高校档案工作中的法律问题研究

贾玉秀

包头师范学院，内蒙古 包头 014030

随着社会的不断进步和发展，档案进入了社会公众的生活中，公众利用档案的频率越来越高，人们对于档案的开放和利用的需求愈加强烈。《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）自1987 年施行，于2020 年修订以来，我国档案工作逐渐迈入法治化建设轨道。而后随着我国高等教育事业快速发展，2008 年教育部、国家档案局联合颁布《高等学校档案管理办法》，更为高校档案管理工作提供了必要的制度保障。

高校档案的合法使用是高校档案工作中的重要环节，应以《档案法》作为基础，同时结合《高等学校档案管理办法》，从高校档案自身特点和用户需求的实际出发，全面构建面向校内、兼顾社会的档案开放体系和服务利用工作模式，合理合法地开发利用档案资源，尽最大可能保障广大档案用户的需求［1］。

在现阶段，档案的开放利用虽然有了很大的发展，但是同时也被存在着的诸多涉及法律法规的问题制约着发展。诸如档案开放主体存在的不足，档案开放客体又难尽如人意，档案开放利用中还存在着很多阻碍公民档案利用权利实现的问题，档案开放利用的法治保障环境亟需完善等问题。

一、高校档案管理工作中涉及的法律问题

高校档案管理作为档案管理体系中一种较为独立的存在形式，对其管理工作过程中所涉及的一些法律问题应引起我们的重视，并对其进行深入研究。主要涉及的问题有以下几方面：

（一）档案开放主体地位存在不足

我们在对无差别人群进行调查后发现，仅有少部分人士对档案管理的主体比较了解，大部分人士对档案管理机构是管理档案的主体这一认知不够了解，比较模糊，不清楚。因此，高校档案要想在服务利用及开放方式上实现突破，自身必须具备一定的条件。现行法律文件对档案开放利用的主体地位不清晰，在现阶段，高校档案室作为档案开放利用义务主体的法律地位尚未得到明确，以档案管理机构为中心的开放模式还暂处于探索中，各部门机构之间的衔接关系尚未理顺，档案管理各机构尚未形成有机整体。

（二）档案开放客体难尽如人意

由于我国现行的法律法规还有待完善，使得档案开放客体存在各种各样的问题，这也在一定程度上影响着档案开放的广度和深度。一方面，法律缺乏明确的法律界定，档案管理部门主观的做法依然占主导地位，造成档案开放广度有限，难尽如人意；另一方面，对于档案开放范围，档案开放的界限模糊，档案在开放与不开放之间没有明确的法制指导，优先选择不开放，而且开放程序繁琐致使开放时间拖后，影响了档案开放的深度，难尽如人意；再一方面，公民知情权和隐私权冲突问题也是影响公民档案利用权利实现的重要因素。档案开放利用中知情权与隐私权之间存在着冲突问题，增加了档案开放的难度，难尽如人意。

（三）现有相关法律体系对公民档案利用权利的影响问题

由于我国相关法律体系还不是很完善，导致我国公民无法实现档案的完全利用。主要表现在：

1.各层级法律在制定时没有认真研究各层级法律，存在着同一层级之间法律内容规定相互矛盾，与上一层级法律不一致等问题，各级之间缺乏一致性。

2.《档案法》是一部档案管理的基本法，是对档案管理作出的一些原则性规定的法律。其对具体的档案管理工作起到原则性指导作用，并未对具体工作作细致性规定。在实际工作中会有许多细致性问题，《档案法》中并没有规定，或规定比较模糊，可适用性不足。

3.现有法律对档案开放利用的时间限制很严格。在我国《档案法》中规定，国家掌握国有档案的公布权，国家授权给档案馆或者有关机关对档案进行适时公布，若是对于在已经开放的档案中发现存在不宜向社会公开的内容，则可以不同意利用者公布［2］。这一规定尤其对于一些学术研究者来说，他们查询档案的主要目的就是为了能够利用档案，为学术研究所运用，但是很多档案到了开放期对外开放的时候却不能有效利用，该档案的利用价值已经大打折扣。

