人事档案精细化管理探讨

摘 要：随着信息技术的发展和管理理念的更新，人事档案管理的方式和方法也在不断变革和创新。本文探讨人事档案精细化管理的概念和意义，分析其实施过程中面临的问题和挑战，探讨如何克服这些问题和挑战，提高人事档案精细化管理水平，为单位的人力资源管理和发展提供有力支持。

关键词：精细化；人事档案；基本路径

人事档案工作作为人力资源管理的重要组成部分，是单位管理的基础性工作之一。人事档案的管理精细化则是单位发展的重要保障之一。在现实中，许多单位对人事档案的管理还存在着不少问题，给单位管理和发展带来不利影响。研究人事档案精细化管理的基本路径，对于提高单位的管理水平、优化人力资源配置、保障员工权益具有重要的意义。

1 人事档案精细化管理概述

人事档案管理是指对员工的各项信息资料进行收集、整理、分类、保管和利用的过程。在组织管理中，人事档案是一个非常重要的组成部分，其管理工作的质量直接关系到组织管理的效率和员工的福利待遇。人事档案管理具有以下几个特点：一是长期性。人事档案是伴随着员工在组织中工作生活的整个过程而形成和积累的，因此具有长期性和历史性[1]。二是保密性。人事档案包含员工的各种敏感信息，如个人隐私、薪酬、绩效等，所以必须严格保密，避免泄露和滥用。三是实用性。人事档案是组织管理决策的重要依据，对于组织的管理和发展具有非常重要的意义。在人事管理工作中，人事档案信息也是实现个性化管理、职业生涯规划、人才梯队建设的重要支撑。四是持续性。人事档案管理是一个持续的过程，需要不断地进行更新、完善和优化，以确保档案信息的准确性和完整性。综上所述，人事档案管理是一项非常重要的人事管理工作，其良好的管理对于组织的发展和员工的职业生涯规划具有重要意义[2]。

2 人事档案精细化管理的重要性

2.1 有利于提升人事档案管理效能

首先，人事档案是事业单位管理中的重要文件，管理不善将导致违反法律法规。对人事档案的精细化管理能够保证档案的真实、准确、完整，避免因档案不规范导致的管理漏洞和违法风险。精细化管理能够加强人事档案的保密工作，保障信息管理安全和合规性[3]。通过规范化的管理流程和措施，可以防止档案遗失、泄露等问题的发生，同时也能够更好地满足相关法律法规的要求。其次，人事档案是人事管理的基础，人事管理离不开档案资料。通过精细化管理人事档案，能够提供人员基础信息、职业素质、工作经历等重要数据，为人事管理决策提供有力支持。最后，人事档案是事业单位管理的重要基础，对于各项管理工作都有着重要的指导意义。

2.2 有利于全面发挥人事档案的凭证参考价值

一方面，人事档案是人力资源管理的基础，通过对档案的精细化管理，可以更好地了解和掌握员工的素质、技能和经历等信息，对于人力资源的优化配置和决策支持具有重要作用[4]。实际工作中，人事档案的精细化管理可以提供事业单位的人员情况、结构分析等信息，为组织调整和战略决策提供支持，有助于事业单位更好地发挥自身特点，推动事业单位的转型升级。另一方面，随着人力资源管理的不断发展，精细化管理人事档案也成为了现代化人力资源管理的必然趋势。通过加强人事档案管理的科学性、规范性，可提高人力资源管理现代化水平；档案管理不善将会导致各项工作效率降低，服务水平下降。通过精细化管理人事档案，能够提高工作效率和服务水平，为事业单位的稳定发展提供保障。

3 人事档案精细化管理实施过程中亟待解决的问题

3.1 档案数字化建设滞后

一是人事档案管理系统功能单一。传统的人事档案管理系统通常只能提供基本的档案查询和管理功能，无法实现更复杂的分析和挖掘。为了提高管理效率和精度，需要不断优化和完善人事档案管理系统的功能。二是大数据技术利用滞后。随着互联网和移动技术的发展，人事档案数据量急剧增加，而传统的数据处理方法已经不能满足现有需求[5]。应用大数据技术可以更好地处理海量数据，但是在实践中，许多单位对于大数据技术的应用仍然存在滞后现象。三是人工智能技术利用滞后。人工智能技术的应用可以提高人事档案管理的智能化程度，但是目前大多数单位仍处于人工操作的阶段，缺乏对人工智能技术的了解和应用。四是区块链技术利用滞后。区块链技术具有去中心化、不可篡改等特点，能够保障人事档案的安全性和可信度。但是，由于区块链技术应用于人事档案管理还处于起步阶段，许多单位对于该技术的应用仍然存在滞后。五是云共享技术利用滞后。云共享技术可以方便地实现人事档案的共享和交流，但在实际应用中，许多单位仍然采用传统的手工传递方式，缺乏对云共享技术的了解和应用。六是档案数字化转化录入滞后。

