大数据时代，流动人员的档案管理困境与对策初探

摘 要：作为反映流动人员思想品德、综合能力、工作作风、学习和工作经历、家庭状况以及社会关系等情况的历史记录材料，流动人员人事档案是党委政府和用人单位联系服务人才的重要载体，如何管理好流动人员的人事档案成为各级就业人才服务机构的一项重要工作。借助大数据技术优势，不仅能提升档案管理部门的服务质量，还能让流动人员人事档案管理服务发展呈现多样化特点，对社会经济的发展起到积极的作用。

关键词：大数据时代；流动人员人事档案；管理困境；对策

人事档案不同于其他档案类别，它是记载人生轨迹的重要依据，更是个人一生的奋斗证明，这是其他档案不可取代的，尤其是流动人员在参加公务员考录和国有企事业单位招聘、办理政审考察、申报职称评审和核定社保待遇等事项时的重要依据。对于流动人员人事档案管理工作，在大数据时代背景影响下，让其有了很多的发展机遇，但同时也产生了大量新的问题。随着市场化和多样化就业模式的发展，维护人事档案的真实性和严肃性，完善人才流动社会化服务体系，对促进人才合理流动具有重要意义。因此，在大数据时代背景下，如何运用现代化的技术手段，充分了解当前流动人员人事档案管理工作困境，并探究有效的解决措施，是人才服务机构等档案管理部门急需解决的问题。

一、大数据时代流动人员人事档案管理分析

1.大数据时代的概念

最早提出“大数据”时代到来的是全球知名咨询公司麦肯锡，是指利用相关算法对海量数据的处理、分析和存储，从海量的数据中发现价值，服务于生活与生产。从当前的运用现状来看，大数据时代信息存储最少是几百GB，甚至达到几百TN，这就要求数据库的规划建设有庞大的保存空间。对当前的数据量调查显示，这是一个极大的单位，短时间内会形成大量数据，而且数据格式趋于多样化。

五莲县公共就业和人才服务中心作为该县流动人员档案管理部门，目前存管流动人员人事档案32000余份，服务代理单位200余家，每年累计向社会提供人才档案查询和转递等服务2万余人次。其在管理过程中通过运用大数据技术，不仅能够高速传输相应数据，还以实现共享数据为目的，对流动人员管理效果进行深度优化和调整，有效规避以往在人事档案管理、查询利用等多项业务事项中工作效率不高的问题，对后续工作的开展提供了有力支持。

2.大数据时代流动人员人事档案管理的重要意义

首先，给用人单位培养及使用人才提供有效依据。不管是公務员和企事业单位，在考录招聘人才的过程中，能够通过人事档案充分了解人才的具体状况，档案中有个人职业经历、文化水平、思想品德以及专业技能等信息，可以让用人单位对人才有综合性的了解，为人才的培养和利用提供重要参考，也利于人力资源管理工作的顺利开展。其次，积极拓展社会人力资源管理范畴。随着大数据技术的运用，不仅能够让流动人员档案信息更加丰富，而且可以提升整体管理效率和质量。从社会人力资源管理方面来讲，还能够有效延伸具体范围，这和大数据时代人事管理要求形成一致性。最后，确保了档案信息权威性。我国的流动人员人事档案管理机构包括县级及以上人民政府设立的公共就业和人才服务机构，以及经省人力资源社会保障部门授权的单位，这一规定确保了档案管理机构的权威性。在大数据背景下，档案信息管理工作实现数字化，使得任何类型流动人员的人事档案都能够利用先进的信息技术记录在人事档案信息化数据库中，这完全突破了以往管理模式的不足，从而确保档案信息的权威性，也让档案更加完善，对后续工作的落实起到推动和促进作用。

二、流动人员人事档案管理在大数据时代的服务探究

1.流动人员人事档案管理业务服务分析

第一，大数据应用模式促使档案管理工作得到较大的改变，特别是流动人员人事档案管理方面。为实现数据化转变，应将人员档案信息录入至大数据系统，使其形成数字化档案，保证档案“收、管、存、用”实现数字化管理，这样才能让人事档案管理服务工作有序推进。大数据技术应用有非常突出的优势，可以将不同类别的个人信息有效整合，促使各领域的档案服务更为方便，而且确保服务的有效性，与服务对象数据信息需求形成统一，保证档案管理服务的高效率。第二，真正推动档案系统呈现网络化特点，随着档案信息逐渐数字化，需要建立有关局域网（内网）系统，构建“数字赋能、综合集成、闭环管控”的管理机制，借助档案数字化和网络化提升服务质量，其他档案管理部门可以借助内网系统获取相应的档案信息，为档案管理和使用提供有力依据和安全保障。

