关于依托财务内控制度提升财务档案信息化管理水平的思考

文/渭南市临渭区水政监察大队 王丹

随着互联网、大数据、人工智能等技术的蓬勃发展，财务档案管理在企业运营分析、经济决策等方面的重要性日渐凸显，需要企业在进行财务档案信息化处理的同时，立足企业运营发展实际，制定完善的财务内控制度，以此来规避各种贪污腐败行为或不良事件，切实保障企业资产的安全完整。因此，加强对财务内控制度提升财务档案信息化管理水平的思考研究，对于促进企业财务活动顺利实施有着不容忽视的重要影响。

一、财务内控制度与财务档案信息化管理概述

（一）财务内控制度概述。从整体来看，财务内控制度主要是财务组织或财务管理部门为优化各项资源配置、保证财务信息真实有效和保护企业资产安全所开展的一系列管理举措，对于提高财务管理工作效率、科学控制运营风险和规避各类徇私舞弊行为有着关键性作用。通常情况下，企业财务内控制度系统由控制环境、控制活动、风险评估、信息与沟通、监控等基本要素构成。科学合理的财务内控制度，能够为财务档案信息化管理打下坚实的基础，有利于企业长远经营目标的顺利实现。

（二）财务档案信息化管理概述。财务档案管理是一项兼具专业性、严谨性和复杂性的综合工程，需要相关工作人员严格按照国家档案管理的规定及财务档案管理办法，规范落实财务档案的编制装订、归纳整理、分类保管等基础工作，以实现各职能部门信息的实时交互与共享。财务档案信息化管理是基于以往管理模式的基础上，依托网络信息技术或智能化处理手段，对财务档案进行采集、整理和存储的管理措施，能够更好地保证财务档案信息的精准性、安全性和时效性，有利于为管理层调整运营决策提供可靠的参考资料。尤其是在财务内控制度的约束下，通过规范实施财务档案信息化管理工作，可以有效改善以往账实不符、资金信息缺失等问题，促使财务档案管理工作朝着更加规范、科学的方向转变。

二、财务内控制度在财务档案管理中的重要性

（一）财务档案管理客观体现了财务内控制度原则。财务档案作为财务核算过程中产生和接收的财务信息资料，能够客观体现财务内控制度的相关原则，高度重视财务内控制度建设，并将全面性、适应性、制衡性原则按照规定要求渗透到内部控制的整个过程中，能够全面控制各项业务事项与经济活动。此外，在互联网技术不断发展的背景下，财务档案管理方法、存档模式、归档内容均发生了诸多变动，在某种程度上体现了财务内控制度的适应性原则，同时也会反作用于财务档案管理工作，有利于更好地提升财务档案管理的整体工作成效。

（二）财务内控制度与财务档案管理相互制约。各种类型的经济活动均包含在财务会计档案中。财务会计档案能够详细记录预算管理、事中核算、事后决算等各项工作内容，以实现对各项经济活动全过程的动态管控，切实保证财务档案信息的真实性与精准度。由此可见，财务档案管理与财务内控制度的关联密切，财务内控制度是优化财务会计档案管理质量的有效措施，有利于推动日常管理工作的顺利开展。

（三）财务内控制度对财务档案管理具有指导作用。从本质上来看，财务内控制度对财务档案管理工作起到了一定的指导作用，体现为要求各单位或企业制定相对完善的财务内控制度，尤其是在人员管理方面，需要注重财务会计人员业务能力与职业素养的稳步提升，并通过贯彻落实财会人员岗位责任制度，进一步规范工作基础。此外，在财务档案管理方面，要求明确会计凭证处理、财务会计报表处理和会计账簿处理等程序，进而为提高财务档案管理效果夯实根基。所以，财务内控制度有利于确保财务档案管理工作的落实质效。

