医院口述档案信息资源建设问题分析与对策——以苏北人民医院为例

王 前 王璞钰 吴佳琪 徐 捷

1 苏北人民医院 江苏扬州 225000; 2 扬州大学社会发展学院 江苏扬州 225000

“口述档案”一词,在1984年国际档案理事编纂并出版的《档案术语词典》中,其定义为“为研究利用而对个人进行有计划采访的结果,通常为录音或录音逐字记录形式”[1]。自上世纪80年代被引入我国,口述档案的理论与方法逐步被应用到历史、社会、民族、新闻等多个领域,并诞生了一批兼具理论基础与实践价值的优秀成果[2]。作为一种以私人记忆为基础的档案,口述档案在还原历史、总结医疗经验、提升信息化水平和营造良好社会氛围等方面等都具有积极意义[3]。

近年来,苏北人民医院综合档案室采用现代化信息技术,在充分收集医院口述档案资源的基础上,开展了一系列医院口述档案信息资源建设工作,在取得一定成绩的同时,也发现了一些影响医院口述档案信息资源高质量建设的问题,并据此提出针对性的发展对策,以提升医院口述档案信息资源建设的质量。

1 医院口述档案信息资源建设的内涵及现实价值

医院口述档案信息资源建设实现了医疗卫生领域、档案领域和信息技术领域的交叉融合。本文所称的医院口述档案信息资源建设,是指以生命周期为视角,针对医院医务工作者为主体所产生的口述档案,利用现代信息技术,结合档案学、历史学、社会学、新闻学和民族学等多学科领域方法,最终形成一套涵盖口述档案信息资源建设的统筹、规划、创建、采集、整理、保存等多个环节的信息系统工程。近年来,口述档案信息资源作为记录医院历史和传承医院文化的原始记录,成为医院具有珍贵史料价值的“活历史”“活档案”,在医院健康信息管理中具有不可替代的重要价值。

1.1 留存口述档案史料,多重视角还原历史

苏北人民医院综合档案室形成的口述史料资源较为丰富,为永久留存这一资源,项目组利用现代声像技术,对医务工作者进行口述史采集,并通过数字化多媒体、信息数据平台、档案数据库等现代信息技术,实现了医院口述历史资料的系统性、全面性和永久性保存。此外,医院综合档案室所形成的口述档案资源,以文字、图像、音频和视频等多种资源形式存在,其中包含的个人记忆与真实情感,从一定程度上弥补了宏观叙事的不足。为了传承百年院史,更多元、形象和立体地还原医院发展历程,综合档案室选取一批亲历或见证医院发展的老专家,以口述形式讲述医院的光辉历程,从微观视角书写医院历史篇章,从而填补了医院发展历程中的不足与空白,丰富了院史资料[4]。

1.2 总结医疗经验,提升档案利用价值

苏北人民医院综合档案室收集到的医院口述档案史料,能够从诸多侧面与视角弥补医院文字、图片、影像等档案展示手段的不足。尤其是在新冠疫情下,新冠疫情的破坏性、扩散性、突发性,以及初期所带来的未知性,对社会公众造成了一定的恐慌与焦虑心理,从而刺激公众对于当下疫情信息需求的多元化,包括防疫政策、复工复产、社会捐助、健康防护等[5]。通过口述访谈的形式及时收集了医院参与一线救治患者的医务工作者的应急诊疗方案和救治全过程,并进行详细记录和系统整理,这对医院将来应对类似突发公共卫生事件具有借鉴作用。苏北人民医院综合档案室整理的口述资料中,便有记录扬州市支援武汉重症医疗队“医护合作、针对不同类型患者制定个体化治疗方案”“采取中西医结合的方法”等抗疫经验。其中,“托珠单抗”作为我院药物临床试验的新药,使用效果较好,故第7版指南也将其列入其中。以上口述资料对医院应对类似突发公共卫生事件也提供了有益的借鉴与参考[6]

