基于SPD医用耗材精细化管理

沈御珊 林吉跃 姚卫武 陈晓娜 胡鸿婕

汕头市中心医院 广东汕头 515031

随着近年来国家医疗领域改革政策的不断深入推进,耗材零加成、DRGs/DIP医保政策以及医用耗材集采工作的落实及普及,使得三级综合医院成本管理面临巨大挑战[1]。医用耗材已经成为医院一项比较重要的成本支出,如何实现医用耗材精细化管理,降低医用耗材的支出,成为很多医院的重要议题。2019年,国家卫生健康委发布《医疗机构医用耗材管理办法》,明确要求对医用耗材的遴选、采购、验收、存储、发放、临床使用、监测、评价等工作进行全流程管理。医用耗材精细化管理已经成为耗材管控、安全使用的重要手段。

2020年,我院引入了医用耗材供应链管理系统(SPD)对现有传统的医用耗材供应管理运作模式进行整合改造,探索了一个可以实现医疗耗材的高效质量安全管控、供应能力保障管理和节约成本,从而实现对医疗耗材费用精细化控制的新管理模式。

1 原医用耗材管理模式存在的问题

1.1 准入管理不规范,资质审查缺乏规范性

传统管理模式下,医用耗材资质管理是人工审核、纸质归档的粗放管理模式,工作效率低,而且无法及时发现资质过期的医用耗材,存在安全隐患[2]。粗放式的资质管理容易导致耗材准入把控不严格,尤其部分危重手术患者术中临时使用的耗材,临床科室通常直接跟供应商联系送货,患者使用后再补交相关证照资料。医用耗材管理部门对于这部分耗材资质的审核、耗材议价、耗材的评估常常处于被动的地位,容易出现医用耗材证照收集不齐全、价格虚高、医用耗材滥用的现象,加大患者的负担,不利于医院成本的管控。

1.2 基于个人经验制作采购计划[3]

我院原来的医用耗材管理系统无法实时监管到临床二级库,采购员每月根据临床二级库提交的耗材申请表进行汇总,电话联系供应商送货。这种订货模式不管是耗材申请的数量还是送货的频次,都存在个人主观性,容易出现急需物资无法及时供应,或者耗材供大于求,造成医用耗材过期浪费、加医院的流通成本,也存在很大的安全隐患,容易造成医疗纠纷。

1.3 采用入库结算方式

医用耗材传统管理模式下,采用入库即付款的结算模式,供应商所配送耗材一般在只需仓库验收检查合格或入库确认之后即被自动地进入到了采购付款程序,无法实时准确追踪监测到各个耗材的库存情况、库存余额变化等情况,耗材中心仓库和其他各科室的二级耗材库之间庞大的医院耗材库存资金也是占用了整个医院大部分运营成本,严重影响医院可用运营资金的额度。另外,入库即结算的模式容易造成每月成本有较大或较小的波动,每月成本和业务收入无法同步核算,造成绩效分配中成本管控的考核难度增加[4]。

1.4 医用耗材流通过程存在管理断层,无法实现医用耗材的全流程追踪

医疗器械不同于普通商品,对其安全性有更高的要求。医用耗材安全性的监管应覆盖生产、流通、使用、监管各环节。医院原有的耗材管理系统的医用耗材的编码仅覆盖院内的耗材管理环节,未与供应链管理系统、医院的收费HIS系统进行端口对接,造成管理断层[5],向上无法追踪到产品的来源信息,向下延伸到患者也存在难度,无法形成一个闭环管理,无法进行数据分析,无法实时对流通使用环节进行监管、评估。

原来的耗材管理模式不仅需要占用大量的人力成本,且存在信息化程度低、数据不准确、质量管控无闭环等问题[6]。为了解决原来管理模型下存在的问题,我院引入医用耗材供应链管理系统(SPD)。