三、当前财务档案信息化管理工作中存在的问题

（一）财务档案信息化管理意识淡薄。当前，很多企业普遍存在对财务档案信息化管理认识不足的问题，认为日常运营管理的重点是在业务拓展、规模扩大等层面，并且应将全部精力、财力集中在一线业务部门，尤其是管理层及有关工作人员，尚未意识到财务档案管理对企业长远发展的重要性，未能对财务档案工作方法、内容进行系统了解，这就使得相关工作仍停留在档案信息采集、资料外调、查档、保管等基础层面，难以发挥财务档案管理的最大效用。此外，由于管理层对财务档案管理的重视程度不足，没有围绕财务档案信息化管理进行相应的技术培训或知识讲座，加之相关软硬件基础设施配置与信息化建设投入不足，均对财务档案信息化管理造成了负面影响。

（二）财务档案信息化管理制度不够完善。由于我国财务档案信息化管理的研究起步相对较晚，可供参考的文献资料十分匮乏，这就使得多数企业仍面临着财务档案信息化管理制度不够完善的现实困境，加之管理层对财务档案信息化管理不够重视，没有立足企业发展规划制定一套科学的财务档案管理办法，最终导致财务档案信息化管理工作的落实效果并不理想，甚至存在财务档案资料被篡改或丢失的风险隐患，难以确保企业财务档案信息化管理的有效性。

（三）财务档案管理人员的素质有待提升。财务档案管理人员需要具备扎实的专业理论知识、计算机应用能力和实践经验。但目前很多企业的财务档案人员信息技术应用能力与职业素养不足、财务档案信息化管理意识淡薄，在实际的财务档案管理工作中只能沿用传统的档案管理方式，致使财务档案管理工作的整体效率相对较低，并且在录入财务档案数据时很容易发生数据处理不及时、信息遗漏、业务频繁操作等问题，不仅难以满足新时代的工作需求，还会严重阻碍财务档案信息化管理的整体建设步伐。

（四）财务档案信息化管理系统存在严重缺陷。一些企业出于对自身建设规模和经济实力的考量，并未积极引入先进的智能办公设备和现代信息技术，也没有依托互联网构建完善的财务档案信息化管理系统，在很大程度上阻碍了财务档案信息化管理工作的顺利开展。即使一些企业已经构建了较为完善的财务档案信息化管理系统，但在电子化财务档案存储、查询和应用方面仍有很大的提升空间。由于财务档案信息化系统始终处于一个相对开放的网络环境中，很容易受到系统漏洞、病毒入侵、黑客攻击等因素的影响，在实际工作中容易发生财务档案数据丢失、重要信息泄露等情况，极大地增加了财务档案信息的不安全性。

四、依托财务内控制度提升财务档案信息化管理水平的具体对策

（一）强化全员的信息化财务档案管理意识。新时期，想要有效改善财务档案管理中的现存问题，规范落实财务内控制度建设，不断提高财务档案信息化管理水平，必须从思想意识层面入手，立足企业运营发展实际，有针对性地强化管理层及有关工作人员的财务档案信息化管理意识，使其充分意识到财务档案信息化管理的重要性。第一，企业管理层应发挥自身的示范引领作用，主动摒弃传统、滞后的思想观念与思维模式，积极借鉴同行业领域前沿企业的先进理念与实践经验，对现行财务档案管理模式中的不合理之处进行优化、完善。同时，企业管理层及财务档案管理人员应做好各个方面的支持工作，尤其是在资金投入、软硬件基础设施建设和人才配置方面，不仅要及时引入先进的智能化办公设备与软件，还应设置独立、权威的财务档案管理部门，由专业的管理人员负责各项工作，以确保财务档案信息化管理工作的顺利实施。第二，企业应加大对财务档案信息化管理知识的宣传和教育力度，可采用线上与线下相结合的方式，或者定期组织专业化的知识讲座或继续教育活动，不断提高财务部门与业务部门对内控制度建设的重视程度，加深有关工作人员对财务档案信息化管理的正确认识，逐步在企业内部形成良好的信息化管理氛围，为推动财务内控制度建设及财务档案信息化管理夯实思想根基。

