社会保险档案管理中计算机技术的应用分析

摘 要：伴随科技水平持续提高，中国计算机应用水平大幅提升，计算机技术在各领域运用甚广。国内社保档案管理在传统管理模式中长时间处在人工操作状态，不但不能节省时间，还容易发生错误，对开展工作有很大的限制。本文针对社会保险档案管理中计算机技术的应用问题进行分析与探讨，以供参考。

关键词：社会保险；档案管理；计算机；应用

引言

目前，计算机技术在人们日常生活与生产中运用甚广，并得到了不错的运用效果，在一定程度上提高了现代人生活的便捷性，在社保档案管理环节中同样需要运用计算机技术，以顺利开展相关管理工作，使社保档案管理工作质量方面有所提升，推动社保部门为人们提供优质的服务。

一、社会保险档案管理中运用计算机技术的可行性与必要性

1.可行性

计算机技术与互联网技术发展给优化与整合社会保险档案管理工作提供了新的模式，电子档案由此诞生了。在社会保险档案管理过程中运用计算机技术弥补了传统档案管理方式的缺陷与不足。比如，无纸化办公提升了档案的储存水平，保证了档案信息资料的完整性，检索信息迅速、便捷，降低了档案管理工作人员工作量。在社会保险档案管理当中合理运用计算机技术，可以促进档案管理工作的有效性以及合理性。在实际工作中，档案工作者还需要持续创新，把理论知识使用在实践中，可以提升社会保险档案管理的工作水平。

2.必要性

近期，各领域均使用了计算机技术与信息系统。在社会保险行业迅速发展的情况下，服务对象与内容越来越多，大量的资料需要查询，运用计算机技术能够立即完成该项工作，计算机技术具备相当强的检阅功能以及储存功能，能够快速应对复杂的社会保险工作。所以，计算机运用于社会保险档案管理中已经是保险行业的发展趋势，同时，还是社会保险档案管理工作人员提升工作质量与工作效率的重要措施。在社会保险档案管理过程中运用计算机技术，可以减少社会保险工作成本，还可以有效修改与完善社会保险档案管理工作，开拓服务领域，改变社会保险档案管理方式，所以，计算机运用于社会保险档案管理中有着相当高的实用价值。

二、社会保险档案管理中运用计算机技术的重要意义

1.实现档案信息永久性与安全储存

过去的社会保险档案管理容易受到各种因素的影响，如自然和人为因素，难以达到永久性与安全性储存，特别是时间较长的纸质版档案信息，如果保管不到位就会导致档案信息受潮发霉等，导致档案受损，当查阅使用时可能会由于档案受损致使字迹模糊，很多信息无法辨认，影响正常的档案工作顺利开展。如果在社会保险档案管理工作中使用计算机，有利于确保档案文件原样，由于计算机是通过各种形式结合起来储存档案，如声音、图像及文字等形式，可以按照实际工作需求展开多个备份，就算计算机受损，提前做了备份工作，档案信息也不会受任何影响，在一定程度上确保了社会保险档案信息永久性以及安全性储存。

2.减少档案管理成本

档案本质在于记录原始材料，不但表现在档案内容方面，还体现在储存档案的形式上。过去，社会保险档案记载大多是纸质的，成本很高，档案检索和储存均不便捷，在无形之中增加人员工作量的同时，还将档案管理工作变得非常复杂，造成档案管理工作效率较低。和過去的档案管理方式比较，计算机运用于社会保险档案管理中有很多的优点，如档案管理方式十分简单精准，有利于查漏补缺，在某种程度上减少了档案管理人员的工作量。档案电子化不但可以节约纸质成本，还可以节约档案储存占地，节省资源，使用计算机开展档案管理工作，可以节约人力，益于保存档案信息资料。

3.有利于构建完善的档案管理人才队伍

在信息网络时代发展背景下，强化社会保险档案管理工作人员的信息化与现代化意识变得十分重要，是从传统社会保险档案管理模式朝着现代化档案管理模式改变的重要之路。档案管理需要运用计算机技术，管理工作者需要掌握计算机操作基本技能，如果要科学运用计算机，就需要从方方面面提升社会保险档案管理工作者的业务能力。计算机知识不仅复杂，形式较多，在持续发展过程中，档案管理工作者要想做好档案管理工作，就必须持续学习新技能和新知识，并科学运用在实际工作中。档案管理工作人员职业技能与综合素养提升了，就能促进信息技术在档案管理中的运用，两者相互辅助与成就，进一步促进社会保险档案管理网络化以及信息化构建。