2 医用耗材SPD管理模式的运用

2.1 SPD管理模式的内涵

医用耗材SPD管理模式通过与医院HIS收费体系、院外各企业的ERP系统等进行互联互通,实现了数据交换。利用多种信息化技术手段,使医用耗材在供应商、医疗器械总仓、科室之间实现全方位一体化、精细化协同管理,达成全程质量监管、可追溯、高效合规运营的院内外供应链智慧管理模式[7](见图1)。

图1 院内外供应链智慧管理模式

2.2 智能化资质管理

在SPD管理模式下,系统增加了医用耗材相关资质及其有效期管理的模块。医用耗材进入医院使用之前,供应商需上传医用耗材的生产商资质、供应商资质、产品资质以及授权证明等证明材料至SPD的证照管理系统,并将各种证件的有效日期以及授权的日期录入系统中,供应商资质资料主动上传,无纸化管理。相关的资质信息覆盖了医用耗材申请、采购、验收、使用、术后追踪各个环节,随时可查询、打印[8]。系统会实时进行智能监测,如果资质信息即将过期,系统会提前一个月及时提醒供应商和采购人员进行资质更新,如果过期资质没有及时进行更新,系统将关闭这个产品准入、流通、使用权限,禁止该产品进入临床使用,直至完成资质更新,从采购源头上保证了医用耗材的合法性、安全性。采购人员无需再花大量的时间和精力在审核、保管医用耗材资质档案上,真正实现了耗材资质证照管理的自动化、信息化管理,提高了资质档案管理的效率。

2.3 基于消耗的补货模式

医用耗材SPD管理模式的核心是由消耗触发补货的模式(见图2) 。通过大数据的分析研究及定数化管理,根据不同科室医用耗材的日常使用情况,将各种常用耗材进行“定数化系数”打包,贴上条形码标签[9]。从原来按箱申领模式,改变为按定数包主动及时配送模式,降低了二级库的物资积压。同时,各消耗点可独立设置每一种医用耗材的库存上下限和定数包系数。中心库将对各临床科室的库存数量、使用消耗情况进行实时监控,当某医用耗材在二级库库存降至补货点时自动生成请领计划,SPD中心库的工作人员会主动将该医用耗材及时送到该科室,科室的护理人员只需扫码当场进行验收即可。基于消耗的补货模式改变了以前由护理人员分别到库房申领物资的模式,简化了申请、领用、验收的流程,大幅缩减了护士人员的非医疗工作内容,大大提高耗材管理的工作效率,使其能够更多更好地提供临床护理工作[10]。当中心库库存降至补货点时触发医用耗材库存上下限预警系统,系统自动发送补货命令,生成采购计划,供应商接收到补货信息后,按照要求送货至中心库,通过医用物资供应集中化管理和院内预警式主动配送的方法,保障护理单元不断货,同时可以减少医用耗材库存积压,加快资金流通。

图2 耗材系统自动补货示意图

2.4 用后结算与日清月结

SPD模式管理下,日清月结的管理流程见图3:系统会每日定时自动根据科室日常的使用消耗的状况来进行分析总结,相关的科室护士长可以根据科室日常的耗材领用情况和具体使用情况来做出消耗确认。月结时,由护士长负责对每月的医用耗材消耗的状况定期进行复核。只有通过护士长审核确定消耗的医用耗材,方可正常进入财务环节的结算和支付。同时,医用耗材以临床最终使用后的信息为结算信息,医用耗材未进行扫描消耗操作前,货物仍属于对应的供应商,不会成为临床科室的库存成本。医用耗材用后结算,物权转移后移,医护人员无须承担库存管理责任(包括库存缺货、近效期、滞销等库存管理),减少了医院医用耗材方面的资金占用,同时大幅减少了护理单元医护人员耗材库存等管理的工作量[11]。

图3 日清月结流程

2.5 医用耗材全流程可追踪

在SPD管理模式下,所有的医用耗材的都有唯一的物资编码,这个编码覆盖了医用耗材的整个流通环节,与供应链管理系统的产品编号、HIS系统的物资收费码一一对应,打通了院内院外的信息连接,实现医用耗材的全流程管理[12](见图4)。

