地方高校毕业生档案管理存在的问题与对策

文/湖南省衡阳师范学院 李彩云

毕业生档案是毕业生在校期间参加学习、工作、社会实践等方面的真实历史记录，也是国家干部人事档案的重要组成部分。毕业生档案是学校了解学生在校的综合表现状况的有效依据，也是大学生在今后就业及在单位中选拔、考核、任用过程中不可缺少的重要依据。除此之外，毕业生档案还关系到毕业生以后的职称评审、社保、退休的办理等与个人利益密切相关的事宜。然而，毕业生档案管理中仍存在一定的问题，探索地方高校毕业生档案管理存在的问题和对策，有助于促进毕业生职业发展，也能为国家更好地选拔人才提供相应的凭证。

一、地方高校毕业生档案管理存在的问题

（一）负责毕业生档案管理的工作人员流动性大。在地方高校，负责毕业生档案收集、整理、归档移交的是各院（系）辅导员。而各院（系）辅导员因各种各样的原因在其岗位工作时间不长，这就需要学校不断地招聘辅导员老师，从而造成新来的老师对毕业生档案没有正确全面的认识，不能很好地给予毕业生有关档案方面的业务指导。

（二）毕业生本人对档案认识不足。很多毕业生不清楚毕业生档案归档材料、毕业生档案的去向、毕业生学籍档案与毕业生人事档案的区别，以及毕业生档案查询、转递的流程等。很多毕业生认为档案可有可无，只有需要用到档案时，毕业生才想到咨询个人档案去向并进行调档。档案中的很多内容对于学生在毕业之后的考试、职称评定、选拔和晋级等职业发展有着十分重要的影响。有了档案，就可以享受相关的人事、劳动、社会保障服务，然而档案发挥作用的前提是，毕业生档案转递至具有人事档案保管权限的单位或相应的人力资源服务中心。但是，毕业生本人对此却没有正确的认识。

（三）档案整理及转递信息的填写不够规范。因各学院负责毕业生档案管理的老师流动性大，很多老师不熟悉档案的收集、整理、归档、转递情况，加之毕业生毕业时，档案的征收、整理时间紧、任务重，很多老师都是通过指导个别学生，或与学生一起收集、整理、移交毕业生档案。对于毕业生档案转递信息的填写，由毕业生个人填写、学院审核。由于各学院毕业生人数较多，征收、转递时间紧，造成有些学院未审核毕业生档案转递信息，有的转递信息档案接收单位与档案接收地址不相符，有的未按照档案接收单位要求申请开具调档函，或有些地址填写为不具备档案保管权限资质的中小学、私企或家庭地址，这就对毕业生档案的安全性造成了很大的安全隐患。

（四）滞留在校的往届毕业生档案较多。毕业生档案集中转递时，由于毕业生填写的转递信息不准确或毕业生档案不完整而造成毕业生档案退回学校；毕业时，有些毕业生申请档案留校，多年来又对个人档案不闻不问，造成该类档案长期滞留在学校；虽然有关制度规定，学生毕业后，档案可保留在学校两年，两年择业期满后，由学校统一转回生源地。但近几年实际情况是，两年择业期满的毕业生档案，尤其是湖南省很多人力资源服务中心不再直接接收该类毕业生档案，需要毕业生本人先到相应的人力资源服务中心申请托管，开具调档函，学校根据调档函要求进行转递才可接收，这就对学校的毕业生档案管理工作造成很大困难。对于退学学生档案，如果学生不再需要，该类档案基本上成为学校死档。基于以上原因，滞留在校的毕业生档案越来越多，不仅占用库房空间，还给毕业生档案管理带来诸多不便。

（五）毕业生档案集中顺利转递难。从毕业生档案征收到毕业生档案转递，有半个月左右的时间，而在此期间，还会出现毕业生因各种各样的原因要提前调档、更改地址、改派报到证等相关事宜，这就造成毕业生档案转递信息不断改变的情况。另外，毕业生大多不清楚个人档案需转递到何处，而湖南省内各市区人力资源服务中心接收毕业生档案的要求也各不相同。有的市人力资源服务中心对学校寄递的本市区的毕业生档案，无条件直接接收；有的市人力资源服务中心只接受有限几个市区的毕业生档案；还有的市人力资源服务中心需要毕业生先去其单位申请开具调档函，学校档案管理部门按照相关要求做好移交，才接收学校集中转递的毕业生档案。

（六）档案信息化建设不足。虽然学校的档案信息化建设使得毕业生在查询个人档案去向方面有了更多选择，但在对外服务方面，还未能做到规范服务。关于档案查询和转递，目前限于传统的线下办理，未能实现远程服务，这就给远在外地的广大校友带来很大不便。

二、解决地方高校毕业生档案管理问题的策略

（一）完善学校规章制度，从政策上吸引人才，稳定辅导员队伍。学校要出台相应的规章制度，给辅导员提供晋升的渠道，以激发他们工作的积极性。只有各学院从事档案管理工作的师资队伍稳定了，才能顺利做好毕业生档案的整理、归档移交工作，并且给予毕业生有关档案转递方面的指导。

