对妇幼保健档案管理的一些认识

邢馨月

摘 要：21世纪是信息与高科技结合应用发展的时代，妇幼保健档案管理模式向信息化管理方向发展是必然趋势。本文就妇幼保健档案管理现状及开展信息化存在的问题进行分析，并就问题提出了相应的对策，以供同行参考。

关键词：妇幼保健；档案管理；现状；对策

妇幼保健管理由传统的管理模式向信息化管理模式转变，实现了实体档案管理向信息化转向的过程，为医院信息化建设的规范化、标准化管理提供了参考依据。妇幼保健院信息化网络服务系统，可以将各职能部门及医护之间的管理建立起来，促进相互之间的沟通，以快速地获得档案信息，有利于档案管理部门人员及时准确地收集医疗信息、对医疗信息进行整理，以为妇幼保健院管理决策制定提供可参考依据。

1 妇幼保健档案管理现状及信息化发展需求

1.1 妇幼保健档案管理不被重视

由于多数医院存在一些历史遗留问题，以及受医疗行业性质影响，医院档案管理的分类不够明晰。有些医院档案的整理、收集、归类等工作仍旧沿袭前人的传统工作经验和工作方法，停留在手工收集、手工检索的阶段，工作效率较低，其中的妇幼保健档案管理效率更是堪忧。

妇幼保健档案是指一定范围内妇幼保健工作实践的真实记录，包括妇幼保健工作特定实践和科研项目计划等。妇幼保健档案的建立、管理目的是实现妇幼保健工作的实践总结、参阅与传承。在工作实践中产生的妇幼两个保健体系的管理记录及其他特定的科研项目的计划、样本记录、统计资料、工作计划总结、经费投入的原始凭证等需要同时进行管理。

1.2 妇幼保健档案管理制度不健全

在妇幼保健档案管理中，缺乏较为完善制度作为保障。随着当前档案管理工作在各个行业中价值不断提升，各级单位必须设置对应的规章制度来对其予以保障。但是统观各个区域的妇幼保健部门，其都是重视在整个层面上的规章制度的设置，而针对妇幼保健档案管理工作内容的管理制度却得不到完善。有些区域没有将档案管理工作纳入到常规工作里，这样也会使得在理念上存在一定偏差。并且档案收集不完整，也就无法通过科学合理的手段来对其进行管理，同时也会使得一些妇幼保健档案资源丢失的现象较为常见。

1.3 妇幼保健档案内容界定不明确

一些妇幼保健部门对于妇幼保健档案的内容也没有明确的界定，同时也缺乏相应的管理体制以及配套的管理标准作为保障，这样也会使得管理工作范围无法明确界定，而工作人员也就无法更好地发挥档案资源的价值，限制了妇幼保健档案综合建设的开展。

1.4 妇幼保健档案信息化管理势在必行

妇幼保健档案管理由传统的管理模式向信息化管理模式转变，实现了实体的档案管理向信息化转向的过程，这就有必要建立信息化档案管理制度，统一制定档案信息化管理规范和技术标准，以对医院各方信息进行规范化、标准化管理。

工作方式的变革给档案管理人员带来了前所未有的挑战，不仅仅是对知识和技能要求的提高，更重要的是观念上的更新。其日常的业务工作已越来越依赖于自动化的档案系统，档案工作不再是滞后、被动的，而成为关系全局的重要部分之一。由于工作的特殊性，档案管理人员是档案信息的拥有者，掌握着珍贵的信息资源，并且承担着信息资源开发、加工和提供利用的任务。计算机网络环境要求档案人员转变传统的管理理念，同时必须具有丰富的管理学理论和一定的管理经验。因而，在知识经济时代，为了适应全新的计算机网络下的档案工作，档案管理人员必须树立创新意识，培养信息处理能力和开发能力。

妇幼保健档案管理的信息化建设有赖于档案管理人员职业素质的提高。档案管理人员在更新观念的同时，还要善于将计算机数字化管理技术运用于档案管理工作中，做到两种知识的有效融合，通过建立档案数据库，完善信息资源库，将来自各方面的档案信息有效整合、统一管理，从而使档案管理的服务效率有所提高。当前妇幼保健部门各项工作总体推进，档案管理人员素质仍然需要提升，尤其是随着信息技术快速发展，其已经逐渐普及进档案管理里。如果相应工作人员缺乏创新意识，也就只能从事一些简单的工作，无法对目标工作予以创新。

