增强统筹协调能力是推动档案工作高质量发展的新动能

殷志伟 赵洁

摘 要：专题档案建设是丰富高校档案资源建设、突出档案个性化发展的突破口。以目标为导向，在完成专题档案的收、管、存、用过程中，档案管理部门作为学校档案职能部门，充分发挥管理职能，建立协同联动机制是切实可行且非常高效的管理手段。

关键词：高校；专题档案管理；档案管理信息化

学校档案工作是重要的基础性工作，是反映和衡量学校整体水平的一个重要标志。学校档案材料是领导正确决策、研究工作、处理重大问题的参考依据。档案管理部门作为高校档案管理的职能部门，增强统筹和协调能力是提升学校档案管理水平的重要保障，在档案工作高质量发展进程中发挥着重要的积极作用。为进一步贯彻落实习近平总书记关于档案工作的重要批示精神，档案部门应以《“十四五”全国档案事业发展规划》[1]为指引，树立档案工作服务以人为本的大局观，强调主动作为、善于作为，以规范化、标准化、信息化为标准，落实上级主管部门关于专题档案建设管理工作的相关要求。本文以档案管理部门推进学校学生学籍档案管理工作为例，提出建立协同联动机制等思路。

1 学籍档案管理工作思路

1.1 以工作目标为导向，成立管理机构

成立由校长、分管档案工作副校长及相关立卷部门等主要负责人组成的学生学籍档案管理工作领导小组，明确岗位责任和任务分工；以规范学生管理、教学管理基础性工作为目标，落实上级相关要求；搭建学生学籍档案管理数字化平台，推进档案信息化管理进程；以学生为中心，管理、教学双联动，通力协作，共同完成。

1.2 以制度建设为保障，推进工作规范化管理

1.2.1制度制定基本原则。一是档案管理部门牵头研读上级文件精神和要求，确定任务目标，明确要干什么的问题；二是协同教学管理、学生管理等部门负责人调研、学习兄弟院校学生档案操作流程等先进管理经验，结合本校实际，起草学校学生学籍档案管理办法及预立卷操作规程等配套文件，明确怎么干的问题；三是分别和相关分管校领导及立卷部门就起草的文件进行汇报和沟通，确保思想统一、方向一致，强调学生档案工作一定要干好的問题。通过制定学校学生学籍档案管理办法，填补学校学生档案管理制度上的空白，推进学校学生档案管理工作步入新阶段。

1.2.2管理制度基本框架。一是学生学籍档案管理内容：按照上级主管部门的要求，结合学校实际，学生学籍档案的归档内容从性质划分为：学籍类和非学籍类档案，主要包括新生入学前、在校期间形成及学校留存三部分。二是专项工作组织机构：按照学校学生学籍档案管理工作领导小组任务分工，形成由校长牵头，分管校领导负责所属职能部门，相关部门统筹所辖业务范畴的立卷部门组织立卷，档案馆协调、接收、整理入库的组织机构。三是学生学籍档案管理机制与管理模式：由相关职能部门统筹，各学院整理立卷，档案馆负责接收、保管、利用相结合，形成共同协作完成的长效机制。运用两个立卷主体体系，按照学生学籍管理流程，依据学校档案管理办法规定，平行组卷、共同完成，形成反映学生学籍档案管理全过程的卷宗组合的二级档案管理模式。立卷主体单位由学校教学管理、学生管理等职能部门与教学部门（各学院）近20个立卷部门组成的独立立卷与统筹立卷两个立卷体系。四是立卷部门任务分工：明确档案管理部门与立卷部门的归档内容和任务完成时间节点，执行任务清单制度。学生学籍档案管理工作领导小组统筹和督办下，档案管理部门负责掌握工作流程中每个环节的进度，及时提醒和督促相关事项负责人，确定保质保量完成此项专题档案的立卷归档工作。五是部门立卷内容：按照学生学籍档案收集归档的时间、内容、立卷主体等因素立卷是专题档案不同于综合档案的特征。学生学籍案卷由“新生录取名册卷”“新生入学基本信息卷”“新生人像对比与电子注册卷”“学籍异动卷”“新生户籍信息卷”“毕业生就业信息卷”等组成，内容涵盖了从新生入学、在校期间学习直到学生毕业产生学籍变化的全过程。六是工作责任与落实：学生学籍档案管理施行三级检查督查机制，学校每学期期末组织相关部门和教学单位开展一次学籍档案自查；每学年末开展一次学生学籍档案专项检查，并向学校党委汇报学籍档案管理工作情况；接收上级单位对学校学籍档案管理工作的全面督查，对不符合规定的事项限期整改。

2 学生学籍档案管理工作实践

2.1 工作方案制定

按照档案工作统一领导、分级管理的原则，参照学校学生学籍档案管理办法文件规定，结合毕业生工作安排，由教学管理部门、学生管理部门牵头组织相关学院，开展毕业生学籍档案整理工作，由各学院安排毕业班辅导员专人负责完成相应工作。档案管理部门制定工作任务清单，规定工作内容和完成时间节点，随工作进度做到即时提醒，及时反馈，随时汇报。

2.2 明确职责分工

教学管理部门是毕业生“学籍卷”档案的统筹部门，负责提供学籍档案相关文件；各学院是毕业生学籍档案的立卷部门，负责整理相关档案，并组织立卷和存档；档案管理部门负责组织接收档案。

