新时期强化事业单位文书档案管理的思考

摘 要：在事业单位日常管理工作开展过程中，文书档案管理是至关重要的环节，单位领导及管理人员需充分重视档案管理工作，与新时代接轨，采取有效措施，做好事业单位文书档案管理工作。因此，本文以新时期强化事业单位文书档案管理工作的必要性为切入点，结合此项工作现状存在的一些问题，进一步提出相关策略，希望以此全面提升事业单位文书档案管理工作的质量水平。

关键词：新时期；事业单位；文书档案管理；问题；策略

引言

在社会经济稳步发展的大背景下，我国事业单位呈现快速发展的态势。与此同时，文书档案作为事业单位重要的组成部分，其对事业单位发展产生的作用越来越明显，因此，事业单位应认识到积极开展文书档案管理工作的必要性，分析文书档案管理工作中存在的问题，采取科学及合理的策略解决问题。总体而言，从事业单位文书档案管理工作质量水平全面提升角度考虑，本文有必要围绕“新时期强化事业单位文书档案管理”课题展开深入研究。

一、新时期强化事业单位文书档案管理的必要性

1.有助于文书档案处理效率的提升

新时期，在事业单位文书档案管理工作开展期间，应及时转变传统文书档案管理工作方式方法，合理利用现代化科学技术手段，提升文书档案处理效率。比如，在事业单位文书档案管理工作中，应用信息化技术可以对档案收集、存储及档案检索等各个工作环节进行优化，仅输入关键词就能够完成工作，弥补传统工作方法的不足，提升文书档案资料处理效率。与此同时，合理应用信息化技术，实现自动化档案采集，只需连接工作发布平台或资源共享平台，发挥自动记录档案信息的功能，即可完成档案采集。此外，在资源配置时，充分明确档案重点，通过完善档案共享平台建设，使档案使用环境得到有效改善，满足用户对档案服务的不同需求，增强用户的档案服务体验感。

2.确保文书档案传递过程的安全

在新时期强化事业单位文书档案管理工作中，可以充分发挥信息技术的优势，进一步提升档案资源的安全性，解决纸质档案管理模式中的档案丢失和档案受损等问题。将信息技术应用于事业单位文书档案管理工作时，可以建立有利于档案共享的局域网，并设置共享权限及分享密码，在传递档案资源的同时，确保档案的安全性。通过网络信息技术手段实现档案传递，可以有效提升档案传递的效率，突破时空限制，方便用户对档案的共享和使用。同时，可以对档案资料展开自动备份处理，使档案管理人力成本得到有效降低，但值得注意的是，这一过程要做好档案的安全保护措施，杜绝发生档案信息被泄露或丢失的情况。

3.有助于文书档案管理途径的拓展

在事业单位文书档案管理工作开展期间，合理应用信息技术，能够有效发挥其技术优势，拓展文书档案管理工作途径，并进一步促进档案管理工作效率的提升。与此同时，基于文书档案管理工作开展情况，应根据工作需要配置现代化的管理设备设施，方便档案资料的整理、存储和查阅，提升文书档案的利用效率。可以在事业单位文书档案管理工作中发挥网络平台的价值，提升文书档案的整体效率，有效创新文书档案管理的工作方式。此外，通过信息化技术的合理应用，还能够有效提升档案管理人员对现代化设备设施的应用能力，进一步促进文书档案管理工作现代化发展。

二、事业单位文书档案管理存在的问题

1.对文书档案管理工作的重视程度不够

在事业单位管理工作开展过程中，对中心业务投入的时间和精力较多，对文书档案管理存在忽视，严重影响了文书档案管理工作顺利开展。同时，事业单位文书档案管理工作主要是详细记录相关的公务活动，能够为事业单位的发展提供依据，维护单位内部的正常秩序。若事业单位对文书档案管理的重视性不足，无法根据实际情况合理的改进，将难以提升文书档案管理的效率，档案管理人员容易出现不规范的行为，使得事业单位文书档案管理的质量受到影响。部分领导者认为文书档案管理就是对文书档案的收集和保存，这一工作不能直接产生经济效益，大幅度压缩文书档案管理的资金投入，使得文书档案管理的开展受到阻碍。个别档案管理工作人员不够认真负责，使得档案保存和档案归档缺乏规范性及安全性。