3.2 人事档案管理缺乏规范化

在人事档案精细化管理中，常常会出现管理不规范的问题。首先，立卷归档不完整。有些工作人员在立卷时，对于一些重要的信息，或者不重要但是规定必须要归档的信息，存在疏漏或者遗漏的情况。这就导致档案不完整，影响档案的完整性和準确性。其次，人事档案审核不严格也是常见的问题之一。由于人事档案是组织机构管理人员的重要信息载体，审核人员在审核时应该对档案的真实性、准确性、完整性进行严格把关。有些工作人员存在工作疏忽或者其他原因，导致审核不够严格，出现不准确、不完整的档案，影响档案的使用和管理。最后，人事档案利用转递不科学也是一个常见的问题。在档案利用过程中，应该严格按照规定程序进行，不合理的利用和转递可能会造成档案的损失和泄密等问题。

3.3 忽视人事档案管理队伍建设

在人事档案管理队伍专业化建设方面，仍然存在一些问题[6]。首先，招聘不科学。有些单位在招聘人事档案管理人员时，只关注其学历和工作经验，对专业技能和知识水平没有明确的要求。这就导致了有些人事档案管理人员虽然有工作经验，但对于人事档案管理的专业知识和技能了解不足。其次，培训方式单一。有些单位只采用内部培训，而忽略了外部培训的重要性。这样，人事档案管理人员的知识和技能水平难以得到有效提升。再次，职业晋升机制不完善。有些单位的人事档案管理人员缺乏晋升的机会，导致其缺乏进一步提高自身素质和能力的动力。最后，职称评定机制不完善。有些单位对于人事档案管理人员职称评定的重视程度不够，评定机制也不完善，导致人事档案管理人员缺乏获得职称的和机会，进而失去动力。

4 人事档案精细化管理的基本路径

4.1 着眼管理技术化，以技促管增质效

4.1.1优化人事档案管理系统的功能。一方面，完善档案查询功能。提高档案查询的速度和精度，加强档案信息的共享和交流。可以采用全文检索技术，实现档案信息的快速检索和筛选，方便用户查询和利用。另一方面，打通人事档案管理系统、人力资源管理系统（诸如考勤系统、任务指标系统）的数据，实现数据共享互联目标，提升工作效能。

4.1.2探索大数据技术的应用。利用大数据技术可以对人事档案中的大量数据进行分析和处理，提高数据的质量和可靠性。采用大数据技术对员工的工作绩效、薪资、晋升等方面的数据进行分析，为单位制定人才培养计划和激励政策提供有力的数据支持。

4.1.3探索人工智能技术的应用。人工智能技术可以实现对人事档案的智能化管理和处理，如自动化档案的分类、索引、查询、归档等，减少了人力成本和管理复杂度，提高了工作效率和准确性。例如，采用人工智能技术对员工的职业生涯规划和晋升路径进行智能匹配，帮助单位和员工做出更加合理的选择。

4.1.4要探索云存储技术的应用。云存储技术可以实现对人事档案的远程存储和备份，避免了传统存储方式的空间限制和安全隐患，同时也方便了用户的查询和管理。例如，采用云存储技术可以实现多地备份和异地恢复，确保档案数据的安全和可靠性。

4.1.5建立健全的安全管理机制，保障人事档案信息的安全性和保密性。包括对档案信息进行备份、加密、权限控制等措施，防止档案信息泄露。运用区块链技术建立人事档案存储平台，保证数据的真实性和不可篡改性。通过区块链技术的分布式存储和共识机制，确保人事档案数据的可靠性和完整性，有效地避免数据篡改等安全问题。通过建立云加密技术的人事档案数据备份系统，确保数据备份的安全性和可靠性，有效地避免数据丢失和损坏的风险。

4.1.6加快人事档案数字化转化录入。首先，需要确定数字化转化录入的目标，包括要将哪些档案进行数字化转化录入，以及要达到的数字化转化录入效果。根据目标划定数字化转化录入的范围，确定年限、人员范围等。其次，建立数字化转化录入的标准和规范，统一录入格式、命名规则和数据内容等，以确保数字化转化录入的准确性和可操作性。再次，建立数字化转化录入流程，包括档案接收、分类、鉴定、扫描、录入、审核、存储等环节，以确保数字化转化录入的流程化和标准化。最后，采用高效的数字化转化录入设备，选择适当的数字化转化录入设备，如高速扫描仪、OCR识别仪等，提高数字化转化录入的效率和准确率。

