医院党务档案信息化建设存在的问题及对策研究

摘 要：当前，信息技术广泛应用在医院党务档案管理工作中，进一步提升了档案管理效率及质量。档案管理的信息化建设水平越来越高，但是通过对医院党务档案管理的信息化建设进行深入了解可以发现其中依旧存在着一些不可忽视的问题。因此，本文以医院党务档案管理信息化建设存在的问题为导向，提出有针对性的对策建议，旨在进一步提升医院党务档案管理水平，推进医院党建规范高质量发展。

关键词：医院；党务档案；信息化建设

在信息技术水平不断提高的当下，元宇宙、聊天机器人等新技术应用在各个领域，这大大提升生产工作的效率以及质量。档案管理人员应当加强对信息技术应用的重视，并积极开展信息化建设工作。医院党务档案管理开展信息化建设已是当今时代发展的必然趋势，不仅可以提升工作质量，而且还可以提升工作效率。只有实现档案管理信息化、现代化，才能确保医院领导及党务工作者更好地利用党务档案为医院的发展服务。

1 医院党务档案管理信息化建设的现状

为了实现对档案管理信息化建设工作的相关问题进行深入分析，笔者对当下医院党务档案管理信息化建设的实际情况进行概括，下面将从三个方面进行阐述。

1.1 软件应用情况

医院党务档案信息化建设的主要内容就是为档案管理工作配备相应的软硬件设施，从而实现对医院党务档案管理系统的完善，实现对相关内容的信息化管理。笔者通过对实际情况进行调研，发现当前医院党务档案管理工作的质量以及效率在信息化建设之后已经有了一定程度的提升，并且可以通过计算机实现对档案目录的编辑处理以及对档案的自动化管理，从而为相应教务人员提供高质量的档案服务[1]。

1.2 信息数字化情况

实现档案信息数字化也是档案管理信息化的主要内容之一。当前医院在开展档案管理工作的过程中，档案工作人员已经通过数据库技术对纸质档案文件进行扫描处理，从而实现档案内容的数字化，这项工作可以有效避免档案管理工作开展过程中出现有形档案损坏的情况，对于提升档案管理质量有着重要的现实意义。

1.3 档案管理的网络化情况

医院党务档案管理信息化建设开展的过程中，档案工作人员对互联网档案管理平台进行开发设计，从而实现“无纸化”办公，保证档案信息管理、调取的高效性、便捷性，进一步提升档案管理的精准度。但是这项工作的实际完成情况相对低，还具有很大的提升空间。

2 医院党务档案管理信息化建设过程中存在的问题

虽然医院党务档案管理信息化建设已经取得一定成果。笔者通过对医院党务档案管理工作的实际情况进行调研后，发现医院党务档案管理信息化建设过程中仍然存在一些不容回避的问题，使得档案管理的规范化、便捷化受到一定程度的影响。

2.1 医院党务档案管理基础设施完善程度相对低

档案管理基础设施是档案管理工作高效运转的物质保障。当前，医院党务档案管理信息化建设工作开展过程中，虽然已经投入一定量的电子设备，但是相关设备对于全面满足档案管理工作信息化开展的需求还存在一定差距，相关电子设备的种类完善程度较低，并且数量也无法全面满足档案管理工作开展的实际需求。导致该问题的主要原因还是医院党务档案管理信息化建设资金相对不足。医院党务档案信息化管理系统完善程度也较低，并且部分医院即使引进了相关系统，其实际应用水平也相对不足，没有凸显出档案信息化管理系统的实际价值[2]。在使用档案信息化管理系统的过程中，只是用一些简单的功能，如档案目录编制、数据信息统计以及档案信息检索。而诸如文件管理、资料网络共享以及全面著录等功能的实际价值都没有得到有效发挥，严重影响医院党务档案管理工作的实际水平。

2.2 档案信息网络化建设水平有待提升

在信息技术不断发展的过程中，绝大部分医院都已经通过信息技术在办公区内构建了局域网以及办公系统，但是开展相关工作的过程中存在对档案管理工作的忽视，没有实现与档案管理信息化建设同谋划、同部署。使得当前医院党务档案管理工作依旧处于孤立状态，信息化建设水平与医院业务工作相比仍存在一定差距，医疗业务网络与档案管理网络未能實现无缝对接，在开展档案管理工作的过程中，相关档案信息也未能实现高效率共享，导致医院党务档案管理工作的效率大打折扣。

