企业声像档案数字化管理机制与对策研究

摘 要：受益于科技的发展，数字信息化悄然改变着人们的生产生活方式。在企业发展中，新技术的广泛应用为企业发展提质增效。声像档案是一种特殊的档案，一方面，声像档案数字化管理可以提高企业档案自身的利用价值。另一方面，可以提高企业新时期档案管理的整体水平。基于这一情况，本文就企业声像档案数字化管理机制与对策展开分析和论述，希望可以给广大相关工作者以建议和启发。

关键词：企业；声像档案；数字化管理；探讨

广义上，声像档案是泛指社会各类机构、企业和事业单位在社会实践活动中所形成的一种档案载体，其更具有保存价值，多以照片、影像、磁带及录像等较为常见的载体所存在。企业声像档案数字化管理和传统的纸质档案管理相比，其优势显著。声像档案无论是從档案的内容形式以及管理方式等都符合现代企业的档案管理需要，但是，目前企业声像档案数字化管理还存在些许问题亟待解决。

一、声像档案的特点

1.纪实性

声像档案可以更为客观真实地记录企业日常经营活动以及其他社会性活动等，可以以自身特殊的载体方式，结合文字、图像、解说和注解等多种形式完整地记录企业的各活动经历。这就是企业声像档案“纪实性”的特征体现。

2.直感性

就声像档案数字化管理的“直感性”来说，可以理解为是一种直接感觉，声像档案把“视觉”和“听觉”相结合，可以直观且鲜明地展示并还原企业的各类活动，传统的纸质档案并不具备这一功能。此外，声像档案的直感性还体现在自身的“凭证价值”，更具感染力和说服力，以此被广泛应用到各大企业的档案管理工作中，这也弥补了传统纸质档案的不足之处。

3.易损性

对于声像档案来说，本身就属于是一种载体资料，和传统的纸质档案相比，声像档案更容易受光度、热度、温度以及其他客观环境的影响。因为声像档案载体本身的化学成分比较复杂，决定了其自身的脆弱性。因此，如果不能对声像档案妥善管理，必然会导致声像档案的数据失真受损。除此之外，声像档案的特性决定着其保护的特殊性，自然对声像档案的保管费用会比一般的纸质档案要多得多。

4.可读性差

时代在发展，社会在进步，录像和磁带的年代已经过去，要播放录像和磁带需要与之相配套的设备，否则就无法读取，这也是声像档案“可读性”差的原因。一些关键档案是需要借助专业设备以及专业的技术人才作为辅助，才能把原有的声像档案转化出感官所能接收的声音、图片、符号等等。

二、企业声像档案数字化管理的必要性

企业声像档案数字化管理工作在企业档案管理中发挥着重要的优势。一方面，利于凸显档案自身的价值作用；另一方面，则是更有利于改善企业档案管理的整体水平。就目前来说，受益于科学技术的发展，声像档案数字化管理模式早已打破传统的档案管理模式，随着企业的做大做强，企业的数字化水平也随之提高。声像档案数字化管理工作不仅完善了企业档案管理机制和方式，还可以进一步实现对企业档案的“集中管理”，以此利用数字技术提高企业声像档案的价值作用，其根本目的就是促使企业可以适应时代发展的需要，寻求突破性发展。企业声像档案数字化管理不仅可以有效提高企业档案管理的整体水平，还可以依托于新技术手段，保证档案资源管理以及应用的有效性和时效性，并根据时代发展变化，对企业声像档案数字化管理机制及时调整，便于领导对档案信息化管理工作的有效监督。企业声像档案数字化管理机制可以充分发挥新技术手段的优势，以弥补传统档案管理工作的局限性，逐渐实现企业活动中各类档案的电子化，也可以理解为是对声像档案的一种创新和优化，更利于声像档案的存储和保管。

目前，各企业的发展规模不断扩大，企业的相关产品也逐渐趋于多样化，企业业务也随之增多，因此，企业档案资源管理工作也趋于复杂性和多样性。想要保证企业档案管理工作的质量和效率，并发挥企业档案的各项优势，就需要建立健全声像档案数字化管理机制，以此提高档案管理工作的有效性和时效性，提高企业档案的利用率，以此实现档案自身价值的最大化。除此之外，企业建立健全声像档案数字化管理机制更有利于发挥企业各部门的优势特点。一方面，可以优化各部门之间的职责；另一方面，也有利于加强企业各部门之间的有效沟通和合作，以此提高企业各部门之间的工作效率和工作质量。就企业的现阶段发展来看，档案管理工作较多且对档案管理工作人员有着较高的要求，企业声像档案数字化管理可以有效避免人工操作失误，保证数据的准确性和可实用性。企业声像档案数字化管理可以实现多样化管理，可以满足企业不同活动项目的不同需要，进一步提高企业的管理水平和管理效率。

