中小企业存货管理工作存在的问题与对策建议

黄晓懿　钟林

摘 要：存货管理水平的高低在很大程度上影响着中小企业降本增效目标的实现。本文从存货管理对中小企业的重要影响出发，分析我国中小企业存货管理工作存在的问题及原因，在此基础上，提出优化存货管理工作的对策建议，以提高中小企业的存货管理水平。

关键词：中小企业；存货管理；对策

存货是企业在生产经营过程中为销售或耗用而储备的物资，包括各类材料、商品、在产品、半成品、产成品等。它是企业流动资产中流动性最弱，但获利能力最强的资产。存货在流动资产中所占的比重、存货管理水平的高低，对企业生产经营的顺利与否产生直接影响，并最终会影响到企业的收益、风险和流动性的综合水平。因此，存货管理在中小企业整个生产经营管理中占据重要地位。

一、存货管理对中小企业的重要影响

作为企业资产的构成部分之一，存货直接体现了中小企业的生产运营状况和资金流动情况。早在20世纪的六七十年代，就出现了“零库存”管理模式，即采用看板管理手段，通过单元化生产等技术，按需进行拉式生产，生产过程不积压原材料和半成品。这种管理模式不仅大大降低了资金的占用量和存货的储存成本，还提高了管理效率。简言之，就是存货在采购、生产、销售等环节，不以仓储形式存在，而都处于周转状态。这种管理模式固然优势明显，但事实是，如果工业企业在生产投料时能够随时购入所需的原材料，或者商业企业在销售时能够随时购入该项商品，就不需要储备存货。然而，中小企业很少能做到随用随买，即使是市场供应充足的物资也是如此，总有储存存货的需要，并因此或多或少地占用资金。

对于中小企业来说，持有一定数量合理的存货是必要的，它不仅能保证中小企业生产或销售的经营需要，还能降低进货成本。中小企业获得利润离不开原材料或商品的不断流转，但若流转的过程不顺畅，就会出现停工待料、停业待货等情况，给企业造成损失。例如，某种原材料出现市场断档，或企业距离供货点较远而需要运输，运输也有可能出现故障导致货物损毁等。为了避免或降低缺货成本，企业需要储备一定数量合理的存货。存货还能降低进货成本，因为零购物资通常价格较高，而整批购买常有价格优惠。許多供应商为了扩大销售，会给购货方提供商业折扣。购货方大批量集中进货就可以享受这种优惠，降低进货成本。同时，大批量采购在采购总量一定的情况下减少了采购次数，也为购货方节约了采购费用。

存货过多，占用的资金就多，过多的资金占用会增加资金的机会成本，而且过多的存货还会增加仓储费、保险费、管理人员工资等各种费用，增加企业的成本，减少企业的利润。因此，中小企业需要进行有效的存货管理，权衡各种存货的成本和效益，尽力使二者实现最佳匹配，在充分发挥存货作用的前提下，不断降低存货成本，以最低的存货成本，保障企业生产经营的顺利开展。

二、中小企业存货管理工作存在的问题及原因

为了维持正常的生产经营，中小企业需要拥有一定数量和质量的存货，并且要权衡各种存货的成本和效益，使企业资产运转效率达到最佳状态。但是，许多中小企业在存货管理方面或多或少存在一些问题，影响企业管理效率的提高和降本增效目标的实现。

1.存货储存量不合理

存货直接影响中小企业营运资金的占用水平和资产的运转效率。存货量反映了资金的占用水平。一些中小企业管理人员的专业能力并不高，不能科学地预测未来一段时间的存货需求量，没有周密的采购计划、生产计划等，采购计划和生产计划不协调，使库存数量不合理，导致产能过剩或库存积压。还有一些管理者认为没有必要预测存货的需求量，即便预测了，计划没有变化快，存货的需求量会随时发生变化，预测没有实际意义。因此，为了不影响生产经营，避免出现停工待料、停业待货等情况，减少缺货成本而积压过多存货，占用大量流动资金，使其资金周转发生困难。而且，随着市场价格的波动，仓库积压的存货会出现贬值、磨损、折旧等问题，加大了中小企业存货管理的难度，增加了存货管理的成本。特别是在新冠疫情冲击下，市场需求大大下滑，许多中小企业的订单不可避免地流失，也使积压存货的现象越来越普遍。也有一些中小企业在没有合理估计存货需求量的前提下，因为害怕积压存货或流动资金不足等原因而减少存货量，导致存货不足而不敢接订单，或接了订单无法按期交货，增加了缺货成本。无论是存货过多，还是存货不足，都会直接影响企业的正常生产经营活动。可见，科学预测存货量对中小企业来说是非常重要的。

