新时期加强事业单位人事档案信息化管理探讨

苏佳

摘要：随着社会经济的不断发展，我国事业单位的发展也迎来了众多的机遇和挑战。伴随着信息技术的持续发展，亟需建立一种针对机关事业单位的先进的人事管理系统。人事档案管理作为事业单位人事管理的重要组成部分，是引进人才、检验人才、任命人才的重要基础。建立健全人事管理机制，提高人事档案管理效率，积极开展人事档案信息管理，能够有效推动人事管理，加强人才的甄选、匹配和使用，促进事业单位的改革、创新和发展。本文就新时期加强事业单位人事档案信息化管理展开探讨。

关键词：新时期；机关事业单位；人事档案管理；信息化

人事档案是个人代表性信息的体现，包含个人学历证明、身份、工作履历、工资晋升、个人奖惩等重要信息，在人事管理制度中占据核心位置，是单位招聘员工、员工考察晋升和选拔人才时参考的依据。因此，各机关事业单位对人事档案越来越重视，对人事档案的创建和应用越来越依赖，事业单位实施人事档案信息化管理势在必行。

一、事业单位人事档案管理内涵

事业单位是指为了社会公益目的，由国家机关举办或者其他组织利用国有资产举办的，从事教育、科技、文化、卫生等活动的社会服务组织。例如我国的公立学校、公立医院、科研研究所等都属于事业单位的范畴，都在我国市场经济中占有一定的地位。人事档案是中国人事管理制度的一项重要特色，是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密联系。记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料，起着凭证、依据和参考的作用，事业单位中的人事档案尤为重要。事业单位人事档案包括工作履历材料、组织关系材料、考核材料、考察材料、工资晋升材料、奖惩材料等。事业单位人事档案管理的基本内容是依据材料归档制度、检查核对制度、转递制度、保卫保密制度、统计制度等对档案进行管理。事业单位人事档案信息化管理的作用主要包括进一步提高档案管理实施效率，确保档案内容的真实性和完整性，加快档案管理现代化改革。人事档案信息化管理需要借助计算机设备稳定、强大的信息检索能力，为事业单位人事档案数据信息的查阅和传递提供有效、充分的便利支持。人事档案管理人员将事业单位的纸质人事档案输入计算机，生成电子备份，人事档案管理人员使用电子信息方式开展相关人事管理工作，充分体现了了电子人事档案保存时间长、不易损坏、提高使用效率、节省时间的优点，消除了纸质人事档案不易保存、易丢失、易损坏、使用效率低的缺点。事业单位人事档案信息管理模式可以在更多工作领域之间充分利用，充分体现了事业单位人事档案信息资料的使用价值。

二、目前事业单位人事档案管理中出现的问题

（一）忽视人事档案信息化管理的重要性

有些事业单位认为人事档案仅仅是整体人员简介资料而已，作用不大，往往不重视在人事档案工作中应用信息化技术问题。除此之外，在事业单位中，经常会大幅度进行人事制度改动，会出现部分工作人员既要负责自己的本职工作，还要兼顾着其他工作。因此，可能会导致人事档案管理人员对于自己本职工作的态度仅仅只是完成任务而已，没有对此项工作细心思考，缺乏档案管理工作的创新意识，导致人事档案信息化管理工作被忽略。

（二）相关工作人员信息化水平不足

随着事业单位的发展和进步，人事档案管理工作对事业单位人事管理起着尤为重要的作用。需要不断增强管理人员意识，提高工作人员的个人能力和综合素质。当前，很多单位都在人事档案管理中应用了信息技术，并对人事档案管理的方法、标准和内容进行了多方面的改革。如果管理者本身的素质和能力不达标或不能适应当前业务部门的发展状况和时代技术，那么其个人能力势必会对事业单位人事工作的运行产生不利影响。另一方面，大多数事业单位人事管理部门的工作人员通常要遵循档案管理工作的形式，并要经过上级的检查，这可能会出现档案管理人员疲于应付的现象。当然，这也与该部门缺乏相关培训有关，造成档案管理手段单一，科学化管理水平不足。其次，人事档案管理部门的工作单调、结构化程度高，促使工作人员思想固化，即使有新方法、新思维，也心有余而力不足，这使得人事档案管理部门人员的专业水平难以处理复杂的任务。

（三）人事档案管理模式落后

目前，仍有一些事业单位在人事档案管理中仍采用传统的管理模式，未能及时植入信息化技术，而是继续采用纸质文件存储职工的个人档案，然后统一放入人事档案柜里面保存，无论单位有多少员工，信息资料全部堆积在一起，如果需要调用某一个员工的资料，需要耗费很多的时间和人力，大大降低了人事档案工作人员的效率和质量，甚至会出现人事档案丢失、人事资料残缺不全的问题，导致不良的影响和后果。因此，事业单位需要实时进行信息技术人事档案管理，不仅能够确保人事档案职工的资料完整，还能提高员工的工作效率和质量，便于对人事档案随调随用，有利于推进事业单位的持续发展。