4.促进档案管理朝着信息化与网络化发展

进入信息化时代，社会保险是确保参保人合法权益和实现社会保障的重要体现，需要凸显其公众服务性，因此，现阶段社会保险档案管理系统需要主动进行信息化建设，提升社会保险档案管理工作质量与工作水平。促进社会保险档案管理朝着网络化和信息化趋势发展，需要依托计算机技术，以实现档案管理数字化以及高效性的要求。在社保档案管理工作中引入计算机，可以让社保档案管理与时俱进，快速进入数字化和信息化管理模式，加强社保档案管理改革，提升管理水平，促进社会保险事业可持续发展。

三、社会保险档案管理中计算机技术运用的现状

1.各地区社保使用信息技术系统缺乏统一性与标准性

尽管档案管理信息化系统可以有效提升社会保险工作效率，可是，现阶段国内社会保险工作中运用的计算机技术尚未构成统一的操作标准，各地区社会保险信息系统相差很大，社会保险资料又有跨地域的特点，为统一的社会保险管理信息、监督以及各地社会保险转移传递造成了很大的麻烦。

与此同时，还对深入完善社会保险制度带来了障碍。此外，各地社会保险部门基本是与当地企业合作构建社会保险工作系统，企业社会保险网络系统与政府部门使用的网络系统有所不同，不一样的网络系统具备差异化的算法，就会造成其处理结果和政府数据信息处理结果有所不同，继而需要使用第三方软件加以转换，再录入政府社会保险部门，从而增加了社保档案管理部门与企业的工作量，对提升社会保险档案管理效率造成了负面影响。

2.社保数据采集不精准

在社会保险档案管理工作中运用计算机技术能够有效处理人工解决不了的问题，提升了数据信息的处理速度，防止由于管理人员工作导致的误差而出现对参保人员数据信息采集不精准，采集的信息与实际参保人员信息有所偏差。在运用计算机技术以前，社会保险工作均是由人工记录，容易产生主观上的错误，造成录入计算机的数据信息与实际数据信息出现差别，还会给后期工作带来很多麻烦。计算机可以提升工作效率，但不能有效分辨数据信息是正确的还是错误的，如社会保险信息里面常常出现重名，计算机很难对其准确识别，所以，使用计算机技术还会影响下一步工作的进程。

3.社会保险档案管理投入资金不足，设备设施滞后

随着社会保险事业迅速发展，参加保险的人数持续增加，社会保险有关业务范围持续拓展，在社会保险档案管理工作过程中需要处理的数据信息不断增加，必须持续提高计算机系统的数据处理能力和处理速度。过去的档案管理设备设施和软件系统已经很难满足现阶段社保档案工作的要求，但因为资金投入较少，造成设备设施不能及时更新，软件系统无法优化升级。

此外，因为社会保险档案管理数据信息十分重要，计算机的运用让传统的社会保险档案管理工作模式转变成了计算机账户管理模式，所以，对计算机系统安全性提出了更加严格的要求。

四、社会保险档案管理中运用计算机技术的措施

1.构建統一、标准化的社保信息数据库和网络标准

增强计算机技术在社会保险档案管理工作中的利用率，重点是构建统一的社会保险信息数据库和网络系统软件标准。社保档案管理需要合理使用数据库把全国各地区的社会保险参保数据信息联合起来，把离职、退休、在职工作人员资料整合起来，以此精准掌握参保人员的社会保险信息。若个人社会保险信息产生变动，系统可以立即调整，跟进参保人员的实际情况，及时更新，补充资料信息，及时更改过去采集的不正确的信息，这就需要统一化管理各地区的社保资料，以此提升社保档案管理工作效率，为人们提供优质的社保服务。在社会保险信息共享的同时，完成本地区、部门和企业等社保信息管理工作，实现社会保险档案管理信息化建设。除此以外，严格规范社保使用的网络软件，避免软件系统不统一，造成社会保险信息数据传递和共享出现差错，优化社保信息管理系统，通过共建统一的社会保险网络系统，可以实现社会保险数据的有效传递和共享。