2.档案管理人员专业素质不高

在事业单位文书档案管理工作中，必须保证档案管理人员的专业素质，具备丰富的经验和较高的技能水平，以此保证各项工作的有效开展。但有些档案管理人员并未接受专业的培训，存在知识结构不完善等情况，缺乏档案管理意识，无法及时处理文书档案管理中的问题，使得档案保存和查阅等方面不规范、不严谨。部分单位对文书档案管理人员的培训不够重视，未能根据工作需要培训档案管理人员，无法提升档案管理人员的工作水平，以致在实际工作中出现信息化程度不高、管理流程设置缺乏规范性等问题，使事业单位文书档案管理工作的进步和发展受到严重影响。

3.文书档案管理信息化水平不足

信息化时代，一些事业单位在文书档案管理工作方面存在信息化建设较为滞后的情况，导致档案管理信息化程度偏低，难以及时引进档案管理所需的信息化设备设施，仍使用单一化的纸质档案管理方式，导致事业单位的文书档案管理工作效率难以得到有效提升。比如，在纸质档案管理模式下，容易出現文书档案损坏和丢失等情况，不能保证文书档案的安全性，且文书档案的查阅存在诸多不便，影响文书档案的利用效率。同时，有些单位在文书档案管理中仍采用人工方式，容易造成操作失误，使得文书档案管理的精确度大幅降低，难以提高文书档案查阅的效率。

4.文书档案管理制度不够完善

在事业单位文书档案管理工作开展过程中，完善管理制度至关重要。通过管理制度的完善，可以指导档案管理人员完成工作，减少因人为失误引发的问题。然而，在既往事业单位文书档案管理工作开展期间，普遍存在制度不完善的情况，如工作流程不规范、规章制度不合理以及监督机制不全，使得文书档案管理中出现各种问题；又如工作环境差、管理水平低和管理流程不规范等，难以保证事业单位文书档案管理工作的效率及质量。此外，一些事业单位的文书档案存储利用价值颇高，必须做到严格选择档案存储的环境，但有些单位的存储空间安全性差、湿度及温度不适合，容易发生档案丢失和档案受损等问题，不利于事业单位文书档案管理的顺利开展。

三、新时期强化事业单位文书档案管理的有效策略

1.更新档案管理观念

在事业单位文书档案管理工作中，应更新档案管理人员的思想观念，提高档案管理人员对文书档案管理的认识，理解文书档案管理的意义，使其产生积极参与文书档案管理的意识。同时，树立信息化的管理理念，合理、科学地应用信息管理技术，有效实现单位文书档案管理信息化发展目标。档案管理人员应主动学习运用信息化技术，通过信息技术展示文书档案管理的成果，充分发挥档案信息化管理的优势，使单位文书档案管理工作质量水平得到有效提升。各单位的档案部门应发挥带头作用，有效落实文书档案信息化管理，使其能够发挥应有的作用。只有转变档案管理人员的思想观念，增加在文书档案管理方面的资源投入，才能全面提升事业单位文书档案管理工作的质量。

2.加强档案管理队伍建设

档案管理人员是事业单位文书档案管理的主体，其专业素质对文书档案管理工作的质量会产生直接的影响。因此，有必要加强档案管理队伍建设工作，全面提升档案管理人员的专业素质，使其能够保持专业的状态完成工作。首先，应加强在职档案管理人员的培训，并结合文书档案管理的工作情况对培训内容合理调整，通过开展培训教育活动，使档案管理人员掌握档案管理相关理论知识和实践技能，正确处理文书档案管理中存在的问题。其次，充分明确事业单位文书档案管理工作的开展方向，结合档案管理工作需求，从外部引进优秀的档案管理人才，确保档案管理人员具备丰富的专业知识和较高的信息化应用能力，可以顺利参与档案工作，带动其他人员不断进步，有效提升事业单位文书档案管理工作的水平。最后，建立良好的沟通机制，促进档案管理队伍的内部交流，加强各部门的沟通，不断丰富档案管理人员的知识和经验，使其能够优化自身的工作方法，为事业单位文书档案管理工作顺利开展保驾护航。