（四）档案开放的法制保障环境不够完善

我国现阶段档案开放环境和相应的法制保障均不够完善，主要表现在对档案开放的法制保障程度不够。档案管理主体不仅法律意识不强，而且相关规范性文件的内容规定也存在着错位、缺位等问题。有些受限档案存在着档案信息公开与档案公布的法律冲突、档案信息公开与学校保密工作的矛盾。这些受限档案由于受相应法律法规约束，可能影响了政务信息档案的公开。这在一定程度上考验着档案开放的深度，与档案的信息安全和法律保障是否匹配的问题。

二、解决档案服务利用及开放工作中相关问题的相应措施

对于以上在高校档案工作过程中出现的矛盾与问题，要针对具体的问题，经过细致认真的分析研究，采取切实有效的措施，来解决档案服务利用及开放工作中出现的问题。具体解决措施如下：

（一）以档案管理部门为主体，加强各部门之间密切衔接，形成合力

首先，高校应明确学校档案室是档案管理主体单位的法律地位。作为主体单位应对现行文件开放利用中的开放模式的探索加大力度，不断探索构建面向校内、兼顾社会的档案开放体系和服务利用工作模式。其次，建设档案管理体系应以档案管理机关为主体，对档案管理的各个环节加强建设，提高管理水平。纵向上对档案管理工作的各个环节，都应制定相应制度去进行规范。从档案收集、归档整理到开放利用加强管理，制定一套科学严谨的规章制度；横向上从档案接收到档案使用过程中相关的部门，也必须制定出相应的工作制度流程，用流程去理顺各部门之间的衔接关系。

在制定相关制度过程中，各相关部门既要依法行使好自己的权力，又不能制定出超越自己权限的规定；主体单位在制定制度流程过程中，要加强与其他档案部门的合作与协调，全面协调好各部门机构之间的衔接关系，共同制定出完善的规章制度，用科学成熟的制度流程理顺部门机构间的相互衔接关系，使整个档案管理体系形成有机整体。

在档案管理工作中，要明确档案管理部门的主体地位，以档案管理部门为主体，各部门之间密切衔接，形成合力，更好地为后续提升档案服务利用及开放工作水平奠定重要基础保障。

（二）档案开放客体需进一步加强

一方面，档案室要充分发挥主体功能，从收集立卷归档做起，注意尽可能多地进行有重点、有计划的收集、整理各门类的档案，要把基础打牢，丰富档案数量和质量［3］。只有提高了档案收集的广度，才能为后续提升档案开放的广度提供有利条件。另一方面，把有保存价值的档案集中管理，重要、涉密文件应分类单独重点管理。档案管理工作应首先对文件资料进行筛选，其收集和管理工作必须实行有效的制约和专业指导。另外，还要加强档案保密工作，对于受限档案应进行专业指导和评估，在确保档案信息安全原则下尽可能开放利用，有利于提升档案开放深度；再一方面，由于档案开放利用中隐私权和知情权之间存在着的矛盾冲突，进一步阻碍和影响了公民档案利用权利的实现。法律法规在对公开和保密二者进行界定的时候，由于两者之间并不存在着不可调和的矛盾，应该平衡二者之间的利益，在保护公民隐私权的同时，最大范围内满足公民的知情权，实现利益最大化，有利于提升档案开放的广度和深度。

所以，为提升档案开放的广度和深度，档案管理部门在加强自身建设的同时，要以《档案法》为依据，加快制定出具有规范性的规章制度，对档案客体开放的范围，开放的界限等方面做出规定，提供制度方向上的明确指导，做到有法可依，有章可循，用制度指导工作，用流程规范工作。使档案开放客体的广度和深度得到进一步加强，更好地实现公民档案利用的权利。

（三）建立完善公民档案利用权利的法律法规体系

1.以地方法律法规作为《档案法》辅助补充的多元法律体系

首先，要以《档案法》为基础，认真研究各级法律之间相关规定是否合法，有无冲突，使各法律之间保持一致性和合法性，避免出现相关内容相互抵牾、互相矛盾的问题。其次，《档案法》是一部档案管理的基本法，是对档案管理作出的一些原则性规定的法律。针对《档案法》本身的属性，我们要在遵守《档案法》原则基础上，制定一些地方性的法律法规，对一些细则问题进行补充规定，并不断修改完善，使之更具操作性。档案法规的完善，不仅法规部门要积极进行，而且要让广大档案工作者或社会人士参与，尽可能多地吸收他们的合理化建议。整个过程不能操之过急，要经过自下而上和自上而下的反复磨合与协调才能逐渐成熟。

