农业科研单位财务审批系统的建立与应用

吴 昊 陈 娅 刘媛媛 王 露

（作者单位：江苏徐淮地区淮阴农业科学研究所）

党的十八大以来，党中央、国务院先后出台一系列优化科研经费管理的举措，着力为科研人员简除烦苛、松绑减负，让科研经费为人的创造性活动服务，充分激发科研人员创新活力。但传统的财务审批模式因审批效率低、内控效果较差、审批风险点大等局限，已成为影响农业科研单位办公效率的重要制约因素。在深化“放管服”改革背景下，农业科研单位建立与应用财务审批系统，能有效提高单位财务管理水平，切实加强服务科研的能力，把科研人员从繁琐的签字审批中解放出来，切实提高科研人员的工作积极性，提高经费使用效率，真正将“放管服”落到实处，为打通服务科研的“最后一公里”提供重要保障。

一、传统财务审批的局限性

（一）报销时间跨度长，财务审批效率低

由于大多数农业科研单位人员有限，无法实现每个课题组或部门均配置专门的财务助理，财务报销事项都需要科研人员承担，同时科研人员还需要花大量的时间来熟悉各项财务规章制度、审批权限及流程，无法集中精力专注于科研工作。传统财务审批需要科研人员填写好单据后逐级找相关部门、领导当面签批，多数农业科研单位的聚合度较低。从空间上来说，职工零散分布在办公区、试验基地、示范推广基地等多个地域；从时间上看，农业科研的特点导致多数科研人员工作时间视农作物生长而定，经常需要早出晚归，而单位职能部门通常是朝九晚五的工作节奏，二者工作时间重合度相差较大，地域和时间上的差异导致科研人员需要挤出专门的时间“找人”签字，尤其对于一些大额支出、政府采购等特殊事项，一张报销单还需要找多个部门的领导审批，有时因审批人外出开会、出差等情况，经常出现“跑空趟”的现象，占用了科研人员宝贵的工作时间，报销时间跨度也长，出现科研人员“报账难”“用钱难”的现象。

（二）制度执行刚性不足，内控效果较差

单位制度对财务审批的权限、程序有明确的规定，目的是加强内部控制效果，防范风险。科研人员主要精力在科学研究上，往往对各类制度掌握不熟悉，传统手工签批时，前置审批或报账附件常有缺失，有时为了节约科研人员报账时间，尽量少跑腿，各级审批人会同意先签后补，科研人员找到哪一级就由哪一级先批，但制度执行的刚性就受到了干扰。有时低层级的审批人员发现问题，看到后面高层级审判人员已审批后，碍于情面也会当“老好人”，一签了事，存在审批权限不清晰、越级审批的内控风险点，导致财务审批的风险控制功能被削弱。除此之外，当科研人员完成审批流程，将报销单交到财务部门时，最终由财务人员对审批签字进行审核，判断是否符合财务规定，存在较大的人为干扰因素，可能会出现内控制度流于形式的现象，缺少强制性的约束和规范，无法起到监管作用，使财务报销线下审批内控效果较差。

（三）时间碎片化，审批岗位风险大

因时间及地域限制，为节约报账时间，科研人员会将较长一段时间的票据积攒后集中报账，一方面，造成集中审批时间长，审核压力大，另一方面，后期发现附件缺失时，会因时间太久而无法弥补。手工签批时，财务及各级审批领导的门口常会排起长队等着签字报销，导致审核人员来不及仔细审核，短时间内签批大量票据，无形增加了审批岗位的责任风险。审批事项较少时，断断续续的财务审批事项，又将各级审核人员的工作时间切成一段段的碎片化时间，对日常工作的开展造成了干扰。

（四）信息沟通不畅，增加重复工作

传统财务审批工作完成后，相关单据交由财务部门入账，科研人员无法掌握自己已办理完结的报销工作进度，一段时间后也会淡忘相关报销事项，无法查看自己的报销记录，也可能会导致重复报账现象的出现。而科研人员如果需要查询相关报销事项时，只能请财务部门协助，财务人员需要翻阅以往凭证调取票据信息。财务信息无法在财务与科研人员之间有效交互，财务信息的利用效率较低且大幅增加了财务工作量，重复且无价值的劳动对人力资源是一种浪费。

