从内部控制视角谈事业单位物资采购管理

曲林

对事业单位的物资采购管理进行内部控制，可以有效降低浪费、节约资源，实现对各项资金的合理使用，有效提高资金使用效率。但当前事业单位采购过程中存在采购效率不高、采购人员不专业、预算编制随意等采购风险，亟需加强对采购执行管理。

当前事业单位物资采购管理问题频发，政府出台了一系列事业单位采购制度的改革措施，降低采购风险，推动资金合理使用，各地事业单位积极落实各项措施并强化内部控制制度的建设。目的是控制采购成本，规范采购行为，提高财政资金使用效率，同时对财政支出进行监督。事业单位物资采购管理，关系到事业单位工作运行，也涉及人民群众切身利益，开展此项工作非常重要且必要。

一、事业单位采购业务主要风险

物资采购工作整个流程都存在一定的风险，对采购人员风险识别能力有一定的要求。采购过程的起点是编制采购预算，需将年度预算进行分解，确保实际执行与年度预算相符，若预算管理不到位，容易导致超支，影响资金合理使用。编制规范采购预算后，还需制定明晰的采购计划，若采购计划不详细，采购发生的时间、采购人员无法确定，且采购人员对产品的价格、质量不了解，均会影响采购的效果，降低采购的效率。编制完采购计划，还需进行计划的申请与审批，一些单位的采购流程不够规范，审批流程不严格，导致管理较为松懈。管理松懈在招标及供应商选择环节易滋生腐败，影响采购效果。任何一个环节出现问题都会加大采购工作的风险，因此整个过程需要加强引导与监管，保证事业单位物资采购工作顺利进行。

二、事业单位物资采购工作现状

（一）财务管理效率不高

财务管理问题是当前事业单位采购过程中面临的主要问题，许多事业单位的财务管理人员专业水平不高，未及时更新财务知识，对于新系统、新软件的应用不熟练，对国家新发布的规章制度了解不深，严重影响采购过程中的财务管理水平。此外，在实际工作中，事业单位财务管理工作易受到人为控制信息的影响，影响财务数据的准确性，也在一定程度上制约了财务管理工作水平的提升。

（二）采购管理人员专业知识不足

采购管理是事业单位日常工作的重要一环，要求采购人员具有法律意识和政策意识，还要求采购人员具备专业的采购知识和实践经验，充分了解市场行情，保证采购工作高效有序进行，合理有效利用资金。但当前一些采购人员知识储备不足，对预算管控能力不强，相关政策了解不充分，因此事业单位应该加强对采购人员的管理，加强技术与专业知识培训，进行会计实操，提升采购人员的专业技能。

（三）采购预算编制同实际情况存在脱节

一些事业单位由于在进行物资采购时需要财务、物资、运营等多个部门的协调配合，预算涉及多个部门，工作流程过长，延长了审核的时间，降低工作效率。且在开展采购工作时，采购需求由具体业务部门提出，预算编制缺乏依据，审核不严格，存在盲目性。一些部门的领导对于采购工作不重视，平时不注重采购计划的编制，在急需时紧急编制，但采购往往由物资部门统一进行，在采购计划执行过程中经常发生预算调整，加之审核过程冗长，业务部门往往需要很长的时间才能收到批文，造成预算编制与实际工作发生偏离。

（四）采购操作过程不规范

国家制定了事业单位物资采购相关法律法规，每个事业单位对物资采购工作也均有明确的规章制度规定，但在实际物资采购执行过程中，采购人员难免会与外部的供应商进行联系。外部市场竞争激烈，供应商不可避免采取不正当的手段进行竞争，对采购与招投标人员进行贿赂，导致各种违规现象时有发生。比如在实际物资采购过程中，需要多部门协同配合，但在经费的预算、支出上存在不按照程序进行审批或者不按规定渠道采买的现象，一些需财政集中采买的项目，却找借口分批次进行采购，或者在实际采购过程中选择价格高的产品，未进行货比三家，物资采购性价比不高。更有甚者为了获批更多的采购资金，虚报多报需求，预算编制不准确，不仅浪费了资金，还违反了物资采购管理办法，甚至出现腐败现象。

