信息化背景下文书档案管理转型工作分析

摘 要：档案信息化大潮方兴未艾，改变了传统的文书档案管理模式，档案管理进入数据化时代，文书档案管理的效率和质量得到明显提升。但是，与新时代文书档案管理的要求相比，有些单位的文书档案管理还存在着人员素质不高、信息化应用不足、安全性无法保障等问题。信息时代，文书档案管理要着力打造现代档案管理制度、建设文档一体化管理平台、构建文书档案资源共享利用机制上下功夫，以信息化的成效提升文书档案管理的质量和水平。

关键词：信息化；文书档案；文档一体化

文书档案作为机关事业单位档案管理的主体，是记录机关运行、重大事件的重要载体，推进新时代文书档案信息化建设，对于提升档案治理效能，服务中心大局具有重要意义。要坚持以信息化为抓手，以服务利用为落脚点，着力建设高效、快捷、智能的文书档案管理模式，更好发挥文书档案价值。

1 信息化背景下文书档案管理的基本特征

1.1 数字化赋能存储

传统的档案管理一般采用的是人工编辑、整理、分类、归档，不仅工作烦琐、效率低下，而且经常会出现纰漏。采用数字化管理可以极大地释放人工工作，减少由于人工操作出现的漏洞。数据化模式下，纸质档案的形态转变为电子存储，电子文件以文本、照片、图像、音视频等形式存在，依托数据化功能系统，在功能分区中进行提取。电子文件能够应用于OA办公系统、文档管理系统等多种数据管理模式，在政务处理、文件流转、资政决策方面发挥着重要作用。

1.2 新技术赋能安全

社会信息化提升了信息的地位，而信息安全是任何国家、政府、行业部门都需要重视的问题，尤其在档案管理工作中，文书档案的保密性和隐私问题尤为重要。在传统的档案管理工作中，档案的保密性没有被充分重视，容易出现信息资源的泄漏遗失。数字化新技术可以加密档案信息，改变以往只靠封条进行保密的模式。新技术赋能将引入密码技术、人脸识别技术、指纹技术、防火墙技术、数字化备份等信息安全相关技术手段。安全保密措施的引入对于提升档案管理的安全性具有深刻的意义，极大地提高了档案的保密性与安全性。

1.3 数据库赋能整合

长久保存的档案会出现纸张发黄、字迹模糊不清等现象，严重影响档案的质量。加强数字档案库建设工程，能够加大纸质档案原件保护力度，推动纸质+数字干部人事檔案一体化管理应用，推动文书档案实现从“纸件”到“指尖”的蜕变。数据库系统包括档案信息管理、档案查借阅、档案鉴定、智能编研等多个功能模块，通过异地档案查询、数据信息库建设、为利用对象精准“画像”等方式，让昔日档案“故纸堆”成为可利用的“活资源”。

1.4 资源库赋能利用

信息化技术融入文书档案管理，不仅使工作效率得以提升，便于信息传递，也是档案管理人员的知识库。基于海量文书档案的资源库，是不同部门人员的经验、技术的总结，这些信息具有很高的知识价值和应用价值，对于提高个人能力、服务单位决策能够提供有益的参考。实现文书档案工作从简单管理型服务向研究开发型服务的转变，进一步提升文书档案工作服务水平。

2 信息化时代文书档案管理的困境

2.1 文书工作和档案管理结合不紧密

在实际工作中，文书工作和档案工作有天然的耦合性，但是又有特殊性，两者具有统一性，在分工上也有差异性，因此，文书工作和档案管理需要相互配合，建立层级分明、立体可控的管理体制，使得文书档案管理根据科学性、有效性、时代性。但是，这种体制下，文书工作和档案工作存在脱节的问题，有的单位两项工作分属不同部门，难以形成有效关联。加之档案理念宣传不到位，有的文书人员档案意识不足，档案人员又不具备专业文书档案知识，导致文书工作和档案管理不能进行有效链接，沟通环节存在脱节，二者统一高效的体系未能发挥作用。

2.2 文书档案人员力量薄弱

在有些机关事业单位中，文书档案管理工作由办公室文秘人员兼任，基本上没有专职文书档案管理人员，从精力上来看，由于兼职人员需要兼顾其他工作，很难把主要精力投入到文书档案管理中，也没有时间去研究、整理、挖掘文书档案资源，更没有精力关注档案信息化的发展趋势和前沿问题，造成了文书档案人员力量不足、能力有限、眼界不高的问题，加之档案人员积极性、主动性难以得以充分调动，文书档案信息化建设困难重重。