（四）人事档案管理机制不够先进

完整、合理的档案管理系统是事业单位人事档案管理的基础和保证。从实际发展情况看，事业单位人事档案具体管理制度还存在一些问题。特别是在当前信息时代的发展背景下，有些单位仍沿用以前的人事档案管理方法，但实际已不符合现阶段的人事管理工作要求。采取合理有效的管理机制，才能促进人事档案管理工作的提升，达到为我所用的目的。伴随着各地人才战略的实施，更加凸显了人事管理工作的重要性。人才作为一种战略资源，很多单位将人才作为推进事业发展的关键，建立健全人事档案管理机制，对单位人才队伍建设和选拔能够发挥长久的积极作用。应当尽快建立完善事业单位人事档案管理的相关制度以及管理措施。例如如何完善和优化人事档案管理系统中的相关条款，如何及时解决人事档案管理工作中遗弃和失效档案的问题，这也已成为人事档案管理工作的现阶段亟需解决的重要问题。

三、事业单位人事档案信息化管理的策略

（一）強化档案管理思维，实现管理模式与时俱进

在事业单位发展过程中，其档案文件的录入和管理与人事档案管理工作人员有着十分密切的联系。因此，要不断增强人事档案工作人员认真负责的管理思维和开拓创新的意识。首先，单位发展过程中，要求每一个工作人员从档案信息的录入开始，严格遵守人事档案管理具体要求，遵守档案管理工作纪律，从根本上确保人事档案信息的系统性、完整性以及真实性。其次，无论是单位领导，还是人事管理人员都应该积极、主动地学习和了解先进的人事档案管理体系结构，并且将其有效融合进日常工作内容中，把具备权威性、具体性等相关档案管理制度积极落实到人事管理制度中，为档案管理工作提供健全的制度保障。由于人事档案管理工作是一种系统性、复杂性的工作，所以在人事档案文件管理流程中，一旦缺少科学、合理、有效的管理模式，必然会影响人事档案管理效率。为此，在人事档案管理以及实践中，必须重点关注管理意识的提升，充分结合现阶段人事档案管理及实施现状，不断优化和完善各种管理制度。无论是单位领导，还是工作人员，都应该将人事档案管理放在发展的重要目标上，以高度负责的态度认真对待人事档案管理工作。同时，还要进一步加强人事档案管理相关业务的指导，积极开展档案管理业务知识学习，引入和借鉴先进的人事档案管理理念和技术手段，结合本单位实际，融会贯通各项知识要领，为我所用，更好的指导本单位开展人事档案管理工作。再次，事业单位人事档案开展日常管理过程中，管理部门还应该将人事档案管理结构制度更加直观展现，档案管理人员和档案使用人员，都应严格按照规章制度实施人事资料收集，依托人事档案规章制度优化管理，进一步提升制度的使用和操作安全性，全面提升人事档案管理效果和质量水平。事业单位在人事档案管理和执行制度建设时，还应该积极贯彻和落实权利与岗位责任思维，将标准化、规范化管理工作与个人绩效考核相互结合，增强档案管理工作人员的履职尽责的能力，从根本上提升人事档案管理部门基础建设水平。

（二）加强档案管理人员培训

新时期，事业单位必须积极重视和加强人事档案管理队伍的信息化建设，通过定期组织职业教育培训，不断提高人事档案管理人员在档案信息管理、互联网知识和计算机应用水平等方面的能力。同时，加强档案管理业务经验交流，在专业知识和素质上，增强管理人员在网络技术，计算机技术和信息安全技术方面的技能水平，以更好地应用和发挥人事档案管理信息软件的优势和功能。人事档案管理人员的水平和整体素质可以通过以下三方面提高：第一，定期在单位内开展相关的培训活动，邀请具有先进管理理念的讲师进行授课，并针对管理人员开展单位管理内容的培训和教育，在充分了解单位的情况下，提出科学合理的、有针对性的档案管理措施和问题解决的办法。同时，结合工作实际情况，熟悉掌握档案管理中存在的问题以及运行特点，使员工可以更好地整合單位资源，并根据单位的实际情况进行档案管理技术的检查与考核，通过考核机制有效的激励档案管理工作的顺利推进。第二，事业单位人事档案管理的有效开展离不开专业人才的支持。在选拔档案管理人员时，应优先考虑具有较高管理水平和较强管理思想的员工，并积极选聘高素质的专业管理人员。优化人事档案管理队伍的结构是关键，在提高管理队伍的整体专业水平，创建具有丰富信息管理知识、高水平操作技能、较强专业素质的综合型复合专业管理队伍的同时，也减轻了人才培训的压力，并促进了直接操作和执行能力的提高。第三，事业单位要结合实际情况，对人事档案管理人员的实际工作能力进行培训和指导。包括人事管理、信息收集、档案整理等，并对其保密能力、工作纪律、交流能力、综合能力、服务能力等进行积极培训，以最大程度地减少人事档案管理中的漏洞和风险。在保证人事档案管理工作顺利有效开展的基础上，使管理人员具备更全面的素质和能力，以适应人事档案管理工作的发展变化，适应现代人事档案管理技术的应用需求。