2 开展妇幼保健档案信息化管理的应对措施

2.1 提升档案管理理念，以点带面，形成档案管理一体化

建立统筹协调管理机制，明确各部门的权责和职能，将不同门类、不同形式的档案有机整合，形成科学有效的管理体系。以一点带动各部门的全面工作，理顺关系，提高档案收集、整理、利用的效率，实现妇幼保健档案管理一体化。

对妇幼保健档案管理来说，要革新理念，通过先进理念作为引导，才能夠为当下各项业务质量提升奠定基础。在全球信息化的发展进程中，信息是最为宝贵的资源。档案管理工作也逐渐从幕后走向台前，重要性正在日益显现。妇幼保健档案管理同医疗工作一样，只有顺应时展，不断开拓进取，用新的理念和方法，提高档案的利用率，才能为提高医院的医疗技术和服务水平做出应有贡献，从而更好地服务社会、服务百姓，造福人类健康。要结合档案管理中存在的诸多具体不足予以调研，才能够全面优化资源录入、归档、管理等效率。要从理念上做起，有效地对档案管理进行宣传，需要领导以及基层员工都要深刻意识到相关工作价值，在此基础之上要承担自己的义务和责任，通过新的理念作为引导，才能够将之指导于实践，养成依法归档工作的自觉性。不断加强创新档案管理意识，进而为各个科室工作的有序开展、相互协调提供动能。

2.2 完善档案管理制度

在档案管理工作中需要完善制度作为保障，要想更好完善程序，实现管理模式有序实施，需要制度作为支持。在医疗水平和医院建设飞速发展的今天，妇幼保健档案的收集、整理、归档、利用等工作仍旧沿袭前人的传统工作经验和工作方法，停留在手工收集、手工检索的阶段，工作效率较低。档案管理工作不能与时俱进，缺乏创新精神，与时展严重脱节。并且由于缺乏统一的管理条例和工作规范，档案管理人员在工作中无据可循，往往凭借经验和惯例处理手头工作，致使纳入管理的档案内容不够全面。

要结合妇幼保健部门的工作特点，对各个科室的档案实施统一的管理，同时要整合内部的资源，实现档案管理、资源共享，保证各个科室的档案管理工作都能够处于规范的制度下去开展，进而通过资源有效利用来更好地为妇幼保健院建设与综合发展拓宽道路。

通过科学合理的制度才能够为各项工作有条不紊的开展提供保障，要与时俱进地制定管理工作制度，尤其是制定有效的工作目标。

2.3 提升档案管理人员素养

对于管理人员来说，其在工作中首先要具备核心素养，也就是能够运用自己丰富经验来参与档案管理工作，同时也需要借助更加先进的理念来对档案管理工作予以改善，尤其是结合妇幼保健院相关工作的特点来开展各项工作。妇幼保健档案管理工作需要加速引入更加先进理念与技术，同时也应当制定有效的制度为人才的发展提供保障，进而在当前社会背景下更好地促进妇幼保健部门的综合管理质量提升。档案管理工作质量提升，需要更高素养人员作支持，妇幼保健部门应当重视培训，要从不同层面来提升管理人员核心素养。需要妇幼保健部门将人才培养与工作革新相结合，尤其是加大对在职人员培养力度，通过在职培训或者是向社会吸纳更多优秀人才来提高档案管理质量。医院要实现可持续发展，就要做到人尽其才。妇幼保健档案管理信息化，不仅可以提高医院信息技术的使用效率，而且有利于医院人才的开发利用，为医院的发展服务。信息化技术可以使妇幼保健档案资源得以有效利用，更能够延长档案使用寿命。

2.4 加强现代化信息技术的引入

随着信息技术迅速普及，其已经深入应用到社会各个行业，并且也能够显著的提升行业工作效率。因此，妇幼保健档案部门也应当加大对信息技术的应用力度，尤其是在管理工作中可以借助信息技术对资源进行录入以及分享。这样可以加大资源之间的传播效率，同时也能够借助信息技术来对档案资源进行更深层次的加工，这样就可以获得丰富的档案资源，能够为妇幼保健部门在临床医疗以及科研等各个工作层面提供支持。当前档案管理信息建设是大势所趋，实现档案管理信息化建设也能够提升工作效率，减少人力支出。而相应的工作人员还应当不断提升自己的现代化信息使用能力，进而充分利用现代化信息技术来进行妇幼保健档案管理。

