高校人事档案大数据管理模式与应用研究

文/中国音乐学院 刘子凡

大数据时代背景下，各行各业都深受大数据环境的影响，高校人事档案管理工作也不例外，为了更好地满足高校人事档案管理的需求，推进高校人事档案信息化建设，有必要对高校人事档案管理模式进行创新。数据管理简化了档案管理流程，提升了档案管理效率，节省了档案管理时间，减轻了档案管理人员压力。从这一层面看，高校在人事档案管理过程中有必要将大数据与高校人事档案管理深度融合，打造高校人事档案大数据管理模式，并在实践中加以探讨和完善。

一、高校人事档案大数据管理模式及应用体现

高校人事档案管理工作在其中发挥着重要作用，为进一步提升高校在人才选拔任用方面的科学性和合理性，有必要对高校人事档案管理模式进行创新，通过大数据、云计算等技术应用，形成高校人事档案大数据管理模式，实现对高校人事档案信息的合理利用，为高校人事方面决策以及选人、用人提供全方位的数据支持。

（一）高校人事档案收集与大数据。传统高校人事的信息收集主要以纸质材料为主，不仅会影响人事的信息收集效率，也难以确保人事档案信息收集的系统性和全面性。高校人事档案大数据管理模式的应用，能够使原来静态的纸质档案逐渐转变为动态的信息档案收集，进一步提升了人事档案信息收集的客观性、全面性。在人事档收集过程中，能够对教职工的教学、科研、社会服务、薪酬待遇、考勤、技能、职业资格等相关信息进行自动收集。同时，还能够对教职工的兴趣爱好、特点、家庭背景、社会关系、健康状况等信息进行采集，更加真实客观地反映高校教职工的成长情况以及在高校任职的工作情况。这些信息不仅为高校人事安排和人力资源开发提供全方位的数据支撑，同时也能够形成内容更为宽泛、具体、真实的高校人事档案数据库。

（二）高校人事管理决策与大数据。高校人事管理决策是高校人力资源开发的重要组成部分，合理的人事管理决策能够进一步提升高校人力资源开发效果，促进高校可持续发展。高校人事档案大数据管理能够实现高校人事档案管理与大数据的深度融合，通过对高校人事档案信息的深度挖掘，能够更加准确地预测高校人力资源的未来发展趋势。在此基础之上，为高校人事管理决策提供依据。借助大数据技术可以对高校人事大数据库信息进行聚类分类和相关性分析，找到不同数据之间的关联性，更好地分析岗位需求与人才的匹配关系、教师招聘与高校发展之间的关系、离职因素与高层次人才稳定之间的关系，进而为高校高层次人才引进、教师招聘、人力资源规划提供全新思路，更好地实现人岗精准匹配，进一步提升师资队伍建设水平，有效消除教师离岗因素，稳定高层次人才队伍，进而促进高校全面发展。

二、高校人事档案大数据管理模式的应用困境

大数据与高校人事档案管理融合，有助于提升高校人事档案管理水平。当前，部分高校在推进人事档案大数据管理模式创新方面存在一些亟待解决的问题，特别是现有的制度机制建设不完善，人事档案信息收集渠道过于单一，人事档案信息数据分析水平偏低，这些因素都不利于高校人事档案信息数据功能和作用的发挥，也难以体现出高校人事档案大数据管理模式的特点和优势。

（一）现有人事档案数字化管理机制不完善。当前，部分高校在人事档案大数据管理模式创新过程中没有给予人事档案制度机制建设足够的重视，特别是一些经济欠发达地区的高校，因预算不足导致与人事档案数字化管理相关的硬件设施资金投入不足。同时，没有建立起相对先进的人事档案大数据管理系统，在人事档案数据开发、利用方面能力有限。从制度机制落实层面看，由于当前部分高校在人事档案数字化管理制度机制建设方面存在弊端和不足，这在客观上导致了很多制度机制落实缺少环境和对象，很多制度机制形同虚设，难以为高校人事档案数字化管理提供制度支持，也无法为高校人事档案大数据管理模式创新提供依据。