声像档案数字化管理可以满足声像档案自身的“独特性”优势特点，声像档案和传统的纸质档案相比，声像档案更具备多样性、时效性和多功能性等优势特点。随着时代的发展和社会的进步，声像设备也逐渐趋于多样化，如摄像设备早已经更新换代数十次，其相应存在的形式也趋于多样化，这就对声像档案的管理和应用提出了新的要求。基于数字化管理，可以实现声像档案的数字化管理，提高企业声像档案数字化管理的效率和质量。

三、现阶段企业声像档案数字化管理机制存在的不足

1.管理制度不健全，声像档案没有集中统一管理

目前，企业的声像档案管理主要有两种渠道，一是由各企业的相关科室执行一年一次的声像档案移交工作；二是企业各类项目活动接近尾声之后，进行声像档案的移交和管理。就第一种声像档案管理方式来说，是较为简单且规范的，而针对第二种企业日常项目声像档案管理来说，就会出现混乱和复杂的情况。造成这一情况的主要原因是：第一，有部分档案管理工作者忽视了对声像档案的收集和管理；第二，有部分声像档案的管理制度已经不能符合现阶段企业声像档案的管理要求。比如，以部分建筑企业来说，其声像档案的管理多是在竣工三个月之内把相关档案移交给公司的档案部门，但由于施工项目在施工的过程中所存储的各类照片以及文字数据比较多，如果等竣工之后再进行档案的移交，就会出现收集数据遗失或缺失等问题，无法实现完整地归档。因此，各企业需要建立与时代发展相契合的管理制度，进行声像档案系统管理。

2.档案意识不强，难以保证及时性和完整性

就企业声像档案管理来说，有较强的时效性和特殊性，因此，对档案的管理及时性有着较高的要求。各企业的声像档案管理多会出现缺失的情况，就是因为管理意识不够强，对声像档案管理工作的重视程度比较弱，导致声像档案在收集过程中出现滞后性等情况。比如，部分企业的项目活动所涉及的事宜较为复杂零散，项目所参与的工作人员众多，如果企业在日常活动中没有对每一个项目进行档案管理，工作人员没有合理分配等，必然造成声像档案收集不齐，或者是管理不规范、零散管理等问题，这已经是现阶段企业声像档案管理的普遍性问题。除此之外，声像档案管理工作人员不具备较强的责任心，对档案收集的力度不强，这也是导致现阶段企业声像档案难以收集完整的主要原因之一。

3.声像档案信息资源管理手段落后，限制其价值利用

科学技术的发展，为企业的各项经营活动提供了新的内容和渠道，但就目前来说，企业声像档案很难实现信息化管理，如果不能保证其自身的实效性和价值性，很难发挥声像档案的自身价值。声像档案的特殊形式和载体形式会反映企业日常经营活动以及企业过往历史的各类经营活动、数据和人物等。但目前，很多企业对于声像档案的数字化管理存在制度缺失等问题，如企业文化档案等，这类无形资产并没有分门别类的有效收集、分析、整理以及存储，对于电子档案的信息化管理还多是纸上谈兵，导致企业的档案价值不能发挥积极作用，只能放在企业档案部门积灰，这一问题是亟待解决的。

四、企业声像档案数字化管理机制与对策建议

1.完善相关科学、规范、合理的声像档案制度

上述所提到，在现阶段企业声像档案数字化管理工作中，缺乏相应的档案管理机制，因此，要建立健全科学、规范、合理且有效的企业声像档案信息化管理机制，可以遵照我国《中华人民共和国档案管理法》《声像档案管理法》《声像档案借阅制度》以及《声像档案保管制度》等相关工作制度。一方面，要明确规定企业声像档案信息化管理工作人员的职能分化，把声像档案数字化管理工作落实到个人；另一方面，要进一步加强档案管理工作人员的档案管理意识。可以借助各类信息化管理手段进行声像档案的有效收集、分类、管理和存储等，以提高企业声像档案自身的价值意义和作用。

