信息化时代电子文件归档和电子档案管理研究

摘 要：随着信息化时代的快速发展和人民对精神生活需求的提升，档案工作“存史、资政、育人”的重要价值得到社会各界的重视。档案电子文件的收集归档和管理作为档案管理的基础环节，显得更加重要。本文从新时代档案工作面临的机遇和优势、问题和挑战、未来发展对策出发进行研究，以期为档案管理部门今后的工作开展提供决策参考。

关键词：信息化时代；档案管理；收集归档

随着时代的发展和信息化水平的不断提升，档案行业也发生了翻天覆地的变化，整体由以档案实体为主的传统库房时代转变为以电子文件为主的信息化时代。對于做好电子文件归档和管理工作，使其更具有科学性、规范性、合理性、实用性，实现档案存史资政育人的作用，是档案行业部门需要重点关注的课题。

1 信息化时代档案工作面临的机遇和优势

1.1 政策人才有力支撑

中办国办印发的《“十四五”全国档案事业发展规划》指出，要拓展档案资源收集范围，优化馆藏档案结构，同时要进一步完善档案信息化发展保障机制，推动档案工作实现数字转型。“十四五”规划和“十三五”时期相比，国家对于档案信息化建设的关注显著增强，为当前存在的问题与面临的挑战制定了相应的举措，为电子文件归档和管理提供了理论保障和根本遵循。在“十四五”时期，各省、市、区将信息化工作作为当前档案事业发展的工作重点，紧扣档案信息化建设发展脉搏的要求格外鲜明。北京、海南提出推动电子证照、电子签章、电子档案跨部门、跨行业、跨领域互通、互认、互用；福建提出要规范电子文件归档和电子档案管理，推动数字档案馆（室）建设[1]。与此同时，各地党委、政府对高水平、高素质人才的引进力度也在逐年加大，坚定不移贯彻“人才是第一资源”的思想，坚持“引才为先，留用为本”，多措并举优化人才发展生态，激发人才发展活力，为社会高质量发展提供坚强的人才保证和智力支撑，也为档案行业吸引专业人才打下来坚实基础[2]。

1.2 充分挖掘档案价值

档案收集工作是档案管理流程的基础，也是电子文件归档的前提，在整个档案业务环节中有着举足轻重的作用。一是在信息化时代电子档案归档和管理过程中，依托计算机网络技术和档案系统管理平台，可以实现高效率资源整合，彻底打破传统档案收集方式在时间和空间的限制，有效地降低人工成本和管理成本，为进一步提高档案开放利用质量和水平，实现档案利用服务价值，满足不断增长的人民群众对档案信息内容的需求，提升档案馆社会服务功能提供庞大的数据基础。二是基于档案信息资源总库，可以及时更新档案信息，充分发挥馆藏档案资源优势，确保涉及群众利益的事件有档可查、应查尽查、能用尽用，进一步提升为民服务质效，最大限度发挥档案利用价值来为民排忧解难，为民办实事。三是通过系统管理平台，所有档案均能够直观地展示在管理者面前，可及时发现埋藏在角落有价值的档案，挖掘出来开展编研、展览等，使得档案保存的内涵与历史记忆再次展现在世人面前，在创新宣传方法、拓展宣传渠道的基础上打造档案品牌，进一步扩大档案工作社会影响力，充分发挥档案资政育人作用。

1.3 实现资源共建共享

让优秀档案资源更多更公平惠及全体人民，是档案行业高质量发展的本质要求，也是全心全意为人民服务的重要体现。基于完善的档案资源管理利用平台，可将各单位、各部门、各行各业、各地域信息实现全流程、各环节高度整合，打破处室界限、统筹资源调配，不断深化共建共享共商共用，把闲置资源用起来，把有价值的资源用好用活，积极主动为民服务，多渠道、多方式不断提升广大人民群众对档案的认同感[3]。

