新形势下高校财务报销问题探究

于 瑶

（作者单位：鲁迅美术学院）

一、研究背景

随着大数据、人工智能和财务信息化的快速发展，当前的财务报销模式已无法满足新形势下高校发展的需求。当前，高校存在财务报销流程复杂烦琐、业务往来信息不对称、规范化管理不强等问题，使得财务报销耗时过长，工作效率低下，不利于高校长期发展。随着大数据、人工智能等新兴技术的深入和普及，财务人员逐步意识到通过大数据实现数据信息的集成、共享，通过人工智能软件实现票据识别、分类，能够提高财务信息化水平，对缩短报销时间、提高报销效率具有重要意义。当前，国内至少有上千家企业通过运用财务机器人实现缩减人力成本、提高工作效率的目标。大数据、人工智能等新兴技术在财务领域的应用已进入智能化新阶段。高校更应转变思维方式，通过技术手段，完善报销流程、实现数据共享、加强规范管理，推动高校财务报销模式转型，促进高校长远发展。

二、高校财务报销存在的主要问题

（一）业务流程不通畅

1.部门间协作流程不通畅

高校部门间很多交叉业务的流程需要梳理，以财务处与科研处、人事处间的协作为例，当前横向科研报销过程如下：科研处进行申报、立项→资金到位、财务收款→财务人员根据收款银行流水、项目人提供的合同，开票、报税→财务根据收款流水、合同、科研项目号进行财务立项、确认收入并分配至项目经费→扣除项目管理费、相关税费，在结存余额范围内进行报销。但是在实际报销中，出现了两种极端现象。一种是教师在得知项目资金到账后，急于咨询财务人员扣除税费后的剩余金额，进行全额报账。由于尚未开票，或者是刚刚开票，受纳税周期的影响，财务人员只能根据税率情况提供估计数值，容易引发报账双方的不良情绪。另一种是教师报账拖沓。随着高校职称评聘的日趋激烈，教师横向课题的数量激增。当前，高校人事部门以财务的收款流水为教师职称评聘项目的依据，这就使得部分教师在资金到账后不急于开票、报销。财务部门因没有相应人员提供合同而无法进行开票、报税、财务立项、对收入进行账务处理等工作。待到年末，财务部门对各项未入账收入统计核实后，就会出现扎堆开票的情况。一方面加大了开票人员的年底工作量，另一方面高校每月的开票张数、金额有限制，导致出现跨年度开票的情况。此外，对于横向课题科研管理费的收取，当前财务部门采用的方式是年末统一对当年的财务立项进行账务处理。科研立项与财务立项存在时间差，使得财务当年计提的管理费并不全面，因为立项时间不同，财务人员在下一年很可能计提的是上一年部分项目的管理费，不利于财务部门对项目的宏观管理和把控。

2.报销流程不通畅

高校当前的报销流程为报销人粘贴原始票据、填制财务报销单→相关领导签字→财务审核。看似简单的报销流程，实则问题重重。首先，部分高校在填制票据环节，报销人取得原始票据后急于走报销流程，缺乏对发票上单位、税号信息的核对，对发票真伪、重复性的检查，历尽“艰辛”取得领导签字后，在财务审核环节发现存在上述错误，报销人不得不重新走报销流程，延长了业务办理时间。其次，在领导签字环节，每张发票除经办人签字外，还需要上级领导或跨部门会签，金额达到一定数额需要主管院长签字等。以上任何一个环节中，一旦相关领导有外出计划，都会使报销流程停滞[1]。纵使领导无外出计划，原始票据数量很大，漏签的情况也时有发生。此外，跨校区业务办理，也会延长报销时间。以L 学校为例，L学校有沈阳、大连两个校区，其中双一流项目的报销必须有在沈阳校区负责统管双一流项目的领导签字。为了规范项目管理，财务处要求同一项目不得同时在两校区报销，这就使得大连校区的双一流项目报销如果选择在沈阳报销，要么大连教师前往沈阳，要么委托他人报销；如果选择在大连报销，也势必要经由沈阳校区领导签字，业务办理极其不便。最后，在财务审核环节，除业务分类、金额等常规错误外，经常会出现报销人缺少合同、缺少会议文件、缺少固定资产增加单等情况。若能在前期填制凭证环节就予以提示，将大大提升报销效率。