图4 医用耗材全流程管理

2.5.1 低值耗材定数包管理

低值医用耗材的临床使用量大,种类多,综合成本以及实际需要要求我院使用定数包的管理模式,每个科室根据科室的消费习惯以及消费数量,进行医用耗材定数化分包,中心库将原来的大包装拆成小包装,在每个包装上赋码,贴标签[13]。标签页上都附有耗材产品名称、规格型号、定数和包装系数、批号、产品有效期、生产经销企业电话等详细信息,临床耗材二级库系统通过自动扫描条形码可实现各类耗材批量的入库、出库、收费。

2.5.2 高值耗材智能柜管理

高值单独计费医用耗材实行一物一码溯源管理,手术科室(手术室、DSA介入室等)配备高值耗材智能间或智能柜等智能设备,高值耗材柜的医用耗材全流程闭环管理见图5。供应商直接将货物送至SPD中心库进行赋码,每一件高值耗材进入临床使用前都粘贴一个唯一且有效的身份识别码—— RFID 码,通过唯一的标识码将患者相关信息与高值耗材的产品信息、生产商信息及供货商信息关联。系统自动核对医用耗材的资质后,将医用耗材送至科室放入智能柜,消耗点在无人值守下自动化管理,自动完成收货,自动识别和记录取用人的身份和所取耗材信息,并且监控库存;医用耗材消耗后,护士在HIS系统上扫描条码计费,高值耗材智能间或智能柜接收到HIS收费系统的收费信息后进自动扣减库存,SPD系统通过对接医院 HIS系统读取患者相关信息[14]。

图5 高值医用耗材的管理

SPD管理模式实现入库前资质审核、入柜、取用、归还、盘点全周期的实时记录查询与流程管控、术后患者信息追踪,达到高值医用耗材补货、领用、消耗等全程追溯的目的,最终可实现医用耗材信息资源的双向可追溯及闭环管理。

3 SPD模式下医用耗材管理的成效

3.1 提高了资质证件的合法性与有效性以及工作效率

通过表1对实施SPD管理模式前后每天处理的工作量、每项耗材资质审核的时间、每项耗材资质查询时间以及资质证件时效合格率(随机抽查100份耗材证件,时效合格率=证件合格的医用耗材数量/100)进行对比分析,可以发现基于SPD管理模式下资质自动化管理方式的工作效率更高,每天处理的工作量由原来的4件上升到12件,SPD管模式实施前每项医用耗材的资质需供应商送到采购中心,由采购中心人员人工审核,中间还经常出现证件不齐全,需多次沟通、送达,一般周期要2～4 d。由于证件繁多,证件的查询经常要多人辅助查询,一般都要1～2 h,耗费大量的人力和时间。SPD管理模式下,系统可以实时审核、查询相关医用耗材资质。同时,由于SPD系统的资质管理模块有效期预警功能,资质的时效合格率也有原来的82.5%上升到100.0%。通过对资质准入的监管把控,从源头上确保医用耗材的安全性。