2.3 文书档案管理重视程度不够

在各单位，文书档案管理普遍不受重视，关注度不高、平台有限的问题比较突出。尤其是一些单位主要负责同志将文书档案管理视为可有可无的工作，认为档案工作出成绩难，是一种隐形政绩，思想上重视不够。此外，在传统观念里，文书档案管理是比较简单的工作，就是简单的收集整理和查询，技术含量低，从业门槛不高，安排一些年龄较大的同志从事这个工作，不求高质量，只要能收集保管好即可，对文书档案要求的标准低，造成了信息化建设的低质量。

2.4 文书档案信息化应用不足

我国档案信息化建设始于20世纪80年代末期，目前，以纸质档案和电子档案为主的双套制是档案管理的主要模式，传统的档案管理模式已经远远落后于数据时代的要求，而有的文书档案信息化管理基本还处于起步阶段，导致一部分档案流失、失密[1]。同时，档案管理系统建设是一项复杂的系统工程，成本较高，有的机关单位缺乏领导的重视、资金的支持、专业的技术人才和健全的管理机制的支撑。有的单位将资金投入到设备改造、工程建设中，但档案信息化建设严重滞后[2]。

2.5 文书档案安全有漏洞

档案信息化给文书档案带来便捷的同时，也催生了对安全问题的担忧，网络的易受侵袭给档案信息的安全带来了直接的威胁，比如，档案数字化之后，给信息共享带来极大的便利。同时，数据的非法下载与复制，也成为档案安全的第一大杀手。有的中介机构以免费或低价数字化为诱饵，以数据共享为前提，实施档案数字化工作。在完成数字化后，同时席卷数据而去，使得档案的安全受到严重威胁。有的中介机构擅自复制档案数据，甚至成为谈判交易的筹码。因此，在搞好档案信息化建设的同时，搞好档案信息网络系统的安全已成为一项重要的课题。

3 信息化背景下文书档案管理转型路径

3.1 “细”在经常，建立符合新时代的文书档案管理制度

管理制度建设是提升文书档案治理能力和水平的保障，规范化的制度建设有利于提升文书档案管理效能。符合信息化时代要求的现代化管理制度，要求单位建立以信息化手段为引领的文书档案存储利用体系，摒弃以纸质归档利用的传统模式，以文书档案管理规则为基础，结合单位自身的管理实际和文件流转流程、组织架构等，管理制度应与时俱进，符合新时代要求，具有鲜明的特色性、灵活性和可利用性。文书档案管理制度的核心是文档一体化管理，以管理系统为依托，电子文档全过程管理为特征，保障文书档案从产生、流转、归档、利用各环节的安全性。同时，还要完善与文书档案编辑利用的规章体系，在文书档案管理中，利用、编研是文书档案发挥价值的主渠道，因此，有必要加强对文书档案利用范围的界定和规范，提升文书档案管理的价值和效率。要加强考核机制建设，对文书档案的管理实行一票否决制，切实提高文书档案管理的积极性，发挥制度约束力。要强化信息化理念培训，结合信息化发展情况和档案工作实际，切实提升信息化发展的趋势，提升依法管理的能力，详细了解电子文书的在线移交、在线接收、远程利用、开放审核、档案统计、实体档案辅助管理等主要功能模块的操作方法，提升文书档案管理治理效果。

3.2 “管”在平常，应用先进手段实现文书档案现代化管理

当前办公自动化系统得以普及，在具体办公过程中，通过OA流转即能够完成收文和发文，这就要求档案管理人员转变传统的文书档案管理理念，以信息化技术和模式转型提升文书档案管理效果。因此在文书档案管理工作中，需要充分运用现代化管理软件，依托于计算机技术来对文书档案进行整理、储存和查阅，这就是文档一体化管理系统。该系统管理是知识收集、存储、管理、共享、迭代、创新、再利用的一个全生命周期过程。在收集方面，要多元化收集知识，支持多种类型的知识，如图片、视频、各种文档（DOC、XLS、PPT、PDF、TXT等）等。在存储方面，要方便结构化存储，特别是对于企事业单位组织来说，知识的存储量较大较杂，需要文档一体化管理工具，例如多级栏目、多属性、多标签、多条目，甚至可以自定义管理。在操作方面，要简单、易学、易操作，单位组织的文档一体化管理系统在使用上越简单越好，做到人人皆是知识创作者，人人都是知识的运用者。如果不方便操作，影响了使用效率，文档一体化的便利性将无法发挥。在文档一体化管理系统的选择上，要全面评估文档一体化管理系统使用成本。使用成本的高低关乎性价比，单位组织在文档一体化管理平台选擇上，要选择试错成本低的工具，多调研产品研发背景和产品的真正优势和强项。对于机关事业单位管理系统而言，同时还要通过创建OA系统软件与现代化管理软件的接口，实现办公自动化系统与档案管理系统之间的无缝对接，这样电子文件数据通过办公自动化系统能够直接进入到档案管理系统中，完成归档工作。而且有效保证了纸质档案与电子文档之间信息的一致性。另外，各机关单位还要通过运用相应的软件来加快推动档案管理信息系统的建设，在保证文书档案质量的基础上，全面提升文书档案的应用价值，加快促进文书档案管理的现代化水平。