2.存货内部控制不到位

企业为了管理好存货，保障存货的安全性和完整性，加速存货资金周转，提高存货资金使用效益，针对存货的产、供、销和收、发、存各个环节的特点，事先会制定一套相互牵制、相互验证的内部监控制度，即对存货进行内部控制。但很多中小企业的存货内部控制不到位，表现在以下几个方面。第一，中小企业的组织结构比较简单，采购、生产、销售等相关部门及岗位的职责、权限不明晰，在存货管理中忽略了“不相容职务分离”的原则，出现“一人说了算的现象”，使一些业务完全由一人经办，没有经过两个或两个以上的部门或人员处理，个人或部门的工作与其他人或部门的工作相分离和脱节，没能受到很好的监督和制约。而且，钱、账、物没能实现分管，仓库保管员不仅负责原材料的收、发、存和相关管理工作，负责登记原材料的数量，还要处理相关的账务，定期还要核对存货的实存数和账存数，这样一来，使存货管理的监督形同虚设。第二，在采购、验收入库、仓储、领用、生产加工、装运出库、运输、盘存等各个环节，缺乏健全的存货内部控制制度，使问题不能及时被发现，出现问题也不能及时得到解决。例如，在存货验收入库环节，一些中小企业没有设置独立的部门负责验收货物，没有使用验收单，或验收单未能及时传送至会计部门；在仓储环节，没有定期的存货盘点制度和责任制度，使企业缺少存货的实时数据，存货受到损毁、盗窃、破坏，找不到责任人或相关人员互相推卸责任。第三，由于缺乏健全且严格的凭证制度，使存货内部控制失效，出现问题时无证可查，无据可依。

3.存货管理方法不科学

存货管理需要科学的管理方法，帮助中小企业提高存货管理水平。中小企业需要一定数量合理的存货，但储存存货既占用资金又增加仓储管理费。为了加速存货的周转和资金的流通，中小企业应当尽量缩短存货的储存期，从而降低企业的经营风险。这就需要管理人员用科学的方法，计算存货的储存期，并以此来指导和控制存货的周转。但中小企业的管理人员在对存货进行管理时，习惯依靠个人的主观经验来进行判断，较少运用科学的管理方法，对存货的储存时间的长短，没有科学地计算和估测。此外，由于资源有限，中小企业应将管理重心放在存货所占金额大的重点存货上，提高资源利用效率。但一些中小企业的仓库管理员在存货入库时，没能将金额大的重点存货和一般存货分类，也没能将之前的存货与刚入库的存货分类，在商品生产完工入库时，没有做好商品正品数与次品数的登记，导致在生产领用或销售出库时产生混乱，影响企业的正常生产经营秩序。

三、中小企业存货管理工作优化建议

存货管理水平体现了企业整体的管理水平，间接地反映了产品的品质，对企业的持续发展产生重要的影响。针对现阶段中小企业存货管理存在的問题，中小企业应采取相应的措施，提高存货管理的水平和效率。

1.合理预测存货数量

存货数量直接关系到中小企业的存货成本，影响中小企业的经济效益。为了在充分发挥存货作用的前提下，不断降低存货成本，以最低的存货成本，保障企业生产经营的顺利开展，中小企业应确定一个最佳的存货数量，并对存货数量进行有效控制，尽量使存货总成本最低。预测存货数量不能仅依靠管理者的经验，而应采用科学的方法，结合管理者多年的实践经验做出合理的判断。存货的经济批量模型就是在企业存货管理实践过程中逐步形成的一种有效的存货控制方法。运用该模型，企业在预测了某种存货的全年需要量、统计出企业平均每次的进货费用和存货的年度单位储存成本的基础上，就能预测出该存货的经济批量，也就是使一定时期企业的存货总成本达到最低点的进货数量。因为，一般情况下，减少进货批量，增加进货次数，可降低储存成本，但会导致进货费用与缺货成本的提高；相反，增加进货批量，减少进货次数，有利于降低进货费用与缺货成本，但会增加储存成本。因此，需要在存货这些相关成本之间，找到一个平衡点，使总成本最低。这就需要企业运用该模型，合理预测存货的经济批量。预测存货数量的方法还有很多，中小企业要根据自身的实际情况，选择适合自己的方法。

