企业行政管理能力提升路径探索

胡兆军

企业行政管理工作作为企业管理工作的重要组成部分，在企业运行发展过程中起着不可或缺的重要作用，以笔者所在企业为例，办公室主要承担企业行政管理工作，其工作内容主要包括行政事务相关制度流程的制定和执行推动、日常办公事务管理、办公物品管理、公文文件管理、档案管理、会议管理、涉外事务管理，还涉及出差、低值易耗品、车辆、安全卫生等。工作的最终目的是通过各种规章制度和人为努力使部门之间或者关系企业之间形成密切配合的关系，使整个公司在运作过程中成为一个高速并且稳定运转的整体，为企业发展提供高质量服务。但是，通过近几年的工作实践，发现目前企业办公室的行政管理工作还存在着一些问题，因此必须通过各种途径来不断提高行政管理水平，基于此，本文以探索企业办公室行政管理能力提升路径为主，从管理的重要性、管理问题及策略分析等多个方面展开研究。

一、提升企业行政管理能力的重要性

提高企业行政管理水平可以协助企业形成一个完善的管理体系，让企业内部管理水平和效率得到进一步提升，同时实现企业的规范化管理。所以，企业办公室要予以高度配合，提高行政管理工作的规范性，让目标策划和内部管理措施等工作落实到位，才是符合现代化企业发展的标准需求，才能更好地推动企业发展。要想真正解决这些问题，必须要重视目标的实现和各方资源的统筹、整合，提高行政管理工作水平。

二、企业行政管理中存在的问题

目前，从办公室的实际工作经验来看，行政管理工作还存在一些问题，这些问题不仅影响着企业的发展，而且还会降低企业的工作质量，亟待管理人员重视并制定出解决策略，常见问题如下：

一是缺乏科学的管理方法。办公室的行政管理工作流程复杂，没有明确主次和职责，这就导致办公室工作人员的工作混乱，无法满足新时代背景下对企业管理的发展需求。与此同时，办公室工作人员缺之大局意识，对办公室行政管理工作没有精准定位，缺乏科学的管理方法，行政管理工作质量亟待提升。

二是对办公室行政管理工作认识不足。办公室行政管理工作是否得当，直接关系到企业的各项工作能否顺利开展。长期以来，办公室工作人员由于缺乏对行政管理工作的了解，无法协调各方关系，阻碍了企业各项工作的正常进行，无法充分发挥出办公室行政管理工作的作用，失去了开设这个职位的真正意义。

三是办公室工作人员业务水平偏低、主动性不足。办公室行政管理工作涉及多个部门，具有灵活性、随机性和偶然性，没有一套固定的工作方式，耗费的时间和精力较大。并且许多行政管理人员都是从别的部门抽调过来的，属于经验型人员，对业务管理缺少专业的能力，在处理办公事务时无从下手，长期如此，会导致工作人员丧失对工作的积极性和主动性。从整体上看，行政管理人员普遍缺乏专业素养，难以处理复杂的办公事务，这是导致办公室行政管理工作开展困难的主要原因。

四是领导忽视办公室行政管理工作的重要性。部分领导在安排工作时，没有为办公室行政管理工作创造有利的环境，常常是临时委任，而忽视了管理的内涵，使办公室行政人员在开展工作时常常处于尴尬的境地，究其原因，主要是企业领导不重视行政人员工作，临时交办的任务具有很大的随意性，致使其他安排好的工作没有落实到位。

三、提升企业行政管理能力的路径探索

一是加强办公室与各部门之间的协调与合作。企业各科室之间是否存在着科学的层级划分，能否协调协作，能否达到共同的目的，以及如何相互协作，都会给办公室的行政效能造成影响。上级办公室要向下级单位传达明确的工作要求，下级单位要认真贾彻执行，把工作落实到位，对下级办公室来说，要把上级办公室和领导交办的各项工作都认真完成，不推诿扯皮、敷衍了事，对所有工作都要有落实、有举措、有回音。