2.3 医院党务档案信息化管理机制不够健全

影响医院党务档案信息化管理水平的一个重要因素就是机制不健全。首先，有些医院在这一进程中，并没有出台配套的信息化管理机制，档案管理工作依然沿袭旧的方法机制，无法满足档案信息化管理的实际需求，导致医院党务档案管理在规范化、科学化方面不尽如人意。其次，虽然部分医院在开展档案管理信息化建设工作的过程中，出台配套的管理机制，但是实际管理工作开展的过程中，存在机制落实程度不足的情况，没有实现对相关管理机制的有效执行，导致管理机制的实效性得不到充分发挥，医院党务档案信息化管理工作也无法顺畅地开展。

2.4 医院党务档案管理信息数字化程度存在不足

在信息技术水平不断提升的当下，医院的业务范围发生非常明显的变化。在医疗活动开展的过程中，信息化技术应用水平越来越高，形成的数据信息量越来越大。这种工作形式对于提升工作效率以及工作质量有着非常重要的实际意义，尤其是应用档案管理的电子信息数据可以为全院医务工作者提供更便利的档案服务。由于目前信息技术发展水平还相对低，导致数字化的档案数量还相对少，医院党务档案管理的数字信息化还没有完成普及，对于档案管理工作的高效开展有一定的负面影响。

2.5 医院对档案管理信息化建设的重要性认识不够

开展信息化建设的过程中，医院相关领导以及医务人员没有对档案管理信息化建设有一个统一的认识，并且部分人员也没有认清档案信息化管理的实际价值以及重要性。不少医务工作者认为，医院是救死扶伤的场所，档案管理工作实际属于“边缘工作”，从而导致档案管理工作的实际状态还是以收藏为主，档案的实际价值完全得不到发挥，无论是医务人员还是档案管理人员，档案利用意识都相对弱，并且不具备良好的服务素养。

3 优化医院党务档案管理信息化建设的路径

3.1 完善档案信息化管理相关基础设施

医院党务档案信息化建设是需要现代技术设备进行支持的，全面配备各项软硬件设施是必须的。首先，硬件设施方面，设备种类应当具有全面性，不仅要保证计算机数量充足，打印机等相关设备也需要实现有效配置，防止信息化管理工作的效率受到影响，为信息化建设工作的高效开展创造有利条件。其次，在软件方面，档案工作人员应当选用合理的档案管理软件，通过应用相关软件支持各项档案管理工作实现高效开展。但是当前网络市场当中的档案管理软件较多，所以档案工作人员在选择软件的过程中应当根据医院党务档案管理工作的实际情况合理选择软件，在保证软件实用性的基础上，进行建设成本控制，防止浪费。为了提升档案管理的数字化、信息化水平，档案工作人员还应当注重积极应用扫描仪开展工作[3]。该种设备的有效应用可以有效促进医院党务档案管理工作由纸质化转变为无纸化——通过扫描仪对纸质档案进行扫描，并将扫描内容传输至计算机当中，从而有效实现档案信息的数字化，这对于进一步提升医院党务档案管理效率有着非常重要的实际意义。

3.2 提升档案信息网络化水平

孤立地开展医院党务档案管理工作已经无法有效适应当下的医院自动化办公要求，所以相关人员应当积极将档案管理系统与医院办公网接轨，从而实现工作的协同开展，同时开展数据信息的一体化管理，实现院内信息资源的全面共享。在发展过程中进一步提升档案信息的网络化水平。为了进一步提升网络化建设速度，医院档案员还应根据档案管理所应用系统的特征来建立相应的接口程序，进一步提升校内数据信息的共享效率、共享质量。在对档案信息进行管理的过程中，医院档案员也可以通过局域网直接将相关信息导入到档案管理软件当中，为医院党务档案信息化管理的高效性提供充足保障。

3.3 健全档案信息化管理相关机制

在对档案信息化管理相关机制进行健全的过程中，档案工作人员应以国家档案部门出台的法律法规作为基础，综合医院的实际情况制定出合理的档案信息化管理机制，如：《××医院档案管理办法》《××医院档案归档办法》《××医院档案借阅办法》等，从而保证档案信息化管理工作能够实现规范、有序开展，确保在档案管理信息化建設完成之后，各项档案工作内容都能做到有法可依、有章可循[4]。除了相应管理机制以外，档案工作人员还应建章立制，从而实现对档案管理行为的有效约束，并确保上述各项规章制度能都得到全面落实。院方可以将归档整体纳入各部门的绩效考评体系，根据档案管理工作的完成情况给出绩效考评成绩，并将考评结果作为评先评优的依据。该种方式可以确保档案工作人员在开展档案管理工作的过程中，充分发挥其主观能动性，积极主动地落实各项管理内容。为了保证考评工作的科学性以及合理性，院方应当制定出明确完善的考评体系以及考评标准，考评小组应当由院领导以及档案机构的相关人员组成，定期开展档案管理考评工作。考评工作开展的过程中，应当对档案工作人员的年度总结以及自评表进行审核，并根据评分标准打出分数，最后将评分结果以及评分细节发到人员手上，使其根据反馈内容对档案管理进行优化。此外，医院还应当制定出完善的奖惩机制，对于档案管理水平效果好的人员予以奖励。如果上述机制都能得到有效落实，医院党务档案管理工作质量将有一个明显的提升。