2 信息化时代档案工作面临的问题和挑战

2.1 整体发展不平衡

目前档案行业内虽然正在积极向信息化时代靠拢，相关政策制度、软硬件设施、工作手段也在不断更新优化，但整体上仍然存在发展不平衡、应用不充分的问题。重点表现在以下几个方面：一是部分区域基层档案管理部门的基础工作比较薄弱，有关档案治理体系和治理能力现代化方面的制度建设不够规范。从电子文件而言，大多采用较为独立的电子文件归档和电子文件管理标准制度，导致部分业务流程缺乏科学性、合理性，难以解决电子文件类型多种多样带来的管理难题，管理模式无法可依、无章可循。二是档案科研和信息化建设发展不平衡。由于各个地方领导重视程度、资金基础、政策支持不尽相同，信息化建设软硬件设施配备困难，相关机制建设不完善，导致档案行业内信息化发展总体落后、两极分化严重。三是人才发展不平衡。基层档案部门，既懂计算机技术又懂档案专业的复合型人才严重短缺，对优秀的档案专业或者计算机专业毕业的人才不具备吸引力，难以引进高素质人才。现有档案人员年龄大、知识储备薄弱、文化程度低，即使接受计算机和专业知识培训，也难以将信息技术、专业技能与实际工作快速结合。再就是因为机关档案人员大多处于兼职状态，工作变动较快、工作较杂，难以全身心投入，往往导致缺乏敬业精神。一个单位的档案工作往往排在各项工作的最后面，难以承担档案信息化建设的任务[4]。同时，基层档案部门对信息技术人员的教育培训工作相对薄弱，培训教育工作开展不力，缺乏充足的资源对其进行全方位、多角度、多层次培养，人员接受信息化知识机会少、层次低，制约了人员素质的提高[5]。

2.2 档案收集不齐全

目前，大多数档案管理部门的收集工作仍处于不断探索、完善的阶段，以各单位、企业、学校等社会团体的接受移交为主，个人捐赠、寄存、代管为辅的方式开展征集工作，征集呈现碎片化、浅显化的特征，而且在信息化时代背景下还存在一些问题：一是收集范围不够广泛，档案部门收集的对象大多来源于其他部门单位，主要内容大多是红头文件，反映社会历史发展、红色文化传承、地域人文情怀的档案不多。实际工作中由于人员、资金等因素的制约，档案部门的相关工作停滞不前，开展次数较少，严重制约了电子文件归档工作的顺利开展。二是行业之间存在隔阂，在信息化的背景下，部门档案管理平台只是具备内部收集管理、存储利用的功能，对外共建共享的水平远远达不到要求，工作方式较为墨守成规，缺乏与各行业间的学习、交流，使得各单位、各行业之间的文件归档存在时间和空间上的界限，难以实现在线归档，档案的收集仍需传统的人工方式进行收集汇总，导致工作效率低、实际效果差。三是征集手段单一。在社会散存着大量珍贵档案，由于档案部门对外征集档案的宣传力度不够，没有主动融入新媒体发展潮流的创新精神，没有充分利用微信公众平台、新闻媒体等方式对档案馆的职能进行宣传，各级各部门单位和社会群众对于档案的征集工作和保管条件缺乏一定的了解，尚未形成主动构建门类齐全、内容丰富、形式多样的档案资源收集和供给体系的社会意识，大多个人或者家族传承的档案由于保管条件不好、无处可放的原因导致档案损坏的案例非常常见，在一定程度上浪费了相当数量的有价值的档案资源。

2.3 信息管理不高效

目前电子文件档案管理效率低下，主要问题出在系统平台的建设和使用方面，具体体现在以下几个方面：一是在最初系统建设过程中，档案部门的管理者缺乏对档案信息化管理的认识，没有进行充分的市场调查研究，对信息化技术在档案行业的应用没有深入认知，只是浮于表面将基础功能罗列，在实际工作开展过程中与信息化技术的结合程度不高、针对性不强，系统平台成为摆设。二是人才体系单薄，很少有能够充分利用平台开展工作的管理者，大多还是依赖传统的电子文档管理方式，不仅不能够有效甄别档案的真实性和完整性，而且在一定程度上制约了档案资源的开发利用。三是信息安全面临巨大挑战，在系统平台软件功能的选择和门户网站的建设过程中，极易因为网络的安全性和稳定性对档案数据的保管和利用产生威胁，各部门单位对于风险评估的能力较弱，应急演练相关措施开展较少，防范手段水平较低，尚未形成完整的档案信息安全风险评估体系，同时在大数据的背景下，很容易引起不法分子、黑客的攻击，使得档案信息出现损坏、丢失等问题。

3 信息化时代档案工作未来发展对策

3.1 紧跟时代，勇于创新

随着时代的变迁，社会各行各业都在借势发展的东风，乘上稳步前行的快车道。档案行业各部门更应该聚焦重点领域，抢抓机遇、主动作为，在制度体系建设、档案资源整合、深度开发利用、积极共建共享、严格风险管控上大胆设想、小心求证、步步为营、持续创新，以构建集约集成的档案数据“智控中枢”为目标，为党和政府和社会群众提供优质服务。一要推动档案征集高水平开展，进一步加大新时代档案征集力度，面向社会、面向广大人群建立行之有效的征集链条，依靠新媒体传播优势拓展档案工作的意义和价值，让红色档案、历史档案、民生档案等档案编研成果为群众带来精神食粮，增强群众知晓度、参与度和支持度。二要制定科学完善的征集管理工作规范，成立档案征集管理领导小组，根据档案的分类、保管期限和归档范围对工作进行严格界定，提升全社会的做好开放鉴定工作社会的关注支持和部门间的通力合作，以规范化、标准化达到档案征集、整理、开发、利用等工作流程的科学化，不断完善新时期档案征集工作的实践探索体系[6]。