（五）事业单位物资采购监督比较单一，缺乏联动性和刚性

一些事业单位的财务部门未制定本单位详细的物资采购规章制度，照搬政府相关政策，未对政策进行分解落实，财务人员对于各项规章制度了解不全面，甚至认为采购与资金挂钩是敏感性问题，将责任推诿至其他部门。管理部室、采购部室、财务部、纪检监察部未能充分发挥各部门职责，造成物资采购与监督缺乏规范性。对于发现违规问题只是进行简单的罚款，未深挖问题出现的原因，也不追究相应的责任，监督管理不到位使得采购人员出现错误得不到相应的处罚，助长违规采购风气。在进行采购与招投标业务的过程中，采购人员的权力过大，有些领导既是订单的签约人，又是订单的审核人，执行过程中的自主性很强，导致采购方式、采购计划等信息发布等环节存在违纪的风险。

（六）事业单位采购部门未建立供应商信息库，缺乏对供应商的管理

供应商是物资采购过程中的重要主体，进行供应商管理对于规范采购秩序，提高采购质量具有非常重要的意义。当前供方市场活跃，同一种物资的供应商众多，各家供应商提供的产品质量参差不齐，因此对供应商进行资质审核是当前物资采购面临的重要问题。当前市场存在的供应商，有些是生产者、有些是代理商，还有一些是零售商，物资采购部门对供应商的业绩、信誉、注册资金、纳税记录等信息难以进行全面的分析，对供应商的资质了解不充分，在进行采购的过程中易产生高价买到低质量产品的风险，造成物资采购资金的损失。

三、事业单位采购内控的优化策略

通过对事业单位物资采购过程中存在的风险及采购现状进行分析，探究事业单位物资采购内部控制优化策略，使得采购更加规范、有序。

（一）强化采购风险意识，明确内部控制的重要性

事业单位应加强内部控制，对采购流程进行规范与调整，识别采购过程中可能出现的风险，加强内部对抗各种风险的能力并提前做好防范，确保整个采购工作在公平、公开的前提下平稳有序开展，减少经济损失。事业单位树立风险意识，加强风险管控，也可以推动内控制度的建设。单位领导也要随同业务人员参加业务培训，强化单位领导的政府采购业务控制意識。事业单位对政府采购工作内部控制制度的有效性进行定期与不定期评价，提高单位内部管理水平，规范内部控制，提高资金使用效率。

（二）完善预算编制程序，确保采购行为的有效进行

预算编制是整个采购过程的起点，预算的编制水平会影响到后续采购工作能否有序进行。因此事业单位要有明确的采购计划与采购需求，根据部门工作实际的开展情况来编制部门预算，提高采购预算的合理性与准确性，要加强对采购物资的市场调研准备工作，做到对价格心中有数，合理控制采购预算，保证采购的商品物美价廉，充分提高采购的质量与效率。此外，要加强预算的动态管控，可以通过建立管控台账对支出进行详实的记录，每一笔支出均需要相关责任人签字，确保后续审查时有章可循。

（三）优化事业单位人员岗位设置，增强相关岗位的独立性

为了有效防范风险、提升采购资金的利用率，保护国家利益，行政事业单位应当建立专门的办公室，特别是在人员较少的情况下，应指定一个科室负责采购的管理和监督。在安排采购工作岗位时，应当遵守不兼容岗位的规章制度，以确保合同签订、内控、物资验收等各项工作的独立性和完整性。

在行政机关机构采购管理中，应采用多部门监管和外界普遍监管结合的方法，以有效防止和解决购买环节中出现的问题。为了培养高质量的购买团队，必须开展购买人员培训教育活动，让他们不但熟悉行政机关机构购买的特点，而且深刻掌握购买法律法规，并适时对他们进行职业考核，以确保购买环节的顺利进行。培训活动的组织者，要从专业领域邀请资深专家学者作为主讲，以实践为导向，结合理论，让学员更加深刻地掌握必要的技能，增强责任意识，提升工作能力，为社会发展做出更大贡献。对于成绩不合格者，将不予上岗。