2.提高社保档案工作人员的业务素质，培养社保档案管理工作人才

在社保档案管理中运用计算机技术可以提升社会保险档案管理效率，因此，对精通社保业务和计算机专业的人才需求量持续提升，造成了人才缺口。政府社会保障部分必须要与企业共同处理对应人才管理问题，增加社会保险档案管理人才专业建设。

首先，应严格要求社保工作者的业务素质能力，保证其在精通专业的基础上，还可以熟练使用计算机。可以对其开展计算机技术培训，以此提升工作人员计算机操作能力，让其成为社保档案管理工作所需的复合型人才，充分满足社保部门和企业对人才方面的需要，提升档案管理的工作效率。

其次，严格规范社保工作，构建计算机网络管理制度，保证社保信息网络操作者和管理者的职责，把责任贯彻落实到位，加强人员责任意识，经过构建社会保险网络工作制度，提升社保档案管理工作的高效性和标准性。

3.针对社会保险档案管理增加资金投入

社会保险应用系统建设有关责任人需要主动和档案管理部门领导沟通，充分反映社会保险系统建设对于社会保险档案管理工作的重要性，使有关领导真正意识到社会保险应用系统对社会保险档案管理工作的重要作用，将社会保险应用系统建设整合在财政预算当中，保证社会保险应用系统建设获得财政上的支持，从而为系统建设购买、更新基础设备设施及提供专业人才带来充足的资金，快速构建社会保险统筹体系。

4.提高档案管理人员信息化管理方面的意识

社保档案管理领导人员应从过去的工作中汲取经验教训，充分认识到计算机技术在社保档案管理中的重要性，增强档案信息化管理工作的意识，在未来工作中，积极提供计算机技术支持，提升社会保险机构档案管理信息化程度，提高档案工作的管理效果。此外，在管理层的社会保险档案管理信息化意识提升以后，需要对档案管理工作人员开展档案管理知识以及计算机技能培训，保证档案管理工作者通过学习培养档案信息化管理意识，有效处理好社会保险档案管理中的各项工作。

5.构建社会保险档案管理系统平台

社会保险档案管理有关部门在平时工作过程中，需要合理使用先进的计算机技术构建社会保险档案管理系统平台，从而对社会保险档案开展电子化管理，将过去使用纸质档案有关信息详细记录于系统中，有效储存社保档案信息，避免档案信息被不良分子窃取，从而滥用档案信息。而且，当人们需要翻看相关信息时，能够直接从系统平台登录，实现全国各地社保数据档案联网管理和调度使用。

6.制定健全的档案管理信息化工作机制

传统的社保档案管理制度有一定的弊端，导致工作中出现各种问题，所以，现阶段社保档案管理部门需要结合档案管理信息化需要，科学拟定档案管理相关制度，给予档案管理工作者开展工作的制度依据，让运用计算机技术管理档案变得越来越规范。

同时，全面分析制度涵盖的内容，充分了解社会保险档案管理过程中的操作程序和范围，详细说明档案管理责任机制等方面的内容，通过制度严控管理工作，保证遇到问题能够处理，为档案管理工作正常推进提供制度保障。

7.健全社保档案管理工作体系

在新时代发展背景下，社保档案管理工作时运用计算机技术是未来发展的必然趋势，必须要有健全的社会保险档案管理工作体系作为重要支撑。在健全的管理工作体系下，应用计算机技术的障碍就会有所减小，能够使其得以充分应用。

第一，严格规范计算机技术应用行为，合理制定完善的操作流程，如检索流程、采集档案的流程和借阅档案流程等。

第二，科学拟定计算机应用安全防范对策，办公用计算机严禁任意登录网页浏览，以免被病毒攻击。

第三，具体说明计算机设备与仪器日常管理与维护，确保计算机可以长期应用，防止设备设施发生故障问题。

五、结束语

总的来说，传统的社会保险档案管理工作模式易于发生错误，有一定的局限性，科学运用计算机技术能够减少社会保险档案管理工作的成本，在某种程度上提高了档案管理工作水平，实现了档案信息永久性与安全性储存，提高了社保档案管理工作效率的同时，为档案管理工作可持续开展奠定扎实的基础。

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作者简介：姜永光（1971—），男，汉族，山东潍坊人，本科，副研究馆员，研究方向：档案管理。