二是不断提高办公室人员的综合素质水平。办公室行政管理人员要树立服务意识，打破传统的行政思想，以提高工作热情和工作积极性，服务于企业职工，提高办公室的高效行政能力，应当着眼于挖掘人才的潜能，建设一支高素质、服务意识强的办公室行政管理困队。首先，要按照办公目标的需要，对办公室人员进行适当调整。要坚持适度集中原则，合理安排办公室人员数量，确保所有人员都能具备合理的工作量，从而激发员工的工作热情，减少人力资源的浪费。其次，要达到边际产出，必须合理分配办公室职员，即保证所有部门职员的人数在合理范围内，使内部和外部的办公制度得到协调。在不同的办公区域，同一办公人员的边际产出存在差异，这是因为不同的办公区域存在着人员短缺、管理水平和效率差异，从而对边际产出产生一定的影响。行政办公人员所掌握的专业技术与行政办公的专业技能之间存在着一定的差距，因此，要使之达到最大限度的边际产出，就需要对行政人员进行合理分配，持续优化办公室肉部组织结构。最后，要加强对办公室人员的再培训和二次教育，使其专业能力和综合素质得到有效提高。办公室人员还应对经济法律、公共关系、电脑技术和所属部门的专业知识有一定的了解，能够做到公平、合理、主次分明、计划周密、执行有效地去解决问题。还应具备协调、化解各类矛盾、处理各类关系的能力，通过不断总结来形成一套科学的办公室行政管理方式。

三是构建办公室激励机制，提高薪资酬劳水平。高效的员工激励机制能够持续激发办公室行政管理人员的工作热情，对提升组织的生产能力有积极作用，通过改进内外环境，优化劳动关系，激发出办公室人员的创新能力和工作热情。比如，可以通过实施岗位聘用制度、绩效薪酬制度等方式，对其给与适当的激励，加强业绩考评，注重质与量相结合，将职工满意度纳入评估标准，行政人员进行考核评价，提升工作热情，从而达到奖勤罚懒、优胜劣汰的管理目的。二是提高薪资酬劳水平。固定新资是行政管理人员的一种保障需求，而工资水平的稳步提高则会对人员产生积极的激励效果。因此，人力资源部要及时了解同行业的薪酬标准、本市经济发展状况，然后，针对不同岗位、工龄、级别、绩效等情况，提出个性化的固定工资标准，例如薪酬模式可以考虑引入高弹性或宽带等形式来制定薪资，经过多次协商和民主投票，每个年度都会提高行政人员的固定薪酬标淮，包括基本工资、津贴、五险一金等，确保他们的工资和收入在一个合理的范围内，以减少对管理人员的不满和负面情绪。

四是完善岗位绩效管理体系。1.规范职务晋升机制。职务晋升不仅可以提升行政管理人员的薪酬待遇，还可以让他们在心理上获得他人的尊重和认可，进而满足管理人员的物质和心理上的需要，所以，要进一步完善人才选拔、使用和评价体系，构建科学合理的晋升机制，才能有效激发行政管理人员的工作热情。首先，制定行政岗位职能说明书，使行政人员能够理解与其发展相适应的职业规划和岗位匹配度。其次，要有一个清晰的晋升标准，需从晋升人员的品质、专业资质能力、考核等级、工作年限、经验等进行评估，并确定相关任职细则，这样才能让竞聘提拔变得更有说服力。最后，通过民主测评、专业化笔试、结构面试等多种形式对应聘者进行德、智、绩、能、勤等全面考评，从而实现职位的公正化、科学化。2.实施岗位调整制度。当前，企业行政管理人員面临着晋升竞争激烈、晋升机“僧多粥少”的问题，又可以使行政管理人员在合适的岗位上发挥才能，为以后的职务晋升打下坚实的基础。行政管理人员可以在每个年度未期，结合个人特点、专业技能、王作表现等情况，将转岗申请 《包括目标部门和岗位）提交给人力资源部门和转岗单位，之后由相关部门进行全面审核和综合考评，从中挑选出优秀的申请者，以平级转岗调动到有关部门。实行“岗位调整，不仅可以满足行政管理人员的发展需要，而且可以解决个人特征与岗位职责不相适应的矛盾问题，使他们真正发挥其内在价值和潜能。

四、结语

要想切实提高企业办公室行政管理水平，只有重视理论与实际相结合，强化内部人员的综合素质管理，才能顺应时代发展，协助企业实现现代化发展。提高有效行政管理水平，重点在于构建一支高质量的行政管理队伍，不断促进企业各项事业的良性发展，并全面地推动企业内部开展科学管理，为企业和职工提供更多有效服务，为企业蓬勃发展奠定良好基础。