（四）加强采购过程控制，提升采购工作的规范性

《政府采购法》为购买操作提供了详尽的说明，包括业务流程、人员配置、购买原理和方法等，但是现行的法律仅仅建立了一个大致架构。因此，必须对《政府采购法》加以扩充和细化，以确保法律都能够得到落实。由于目前尚未颁布具体内容的执行法规，因此各地区必须依据实际情况对购买程序加以限制。为此，应当做好以下几项管理工作：首先，对制度加以规范和协调，以资金需求为导向编写购买明细表，并在市场调研的基础上制订多套采购方案，以便做出正确的选择；其二，编写完整的采购预算方案，以进一步提高计划评审工作的科学性。必须对各类购买商品的费用做出正确估算，并交由第三方机构加以审核，以确保预算控制在合理范围内。其三，必须对采购项目实行检验，确保验收工作能够全面覆盖各类购买的工程项目、货物等，避免出现任何疏漏。其四，必须对采购过程进行审计，以加强行政公信力，进一步提升监督效果。

（五）强化对行政事业单位采购工作的监督

监督管理行政事业单位购买的两个主要方面是合规性和有效性。合规性监管旨在检查购买项目管理、途径和流程是否符合法律法规，以确保购买资金使用的安全，避免出现违规行为。有效性监管则是在合规性监管的基础上，更加注重政府资金的运用是否有效和科学合理，以确保采购项目符合实际情况。采购流程能否顺利进行，能否实现预期目标等都需要考虑。为了确保采购工作的有效性，必须加强监管，完善监督机制，清楚地认识到可能存在的风险，并采取有效的预防对策。各单位应建立专职的行政事业单位购买监督岗位，明晰监督职责，将监督职责细分，以确保采购活动的有效性。为了提高政府预算管理的效率和公平性，应该扩大预算管理的范围，包括与购买相关的预算编制、资金检验等相关内容。购买应该通过公开招标的形式实现，购买工作人员不能参加评审项目，以保证公平竞争。此外，还应该加强内部和外部监督，采用网上政务透明的形式开展监管，将采购信息尽快上传到官方网站，使群众能够尽快知晓相关工作的进展情况，便于群众查询和监管；还应该开设电话热线，便于群众与政府沟通。采用多种新媒体形式加强监督，有效防止重复采购和无序购买的发生，在全社会的共同努力下，提升采购工作的规范性和效率。

（六）加强物资采购绩效评估建立物资采购绩效评估制度

应该构建一整套规范、有效的业绩考核制度。为此，应该学习国内外先进的理论和经验，结合本单位的实际情况，制订统一的原则和制度，使物资采购的考核符合《政府采购法》，以此来推进和健全物资采购的管理和监督。采用多方评估机制，包括内部评估、领导层评价和外部评估，以更加有效地评价采购部门的业绩。这样，一个单位的采购部门就可以得到多方评价，从而形成一个规范化的绩效评价体系。

（七）完善供应商评价体系，加强对供应商的资格审查

为了确保供货商的资质真实有效，需要其提供必要的资信证明，并通过审查后递交标书。此外，为了构建一个完善的供货商来源数据库和体系，还需要制定产品合格率指标、售后服务标准，以及资产负债率指标等。采购管理部门通过对供货商的信息加以甄选，从而确定出信用较好、产品质量优秀、供应意识强的供货商，提高物资采购工作效率，降低损失。事业单位要对供货商实行严格监管，监管机构要对产品价格实行审查和复核；评审委员会公正考核供货商，监督管理全部采购过程；供应完毕后，请质量监测单位对货物实行严格检验，按照质检报告办理采购入库，以确保购买到品质精良、价格合理的产品。

结语：

通过加强行政事业单位内部控制制度建设，可以实现对各项资金的合理利用，降低采购活动中的权力滥用和浪费等行为，使财政资金的使用效率得到提高。因此，事业单位必须要树立起较强的风险意识，建立起完善的预算编制程序，优化采购岗位設置，强化对采购过程的控制，有效预防和解决事业单位采购工作中面临的风险，确保事业单位采购工作的正常、有序开展。