表1 实施SPD管理模式前后资质管理数据的对比

表2 SPD管理模式实施前后护理人员每周消耗时间比较

表3 SPD管理模式实施前后每月库存金额盘点 (万元,

3.2 减少了医护人员耗材管理的工作量,降低医院在医用耗材方面的资金占用

在申领耗材的规格数量、配送路径一致的情况下,对实施SPD管理模式前后临床护理人员每周申请、领用、盘点、收费的用时以及每月库存金额进行对比分析,研究结果表明实施SPD管理模式后,每周医用耗材的申请消耗时间从(45.18±10.60)min缩短至(6.96±1.36)min、领用消耗时间从(55.90±12.76)min缩短至(13.59±2.11)min、盘点消耗时间从(30.09±6.93)min缩短至(7.5±0.98)min、计费消耗时间从(153.27±38.96)min缩短至(39.77±9.68)min,可收费耗材库每月存金额由原来的(82.66±13.40)万元降到(6.58±2.047)万元,不可收费耗材每月库存金额由原来的(6.08±1.133)万元降到(1.35±0.27)万元,SPD实施后临床护理人员每周申请、领用、盘点、收费的用时以及每月库存金额具有显著性差异(P<0.001)。基于消耗的补货方式和用后结算、日清月结的结算方式,减少了科室人员的医院日常经营和管理的成本支出和医院在采购医用耗材方面的实际资金占用,降低了医护人员耗材管理的工作量。

3.3 实现医用耗材全程闭环信息化管理,为医用耗材监控、预警、点评提供数据支持

SPD 管理模式下,实现了科室计划自动采集、采购、验收、入库、储存、养护、盘点、赋码、申领、分拣出库、临床使用、计费及溯源记录等全程闭环信息化管理,实现与HIS等医院系统间互联互通和数据共享。通过对医用耗材流通情况、患者的使用情况、收费等信息的收集,实现医用耗材应用全流程管理;并可以在通过科室耗材成本数据、品种消耗分析、单病种分析、医生使用习惯等维度对医用耗材的流转和使用情况进行分析,实现医用耗材使用情况监测、相关性分析、差异性分析和使用偏好分析等,为重点耗材监控、耗材成本管控、不良反应监控、建立超常预警机制以及耗材使用合理性评估提供数据支持[15]。

4 讨论

本文通过SPD管理模式实施前后各项指标的比较,发现实施SPD管理模式后,供应商资质的合格率也有原来的82.5%上升到100.0%。每周医用耗材的申请消耗时间从(45.18±10.60)min缩短至(6.96±1.36)min、领用消耗时间从(55.90±12.76)min缩短至(13.59±2.11)min、盘点消耗时间从(30.09±6.93)min缩短至(7.5±0.98)min、计费消耗时间从(153.27±38.96)min缩短至(39.77±9.68)min,可收费耗材每月库存金额由原来的(82.66±13.40)万元降到(6.58±2.047)万元,不可收费耗材每月库存金额由原来的(6.08±1.133)万元降到(1.35±0.27)万元,临床护理人员每周申请、领用、盘点、收费的用时以及每月库存金额具有显著性差异(P<0.001),说明SPD管理模式能够加强医用耗材的规范管理,降低成本,提高工作效率。SPD模式下的医用耗材管理,将医用耗材的管理从被动的供应保障转型为以临床需求为中心的主动推送、保障供给。在实施SPD医用耗材管理的过程中,要注重智能化管理和数据的深度挖掘,充分发挥“互联网+”的优势,利用信息技术打通供应商ERP系统、医用耗材SPD系统、院内HIS系统,通过数据的共享与交互,实现从科室申领、审核、采购、配送、入库、出库到消耗的完整供应链管理。SPD系统需要与包括HIS在内的多个医院内部信息系统进行对接,多平台之间大量的数据传输交互存在一定的数据安全风险。医院需要重视信息安全隐患,严格控制与SPD系统接口的信息字段,对数据进行脱敏处理,保障涉及医生、患者等敏感信息的安全,并设定访问权限,避免数据信息泄露。各级库房的最佳库存量的确定也是关键的控制要点。由于耗材的品规繁多复杂,以及消耗波动起伏,既要满足临床使用需求,又要降低库存成本。各级库房的最佳库存量确定也是一个难点。在设置库存上下限时既要结合临床科室近年的耗材消耗情况,又要考虑以后各科室的业务增长情况,制定合理的库存量,并根据实际情况调整。随着SPD管理系统的功能的逐步完善、拓展,可以进一步开展对耗材的管控、合理性的评估研究,提高医用耗材的智能化管理水平,促进医用耗材的精细化管理,实现医用耗材管理效益最大化。