1.3 利用信息化手段,提升档案信息化水平

近年来,随着苏北人民医院大力继续推进“数字档案室”建设,综合档案室更新了“数字档案室”档案管理系统。档案工作人员将所有口述档案资源导入至“数字档案室”系统,并借助“数字档案室”系统所提供的数字资源创建、保存、检索与查阅等功能,实现了医院口述档案资源的数字化管理。此外,综合档案室通过制定有效的索引目录,优化了医院口述档案的资源结构,并基于国家档案局发布的《口述历史电子档案元数据方案》,制定了规范、系统的医院口述档案元数据方案,从而进一步提高了口述档案数字化管理的工作质量。相较于以录音带、录影带或纸质抄本等形式的静态式管理[7],现代信息技术的使用打破了传统的管理模式,并实现了以文档、图片、PDF和音视频等形式的动态式管理,元数据、索引目录、检索数据库的使用则更是极大地提升了档案信息化水平[8]。

1.4 构筑“集体记忆”,营造良好社会氛围

口述史料的一大价值在于留存记忆与塑造集体认同[7]。苏北人民医院综合档案室利用信息技术,实现了医院口述档案资源的信息化建设,从而实现了口述档案信息资源的永久性留存,而其中所包含的医务工作者的个体记忆,构筑了“集体记忆”,从而提升了医务工作者的自豪感、积极性与士气。苏北人民医院综合档案室利用信息技术推出《百年济世》电子书,其中“战疫档案”版块利用信息化手段,以电子档案的形式,全方位、多角度地向社会各界叙述苏北人民医院医务工作者抗击疫情的真实故事,一方面向社会传播了抗疫精神和正能量;另一方面也缓解了公众的焦虑心态,从而营造尊医爱医良好社会氛围。

2 医院口述档案信息资源建设的现实问题

苏北人民医院综合档案室开展医院口述档案信息资源建设工作已有3年。在建设期间,项目组也发现了直接影响医院口述档案信息资源建设质量的关键性问题,并根据生命周期的阶段划分,归纳为:第一,规划阶段:建设方案的系统性不足;第二,生产阶段:工作人员的综合素质偏低;第三,归档阶段:软件设施及配套建设亟须完善;第四,总结与评价阶段:资源权限和开放条件尚未明确。

2.1 规划阶段:建设方案的系统性不足

苏北人民医院综合档案室在正式发起医院口述档案信息资源的建设工作前,项目组虽然已开展了较为细致的方案设计,包括资源采集方式、资源整理方法、资源管理模式、资源应用规则和项目计划等的制定,但在实际操作中,实施的方案很难具备较好的实际操作性,或是兼顾程度不足,覆盖范围不广,无法确保医院口述档案信息资源建设工作的系统统一。例如,在实际方案中元数据的构建程度仍不够完善。苏北人民医院综合档案室在进行医院口述档案信息资源的元数据标准建设时,主要依托国家档案局发布的《口述历史电子档案元数据方案》,并结合其他领域的元数据标准,初步构建了医院口述档案信息资源的元数据方案,见图1。但在实际应用时,发现该方案对医院口述档案信息资源的部分概念及属性的定义尚不完善,且口述档案电子元数据整理工作量较大,耗时长,进而导致苏北人民医院口述档案信息资源元数据加工程度不深,口述档案信息资源库建设程度有待提高。因此,在建设工作正式开展口述档案信息资源建设前,应科学、全面、系统地设计医院口述档案信息资源建设的方案,尽可能做到统筹兼顾与操作实用。

2.2 生产阶段:软件设施及配套建设亟须完善

在医院口述档案信息资源的生产阶段,苏北人民医院综合档案室主要根据上一阶段所设计的方案,利用现代信息技术将采集到的口述档案资源进行系统建设,形成口述档案信息资源库。该阶段对于技术与工具的要求较高,既需要使用录音笔、数码相机、高清摄像机等硬件设施,还需要专门的口述访谈同步编目系统、编目工具等软件,以此确保高效率地建设医院口述档案信息资源库。当前,综合档案室已购进了一批质量高、技术先进的硬件设施,但较为缺乏相关的软件及配套系统,现有的“数字档案室”系统功能较为单一,无法满足口述档案信息资源建设的现代信息技术要求。