2.正确理解限制，灵活把握期限

由于我国法律对于档案开放的时间限制严格，很多档案到了开放期对外开放的时候，其档案的利用价值已经大打折扣。公民应正确理解法律对档案开放利用的限制，档案管理主体应灵活地规定各类档案的封闭期限，尽可能加大档案的开放力度。当然对涉及国家重大发展问题、国家安全等方面的档案，严格执行封闭期，甚至延期开放这一问题，我们也要充分理解。

3.加快解决档案公开与档案利用一致性问题

适时完善档案公开与档案利用的一致性方面的立法，加快解决档案公开与档案利用之间不同步的问题，给公民利用档案提供便利条件。提高档案管理主体单位档案利用保障能力，对已公开的档案能够同时利用的，一定保障它们的一致性；对确实有困难需延迟利用的，要给出明确时间限制，尽快研究解决，缩短档案公开利用的时间，条件成熟一个就尽早开放利用一个，加快提高档案公开与利用的效率。

（四）完善档案开放的法制保障环境

我国现阶段的档案工作中档案开放环境和相应法制保障均不够完善，既影响了档案开放的程度，又显现出档案开放利用的信息安全和法律保障不匹配的问题。

完善法制保障首先就要加强法律意识，提高对档案开放的法制保障重视程度。要以《档案法》为依据，尽快完善相关规范性文件的内容规定，解决存在的错位、缺位等问题。其次，重点解决好我国《档案法》与《政府信息公开条例》之间的矛盾问题，切实落实相关的责任职责。有些受限档案受相应法律法规约束，高校档案利用和公布方面受到限制可能存在影响了政务信息档案公开的情况，同时档案信息公开也可能给保存档案的行政机关及档案行政管理部门的保密工作带来负面影响。这些档案存在着档案信息公开与档案公布的法律冲突、档案信息公开与学校保密工作的矛盾的问题。重点保密档案事关国家或个人秘密，是受法律所保护的，不能出现任何纰漏。对于涉密档案能否开放利用的界定，是由国家《保密法》作为法律依据。由于高校的《管理办法》必须以《档案法》为依据，作为行政法规，在法律的位阶层次中相对来说较低，其法律地位低于《档案法》和《保密法》，因此很难为受限档案开放带来实质性的突破。对于不能开放利用的受限档案，我们应当做到：局部利益应服从整体利益，个人权利应低于国家利益，作为局部个体应该充分理解支持。对于这些问题的出现，我们要用辩证的眼光去看待。受限涉密档案不同于一般档案，因其特殊性，在开放利用前就更需要建立严格完善的制度保障。从收集到的原始资料和数据，就要根据保密等级进行标注，从档案收集、归档整理到开放利用都进行统一管理，制定一套严格的规章制度，对于受限档案应进行专业指导和评估，在确保档案信息安全的原则下，评估能否开放利用。

在档案信息安全原则下严格限制使用的档案，如果是传统实体档案，因其唯一性的特质，限制使用就很可能意味着特定场所、特定对象、特定时间的现场利用受到限制。高校涉密档案开放利用应注意严格执行好法律法规，只有在确保档案信息安全的原则下，才能尽可能地保障档案用户的需求。在此基础上，才能真正解决档案信息公开与档案公布的法律冲突、档案信息公开与学校保密工作矛盾的问题。

三、结语

随着社会的不断进步和发展，高校档案管理水平的提升还任重道远。在今后的档案管理工作中，应与时俱进，适时改善工作思路，创新工作手段，不断查漏补缺。不但要善于发现问题，而且要擅于立足于解决问题。采取切实有效的措施，在合法合规的前提下，以制度建设为基础，以法律法规为依据，加强制度建设，完善相应法律法规保障，提高档案管理的水平，为高校档案的管理与服务利用保驾护航。