（三）注重人事档案信息系统实时更新

对于事业单位来说，人事档案信息化管理主要是以管理人员、专业技术人员以及工勤人员档案为主进行数据信息化管理。主要包括早期的纸质档案和现在的电子数据备份档案。事业单位档案管理，一般采用将早期的纸质档案进行资源整合，对纸质原始档案进行数据更新和备份。另外，互联网技术飞速发展的时代，计算机和电子设备要紧跟时代的步伐，实现及时更新，有助于人事档案管理工作的信息化处理，避免出现因操作失误而带来的不利影响。在选取人事档案电子设备时，要注重其运转质量，确保在档案更新备份时完好无损，这就需要人事档案管理人员要切实加强对档案信息化处理业务的练习，熟悉掌握业务特点和操作流程，掌握人事档案信息系统更新的要领，真正达到电子信息化为人事档案管理工作服务的良好效果。

（四）实现事业单位人事档案信息化、规范化、标准化管理

传统的纸质化档案管理具有一定的局限性，因此人事档案管理部门可以实行以老带新、以强带弱的工作梯度来进行信息化管理。档案管理者自身也要严格遵守事业单位人事档案管理规范准则，对于某些必须使用纸质材料的档案，需要统一使用规范的A4办公用纸，黑色碳素笔或钢笔进行书写，左侧装订；格式排版方面采用横写横排，日期需要标注；办理完有保存价值的文件，经系统整理递交档案室或档案馆保存，即归档。这是国家规定的一项制度，常用于各级事业单位，也是保证事业单位人事档案规范标准化管理的必要制度。

人事档案管理应采用计算机、网络等现代技术手段，建立电子信息数据库和信息化管理系统，提高人事档案管理效率，通过推动信息技术向规范化方向发展，有助于为事业单位的发展提供更好的服务。为保证事业单位人事档案规范化管理，需要事业单位制定一套完备的体系，严格执行并在实践的过程中不断完善。首先，要对纸质版的档案进行信息保留，利用计算机技术等对相关档案信息进行存档，存档的过程中也要注意信息资料之间的格式问题，严格依照相关细则处理。其次，由于事业单位人员流动和岗位调动等因素，在档案的传递、处理过程中要注重档案信息的更改和保存，使档案具有一定的实效性，能够真实展现员工的真实状况和信息，促使后续的各项相关工作进程顺利开展。

（五）确立人事档案信息化管理晋升机制

在事业单位中，对于习惯早期纸质人事存档的老员工来说，可能存在年龄较大，对新时代的信息化知识学习能力不强，且学习意识不高，不愿与时俱进地学习新的人事档案管理知识的现象。但是，在互联网快速发展的信息时代，逐渐在日常工作中植入信息化技术且进行实践应用，是每个事业单位以及每位职工必须了解和掌握的。为了顺应时代的发展，实行人事档案信息化管理已是必然趋势，办公信息化可以使人事档案管理工作更加便捷、精准，减少错误的发生。因此，要进一步建立健全人事档案信息化管理制度，让单位及员工全面认识到到信息化的优势所在，并建立激励机制，鼓励采取信息化手段推动人事档案管理工作，确立相应的晋升机制，努力培养更多符合现代化标准和高技能的优秀人事档案管理人员，大力提升事业单位职工的综合素质和专业技能水平，从而提高人事档案信息化管理的工作效率和质量。

四、结束语

综上所述，在当今科学技术不断发展的背景下，档案信息化管理已成为趋势，能够为事业单位更高效的档案管理和其他工作带来优势。因此，这就需要事业单位树立科学的信息化理念，严格规范人事档案信息化管理，注重其信息化的实际应用情况，改变以往滞后的管理模式，与时俱进，不断培养综合素质和专业技能较高的优秀人才，以确保人事档案信息化管理工作能够保质保量地完成，有利于实现事业单位的稳定可持续发展的目标。

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