2.3 归档阶段:工作人员的综合素质偏低

在进行医院口述档案信息资源的归档工作中,需要利用信息化手段对资源进行发现、评估、入库等深层次操作,并制定后续的长期保存计划,从而进一步完善医院口述档案信息资源的建设。这一阶段对于工作人员的知识面,尤其是信息化方面的要求越来越高,要求工作人员在档案学、历史学、文献学和现代信息科学等方面均具备一定的知识深度与广度,应基本掌握口述访谈的技巧、访谈人员的历史背景、多媒体工具的操作技巧,以及基础的数据库技术。苏北人民医院综合档案室成立于2014年,目前有3名专职档案工作人员,医院档案管理头绪多,工作量大,档案员需花大量精力处理日常档案管理工作。医院口述档案工作的开展,需要通过后续招募在校大学生来协助完成,其知识面仍有待拓宽,因此,现阶段医院口述档案信息资源的建设处于一个瓶颈期[9]。

表1 苏北人民医院口述档案信息资源元数据方案

2.4 总结与评价阶段:资源权限和开放条件尚未明确

随着医院口述档案信息资源建设逐步推进,苏北人民医院综合档案室将根据规划阶段所设计的方案,评估总结整个医院口述档案信息资源建设工作效果,并根据现有的法律法规和权限设置,实行资源开放。此外,结合归档阶段所制定的长期保存计划,实行医院口述档案信息资源后续的监控、维护与更新。该阶段最为关注的便是资源权限与开放条件问题,由于国内关于口述档案伦理问题尚无一个统一的回答,因此综合档案室目前开放的口述档案信息资源仅能在局域网内供医院内部人员访问和使用,而外部人员需要利用医院口述档案信息资源,则需要通过电话或邮件咨询等方式获取。除此以外,医院口述档案信息资源中所涉及的信息隐私、敏感历史等问题也一定程度影响了相关资源更大范围的开放和利用[10]。

3 医院口述档案信息资源建设对策与思考

针对上述苏北人民医院在口述档案信息资源建设存在的问题,本文拟从建设方案设计、信息基础设施、人员团队建设和资源权限与开放等4个方面入手,提出医院口述档案信息资源建设对策建议,以此提升医院口述档案信息资源建设质量[11]。

3.1 明确医院口述档案信息资源的建设原则,设计科学、全面、系统的建设方案

在设计医院口述档案信息资源的建设方案前,应明确建设原则,即确立整个医院口述档案信息资源建设最基本准则,包括规范性、可扩展性、可持续性和开放性等。①规范性要求建设中所涉及的所有标准、术语和规定符合业界要求,并形成完整的规范性手册。②可扩展性则要求医院口述档案信息资源建设的每一个阶段都可根据需要进行灵活构造与扩展,以确保建设的顺利进行。③持续性旨在提升医院口述档案信息资源建设的最大价值,强调通过不同手段,对资源内容进行及时更新与维护。④开放性是整个建设的最终目的,项目组应尽可能地开放建设的资源,从而宣传和弘扬疫情下医院口述档案信息资源所蕴含的宝贵精神与文化内涵。鉴于上述建设原则,在制定建设方案时,应参照学界与业界的标准,提升方案的科学性。此外,建设方案中除了建设计划、应用纲要之外,还应根据建设需要,撰写配套的应用手册、方案指南和注意事项,从而做到方案更加科学、全面和系统。