（二）缺少信息共享

1.缺少部门间信息共享

部分高校财务部门与人事部门缺少信息共享。首先，在日常报销中，在职员工的劳务费税金计算需要与工资挂钩，而信息不共享使得税金无法及时计算，增加了业务办理时间。其次，财务部门与国资处缺少信息共享[2]。在固定资产购置业务报销中，经常出现已在国资处登记的固定资产未在当月实际报账，导致两部门月末对账时数额不等。再次，财务部门与各教学单位缺少信息共享。如果没有特意记录，教学单位不能及时了解本部门经费及所涉项目经费的使用情况，很难做到统筹规划，合理分配，容易造成项目超支或结余等。此外，财务部门每天的资金往来频繁，除了支付业务，还会收到很多不明来源的款项。财务人员凭借业务经验，首先会根据对方单位进行初步判断，分类为横向课题、纵向课题，但对项目具体的信息只能通过询问科研处等部门进行了解。随着高校科研项目数量的递进式增长，通过逐一询问来了解项目情况，大大降低了财务工作效率，不利于当前的财务管理。

2.缺少个人信息共享

高校财务部门在日常工作中，经常会面临教职工询问个人工资信息、个人项目结余情况、个人报销付款状态等问题。本着服务意识，财务人员都会进行耐心地解答，与此同时，也不得不放下手头工作，严重影响工作效率。

（三）缺乏规范化管理

1.报销规章制度有待完善

当前高校报销制度中规则条目众多，非财务人员很难明晰各项规则。以高校差旅费报销为例，受邀参展、项目调研、培训学习等经济事项补助发放规定不同，需要具体问题具体分析。出差地的住宿费标准也大不相同，如果不提前了解相关规定，很容易出现超支自费的情况。一些教师为了规避上述风险，会选择先行咨询，填制报销单后请财务人员检查，确定无误后，找领导签字，然后再到财务部门报销的做法。这就造成财务人员需对同一经济业务处理两次，大大降低工作效率。此外，合同签订履行也是报销中出错率比较高的环节。如不以高校名义而以二级单位名义签署合同，实际付款方式与合同约定付款方式截然不同等，都需要二次返工。

2.财务信息化水平不高

一方面，发票的连号问题让财务人员备受困扰。根据规定，同一家单位发票达到一定金额，须签订合同，才予以报销。但在实际报销中，部分教师为了不签合同，会对发票进行蓄意拆分，把金额控制在须签订合同的标准限额内，多次报销，加大了财务人员的审核工作量。财务人员受业务量大、报销人有意增加报销时间间隔的影响，很难对蓄意拆分的发票进行识别。另一方面，查询以前年度凭证的情况时有发生。对于凭证的细节查询，则需要翻阅纸质版的原始凭证。报销人如若需要查询具体的某一张报销发票，会计人员只能粗略锁定范围，翻阅凭证进行查询，极大地耗费了人力资源。

（四）人员水平和能力有待提高

1.财务人员专业水平有待提高

同为财务报账人员，其对会计知识的掌握程度不同，理解也会有所不同。这就导致同一报销事项，不同财务人员报销口径不一致[3]。如对于差旅费报销，很可能会出现不同财务人员对补助天数、金额的计算不同，容易引发报销人产生意见。

2.报销人员财务能力有待提高

报销人多为教学部门教师，对财务制度、规则缺乏了解。如购买大量教学材料，报销人先行垫付，不用公务卡结算，或以尚未办理公务卡、不了解财务规则为由，期望于当次报销过关的现象时有发生。财务人员出于职业要求不予通过，报账双方容易引发口角。

三、高校财务报销问题的应对措施

（一）梳理、完善业务流程

1.梳理部门间协作流程

以横向课题为例，为了避免报销人跨流程报账或拖沓报账，财务处应与科研处、人事处重新制订流程方案，科研处在统计科研项目申报、立项环节，应及时告知相关负责人，一旦财务收款，应立即向财务人员提供合同，进行开票处理。人事部门应完善职称评聘的相关规则，以财务开票为教师横向科研统计的依据。对于科研项目管理费，科研处应在年末为财务处提供本年度所有立项名单，财务人员通过比对科研立项与财务立项情况，将科研已立、财务未立的项目筛选出来，留存底单，在下一年统一处理。