二、财务审批系统的建设

为着力解决服务科研“最后一公里”问题，落实中央推进科研管理“放管服”的政策，针对传统财务审批的痛点、堵点，基于实用、规范、安全可靠原则，H 所建立了财务审批系统，尝试解决传统财务审批问题。

（一）实用性方面

财务审批系统的建立是为了解决日常工作痛点，因此首先考虑的是系统设计的实用性。H 所不直接购买网上大公司开发的成品软件，而是紧密围绕农业科研单位实际情况，由工作人员与软件公司共同开发，确保审批系统实用、简便、直观，做到无需培训、上手即可直接操作，减少由手工签批到网络审批过渡的不适应，达到方便单位各类人员熟练掌握使用的效果。为增加审批系统的实用性，还开发了网页版与手机版，便于职工通过不同终端办理报销、审批。软件还赋予不同层级人员不同的查询、数据汇总分析功能，增加系统实用性。

（二）规范性方面

财务审批系统的设计严格在各类法规、制度框架内开展，确保审批内容、审批程序、审批权限等与单位内控制度一致，费用标准控制符合差旅费、公务接待等管理办法的要求。审批流程紧密围绕制度设计，突出财务审批的严肃性与规范性，牢固树立纪律规矩意识，确保各项审批权力在审批系统中行得通、管得住、用得好、可持续，促进农业科研活动依法依规进行。

（三）安全可靠性方面

H 所通过强化单位管理、建立网上审批系统管理办法、明确纸质签名确认等措施来保证电子签名的安全性和真实性。同时，加强使用人账户信息安全防护，强制要求设置高级复杂密码，明确管理员及使用人的安全责任，建立预警提醒，及时报告非法用户入侵和不正常现象。此外，注重财务审批系统的安全运行，加大硬件投入，通过设立网络防火墙、服务器双硬盘备份、数据同域异地定时备份等方式，确保系统数据不因偶然事件或者恶意攻击而被破坏、更改、丢失和泄密。H 所通过制度与硬件的双重防护，保证其财务审批系统的运行安全可靠。

三、财务审批系统的应用与分析

通过建立与使用财务审批系统，H 所较好地解决了传统财务审批的痛点、难点，管理服务科研的能力得到进一步提升，服务科研的效果大大改善，财务审批的效率进一步提高，财务管理水平也上了新的台阶。

（一）全部线上审批，确保“只跑一次”

H 所将单位各类财务审批事项全部转移到线上，科研人员通过电脑、手机等终端，随时随地在线填写报销单据、上传发票及相关附件，各类前置审批事项如公务接待、设备采购、出差等也均在网上填报申请，审批信息按照审批级次推送至相关审批人，流转节点可通过短信进行信息推送，各级审批工作均由审核人在网上完成审核，财务审批突破了时间与地域的限制。所有审批流程结束后，科研人员只需将审批完成的单据及相关发票附件报送财务部门即可完成所有报账程序。财务审批系统应用后，真正实现了“只跑一次”就办理完成报销事项，避免了“跑空趟”情况的发生，使科研人员能够从繁琐的财务规章制度学习和线下签批工作中解放出来，极大地节约了报销人、审批人的时间，增强了各部门办公的灵活性，提升了财务管理服务效用，提高了报账效率。

（二）流程内置软件，强化制度约束

H 所把单位经费按照用途划分为公用经费和项目经费，财务审批系统以财务报销为核心向周边延伸，涉及预付款、出差申请、公务接待申请、资产购置申请、工程建设申请、资产处置申请等，将单位各项制度流程内化到审批系统中，便于对制度不太熟悉的科研人员更直观地了解与掌握，各项补助标准的自动计算也降低报账人自己填写报销单据数字计算出错的概率。更重要的是财务审批系统将审批权限、分级审批等制度要求进行了刚性约束，将强制性约束和规范内嵌在审批流程中，减少了人为干扰因素的影响，将越级审批、越权审批等情况彻底杜绝，各级审核人具有“同意”“质疑（补充材料）”“退回”“拒绝”等审批权限，所有审核人的审批痕迹在系统中全程可视，进一步压紧压实审批责任，制度得到了更好地贯彻。