3.2 引进人才，强化队伍

在信息化技术普遍应用于各行业的新时代，人才培养是关乎行业未来发展水平的关键，针对档案行业，对于既懂档案专业知识、又懂信息技术的复合型人才需求较大，各档案管理部门应将合理配置人才结构作为今后发展的重要工作去坚持开展，立足自身发展情况，积极向上级有关部门争取政策支持，主动对接高校、人才市场，把具有现代科技知识和较高专业技术能力的人才吸纳进来。同时强化对现有人员的业务培训，将理论知识与实际工作相结合，培养责任心强、具有集体荣誉感、作风扎实、担当作为、敢于创新、热爱事业的人员充实到各个工作流程岗位中，鼓励档案人员去先进地区档案馆学习业务能力、技术方法和成功经验，邀请经验丰富的档案专家开展讲座，开阔眼界、补齐短板、鼓励档案人员参加国家承认的计算机资格和认证考试，全力打造结构合理、素质优良的高精尖干部人才队伍，为电子档案文件的深入开发奠定良好基础。

3.3 思想认同，坚守初心

档案是历史的记录，是原始、真实的资料，是人类发展史中一项无形的宝贵财富，其承载着人类的历史记忆，对社会发展和人类生活具有重要的利用价值。作为档案工作者，一要始终牢记“档案工作姓党”，深入贯彻落实习近平总书记对档案工作“四个好”“两个服务”的指示要求，牢记“为党管档、为国守史、为民服务”的宗旨，坚定信念、践行为民服务宗旨、弘扬工匠精神、运用专业知识和新技术，推动新时代档案事业职能走向多元化、多样化，为档案工作高质量发展增光添彩。二要有高度的政治责任感和强烈的历史使命感，敬业守责、尽心尽力，以对党负责、对人民负责、对历史负责的态度，兢兢业业做好新时代的档案工作。树立一丝不苟、精益求精的精品意识，坚持把“细致、精致、极致”作为工作标准，于细微之处见精神，在小节之上显担当，“致广大而尽精微”。三要拥有平凡坚守、甘于奉献的精神，在平凡岗位上默默奉献，发扬好老一辈档案工作者“艰苦奋斗、无私奉献，坚守平凡、创造非凡”的优良传统，以赤诚之心、奉献之心投身党的档案事业，在平凡的岗位上努力践行档案人的初心和使命，用辛劳和坚守、奉献和汗水，筑起一道靓丽的为人民服务风景线。

4 结语

档案是社会和历史的缩影，档案部门是存储和保管党、国家和人民历史记录、提供民生服务的信息中心，档案事业是维护党和国家历史真实面貌、保障人民群众根本利益的重要事业。站在信息化时代的浪潮，档案部门作为存储信息、提供信息服务的信息中心，必须主动改变、善于创新，推动电子文件归档管理向“知识化、信息化、技术化、市场化”变革，进而实现战略发展，满足未来需求。档案管理者要充分认識当前发展的实际情况，进一步梳理任务、细化责任、强化措施、列出清单，完成各项目标任务，以实绩实效推进档案事业未来发展体系建设。从业人员要具备应用信息化手段进行档案收集管理的能力，能够熟练应用现代化信息技术知识，迅速有效地收集信息、完整安全地保护信息、及时准确地提供信息、最大程度地运用信息[7]，同时要培养开拓创新的能力，不断促进档案工作实现更深层次的突破与提高，以实际行动努力书写新时代档案事业高质量发展新篇章。

参考文献

[1]刘朕中.企业安全系统电子文件归档与电子档案管理研究——以陕西小保当矿业有限公司为例[J].企业改革与管理，2022（22）：28-30.DOI：10.13768/j.cnki.cn11-3793/f.2022.1253.

[2]何思源，张静.科研电子文件归档与电子档案管理探索性研究[J].中国档案，2023（01）：62-63.

[3]孙丽华.浅谈信息化时代电子文件的归档管理[J].档案天地，2016（07）：41-42.

[4]苏焕宁.数字转型中的电子文件归档：坚守本质与适应变化[J].档案学研究，2022（05）：116-122.DOI：10.16065/j.cnki.issn1002-1620.2022.05.016.

[5]赵宏育，王云峰.信息化时代加强信息系统归档的探讨[J].兰台世界，2020（S1）：73.

[6]李群旌.在信息化时代如何做好电子归档工作[J].江西电力，2017，41（03）：42-43.

作者简介：张蕾（1988— ），陕西交通控股集团有限公司西商分公司综合办公室助理馆员，研究方向：档案管理。