2.完善财务报销流程

财务报销在各个环节都存在一些问题，为了更好地适应大数据、人工智能、信息化的快速发展，引入新技术，完善报销流程十分必要。

首先，报销人对所有原始票据进行拍照上传，财务部门在报销环节中引入光学字符识别（Optical Character Recognition，OCR）技术[4]，通过对票据文字识别，进行初步检验。检验发票上的单位名称和税号是否正确、电子发票是否重复使用，通过与税务平台的业务对接，检验发票真伪。如果存在问题则退回。其次，通过票据文字识别，系统对报销业务智能分类、自动填报。在此环节，财务人员可以根据业务情况，在智能分类、填报的基础上，进行系统设定，自动弹出是/否选项。例如，对于固定资产类别，报销人需选择是/否已经登记固定资产，上传固定资产增加单，资产验收单；如果是会议费、培训费，报销人需选择是/否上传会议、培训通知或文件；如果金额达到一定额度，报销人需选择是/否上传采购合同、询价单等。通过系统设定，报销人可以初步判断上传的材料是否齐全，最大限度地在领导签字、财务审核前纠正错误。再次，材料齐全后，进行线上领导签字。各级领导可以通过手机、电脑登录系统，及时审核各项业务，避免公事外出、跨校区签字而导致报销滞后。最后，在各级领导签字后，报销人在系统上打印各级领导签字信息，将全部纸质票据递交财务部门。在票据审核中，如存在问题，财务人员需标明原因，票据退回；如准确无误，则对已检验过的票据进行电子存储。由于财政一体化平台付款中指标文号的选择直接影响了入账的会计科目，因而选择先行付款。支付成功后，系统将付款结果反馈给报销人。与此同时，将账务系统、报销系统、支付系统实现信息联动，自动生成对应凭证。对于特殊业务，进行人工处理。

（二）构建财务信息化共享平台

首先，财务部门与外部关联机构实现数据共享。将财务报账系统与税务系统对接，可以验证发票真伪；将财务报账系统与财政一体化平台对接，可以实现支付信息的自动导入；将财务账务系统与报账系统、财政一体化平台对接，可以快速生成各类凭证等。其次，财务部门与学校各部门实现数据共享。将财务处与人事处对接，实现工资与劳务费的统一查询和管理，通过公式设计，及时计算个人所得税金额；将财务处与国资处对接，及时核对固定资产登记情况，保证账账相符；将财务处与各教学单位对接，教学单位可以查询本部门所涉经费使用情况，统筹规划项目用途；将财务处与科研处对接，财务处可以及时明晰收入来源，科研处能及时查询项目进账情况，采取措施推进项目执行进度等。最后，财务部门与个人实现数据共享。个人通过系统，可以查询工资信息、项目经费使用情况、报销进度、报销付款情况，减少人工咨询环节，提高双方工作效率。

（三）加强规范化管理

一方面，完善财务报销规章制度。随着高校报销内容的不断丰富和相关要求的增多，现有的规章制度很难涵盖所有细节，因而需要重新制定一套适应当前报销形势的规章制度。此外，由于规章制度表达上较为官方，内容较长，报销人很难通读全文。财务部门可以总结一套简化版的报销规则，通俗地对常规性业务进行说明，使得报销人对报销材料、标准等要求一目了然。另一方面，提高财务信息化水平。通过引入OCR 技术，对连号发票进行有效识别，最大限度避免报销人对发票蓄意拆分。通过OCR 技术与电子存储系统[5]，全面提高财务信息化管理水平，高效查询各年度原始凭证。

（四）全面提高人员财务能力和水平

为更好应对大数据、人工智能、财务信息化的快速发展，一方面，财务人员应加强自我认知，自觉学习财务政策文件，更新业务知识，提高财务信息化水平。财务部门应加强对本部门人员的培训，使有关人员加深制度理解、明晰报销规范，统一报销口径。同时，通过定期轮岗等方式，全方位掌握业务知识，逐步由财务会计向管理会计过渡。另一方面，财务人员应定期对报销人员进行培训，通过宣传手册、PPT 材料等形式介绍报销规则及新形势下财务报销的流程变化，为报销人员答疑解惑。