（三）优化工作时间，提高审核效果

财务审批系统方便科研人员的同时，也有利于农业科研单位管理服务部门优化工作时间安排，更好地为科研工作提供服务保障。各级领导、审批人可以统筹规划日常工作，时间不再是碎片化的，每天可以安排固定时间心无旁骛地进行线上审批，通过系统中内置的留言、短信等方式，点对点地提醒报账人更改、补充相关资料，审核质量大幅提高，显著提高经费使用审核效果。统筹谋划节省下的时间，有利于管理人员沉下心思考工作中存在的问题，不断改进工作方式，进一步提高服务水平。

（四）信息实现共享，财务数据实时查询

财务审批系统将单据设置为“待核中”“待处理”“审批流程已完成”“已完成/待收票据”“已完成/票据已核”5 种状态。报账人、审核人及财务部门能实时查询单据所处的审批状态，报账人与审核人可就单据审批状态情况进行实时沟通提醒，拓宽了农业科研单位财务信息共享的渠道，后期各相关人员不需要通过财务部门，就可以随时查看已报账信息，对科研经费使用情况进行汇总分析。项目验收需要收集、整理、复印经费使用凭证时也可以直接在系统中调用，科研管理部门、各级领导及纪检监察部门可根据系统设置的权限查询所分管部门、分管业务的报账信息，财务数据利用的覆盖面进一步扩大。

四、财务审批系统的应用展望

因为该系统是为H 所量身打造的，所以系统在开放性方面有局限性，如无法与核算系统、支付系统等对接，同时在功能上，如预算控制、统计分析、事前审批等也存在缺失，并且在安全性和细节方面也需要不断提升，这都是今后要不断改进和完善的地方。

（一）严格事前审批

根据H 所财务制度要求，在开展某些业务活动时需要事前审批。比如，根据差旅费管理办法规定，在出差前需填写出差审批单，并经部门负责人审批；根据公务接待管理办法规定，在进行公务接待活动之前，需填写公务接待申请单，并经部门负责人审批和办公室备案。在办理上述相关业务财务报销时，除上传必要的发票等附件外，还需要引用该事项的事前审批单，但有可能会出现疏漏，是否符合要求还需要审批人把关。为完善财务网上审批，严格事前审批流程，还需积极沟通，持续优化系统设置，由系统通过对比申请时间进行把关，严卡事前审批时间节点。

（二）增加预算控制

农业科研单位项目经费占比较大，项目是否存在超预算支出也是需要严格控制的事项。在实际财务报销业务中，科研人员在审批流程全部完成后，提交纸质单据到财务部门进行报账时，才发现超项目预算而无法报销的现象时有发生。因此，可以考虑前置财务报销审核关口，对于所有提交审批的项目经费支出单据，须先经财务人员预审，通过后再按审批流程逐级推送给审批人，这样可以有效解决因超项目预算支出而造成的退单现象，一定程度上也提高了财务报销效率。

（三）加强技术支持

财务审批系统是基于H 所现有的财务规章制度和审批流程，量身打造的具有个性化特点的审批系统，但在使用过程中还存在系统无法批量上传附件、图片方向无法调整、附件顺序无法调整等问题。而且在开放的网络环境下，网上审批系统容易遭到攻击，造成信息泄露。此外，网上审批信息不安全因素较多，也存在审批人密码保管不善、处理不当等隐患，容易造成信息泄露，给审批造成风险。为了使网上审批系统更加安全、易用，需不断加强技术支持，积极采取应对策略，及时优化，定期进行系统升级，防患于未然，确保网上财务审批系统的安全和稳定。

虽然财务审批还存在一些缺陷和不足，但瑕不掩瑜，总体来说，H 所财务审批系统的建立与应用是推进科研经费管理“放管服”的探索实践，该系统紧密结合农业科研单位实际，在提高效率、规范管理等方面成效显著，整体上得到了科研人员与管理服务人员的一致认可，为农业科研单位高质量发展提供了有力保障，相信会有越来越多农业科研单位建立与使用财务审批系统。