妇幼保健档案管理实施信息化管理是时代发展的需要，更是推动医院快速发展的需要。在妇幼保健档案管理中融入信息技术，是医院现代化管理的重要途径。

2.5 实现妇幼保健部门档案管理标准化、信息化建设

从目前医院档案管理来看，虽然出台了一系列规范，但是并没有形成相互衔接、有效贯通的信息管理体系。比如医妇幼保健院实施档案信息化管理，但是计算机软件的通用性存在不足，缺乏医院特殊领域的实用性，严重制约了妇幼保健档案管理步伐。医院针对计算机网络技术的信息安全问题并没有制定行之有效的技术管理标准，严重妨碍了医院档案信息化管理进程。要实现妇幼保健部门档案管理标准化建设，保证通过各项工作的开展实现档案资源的真实性与完整性，这对于推动妇幼保健院在当下建设具有积极的促进作用。

妇幼保健档案管理由传统管理模式向信息化管理模式转变，就必要建立适应信息化档案管理的工作规章制度，统一制定档案信息化管理规范和技术标准。另外，实施妇幼保健档案信息化管理，并不局限于档案管理部门本身，而是融入到医院的各项工作、信息化网络服务系统，建立医院各职能部门及医护之间的有效联系，以快速地获得档案信息，有利于档案管理部门人员及时准确地收集医疗信息、对医疗信息进行整理，以为医院管理决策的制定提供可参考依据。

要能够立足于全局，通过发展的眼光来对档案进行管理，而档案管理的目标也是非常明确的，就是发挥妇幼保健档案资源的价值。通过对妇幼保健档案资源进行开发利用，能够使其为妇幼保健的发展提供服务。妇幼保健档案工作人员必须树立与之相匹配的服务意识，通过现代化工作理念作为引导，并且借助多种途径来对妇幼保健档案信息进行开发。创新管理途径需要开展各种编研活动，对其中的资源等进行深加工，进而更好地发挥档案资源的价值，同时对于一些老旧的档案也应当进行归档处理，保证所有的档案资料都科学规范，对档案信息进行优化进而为相关工作信息化的建设奠定基础。

2.6 医院档案管理的信息化建设有赖于档案管理人员职业素质的提高

档案管理人员在更新观念的同时，还要善于将计算机数字化管理技术运用于档案管理工作中，做到两种知识的有效融合。通过建立档案数据库，完善信息资源库，将来自各方面的档案信息有效整合、统一管理，从而使档案管理的服务效率有所提高。作为医院档案工作的主体，档案管理人员要跟得上信息化时代的脚步，就要在自身的工作领域中不断地学习、不断地探索、不断地创新，以运用现代化信息管理手段更新工作方法，提高专业技术水平。

实现妇幼保健档案管理工作的创新，就需要加强对其改革。实现改革才能够实现更加平稳的发展，而档案管理工作从微观的层面来说，可以促进妇幼保健部门各项工作有条不紊地开展，从宏观的角度来说就能够成为整个社会发展体系中的重要成分，而其发展的过程中是离不开改革的，因此需要通过改革作为保障相关工作发展的前提，而妇幼保健部门就应当通过大力改革实现档案管理工作的现代化发展。首先，可以从硬件设备上进行更新，配备现代化的档案保护设备，同时在档案室需要安装灭虫设备、灭火设备等。同时从人员管理的角度也应当革新模式，要对档案工作管理人员予以现代化的培训，积极借助计算机技术来实施档案管理工作，这样可以使得档案资源的查询与归档更加方便便捷。其次，应当增加妇幼保健院档案管理工作的保密程度，通过引入相应的技术对最重要的资源进行保管，进而确保其价值的有效发挥。

妇幼保健档案管理工作是妇幼保健部门整个管理工作中的重要组成成分，对提高整体管理水平有着积极的意义。在新时期，就应该充分认识到妇幼保健部门在档案管理工作中存在的诸多不足，并且针对性地加以改进，积极创新管理工作，通过引入科学的理念与手段来实现妇幼保健档案管理工作质量的提升。

妇幼保健院档案工作的信息化管理非朝夕可完成，在新医改实施的背景下，院领导应认识到妇幼保健档案管理工作的重要性，对档案工作的制度、设施进行完善，提高妇幼保健档案在医院管理中的利用率，以促进医院健康、可持续地发展。

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（作者单位：吉林省妇幼保健院[吉林省产科质量控制中心]）