2.流动人员人事档案管理服务理念创新分析

档案管理理念应当不断创新与优化，突破传统的流动人员人事档案管理服务观念，充分融合大数据技术，进一步确定人事档案应用与管理目的，通过有效加工后发挥更高价值。在此过程中，应该针对有关工作人员进行业务培训，转变服务理念，与时代接轨，增强工作人员的大数据服务思维，并根据流动人员的具体需求，为其提供针对性的档案服务。同时，还应积极掌握各类档案管理方式，推动一体化平台建设，统一管理模式，促使档案数据信息真正达到共建共享。

3.流动人员人事档案管理服务资源多样性分析

流动人员人事档案管理服务已从传统的人事档案管理向为社会和政府提供多元和多维的人力资源服务方向转变。通过数字化方式完成档案材料的整理和归纳，进而获得流动人员不同时代全方位的数据信息，其数字提取功能可以按照行业、职业、性别、专业以及年龄等内容将档案归类，实现用人单位对每名员工“精准分类”，帮助员工精准规划职业生涯，从而增强员工对单位的归属感。同时，分类提炼的大数据也能为政府和用人单位的决策者提供更为详细的人才统计数据，对辖区人力资源结构构架提供精准的信息支撑，更好地为地区的营商环境提供人力资源服务保障。

三、大数据时代流动人员档案管理工作的开展方向

1.无纸便捷化

通过对计算机和网络技术的实际应用，促使流动人员人事档案管理模式发生了质的改变，由以往的纸质档案管理直接过渡为无纸化形式，不仅能够对庞大的档案信息进行有效保存，更能从根本上缩减管理财力的投入，杜绝资源的大量消耗，让流动人员人事档案管理和应用更为方便。

2.微缩数字化

随着大数据技术体系的不断成熟和发展，充分运用微缩摄像与数码影像技术。流动人员人事档案管理大量的传统文件资源被有效压缩，特别是数码缩微技术的运用，通过对信息实现高清晰度处理，将其转换成电子文件，促使档案管理工作越来越数字化。信息技术除了能夠有效存储和辨别电子化文件信息，也能够建立起健全的人事档案数据库，保证档案实现无线传输，达到共享目的，有利于用户更便捷地调取数据资料，实现对数据信息的循环使用。

3.网络信息化

对于人事档案与文件资料的安全和可靠性方面，我国相关政府部门和档案管理部门都以此建立了完善的局域（内部）网络系统，而且明确要求单位内部局域网不能与互联网平台连接。对于传统纸质和电子文件签署方式都可以选择特定的标识，不可直接体现签署人身份资料，有效杜绝文件被篡改和丢失等情况发生，确保人事档案的安全。

4.智能多元化

大数据技术的发展与应用，促使流动人员人事档案管理介质越来越向智能化和多元化发展。以往流动人员人事档案管理存储主要以档案室和档案馆为主，当前通过档案数据平台或信息系统存储，不仅符合时代发展需求，也让流动人员人事档案管理向多元化发展。信息化的管理模式，有效避免了传统纸质档案安全性不够、利用效率低、信息容易出错、流程无法追溯以及无法协同的问题。

四、大数据时代流动人员人事档案管理面临的困境

1.档案信息不够集中

受传统思想影响，在档案管理工作落实过程中，很多地区使用的档案管理模式还较为落后和单一，造成人员和档案分离的状态，这种问题较为普遍。人事档案存放部门的管理理念和管理模式等都有所不同，导致人事档案信息不能有效传输，更难以实现信息共享，这对流动人员档案信息的流通具有一定的阻碍性，而且缺乏便捷性。有的单位在给流动人员办理就业和调档等业务时，需要对人员数据信息真实性仔细核查，通常会发生实体档案转递交接等问题，促使跨地区和跨行业存档过程中难以达到信息共享，人事档案管理平台也难以统一，而且，流程过于复杂，致使档案调取需要花费大量的时间。比如，受疫情影响，近几年实体档案转递经常出现快递停滞、堆积或是被退回等现象，极易出现档案遗失或影响流动人员就业和入职政审等问题。

2.档案管理制度还需优化

随着人事制度在时代的推动下不断更新，造成流动人员人事档案管理工作难上加难，以往的档案管理制度存在的缺陷日渐凸显，产生的负面问题也非常突出。再加上流动人员人事档案管理本身没有相对完善的制度，导致工作质量不能达到预期目标。不同区域的管理机制存在极大差异性，有的单位没有配备专业的档案人才，不熟悉档案管理规范，致使档案信息过于分散，档案资料不齐，与实际信息不相符等现象时有发生，导致在日常管理过程中漏洞百出，甚至出现档案遗失现象。