2.数字化扫描，在線预归档

构建声像档案管理信息化系统，需要通过扫描照片之后进行有效识别才能纳入声像档案的保管当中。扫描照片时，一般需要注意照片的尺寸、分辨率以及存储格式和上传是否匹配等相关问题。举例来说，照片在进行档案归档的时候，相应的信息无论是时间、地点、人物、背景、拍摄者以及事由等，都要录入数据库当中，以方便用户可以进行关键词的搜索，还可以利用图像实时查询。除此之外，将数字化扫描纳入声像档案的展览传播当中，更有利于企业声像档案的高效利用和资源共享。这也是基于新时期数字化管理手段的优势特点，研发个性化的产品，突显声像档案资源管理的积极作用和重要性。同时，在数字化扫描过程中，也需要考虑数字图像的存储问题，针对不同的图像格式以及不同的存储介质，需要根据不同的需求和应用环境选择相应的存储方式。此外，声像档案在数字化扫描过程中需要将扫描结果与声像档案管理系统实行连接，才能保证档案管理工作的高效性。通过信息化管理手段，还可以将声像档案与其他类型的电子文件进行有效比对，可以实现对声像档案数据的快速检索、处理以及统计等，企业还应该为声像档案建立专门的库房，并在库房中安装温湿度监控设备，以保证声像档案具有良好的存储条件。

3.嵌入虚拟技术等先进技术

科学技术的发展为企业声像档案的管理拓宽了新的内容和渠道。首先，档案管理机构应积极利用声像档案自身的优势特点，借助文字、图片以及视频内容形式多样的优势，进行企业单位的档案宣传，提高企业社会影响力和知名度。其次，可以利用虚拟技术或者VR等新技术手段，打造新型的展览形式。VR技术是一种新型的技术，其本质是利用计算机和仿真系统创建一个模拟环境，进行三维立体式的实景体验。用户可以还原档案记录的情景，使用户沉浸在虚拟的环境当中。虚拟和现实技术都会摆脱传统的单一图像或视频，而是通过三维世界建构并还原档案当中所记录的真实影像。用户所获得的身临其境的感受更能引导其主动参与的积极性。

4.提高声像档案的库房保管条件

声像档案的管理方式以及管理条件存在一定的特殊性，因为对声像档案来说，本身就包含了大量信息，档案相关管理工作者必须要重视声像档案管理的工作环境和保管条例，要防火、防潮、防光和防磁，可以借助档案馆建筑设计的规范，进行声像档案保管环境的设计。除此之外，也可以采用空气净化装置去除二氧化硫以及臭氧等杂质。每两年对声像档案的底片和照片进行一次抽样检查，五年进行一次全面检查，以保证企业声像档案管理环境及存储介质的安全性。在档案库房的建设中，必须要制定相关的法规制度，在声像档案管理中，必须要遵循《中华人民共和国档案法》和《企业档案管理条例》，同时还要参照《档案馆建筑设计规范》，来进行档案库房建设。在库房管理过程中，要保证库房内温度与湿度符合要求，避免出现潮湿、高温、缺氧等问题。在库房内还要安装监控设施，通过监控设施对库房内的温度与湿度进行实时监测和记录。如果出现档案库房内的温湿度超标等问题时，可以使用除湿机和加湿器来调节。在库房管理中要注意防潮和防火等问题，确保企业声像档案的安全与完整。

5.打造复合型声像档案数字化管理人员队伍建设

首先，声像档案管理工作人员的综合素质对企业声像档案数字化管理机制具有直接影响。因此，声像档案工作人员不仅应具备专业素养以及职业道德素养，在开展企业声像档案数字化建设工作的同时，还要学习声像档案的保护技术和计算机技术等交叉领域知识，以保证声像档案数字化管理和信息资源的有效利用和开发。其次，声像档案管理工作者要转变传统的档案管理理念，摒弃“坐等上门”的消极服务态度，树立积极正确的档案管理职业道德，以满足企业声像档案信息化管理的需要。除此之外，也可以开展定期和不定期的培训，以提高声像档案信息化管理队伍建设的综合素质。最后，作为一名企业声像档案管理工作人员，具有保密意识是非常重要的，要树立保密意识，严禁一切泄密行为，发挥自身的积极作用。

五、结束语

综上所述，就企业声像档案来说，其承担着记载历史、服务现实以及展望未来的重任，企业声像档案意义重大。随着时代的发展，企业声像档案管理趋于数字化和信息化，因此，立足于企业发展的实际，针对目前企业声像档案数字化管理建设机制所存在的问题，及时优化和创新，通过完善相关科学、规范与合理的声像档案制度、数字化扫描在线预归档、嵌入虚拟技术等新兴技术、提高声像档案的库房保管条件以及打造复合型管理人员队伍建设等措施，以此发挥企业各类档案的价值作用。

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作者简介：刘钧（1969—），女，汉族，陕西乾县人，硕士，副研究馆员，长期从事档案管理及档案数字化工作，研究方向：档案管理。