2.3 确认归档范围

毕业生的学籍档案包括：学籍总表、成绩单、学士学位授予决定、毕结业证书复印件、学位证书复印件、毕业生登记表等，具体内容如下：

上述毕业生学籍档案一份存入毕业生个人档案，学生毕业前完成；一份以班级为单位，由各学院整理立卷完成纸质版档，档案管理部门统筹安排数字化流程，完成学籍档案双归档。

2.4 学籍档案移交

各学院根据学籍档案整理要求，以班级为单位完成组卷之后，按移交日程分批移交档案管理部门，并完成学籍档案案卷交接手续。

2.5 实现学生学籍档案信息化管理

档案管理部门通过在档案管理系统构建学校学生学籍档案管理功能模块，将移交的学生学籍档案纸质版整理装盒，并按档案数字化管理的要求以班级为单位立卷，以班内每个学生的材料为文件内容，完成了扫描、上传附件等数字化工作，满足了学生学籍档案信息化管理的基本需要。学校应届毕业生“学籍卷”立卷归档工作，从召开推动会开始，历经一个月时间，应届毕业生纸质、电子档案的归档立卷工作，为高质量完成学生学籍档案工作建立了成功范式。

3 学生学籍档案管理工作经验总结

3.1 创新档案管理机制

在档案工作走向依法治理、走向开放、走向现代化的进程中，更新高校档案管理理念，创新档案管理机制成为提升档案管理水平的必然趋势，要加快档案管理观念现代化，管理者的管理观念是档案治理体系现代化的顶层要素[2]。在此项专题档案工作中，首先树立了以高质量完成上级部署的工作任务为导向，以问题为突破口，创新性建立上下联动，统筹协调的工作机制，运用信息化手段落实双归档制度。

3.2 完善档案管理机制

完善档案管理部门与立卷部门协同联动机制是推进档案工作四个体系建设不断完善的重要举措，档案部门在专项工作中起到了统筹协调的积极作用，发挥了主动作为善于作为的工作作风，改以往被动接收为主动参与、积极服务的新局面，有效推动学校档案管理新进程。

3.3 搞好典型示范

以点带面，建立档案管理对象从综合档案走向与专题档案相结合的档案资源体系新构架，促进档案资源多元化、层次化、科学化建设，推动档案部门与立卷部门协同共建的工作模式顺利开展，为今后学校实行重大活动、突发事件的档案管理工作树立了示范。

3.4 树立全新服务理念

树立“好的管理就是更好的服务”理念，只有不断提升业务水平和综合管理能力才能提高档案管理部门的服务水平和社会价值，而创新档案管理新途径是档案人始终探索和实践的必由之路。

4 推进档案工作高质量发展的新思考

4.1 引申新的档案管理工作内涵

新形势下，档案工作从“狭义、单纯的‘收、管、存、用等档案业务管理工作延展至档案行政管理工作、档案宣传工作、档案外事工作、档案教育工作、档案科研工作等”[3]，为档案工作赋予了新的内涵和使命。

4.2 强化领导的档案意识

档案管理作为一项兼具专业性、多元性、周期性和系统性的工作内容，在高职院校日常管理工作中是一项必不可少的环节，对于高职院校教学具有重要推动作用，是教学管理工作开展的有效依据[4]。本案例中，学生学籍档案工作得以较好地完成，协同联动机制发挥了重要作用。同时，也发现档案管理部门在整个协调统筹过程中遇到了“被冷眼相待”“唱独角戏”的尴尬，反映出高校档案管理工作存在的问题：一是档案工作尚未得到普遍重视，处于“边缘化”阶段。档案管理部门行使“行政管理权”存在“先天不足”的窘况，专业人员、专项经费配备不足，还存在档案库房、设施设备等硬件设施不规范的问题。二是在国家提出加快完善档案治理体系，提升档案治理能力的背景下，高校的档案管理职能的提升是档案事业发展的必然要求。目前，大多数高校档案工作管理制度文件中都设有学校“档案工作委员会”，这是学校档案工作的主管机构，也是单位中行使最高行政职能的档案管理机构。按照“坚持中国共产党对档案工作的领导”[5]原则，一般情况下学校档案工作委员会由学校一把手（党委书记）及校长担任委员会领导，这样的组织架构对提高学校档案意识，落实部门主要领导为立卷部门第一责任人制度，并将部门档案管理工作纳入学校管理体系，量化档案工作绩效考核指标，从而提高学校整体管理水平均起到了立竿见影的效果。

4.3 引进信息化管理模式

档案管理信息系统平台应纳入“智慧校园”整体规划中，档案信息化管理成为档案职能部门必然担当的工作职责：档案管理部门提供档案数据对接标准，相关业务系统开放数据接口，搭建电子信息通道，推动电子文档一体化进程，系统性建立和完善高校内控管理体系，为实现“大数据”共享提供制度保障。

4.4 进一步创新档案管理理念

在档案工作走向依法治理、走向开放、走向现代化的进程中，更新高校档案管理理念，将档案工作作为学校事业发展中重要环节形成融管理、教学、教辅、档案等工作为一体的管理闭环，形成多维度、多体系交叉融合的管理工作模式，促进档案工作发挥更大的服务效能。

参考文献

[1]中办国办印发.《“十四五”全国档案事业发展规划》，2021年6月.

[2]朱晓杰，新形势下高校档案管理工作高质量发展的几个重要问题[J].档案管理，2020（01）：119-120.

[3]金波，晏秦.从档案管理走向档案治理[J].档案学研究，2019（1）：46-55.

[4]李军，张娟.档案管理在高职院校二级学院工作中的作用与地位[J].办公室业务，2021（04）：173-174.

[5]《中华人民共和国档案法》2020年6月修订.

作者简介：殷志伟，大学学历，天津中德应用技术大学档案馆副馆长。研究方向：高校档案管理。赵  洁，大学學历，天津中德应用技术大学档案馆馆员。研究方向：高校档案信息化。