高职院校档案管理的创新与优化研究

摘 要：在新的时代发展背景下，高职院校的档案管理工作者要想更好地促进档案管理工作的创新，优化档案管理工作方法，就要在实际工作中深入剖析现阶段档案管理工作中的不足，并立足时代发展的需求，在日常工作的推进中端正档案管理工作态度，始终以专业的精神和敬业的态度面对档案管理的工作需求。本文基于作者工作实际，秉持高职院校档案管理创新与优化的宗旨，阐述档案管理工作的背景，指出档案管理工作的重要性，并剖析现阶段在档案管理工作中的不足，提出创新和优化高职院校档案管理工作的路径，以达到更好地开展档案管理工作的目的。

关键词：档案管理；高职院校；创新策略；优化方法

时代的进步使各行各业都发生了翻天覆地的变化，高职院校的档案管理工作更是如此。在21世纪的今天，作为高职院校的档案管理工作者，要想创新学校档案管理的方式，提升档案管理的效率，就需要在自身工作范围内，因地制宜，以最大限度地确保档案资料保存的时效性，为更好地服务后续的档案管理工作，提出了更高的要求。

信息化时代，瞬息万变的资讯使得工作中所产生的一切信息似乎都变得有章可循，为后续工作的开展提供有效的参考。同时，鉴于现阶段我国社会背景下的人才培养需要，人才的培养和学校的建设发展都是连续和动态的，因此，必须要求档案管理工作要创新和优化，对学校众多的档案资料进行恰当的处理，如对校史、教师和学生等多种档案资源开展有效管理，以达到更好地管理档案资料的目的。

现阶段的社会发展要求档案管理工作必须要创新管理方式和优化管理路径，但在实际的档案管理工作中，还有一些高职院校的档案管理工作人员没有意识到管理创新的重要性及应该改进和完善的地方。另外，有一些高职院校虽然根据实际状况，在档案管理中利用互联网技术建立了专门的档案管理工作系统，也逐渐开始摸索更好地传承历史记忆和传播校园文化的档案管理方式，但很多档案管理工作的创新推进仍然面临许多无法解决的问题，使得档案管理的创新性和优化措施得不到有效落实，阻碍了学校档案管理的创新和优化。

本文结合作者工作实际，秉持有效开展高职院校档案管理优化的宗旨，在梳理现阶段高职院校档案管理工作重要性的基础上，分析存在的不足，基于现状阐述造成这些不足的原因，并提出对应的优化措施，以达到更好地发挥互联网技术对档案管理工作方式创新的作用，以及更有效地推进高职院校档案管理信息化建设，提升高职院校档案管理工作的效率和便捷度，促进高职院校档案管理方法创新和路径优化的目的。

一、高职院校档案管理工作的重要性

时代的发展要求学校的档案管理必须践行相关法规制度的要求，必须以党的二十大关于新时代档案管理工作的新要求为契机，发挥档案管理对信息保存的真实性和客观公正性要求，使档案资源可以更好地共享和查阅。显然，这是制度层面对档案管理提出的新要求，也是在档案管理工作中应该践行的准则。

新时代发展背景下，在我國教育体系相关教学工作的推进中，对人才的培养已经逐步开始转向职业化的培养路径，对职业院校的教育提出了更新更高的要求，因此，面对日益增多的高职院校，要想更好地促进学校教学工作就必须重视档案管理，在学校的建设和人才的培养中，必须要重视档案管理工作，以档案管理工作的时效性和准确性更好地推动学校教育的开展。

在21世纪的今天，作为一名从事档案管理的专业工作人员，已经意识到档案作为信息资源和无形资产的重要性。历史的车轮推动时代的发展，作为高职院校而言，要想拥有更多的发展，就必须要做好档案资料的管理工作，始终以专业的职业素养面对档案的价值，面对档案资料中所蕴含的知识，做到档案信息记录真实，资料保存可靠，以此发挥档案管理对校园文化的推动作用，激发教职工和学生的爱校情怀，通过档案管理更好地保护学校的无形资产，促进学校朝着更好的方向发展。

