门和全体人员参与其中，把各部门之间的数据信息进行连接，结合单位实际情况建立起内控管理、财务网上报销审批、审计监控等信息化系统平台。运用信息化技术将各系统进行整合，通过内控管理信息化建设实现上联下接、互相牵制的内控管理信息系统。

3. 加强内控管理业务流程体系的建设

在内控管理信息化建设中统筹安排，将业务的事前审批、事中执行、事后监管等阶段进行衔接。在事前审批阶段，对财务收支、合同管理、国有资产采购、建设项目、预算编制等业务做好计划管理，加大审核力度，实现关口前移，提前介入预防；在事中执行阶段，对各项业务流程进行全面梳理，查找内部控制的关键环节和控制点，将内控制度嵌入进去，使用银企直联和流程自动化系统技术可以防范风险堵塞漏洞；在事后监管阶段，通过对财务资金使用情况及疑点数据分析等进行远程监控与核查，形成了完整的内控管理标准化业务流程。

（二）内控管理信息化建设的路径

内控管理信息化建设以财务网上报销审批系统平台为基础，在此基础上建立网上审批系统、内部控制系统、风险监控预警系统等。网上审批系统充分体现了以预算为主线（包括预算编制、预算批复、预算执行、绩效评价）、以资金管控为核心的设计理念，并且具有集成度高、界面设计科学合理的特点，该系统实现了业务申请、审批、执行、监测考评等环节的一体化业务流程。内部控制系统是基于财务网上报销审批系统平台，将所有业务进行梳理，实现预算、审批、采购、合同、项目、收支为一体的内控管理系统。通过内部控制系统，行政事业单位的用款申请、资金划拨、项目审批、借款申请、采购登记、合同签订、财务收支等业务全部在线完成。由于对整个业务流程实施了全程管理监督，管理效率得到极大提高。风险监控预警系统是对资金使用情况进行实时监控的一个应用系统，包括在线预警、执行动态、质量监控、重点项目等功能模块。该系统利用数字化、智能化技术手段，将数据采集、预警、数据分析、信息反馈、业务整改、统计等环节有机结合，实现全程覆盖的监控模式。

财务网上审批系统严格执行财务网上报销的管理规定，加大了公务用车费、公务接待费、公务出国费等三公经费和重要项目资金支出的管控力度。在系统的开发过程中，通过基础数据采集、系统功能测试、预算支出分类，将财务网上报销审批系统的基础要素设置、审批责任划分、部门归口管理、报销流程设计、关键节点设置等嵌入不同区间模块，对照单位的实际情况进行细化、调整与创新。财务网上报销审批系统的应用，实现了财务报销单据录入、审批、支付、记账一体化操作，对提高财务网上全流程操作具有十分重要的意义。财务网上报销审批系统与办公综合信息系统平台进行衔接，形成登录后确定身份及权限、业务办理流畅的办公格局。同时在信息系统中进行不相容岗位账户和权限设置，加强岗位责任监督，强化权力制约。授权审批内部控制是加强内控管理的重要方式，财务网上报销审批系统可以防止授权审批内部控制风险。以前采取领导签字批阅的方式，有可能出现授权签批的随意性及签批程序不规范等风险。财务网上报销审批系统基本解决了授权审批环节的内部控制风险，利用信息化技术让授权审批程序更加规范标准。财务网上报销审批系统还开发了通过笔记本电脑、手机等工具远程办理报销业务、远程审核及签批的功能，通过远程报销可以提升办理效率，给报销业务带来极大的便捷性。

（三）内控管理信息化建设的应用

财务网上报销审批系统联通了各系统之间业务数据信息，其中审批子系统前端承接预算管理系统，后端连接账务处理、财务电子档案等系统，整个系统与办公综合信息系统、资产管理系统、内控管理系统、银行支付系统进行衔接。

财务网上报销审批系统开发了财务审批、报销、支付以及记账等功能模块。在审批环节，加强对支出类业务的控制，审核要件是否齐全，包括预算安排、采购计划、合同约定、是否符合“三重一大”要求等。在报销环节，审核报销事项的真实性和合法性；提供原始凭证的完整性和准确性；有没有预算指标，杜绝无预算或超预算支出；付款方式是否符合规定；付款金额要符合合同约定；等等。在支付环节，加强对安全及效率的审核，减少人工转账支付方式，加大银企直联支付方式。在账务处理环节，通过上述“报账卡”和“费用项”的填报，自动生成记账凭证，提高了账务处理的时效性和准确性，减轻财务人员的劳动强度，让账务处理的结果更加准确、真实和可靠，保障了财务信息的水平和质量。

财务网上报销审批系统实现了财务部门对报销流程的全程监督，一是全程网上审批报销，报销人需要在系统中填写报销事由、费用项、金额、付款方式等，利用高拍仪或扫描仪等设备扫描上传原始单据，经会计初审后传至审批环节，经单位领导审批同意后再传至会计复核，经复核后传至出纳岗进行确认，最后报销人携带所有凭证到财務部门报销，结束财务报销流程；二是加强了预算的刚性约束，如果报销时无预算或超预算，将无法录入报销凭单；三是与国有资产管理系统进行对接，在报销流程结束后自动将相关账务处理信息传至国有资产管理系统，有效避免了财务账与资产账不互通的现象；四是通过合理分配不相容岗位人员的权限，做到人员身份控制，财务网上报销系统与办公综合信息系统衔接，所有人员通过办公综合信息系统统一电子证书认证登录；五是账务处理时采取智能化的识别方式，确保票据信息的真实准确，避免出现重复报销；六是加强与办公综合信息系统的信息关联，例如在填写差旅费报销单时强制关联出差审批单，填写会议费报销单时强制关联会议计划等；七是通过与银行支付系统对接，实现银企直联，缩短资金在途时间，基本实现当日到账。

（四）内控管理信息化建设的监管

风险监控预警是行政事业单位内控管理的重要组成部分，同时也是内控管理信息化监督体系之中的关键环节。风险监控预警系统平台，是行政事业单位重要资金监管监控系统，将重点项目支出分析、预算执行动态分析、会计基础工作规范等列入监控考核目标，实现对财务工作的全面监督考评。同时将信息采集、预警和疑点问题的发现、解决、整改、分析等环节相结合，为风险防控预警提供支撑。在线预警功能以网银支付数据作为重要参考，通过整理财务检查、巡视、审计相关问题，形成预警规则信息库，实现系统自动筛查预警。通过自动筛查预警与后台工作人员分析研判相结合，实现对所有资金支付的远程预警监控及实时预警监控，结合数据分析有效控制资金支付风险，大幅提升风险监控预警系统的防控能力。风险监控预警系统还可以连接内部审计系统，与内部审计系统实现数据信息共享，内部审计部门可以随时调取相关数据，运用数字化、智能化技术进行辅助分析，为纪检巡察、内部审计工作提供帮助。

结语：

行政事业单位实施内控管理信息化建设，是在国家政策指导下，结合自身的实际情况，建立现代内控管理体系的有效途径。内控管理信息化建设利用事前审批、网上报销、监控预警、数据分析等监督管理手段，结合重点环节及重点业务的风险防控体系，相互联系，相互支撑，相互补充。通过内控信息化建设提高了内部控制效率，完善了风险防范机制，基本构建完成了行政事业单位内控管理信息化监督体系。