（二）现有人事档案信息搜集渠道较为单一。高校人事档案大数据管理模式符合新时期高校人事档案管理工作的现实诉求，要想对高校人事档案信息进行系统开发，需要对高校人事档案信息进行收集，形成专门的人事档案数据库，人事档案数据库获得的信息越多，在开发过程中所获得的结果就越科学，越贴近高校人事档案管理实际。但目前看，在高校人事档案信息收集方面还存在一些不足，特别是信息收集渠道单一在很大程度上制约了高校人事档案数据库建设。一方面，部分教师对于高校人事档案大数据管理模式了解不多，在相关信息上报过程中还存在着疑虑，这客观上造成了高校人事档案信息报送很容易出现内容不全等问题，所获得的信息难以反映出个人评价的整体现状；另一方面，落后的人事档案大数据管理系统成为制约人事档案信息收集的重要因素。

（三）现有人事档案信息数据分析水平偏低。对于高校而言，之所以要推进人事档案大数据管理模式创新应用，就在于要将人事档案信息收集起来，挖掘人事档案信息的潜在价值，更好地服务高校人事管理工作和人力资源开发工作。但目前部分高校在人事信息数据分析方面存在短板。一方面，由于前期资金投入不足，高校人事档案信息化建设难以引入先进技术和硬件设施，难以对现有的人事档案信息数据进行挖掘；另一方面，部分高校人事档案管理人员对大数据、云计算等知识掌握得不够系统，难以真正地将现代信息技术与高校人事档案信息数据挖掘有机结合，因此所推出的一系列人事档案信息成果价值相对较小。

三、高校人事档案大数据管理模式的应用建议

重视人事档案管理工作，主动引进大数据、云计算等技术，实现对高校人事档案信息资源的深度开发。高校人事档案大数据管理模式应用属于高校人事档案管理工作创新的重要方面，通过搭建人事档案数据管理平台，优化人事档案信息管理制度，实现对高校人事档案信息资源的深度开发，提升高校人事档案管理水平，更好地服务高校人事工作。

（一）搭建人事档案数据管理平台。新时期，随着网络信息技术的不断发展，为高校人事档案大数据管理模式创新提供了技术支撑。为更好地对高校人事档案信息资源进行合理利用开发，有必要搭建人事档案数据管理平台。一方面，高校要与知名互联网企业进行合作，对高校人事档案数据管理平台的各项功能进行优化，建立功能完备、分类明确，能够实现动态管理的人事档案数据管理平台，实现对人事档案数据的自动录入，并对不同种类的人事档案信息进行明确区分；另一方面，要建立相应的人事档案数据库，便于人事档案信息的查找、调转、利用和开发，进一步提升人事档案数据的完整性、准确性和共享性。此外，要注重人事档案数据管理平台的后期维护，主动引进现代信息技术，进一步提升人事档案数据管理平台的智能化水平，为高校人事档案大数据管理模式具体落地提供平台。

（二）优化人事档案信息管理制度。制度机制建设既是高校人事档案大数据管理模式的重要方面，也是推动高校人事档案信息化、数据化建设的重要依据。因此，有必要将优化人事档案信息管理制度作为当前高校人事档案管理工作的重要方面。一方面，主要领导要充分认识到人事档案信息管理制度建设的重要性和必要性，要结合高校人事档案大数据管理模式的实际需要，对原有的人事档案信息管理制度进行重新梳理，对于一些落后的人事档案管理制度要予以废止，并结合高校人事档案大数据管理出现的新情况、新特征，对相关制度机制进行完善和创新；另一方面，加大对人事档案信息管理制度的落实力度，进一步规范高校人事档案大数据管理流程，确保高校人事档案大数据管理工作有章可循。

（三）为档案大数据管理提供资源支持。高校人事档案大数据管理模式具体落地需要多方面的资源支持。为此，高校有必要结合大数据管理模式的实际需要为其提供必要的人才支持、技术支持和资金支持，为高校人事档案大数据相关工作的开展配齐相应的硬件设施和软件系统。同时，要加强人事档案管理人员培训，组建优秀人才队伍，进一步提升高校人事档案管理人员的技术能力和专业水平。此外，还要加大对高校人事档案大数据信息的保护力度，通过硬件设施完善和制度机制落实，切实保障高校人事档案信息安全。

四、结语

新形势下，高校在推进人事档案信息化建设过程中，应将人事档案大数据管理模式作为重要方面，在具体实施过程中，高校主要领导要充分认识到推进高校人事档案大数据管理模式创新的重要性，并为其提供资源支持和环境支持，不断优化高校人事档案管理流程，进一步提升高校人事档案信息资源利用效果，更好地为高校引进人才、发展战略落实、人力资源开发提供数据支撑。