科学事业单位电子凭证实践研究——以A研究所为例

高静文

（中国农业科学院农业环境与可持续发展研究所，北京 100081）

2015 年5 月国务院印发《关于大力发展电子商务加快培育经济动力的意见》（国发〔2015〕24号）提出要“逐步推行电子发票和电子会计档案，完善相关技术标准和规章制度”，标志着我国会计凭证电子化进程进入快车道。2021 年3 月24 日中共中央办公厅国务院办公厅印发《关于进一步深化税收征管改革的意见》提出全面推进税收征管数字化。党的二十大明确提出“加快建设数字中国，加快发展数字经济”“推动经济社会发展绿色化、低碳化”的有关精神，电子凭证应用成为新时代下会计行业高质量发展的必然要求。

2017 年财政部启动财政电子票据试点应用工作。2021 年《国务院办公厅关于改革完善中央财政科研经费管理的若干意见》（国办发〔2021〕32号）（以下简称《若干意见》）[1]明确提出要改进财务报销管理方式，推进科研经费无纸化报销试点，减轻科研人员事务性负担。2022 年财政部开展电子凭证会计数据标准试点工作，其中包括9家中央科研单位。2023 年财政部等9 部门联合印发《关于联合开展电子凭证会计数据标准深化试点工作的通知》（财会〔2023〕7 号），扩大试点单位数量、试点电子凭证范围，进一步深化电子凭证试点工作。如何实现会计凭证电子化成为了科学事业单位面临的重大课题。

1 电子凭证应用的意义

首先，电子凭证推广应用不仅仅是一项简单的业务问题，更是一项打基础、利长远的工程，是推进国家治理现代化的重要举措，在行业发展史中具有里程碑式的意义。其次，电子凭证应用是实现科学事业单位高质量发展的重要抓手。电子凭证应用将拓展财务工作新格局，有力推动财务工作高质量发展，作为促进会计职能转变，深化会计数字化改革创新的重要抓手，对提升科学事业单位财务管理水平和风险管控能力具有重要战略意义。再次，电子凭证应用是科学事业单位贯彻《若干意见》文件精神，扎实推进科研放管服的重要举措。电子凭证应用将为全面推进科研经费报销无纸化、会计数据电子化奠定工作基础，有效解决科研资金报销手续烦、会计档案查阅烦的问题，深入推动科研与财务融合。最后，电子凭证应用将打通科学事业单位会计信息化最后一公里，推动财务工作全面信息化。A研究所在财务信息系统建设方面具有较为领先的经验，该文通过调研电子凭证试点单位经验，依据现阶段财政部试点电子凭证特点，拟对A 研究所电子凭证应用提出规划方案。

2 A研究所基本情况

A 研究所为国家级非营利性科研机构，从2007 年始开展财务信息化建设，信息化基础良好，目前已搭建功能较为完善的财务预算管理系统和银企直联系统，实现了全业务线上审批，以及从预算、审批、核算到支付的线上管理。同时A 研究所按照《关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》（中办发〔2016〕50号）文件要求[2]，创新服务方式，统一招聘、培养财务助理团队，服务科研团队日常财务工作，代替科研人员进行日常报销与资料查阅等工作。由于受报销凭证限制，A研究所会计档案电子化一直是管理上的难点[3]。

3 A研究所电子凭证应用方案

3.1 强化组织谋划

（1）提高认识。电子凭证应用将降低单位纸张、耗材、凭证保管等成本，减少社会资源消耗，这是贯彻新发展理念，实现绿色低碳、单位高质量发展的要求[4]。同时电子凭证应用将为全面推进科研经费报销无纸化、会计数据电子化奠定工作基础，有效解决科研资金报销手续烦、会计档案查阅烦的问题，深入推动科研与财务融合。A研究所应高度重视电子凭证应用工作。

（2）加强组织保障。为保障电子凭证应用工作顺利实施，A研究所需成立由所领导、分管财务所领导组成的工作领导小组，组建由所财务部门、财务助理团队、系统开发人员组成工作专班，负责工作方案制定、组织实施、系统升级改造等，高质量夯实应用工作的开展。

（3）开展政策宣贯。为确保试点工作成效，A研究所应组织开展电子凭证获取、报销、管理等相关政策培训与宣贯。

3.2 健全工作机制

（1）创新报销机制。为落实科研“放管服”要求，增强科研人员在电子凭证应用工作中的获得感，A研究所财务信息系统升级改造阶段应充分运用好已有财务助理队伍，发挥好电子凭证易取得的优势，探索建立数电票、铁路电子客票、航空运输电子客票行程单等电子票据从购买、报销、入账全流程由科研财务助理完成的工作机制。将应用的实践工作最大化转移至财务及助理人员，让科研财务助理队伍建设与会计信息化实施形成合力，真正将科研人员从会计相关事务性工作中解脱出来。

（2）建立健全电子凭证管理规范。为规范和管理电子凭证使用，根据电子凭证数据标准、会计电子档案管理要求，在财务信息系统流程再造的基础上，建立A 研究所电子凭证管理规范，明确电子凭证适用范围与报销流程，严格电子凭证接收、报销、入账、归档要求，规范电子凭证的有效使用、管理和保存，确保财务数据安全可控。

（3）加强网络安全管理。信息化建设中坚持安全第一，切实防范财务系统运行、电子数据泄露等风险，确保财务信息化平台遵守上级部门网络安全、数据安全、信息安全以及保密的要求。

3.3 信息化系统升级改造

2023 年《财政部会计司关于公布电子凭证会计数据标准（试行版） 的通知》（财会便函〔2023〕18 号）[5]公布电子票据类型已扩展到包括银行回单、银行电子对账单、全面数字化的电子发票、增值税电子发票、财政电子票据、电子非税收入一般缴款书等电子凭证[6]，涉及到了单位收入、支出、银行等各类业务。依托A 研究所现有财务信息化平台优势，构建单位信息化系统升级改造方案，应充分考虑电子凭证功能与涉及业务[7]，保证升级覆盖所有类型电子凭证。

（1）优化财务管理信息系统。通过分析电子凭证实施对会计核算与档案管理的影响以及电子凭证解析、存储路径及管理难点，A研究所应在财务管理信息系统中，增设电子票据处理功能。应用电子凭证数据标准，在发票上传阶段，准确解析电子票据中的结构化数据，实现电子票据接收、自动识别、验签验真、存储、解析，将防范重复报销、假发票等风险管控难点嵌入该模块。同时建立电子凭证归档模块，实现电子凭证生成并保存，最终实现电子凭证从接收、入账和保存全过程信息化建设。

（2）升级银企直联系统。改造银行电子回单、银行电子对账单专线接收模式，增设银行票据解析模块，实现银行电子回单、银行电子对账单自动批量获取、自动解析、自动关联凭证功能，实现银行单据全流程自动化处理。

（3）构建会计电子档案系统。A研究所应以电子凭证应用为契机，建立与前端银企直联系统、财务报销系统、核算系统相衔接的会计电子档案系统，精准获取各系统保存的电子凭证[8]，并按照档案管理办法和相关技术标准进行归档管理，最终实现会计档案归档、查阅、借阅全流程电子化，从根本解决科研人员调阅纸质档案定位查找困难、科研项目审计验收会计档案复印工作量大等问题[9]。

4 结语

电子凭证应用是推进会计无纸化的关键环节，是推进会计数字化重要保障，是实现会计行业高质量发展的革命性举措，要充分重视电子凭证应用实施方案的研究和落实，推动会计数字化建设[10]。