2.加强存货内部控制

存货内部控制是企业内部控制的中心环节和重点内容。要加强对存货的内部控制，首先，中小企业应明晰采购、生产、销售等相关部门及岗位的权责，做到权责一致，遵循“不相容职务分离”的原则，每一项业务都不能由一人完全经办，钱、账、物要分管，保管财产物资和核对这些财产物资的实存数与账存数是否相符的职务要分离。例如，仓库保管员管理存货，相关的账务处理由会计人员负责。其次，健全存货内部控制制度。在采购环节，事先将订货单连续编号，确定采购价格，获得批准；在验收环节使用验收单让货物都得到记录，并传送到会计部门；在仓储环节，避免货物被损毁或盗窃；在领用环节，使用领用单使所有存货的领用得到批准和记录；在生产环节，使用生产报告单适当地对生产全过程进行记录；在出库环节，使用装运单使所有的装运被记录；在盘点环节，制定盘点计划和程序，使用盘点表并进行监督。第三，中小企业应建立健全严格的凭证制度和岗位责任制度，对凭证定期清点，保证存货内部控制的有效性。对那些工作有突出贡献的员工给予奖励，对那些工作失职的员工追究责任。第四，制定存货业务流程，明确存货的采购、验收入库、仓储、领用、生产加工、装运出库、运输、盘存等各个环节的工作内容和要求，并对各个环节做好相应的记录，为存货价值的准确计量提供支持。

3.采用科学的存货管理方法

中小企业应采用科学的存货管理方法来提高存货管理效率。常用的存货管理方法有存货储存期控制法和存货ABC分类管理法。按照与储存时间的关系，企业存货投资产生的费用支出分为固定储存费用和变动储存费用。包括进货费用和管理费用等在内的固定储存费用与存货储存期的长短没有直接关系，而包括存货资金占用费、存货仓储管理费等在内的变动储存费用与存货储存期呈正向关系。通过以上关系，中小企业的管理者可以将生产经营过程中获得的毛利扣除存货的固定储存费用和税金及附加后，平均分摊到存货的日变动储存费上，得到存货的保本储存期，也就是不亏不赢的存货储存期；也可以将生产经营过程中获得的毛利扣除存货的固定储存费用、税金及附加、目标利润后，平均分摊到存货的日变动储存费上，得到存货的保利储存期，也就是使企业获得目标利润的存货储存期。中小企业的存货一般品目较多，存货ABC管理法是常用的一种科学管理方法。首先，列示出企业全部存货的明细表，计算出每种存货的价值总额以及占全部存货金额的百分比。然后，将存货按照金额标准由大到小排序，并累加金额百分比。当存货的金额百分比累加到70%左右时，这些存货即为A类存货，应当重点管理；当存货的金额百分比在70%～90%时，这些存货视为B类一般管理的存货；其余就C类存货，不需要花费企业太多资源进行管理。此外，中小企业还应引进国内外先进的管理手段，降低人力成本，提高管理效率，使存货管理达到现代化管理的要求。

4.提高存货管理人员素质

优化存货管理工作，中小企业必须注重人员培养，提高存货管理人员的素质。中小企业应建立完善的人力资源管理制度，选拔德高技强的人员从事存货管理的相关工作岗位。为提高员工的工作技能，采用老带新的方式，安排老员工对新员工进行实践指导，并建立培训体系，对存货管理人员进行系统培训，提高员工的沟通能力和管理能力。

四、结语

存货能保证中小企业生产或销售的经营需要，降低进货成本，是中小企业生产经营不可或缺的重要资产。存货管理工作直接影响到存货的周转、企业资金的流动和企业的运营效率。许多中小企业在存货管理方面存在存货储存量不合理、存货内部控制不到位、存货管理方法不科学等问题，因此，管理人员应采用定性和定量相结合的方法，合理预测存货数量；健全内部控制制度，加强存货内部控制；采用科学的存货管理方法，提高存货管理效率；注重人员培养，提高存货管理人员素质。总之，在激烈的市场竞争中，中小企业只有不断提高自身的管理水平，适应环境的变化，才能得到持续发展。

参考文献：

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[3]周艳萍.制造业企业存货管理工作存在的问题及对策探讨[J].中国中小企业，2022（11）：172-174.

作者简介：黄晓懿，女，汉族，四川广汉人，博士，成都职业技术学院，副教授，研究方向：技术经济及管理；钟林，男，汉族，四川彭州人，博士，成都职业技术学院，教授，研究方向：管理经济分析。