3.弃档现象过于普遍

以高校毕业生为例，每年总有一些毕业生不知道自己的档案该如何存放，最终成为“弃档族”，导致其后续就业和评职称等环节遇到诸多不必要的困难。通过当前的档案管理实况分析发现，很多单位和个人缺乏档案管理意识，特别是私企的流动人员根本不考虑这方面的问题，认为不属体制内人员，只要做好工作，能够积极参加单位绩效考核即可；部分企业为了防止岗位人员发生流失，有时会扣留员工人事档案，甚至员工离职后也不为其办理转档手续，没有实现“档随人走”。还有的流动人员个人档案意识淡薄，觉得放在自己手中最安全，时间久了会出现存放不当、档案丢失、去向不明以及转档困难等现象。一些流动人员虽然会将档案保存到相应的人力资源服务机构，但因未及时和档案管理单位联系，长期处于“无人监管”状态，极易造成弃档现象的发生，而且这种问题非常普遍，导致人才服务机构出现大量档案没有人认领的情况。

4.档案管理模式较为传统

为保证档案信息的安全性，人事档案管理部门都会针对查阅和借档等设置相应的规定和要求，如当本人要借阅时需到现场，根据相关规定提供有关身份等证明，由于使用的管理模式比较滞后，导致流动人员档案信息难以实现有效共享，而且信息查阅过程过于复杂，不能保证档案信息有效的循环利用，增加了档案管理难度。

五、大数据时代流动人员人事档案管理的有效策略

1.构建综合性的大数据平台

当前的流动人员档案管理缺乏统一的管理平台，作为档案管理部门需要合理使用先进信息技术，实现集中统一管理，建立综合性的大数据平台，加强流动人员档案信息传输成效。还应该借助互联网技术建立流动人员档案管理与业务相一致的经办平台，对流动人员提供统一的档案服务，另外，借助大数据和互联网等新技术，构建综合的档案信息查询系统，规避以往“信息孤岛”等问题，真正让流动人员档案达到跨区域和跨行业的数据共享目的，这些都能够给后续档案规范管理奠定良好的基础。例如，2022年山东省就在全国率先建成“两台一库”，并搭建起全省统一的网上办事平台，实现了流动人员人事档案业务跨地区网上办理，做到数据向上集中，服务向下延伸，有力促进了社会化人才的有序流动和配置。

2.构建完善的流动人员档案管理机制

为保证档案管理工作能够正常运行，需要构建科学的档案管理体系，确保档案的服务效率和服务质量。首先，要重视人才的培养，积极构建一支综合素质强的人事档案管理员队伍，并通过开展多元化的培训，使档案管理人员具备扎实的专业知识，进一步提升档案管理人员的信息素养，以此来推动流动人员人事档案管理信息化建设。其次，要科学运用档案托管和人事代理制度，创新和提升服务管理模式，借助单位和个人需求等提供针对性的社会化服务，提升档案管理水平，保证档案管理工作顺利进行。最后，应该以流动人员档案管理水平为基础，建立相匹配的监管体系和考核奖惩制度，进一步提升档案管理人员的工作积极性，为提升流动人员人事档案管理工作的质量和服务水平奠定坚实基础。

3.多元化规避弃档现象

首先，要充分体现人事档案在国家档案和社会信用体系中的重要性，把档案与个人信用体系联系起来，增强人们的档案管理意识。作为高校档案管理部门，要加强高校学生人事档案管理意识，积极宣传相关人事档案管理内容，让学生能够清楚地意识到人事档案对自己未来发展的重要影响。其次，加强用人单位和员工的档案知识宣传，用人单位应对于离职人员人事档案及时调转，个人也要对档案的去向做好跟踪监督。最后，档案管理部门要加快推进档案管理服务职能整合，实现统一部门管理，大力清查违规保管档案的单位和组织，按规定及时纳入各级公共就业和人才服务机构管理。对于扣档情况，要积极协助被扣档人员与扣档单位有效协商，必要时帮助申请劳动仲裁等法律援助，保证流动人员的合法权益。

六、结束语

上述研究内容充分表明，虽然，大数据时代促使流动人员档案管理工作发生了本质上的改变，不断优化与创新，但是，还存在较多问题。所以，在开展该项工作期间，应该满足人力资源市场发展需求，构建完善的人事档案管理机制，更新管理理念与模式，加强档案管理工作效率，进而促使流动人员档案信息管理更加数字化和智能化。

参考文献：

[1]刘 鑫.“互联网+档案”大数据时代服务方式——针对高校的档案公共服务电子政务平台[J].兰台世界，2019，555（01）：59-61.

[2]龙 彦.论大数据时代高校人事档案管理面临的挑战及对策 [J].中国管理信息化，2019（21）：147-148.

[3]傅剑波，朱万木，刘学伟.加强流动人员人事档案管理，提高公共就业与人才服务水平[J].兰台世界，2020（23）：39-41.

[4]卞咸杰.大数据时代档案信息资源共享平台数据交互服务的研究[J].浙江档案，2020，451（11）：17-19.

作者简介：王岗（1980—），男，汉族，山东五莲人，本科，副研究馆员，研究方向：档案管理和人事档案管理。