3.4 强化档案资源数字化建设

档案资源数字化建设主要包括两个层面的内容，即档案目录信息的数字化以及档案全文信息的数字化。在对档案目录信息进行数字化建设的过程中，首先，档案工作人员应将所有档案的目录信息录入到档案管理软件系统当中，并可以实现检索。检索结果应当包括档案材料的具体位置、具体内容等。在开展该项工作的过程中，档案工作人员首要任务是对档案信息的著录标引进行规范，从而合理规划目录数据库的结构。其次，档案目录信息录入工作应当规范、有序开展。专注很多医院几十年的发展历史所形成大量的档案数据，在档案目录信息录入工作的过程中，应当根据档案的重要性分批开展录入工作，保证目录录入质量[5]。最后，完成录入工作之后，相关工作人员应当使用档案管理软件的检索技术对录入情况进行检查，从而确保档案目录的数字化在未来可以得到有效应用。通过扫描仪对档案内容进行逐页扫描，并将数据信息传输至档案管理系统当中，或者可以通过OCR识别，并以文本形式将储蓄内容进行编制索引。在开展档案全文数字化建设工作的过程中，档案工作人员应将应用价值较高的档案优先进行数字化建设，确保纸质档案内容在相关技术的作用下都可以实现数字化，并在计算机当中得到保存。除了对纸质档案进行数字化以外，相关人员还可以对声像档案进行数字化，该类档案一般内容为医院开展大型党务活动的音像以及影像，通过进行数字化处理，确保其可以安全存储于医院计算机中。在档案全文数字化实现以后，档案的检索效率以及应用水平都将得到非常明显的提升，有效促进医院党务档案管理服务工作高效开展。

3.5 提高档案管理人员的职业素养

医院要进一步提升党务档案管理信息化建设水平，首先，要提高对其重要性的认识，从而自觉推动档案管理信息化建设工作的开展，确保未来医院党务档案可以有效发挥其实效性，为全体医务人员提供高质量的档案服务。其次，在开展档案管理工作的过程中，以“人才兴档”作为指导方针，贯彻落实“以人为本”的指导思想，采取措施有效提升档案管理人员的职业素养。院方应当确保配备专职档案管理人员，确保正常开展档案管理工作，进一步提升档案管理水平。在当今档案管理工作的大环境中，档案工作人员已经不是过去的“档案保管员”而是当下的“档案信息资源开发者”，必须保证档案管理人员拥有富裕的时间开展管理工作，在信息技术的支持下实现档案数据资源的有效开发。其次，应当注重优秀专业人才的引进，对于人才素养方面不仅需要其具备相应的管理才能，还需要其具备高超的计算机应用水平，满足目前医院党务档案信息化管理的相关要求，从而提升医院党务档案的管理质量。

综上所述，信息时代的大背景下，首要提升档案管理信息化建设重要性的认识，并积极落实相应的信息化建设内容。通过上述工作的高质量开展进一步提升医院党务档案管理水平，确保档案管理工作可以为医务工作者提供良好的档案服务。

参考文献

[1]张珺.探究如何加强医院党务档案管理[J].兰台内外，2022（20）：40-42.

[2]郭岩.事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施[J].经济学，2021，4（1）：58-59.

[3]张爱娥.企业档案管理体系数字化与信息化建设研究——评《企业档案管理体系的建设与运行》[J].人民长江，2021，52（5）：1.

[4]王晓亮.医院党务档案智慧型管理路径探析[J].山东档案，2021（2）：66-67.

[5]张梅，卢芹芹，周雪梅.事业单位档案管理信息化建设存在的问题及对策[J].经济技术协作信息，2021（6）：1.

作者简介：陈璐，南宁市第二人民医院西院·江南区人民医院党支部书记、副院长、助理馆员；研究方向：档案管理。