（二）完善财务档案信息化管理及内控制度。为更好地推动财务档案信息化管理工作的有序实施，应在强化全员信息化财务档案管理意识的基础上，立足企业的运营现状与未来发展走向，建立完善的财务档案管理及内控制度，明确财务档案管理人员的工作内容与岗位职责，以保证财务档案管理工作的规范化、标准化组织实施。第一，企业可通过建立完善的电子签单制度及责任追究机制，精细划分财务部门与业务部门的管辖范畴，明确财务档案采集、分类、归纳和保存的具体程序和责任主体，以实现对电子文件签订的精细化管理，有效防范因操作不当或违规操作而引发的信息泄露、篡改问题。第二，企业可通过完善财务内控制度及档案管理机制，有针对性地强化工作人员的责任意识与风险防范意识，规范落实事前预测、事中控制及事后反馈追踪等工作，最大限度地保障财务档案管理信息的真实与完整。第三，为保证财务档案管理机制的贯彻落实，应注重量化考核机制的有效融入，严格遵循财务内控制度的相关原则，明确专职或兼职财务档案人员的职责分工，以确保财务档案管理工作能够有章可循、权责到人。在此基础上，还应尽快组建专业化的财务内控监督队伍，围绕重点部门、业务和经济事项进行常规监督或不定期突击检查，以便及时识别、解决财务内控制度中存在的问题。

（三）提高财务档案管理队伍的整体素质。鉴于财务档案管理本身的特殊性，想要全面提高财务档案信息化管理水平，仅靠完善财务档案信息化管理机制及内控制度是不够的，还应注重财务档案管理队伍整体素养和业务能力的稳步提升。第一，企业应根据不同时期的运营实际与财务档案管理需要，制订长期或短期的人才招聘计划，并通过创新优化人才培养及选拔机制，广泛吸纳、引入兼具财务档案管理经验与现代技术应用能力的复合型人才，尽快组建一支满足财务档案信息化基本需求的管理队伍。第二，针对现有的财务档案管理人员，应通过定期组织专家知识讲座、工作指导、技能训练等多元化培训活动，帮助工作人员掌握最新的专业理论知识和岗位技能，进一步提高财务档案管理队伍的整体素养。第三，应通过建立完善的奖惩激励机制及考核体系，有效激活各岗位人员的工作热情与内在驱动力，并根据在职职工的技术水平、知识结构等，统筹规划工作岗位和具体职责，真正发挥每一位工作人员的潜能，共同推进财务档案信息化管理工作的高效高质开展。

（四）注重财务档案信息化系统的安全管理。在信息化时代背景下，传统的财务档案管理模式已无法满足日渐复杂的工作需求，企业必须紧跟时代发展步伐，对现有的财务档案管理模式进行优化创新，根据财务内控制度的相关规定，持续加强财务档案信息化系统建设力度。具体来讲，企业可依托互联网、大数据、人工智能等现代信息技术手段，积极搭建完善的财务档案信息化管理系统，不断优化财务档案管理流程，以实现各项财务档案数据的实时交互与高效共享。在此基础上，通过建立健全财务内控制度，制定统一、标准的信息编码，进一步提高财务档案管理的信息化、规范化水平。此外，为有效规避财务档案信息丢失或泄露问题，企业不仅要做好纸质版与数字化财务档案信息的备份、加密工作，还应在现有的财务档案信息化系统中增设防火墙、安全密钥、数字签名等多重防护措施，不断提高信息系统的安全性能，有效规避因系统漏洞、黑客攻击和病毒入侵而出现的信息安全隐患，最大限度地维护财务档案信息系统的稳定、安全运行，为提高财务档案信息化管理水平保驾护航。

五、结语

财务内控制度对提升财务档案信息化管理水平有着不容忽视的作用，是新时期提高财务档案管理质量、科学降低风险隐患的关键所在。为了确保财务档案的信息化管理水平，必须借助完善的财务内控制度，并通过强化财务档案信息化管理意识、建立健全财务管理机制、加强专业化财务管理人才队伍建设、完善财务档案信息化管理系统等措施，全面提高财务档案信息化、规范化管理水平，从而为加强财务内控制度建设及未来长远发展助力。