3.2 制定完备的采购计划,建成先进、实用、高效的医院口述档案信息基础设施

建成先进、高效的信息基础设施,仍是提升信息资源建设效率的必由之路。医院口述档案信息资源建设的健康发展,离不开相应的信息基础设施的支持。因此,根据实际需求,在充分调研市场的前提下,制定完备的硬软件设备采购计划,并考虑如下因素:①价格是否合理;②购买周期是否适宜;③厂商是否正规。在制定采购计划时,也应广泛听取信息部门以及项目组成员的意见,基于信息专家和成员们意见形成的草案,不断地进行修改与完善,从而让计划更为周密、完备与详细,也更能适应医院的实际需求,最终建成先进、高效与实用的医院口述档案信息基础设施,最大程度地提升工作效率。

3.3 制定合理的人员培养计划,实现人才培养的前瞻性、动态性与前沿性

人才是推动医院口述档案信息资源建设持续发展的关键所在。为满足医院口述档案信息资源建设跨领域、跨学科的需求,应对人员培养提出了更高要求,即应具备多元的知识面、较强的交叉学科素养、前沿的视野和优秀的沟通协调能力。因此,在进行人员培养时,应实施“全方位、多步走”的培养计划。首先,在医院口述档案信息资源建设准备阶段,组织项目组成员前往专业的研究机构交流学习,并参加由专业研究机构举办的培训班和学术论坛,以此扩大项目组成员知识面。其次,在医院口述档案信息资源建设过程中,项目组成员间要定期开展头脑风暴、案例分享和文献阅读会,一方面拓展思路、开阔眼界,另一方面提升彼此间的沟通协调能力[12]。最后,鼓励项目组成员发表学术论文,参与学术会议,并对表现积极且优秀的成员给予一定的精神和物质奖励,从而调动项目组成员积极性[13]。

3.4 关注口述档案伦理与法律问题,最大限度地开放医院口述档案信息资源

当前,随着国内数据法律与伦理建设的推进,信息环境下资源的安全问题受到了多方的关注。因此,医院逐步建立口述档案信息资源库的同时,应将注意力转移至信息资源开放中的伦理与法律问题上,时刻关注学界与业界的最新动态,并根据国内相关法律修订或伦理准则修改的变动,对开放权限进行及时调整。此外,为尽可能地确保医院口述档案信息资源开放的安全与规范,可咨询法律专家,并根据专家的合理意见明确资源开放与利用中法律与伦理要求。同时,所有开放的资源都需要得到访谈者与资源持有者双方同意的前提下,方可进行资源的开放,力求实现医院口述档案信息资源的最大限度开放,最终实现其存史、资政和育人的作用。

3.5 注意经验的及时总结,确立医院口述档案信息资源建设的最佳实践模式

在整个医院口述档案信息资源的建设过程中,项目组应时刻关注建设经验的总结,定期开展小组交流会,商讨建设中所遇到的问题与挑战,以及一些优秀的做法,并进行记录保存。此外,项目组也应关注国内外的医院口述档案信息资源建设的实践案例,并总结归纳其做法,将其融入整个医院的口述档案信息资源建设的实践模式中。在结束实践工作后,项目组应针对医院口述档案信息资源建设中所涉及的规划、标准制定、工具应用、评估、长期保存和发布等方面进行详尽总结,并结合国内外其他相关案例的调研结果,发现与确立最佳实践模式,从而为后续开展类似的实践工作提供参考与借鉴[14]。同时,确立好的最佳实践模式也可通过经验分享与交流,进一步扩大医院口述档案信息资源建设工作的社会影响力[15-16]。

4 结论

苏北人民医院综合档案室基于现代信息技术,结合历史学、档案学、传播学、社会学等多学科知识,充分挖掘与利用医院口述档案信息资源,为社会公众进一步了解医务工作者提供了更宽广的视角[17]。医院口述档案信息资源建设是医院档案数字化和精细化管理的重要组成部分,对医院历史传承、医疗经验传承、医院集体记忆塑造等均有非常重要的实践与应用价值[18]。