3.3 “精”在利用，提高文书档案检索效率

在文书档案检索方面，首先，通过对当前的文书档案进行全面的普查，根据各行业发展的需要，针对一些不具有利用价值的文书档案进行移除，以减少文书档案管理工作中内容的重复性；而对文书档案进行普查与无用档案的清除，也是文书档案管理工作实现标准化与科学化的前提。其次，通过对文书档案进行组合，将一些内容较多的文书档案分为几个类别清晰的案卷，并重新梳理内容繁杂的档案，为各档案之间建立明确联系，以促进文书档案资料的利用率以及检索效率。与此同时，严格按照相关标准来规范档案题名，以提高文书档案检索的准确性与效率。因为实施文书档案的规范分类，其目的是实现快速检索与提高利用效率，而只有提高文书档案的题名准确性，才能使档案发挥其具体的效用。电子管理系统要提供专门的档案借还功能。通过流程，即可依审批授权，对所需档案进行借阅与归还。系统还应提供档案利用统计、归还提醒等功能，为知识的共享与管理提供便利。在档案利用方面，基于检索功能的完善，文书档案的编研开发更加便捷。目前，比较先进的是系统自助编研模式，系统提供档案专题的在线编研功能，编研人员可在线编制编研计划、分配编研任务，并可根据编写的专题内容进行素材收集，包括外部素材收集，档案素材调取个人素材库、公共素材库等。素材收集后可进行在线编研、素材在线OCR获取文字信息，同时可根据预设的模板，自动生成可以展示的编研成果，以方便社会大众的利用，编研成果支持电子书、DOC、PDF等不同文件格式。同时，要加强档案信息化安全建设，把档案信息安全管理贯穿于档案接收、保管和利用工作的各个环节。利用现代化手段全方位做好文书档案安全保密防护，加强档案数字化外包服务企业管理，建立档案数字化外包保密制度和档案数字化外包流程操作规程；落实技防措施，严格对计算机设备、网络、数据光盘等载体的管理，建立健全数据库质量，严防失密事件发生。

3.4 “严”在流程，健全文书档案管理治理体系建设

文书档案的管理体系，主要涉及内设机构的配合、文书档案的规范、共享流程建设。高效的档案治理体系能够推动各环节的流程有效配合，充分彰显文档一体化的优势。同时还要注重文书档案综合管理水平的提升，各部门之间在日常工作中要做好协调工作，加强交流和配合，确保实现信息的全面传输和实现对文书信息的完整记载。要进一步转变档案管理方式，在利用手续、环境和服务方式上，提高查阅者的满意度，推动文书档案服务的标准化和现代化。要加强文书档案宣传，依托微信、抖音等新媒体，通过微视频、专栏等形式，传播档案文化，普及档案知识，让文书档案真正活起来、动起来。文书档案管理工作是一项长期性及烦琐的工作，专业性较强，涉及档案整理鉴定、修复保护、编研利用、政策法规、标准规范和党史国史研究等多个方面，需要管理人员具备相应的专业知识与技能[3]。机关事业单位要在实际工作中配备专业的档案管理人员，并在实际工作中严格按照具体的要求来做好档案资料的收集和整理工作，确保档案管理人员整体素质的提升，并对每一个档案人员的相应职责进行明确，全面提升文书档案现代化管理的质量。

参考文献

[1]杨庆军.企业档案信息化管理[J].中外企业家，2014（03）：15.

[2]韩香珍.企业档案信息化管理措施探析[J].陕西档案，2014（12）：25.

[3]杨茜雅.做好新时期文书档案管理工作[N].楚雄日报（汉），2022（09）：28.

作者简介：王一波（1984— ），研究生学历、硕士学位，太原市不动产登记中心馆员，工作与研究方向：文书档案、电子档案。