二、高职院校档案管理工作中存在的问题

档案本身具有经济价值大、文化内涵丰富的特点，在高职院校档案管理工作的推进中，必须更高效地发挥档案管理对学校建设和学生培养的积极推动作用，做好档案资料的有效管理。但在实际工作中，发现档案管理中还存在许多亟待解决的问题，这些问题的存在阻碍了档案管理方式的创新和管理路径的优化。

1.档案管理工作意识相对落后

基于自身观察和相关工作的反思发现，现阶段存在较为严重的问题之一是管理工作意识较为落后。这种不先进不仅在一定程度上阻碍了学校档案管理工作的进步，也在一定程度上妨碍了现代化发展背景下高职院校教育水平的提升。随着社会的发展和教育水平的提高，高职院校的数量越来越多、规模越来越大是必然趋势，面对这样的发展态势，作为档案管理工作人员，其档案资料管理的意识仍然停留在传统的资料保管中，如果在档案管理中只是简单、机械地记录已经发生的事情，或者是简单地整理和分类。这样的档案资料管理在短时间内似乎满足了高职院校的正常运营需要。长此以往，这种档案管理思想将会造成学校档案资料流失，使学校在后期的发展中无法借鉴先前办学的先进经验，也没有参考凭据可以杜绝曾经发生的问题再次出现，使学校的档案资料管理跟不上时代的步伐，也许短期确实没有明显的影响，但长此以往使得高职院校的发展方向和人才培养需求达不到社会的需要。

2.档案管理队伍水平不高

学校的档案承载了大量的校史、师资队伍发展史和学生培养史等相关资讯，档案信息记录需要学校的档案管理工作者专业素养要高，可以较好地胜任学校的档案管理工作。但实际上，受限于现阶段我国教育体系大环境的影响以及职业教育现阶段的发展瓶颈，很多高职院校的档案管理工作者并没有及时提升自己的档案管理水平，档案管理的人才队伍在专业上受到限制，因此，当他们面对信息社会较为复杂的档案资料时，出现不熟悉或者根本不知道如何高效、有序实施档案管理的现状。他们在档案管理中因为流程不熟悉，工作推进不细致的情况时有发生，从而对新时代的档案管理创新和优化造成了极大的阻碍。

3.档案管理方法不科学

常言道：“良好的开端是成功的一半。”高职院校的长期发展更是如此。在学校的建设和发展中，只有做好了前期档案资料的留存，采用科学、合理的方式有效记录相关的档案资料，才可以使所记录的资料充分发挥信息载体功能。但是，纵观现阶段的档案管理工作发现，不乏工作人员仍然没有意识到应该以科学的方式进行档案资料的归纳、整合、分析和管理，只是简单地将档案管理归结为对高职院校信息的留存，由于未采取符合当下高职院校实际的档案管理方式，使档案管理没有更好地发挥信息的保留作用，在一定程度上阻碍了高职院校的未来发展，因此，必须在工作中将其不断改进、优化和完善。

三、高职院校档案管理工作创新与优化的路径

立足现阶段存在于档案管理工作中的不足，秉持更好地开展档案管理工作的目标，在今后高职院校档案管理工作中，要想更好地实现档案管理工作的创新，就要求在相关工作的开展中以绝对的专业度完善当前的档案管理意识，以饱满的热情面对当前的高职院校档案管理工作，科学创新当前的档案管理方式，优化档案管理的路径。

1.立足原始材料，做好档案管理的基础工作

互联网技术的发展，使档案管理的方式变得更加先进，也在一定程度上改变了相关工作者的工作理念。因此，针对现阶段档案管理工作意识相对落后的现象，在将来的管理创新和路径优化中，应该立足原始材料做好基础工作，如基于网络技术广泛运用所带来的工作便利，立足各高职院校实际，完善高职院校档案管理数据库，发挥数据库对档案资料管理积极促进作用，使得新时代的档案管理工作可以突破传统档案管理思想的桎梏，更好地适应新时代教育事业发展的要求。