4.2 着眼管理规范化，以查促用严审核

4.2.1做到人事归档材料应收尽收。人事档案管理部门制定档案管理规章制度，规定每一份人事档案所需归档材料的范围，并及时完整地收集存档。对人事归档材料不全的情况，应当及时联系有关部门和人员进行补充，以确保人事档案材料完整性。此外，应根据档案的重要性和敏感性，对每份档案进行标签标注、分类、编号等管理措施，以方便管理和查询。

4.2.2做好人事档案的审核工作。为确保人事档案的真实性和完整性，需要建立严格的审核制度，人事档案管理人员必须按照标准认真审核档案材料。具体措施包括：对人事档案进行内容审核，确保档案内容的真实性和准确性。对人事档案的归档材料进行审核，确保归档材料的齐全性和真实性；对人事档案的保存时间和位置进行审核，确保档案能够及时找到并维护。重点对档案历史遗留问题进行全面清查；重点对处理不到位、调查核实不清楚的档案资料进行审核；重点对出生时间涂改、虚填，学历学位认定依据不充分等情况进行核实。

4.2.3做好人事档案利用转递。为保证人事档案的安全性和完整性，在人事档案利用和转递过程中，应该建立相关的管理制度。具体措施包括：对档案借阅者进行身份确认，确保只有经授权的人员才能查阅相关档案；对档案的利用和转递进行登记管理，确保每份档案的去向和借阅时间都能够准确记录；对档案利用的目的和内容进行审查，避免档案被恶意利用。

4.3 着眼队伍专业化，以训促学提能力

4.3.1加快招聘优秀的人事档案管理人才。人才是人事档案管理队伍建设的重要基础。招聘应以“能力为本、素质为重”为原则，根据职位的特定要求招聘具备相关专业知识和经验的人才，同时要注重招聘人才的潜力和发展潜能，确保人事档案管理队伍的整体素质不断提高。

4.3.2通过培训提高人事档案管理人员的素质。对于已经进入人事档案管理队伍的人员，应该定期组织专业技能培训，提高工作技能和素质，增强工作效率和管理水平。培训内容可以包括法律法规、信息化技术、档案管理等方面，培训方式可以采用集中培训、业务交流、现场观摩、自学等方式。

4.3.3加快人事档案管理工作的交流学习。人事档案管理队伍的交流学习是提高整体素质和工作效率的有效途径。可以通过定期组织学习、讲座、座谈会等活动，增强队员之间的交流和协作，提高团队的协同性和合作精神。

4.3.4完善职业晋升制度建设。建立合理的职业晋升制度，是激发人事档案管理队伍的积极性和创造性的重要手段。可以通过制定完善的晋升条件、晋升机制和晋升奖励措施等方式，使队员们有明确的职业发展目标，从而不断提高专业水平和管理能力。

结束语

人事档案精細化管理是在保证人事档案安全、完整和准确性的基础上，通过高效的管理手段和技术手段，将人事档案管理做到极致，从而更好地服务于单位发展。具体而言，一是要着眼管理技术化，以技促管增质效；二是要着眼管理规范化，以查促用严审核；三是要着眼队伍专业化，以训促学提能力。只有立足职能定位、增强管理能力、提升服务效率，才能真正在人事档案管理中书写新篇章。

参考文献：

[1]冯海生.加强大数据时代人事档案管理工作的探讨[J].四川劳动保障，2023（03）：14-15.

[2]刘后毅.浅谈新时期如何开展人事档案管理工作[J].办公室业务，2023（06）：161-163.

[3]王文娟，张峻峰，刘媛.现阶段干部人事档案存在问题及对策建议[J].人才资源开发，2023（05）：21-22.

[4]谢莹华.精细化管理在人力资源档案管理中的应用分析[J].现代企业文化，2022（11）：19-21.

[5]杨虹，陈忠伟，赵尔梅.浅谈企业人事档案的精细化管理[J].中国金属通报，2021（01）：112-113.

[6]谢馨慧.人事档案精细化管理改革方法及提升质量探析[J].陕西档案，2020（05）：50-51.

作者简介：赵莹（1976—），大学学历，临沂市公路事业发展中心馆员，研究方向：劳动人事档案。