（二）加大档案知识的宣传教育，提高师生档案意识。加大宣传是加强毕业生档案管理的最直接的方式，这种潜移默化的影响具有长期性和有效性。学校每年要通过讲座、座谈会、展板展示、网上公布、宣传手册下发，并借助校园网广播等多种形式，使广大教师、学生了解档案归档内容，清楚毕业生档案对学生个人以后发展的重要作用和意义，掌握各种就业类型毕业生档案的去向，了解毕业生档案查询、提取等业务办理的流程，从而减少“留档”“弃档”等现象的发生。

关于毕业生档案归档内容，《高等学校档案管理办法》规定，主要包括高等学校培养的学历教育、学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。关于档案去向，对于考取研究生的，其档案按录取院校地址转递。其中，到机关、国有企事业单位就业或定向招生就业的，转递至就业单位或定向单位；到非公单位就业的，转递至就业地或户籍地公共就业人才服务机构；暂未就业的，转递至户籍地公共就业人才服务机构。对于退学学生档案，出于对学生档案真实性和完整性的保护，严格按照学校规定进行转递。同时，毕业生应当重视个人档案，及时了解学校转递毕业生档案时间，主动查询、确认自己的档案是否已经接收。若转递两个月后档案接收单位仍未收到，则要联系学校档案管理人员查询档案快递单号，查找档案转递情况。

（三）提高档案管理工作人员的业务素质和综合素质，加强毕业生档案管理水平。鉴于毕业生档案对学生以后职业发展的重要性，学校要选拔一批认真负责、综合素质过硬的人员从事档案管理工作，并经常予以培训，提高其业务素质。只有自身专业技术方面的知识过硬，才能对各教学院兼职毕业生档案管理工作的教师做好指导、督查工作，对于转递毕业生档案的合作公司，要做好整理、统计、移交工作；对于毕业生档案转递情况，要及时上传到学生档案去向查询系统，方便毕业生本人查询；对于退回学校的毕业生档案，档案管理部门要及时做好收集、整理、统计工作，并及时告知各教学院，由各教学院及时通知毕业生档案退档情况，再由学生按照学校毕业生档案提档要求，及时办理档案转递手续，最后由档案管理部门重新将毕业生档案寄出。

（四）规范毕业生档案转递程序。为保障毕业生档案转递的安全性，学校要通过中国邮政EMS采用一档一袋的方式进行转递。关于毕业生档案去向，对于有三方协议的毕业生，招生与就业指导处要与各教学院、档案管理部门做好衔接工作，对于毕业生的档案去向要明确告知学生，帮助毕业生填写好档案转递信息。未就业的毕业生或是到非公单位就业的毕业生，档案管理工作人员要对毕业生做好档案去向的宣传和指导，尤其是湖南户口所在地的毕业生，要根据各人力资源服务中心的要求，在网上或线下申请开具调档函，并根据调档函要求，填写好档案转递信息，再由各教学院负责毕业生档案管理的老师将调档函上相关材料粘贴到毕业生档案袋上，为毕业生档案顺利转递做好准备。负责毕业生档案收集、整理、归档的老师，应在档案工作人员的指导和督查下，将毕业生档案袋规范填写并进行密封，且盖好密封章。对于毕业生档案转递时，需要装入有“高校学生档案专用”标志的统一封套，在快递面单填写寄出单位和寄往单位信息，并在封口处加盖寄出单位骑缝章。同时，学校档案管理部门要积极与各人才服务中心做好对接与联系，按照各人才服务机构的要求做好转递、移交工作，确保毕业生档案安全、顺利转递。

（五）加大经费投入，加强档案信息化建设。在国家大力倡导促进档案事业高质量发展的同时，学校要加大档案业务对外服务的便利性，进一步强化档案管理的服务意识，不仅可以实现线下办理档案查询、转递业务，还能提供档案业务远程服务功能的目的。做好毕业生个人信息安全性并建立档案查询反馈系统，方便广大师生即使不回学校，在任何地方都能很好地完成相应档案的查询并办理转递业务，真正做到服务社会，为广大师生办好实事。

三、结语

在就业环境日益复杂的社会环境下，高校要做好毕业生档案管理工作，为毕业生顺利就业保驾护航。高校毕业生档案管理工作为学生自身的职业发展以及企事业单位用人提供了良好的依据，毕业生档案管理关系着学生的切身利益与高校的发展与声誉。鉴于地方高校毕业生档案管理存在的问题，需要进一步完善学校规章制度，从政策上吸引人才，稳定辅导员队伍；要加大档案知识的宣传教育，提高师生档案意识；要提高档案管理工作人员的业务素质和综合素质，从而提高毕业生档案管理水平；要规范毕业生档案转递程序；要加大经费投入，加强档案信息化建设，不断提高地方高校毕业生档案管理工作的水平和质量。