要想达到这样的目标，在基础工作的优化中，立足所建设的档案管理数据库，作为相关工作人员，应该改变工作理念和更新工作意识，以工作实际为出发点，根据所掌握的档案基础资料展开分类，跳出传统档案管理的桎梏，将以前的个人信息直接丢进档案盒的方式，改变为现阶段按类别存入指定档案数据库。同时，在这个过程中，要核实和补充不需要保密的信息，以保证每份档案的完整性；其次，还应该基于实际，秉持更新档案管理意识、创新档案管理方式的宗旨，在条件允许的情况下，实行高职系统和其他系统数据对接的方式，分析所保存的档案资料，保障相关档案数据的真实性和可靠度，使档案管理在路径上实现创新。除此之外，在档案资料的管理中，还应该尽可能地扩充原有资料，改变自己的工作方式，如相关人员的社会关系及身体健康状态调查等，达到档案信息的实时更新与完善的目标，以促进新时代高职院校的档案管理工作，在方式上得以完善、在路径上得以扩充的目的。

2.强化档案管理队伍建设

在任何一份工作的创新与优化中，人才都是重要的元素，高职院校的档案管理工作更是如此。因此，针对高职院校档案管理工作存在的管理队伍水平不高的现状，还应该基于现阶段人才队伍发展实际，采取定期开展档案人员培训，如邀请专家开展讲座、开展岗位能手竞赛以及档案管理经验分享会的方式，全方位、多角度地强化档案管理队伍的建设，为创新档案管理的方式和优化档案管理的路径做出努力。同时，在这个过程中，还可以基于人才队伍中各人员的年龄、阅历及所学专业等，及时调整岗位，通过轮岗等方式，扩充人才队伍建设实况，适时补充各岗位中的人员缺失，对年轻和接受新事物较快的人员予以更多的专业技能和新技能培训，以达到更好地促进高职院校档案管理方法创新和路径优化的目的。

只有学校基于自身档案管理实际，统筹分析相关工作要求，强化人才队伍建设，才可以更好地促进档案管理工作的创新，并优化档案管理工作的实施路径，达到更好地建设档案管理队伍的目的。

3.立足大数据，完善档案管理信息化建设

针对现阶段档案管理方式不科學的现状，完善高职院校档案管理的方式和优化档案管理路径，还应该充分发挥互联网和大数据的功能，以大数据技术完善档案管理工作方式，以更好地适应信息大爆炸时代档案管理的目标。想要通过大数据技术完善档案信息工作方法，应该针对档案管理方法不科学的现象，抓住信息规律，跟上时代潮流，基于大数据信息的多样性和数据存储量大的特点，在档案工作的各环节优化现阶段的档案管理方法，以达到更好地实现档案管理的创新与优化目的。

举例而言，在大数据时代发展背景下，在档案信息收集环节，可以基于大数据自动判定和筛选档案文件范围，以规避传统档案管理方法的海量资料整理；又如，在档案资料的保管环节，可以发挥大数据技术的优势，对档案信息的开展挖掘和分析，以达到减轻档案管理工作人员的负担，提升工作效率的目的。另外，在档案信息化管理工作方法的创新和优化中，针对档案管理方法不科学的现象，还可以充分发挥无纸化办公带给档案资料存储的便利性，在信息资料的储存中基于无纸化的优势，改变传统纸质载体为电子档案，达到节约时间和经济成本的目的。

四、结语

总之，在当前的时代发展背景下，作为高职院校的档案管理工作者，要想更好地创新档案管理的工作方法和实施路径，就要在工作中始终以较高的职业要求规范工作行为，充分发挥互联网技术带给档案管理工作的便利，做好原始资料的分析，强化人才队伍建设及完善工作方法，在一定程度上为高职院校提高自身的综合管理能力，为实现学校长期稳定发展做出努力。同时，在这个过程中，还应该秉持端正的档案管理工作态度，立足现阶段档案管工作中存在的问题，从事实出发，因地制宜，完善档案管理实施路径，秉持档案管理的重要性，完善落实档案管理每一步，加强对档案管理工作人员的专业培训，并使用互联网技术为档案管理提供信息化服务，以达到更新档案管理方式、完善档案管理工作方法、拓展档案管理工作路径，为促进高职院校档案管理创新和优化做出努力，最终达到不断提升档案管理工作水平、促进档案管理工作进步的目的。

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作者简介：张朝梅（1978—），女，傈僳族，云南迪庆人，本科，档案副研究馆员，研究方向：档案。