3.引进技术，提高文书档案管理信息化水平

从提高事业单位文书档案管理工作质量水平的角度考虑，应做好文书档案管理信息化建设工作，充分发挥信息技术在事业单位文书档案管理工作中的使用价值。将信息化应用到事业单位文书档案管理工作中，可以将纸质档案转换为数字档案，方便档案管理人员查阅档案，减少档案损坏及丢失等问题。并且，事业单位文书档案管理工作有必要合理应用信息化技术，建立相应的网络平台，与数字化技术相结合，以便查询和管理文书档案，提升事业单位文书档案管理工作的精确度。此外，选择动态化的管理模式，借助数字化的档案存储方式来转移档案信息，方便复制和粘贴档案信息，还可以利用图文转换功能对档案内容规范提取，使档案处理效率得到有效提升。

4.规范文书档案管理

在事业单位文书档案管理工作中，需要进一步规范文书档案管理，制定规范的档案管理标准体系。

第一，做好文书档案的归档，确保档案文件齐全，包括主要内容和附件。了解档案文件的形成材料，并依据档案形成的先后顺序对其整理，筛选重稿和废稿，提升文书档案的使用价值。做好档案文件的再次归档处理，适当增加重要文件归档数量，并做好档案文件的复制及存储处理等。在文书档案的归档中，仔细检查文书档案的内容，一旦发现文书档案的内容存在问题，应重新处理档案，或是直接拒收。

第二，以卷宗为单位整理文书档案，分类立卷零散的档案文件，由单位处理保密性的文件，及时修复被损坏的档案文件。

第三，综合检查档案文件，如文书档案的借阅以及文书档案的整理情况，统计档案种提取和收进的记录，一旦发生特殊状况，应及时上报并有效处理。

第四，重视文书档案的开发利用，了解不同档案的类型及使用性质，申请通过才能够调阅文书档案，经过批准才能够复制文书档案。

5.创新文书档案管理工作方式方法

事业单位文书档案管理工作开展期间，应用的方式方法对文书档案管理的效率及质量有较大影响，唯有合理创新才能促进文书档案管理工作的顺利开展。比如，建设档案资源共享平台、开发档案采集技术以及软硬件等。同时，档案共享应充分考虑档案的使用权限，并合理设置档案使用权限，根据不同用户在档案使用方面提出的申请和使用档案的目的及影响，确保文书档案的安全。档案资源共享应具有创新性和灵活性，区别于传统模式下的文书档案信息。此外，在文书档案管理创新过程中，需结合档案管理工作实际情况，选取适宜的方式，不断完善档案管理技术体系，在技术体系下开展文书档案管理，提升事业单位文书档案管理工作的有效性。

6.改善文书档案管理工作环境

在事业单位文书档案管理工作中，既要考虑纸质档案需要一定的存储空间，还要合理选择存放纸质档案的地方，不能出现档案被窃取的情况，保证文书档案的安全性。若文书档案存放在开放性较强或楼层较低的地方，发生文书档案丢失的概率较大。首先，应保证文书档案存放处环境适宜，不能出现过于干燥或潮湿的情况，降低环境因素对文书档案的破坏，保证文书档案的完整性。

其次，在应用信息化技术存储档案时，需要重视计算机系统中的安全隐患，采取先进的技术手段保护文书档案，避免出现病毒入侵和设备损坏等问题，提升文书档案的安全性，使事业单位文书档案管理更具有科学性及有效性。

四、结语

综上所述，为促进事业单位文书档案管理的工作顺利开展，使其能够更好地服务于单位，应提高对事业单位文书档案管理工作的重视程度，了解事业单位文书档案管理工作开展的意义，结合现状，落实有效的策略。比如，革新档案管理思想观念、加强档案管理队伍素质建设和提升档案管理信息化水平、规范文书档案管理、创新档案管理方式方法以及改善文书档案管理环境等，以此全面提高事业单位文书档案管理工作质量水平，为事业单位稳步和可持续发展奠定坚实的基础。

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作者简介：孔霞（1970—），女，汉族，山东惠民人，专技十级， 本科， 研究方向：档案管理理论与方法。