开放大学民生类学籍档案“一站式”远程利用服务模式创新探析

赵宝磊

摘 要：开放大学学籍档案作为学校教学、系统建设和学生学习的重要历史记录，对开放大学的办学支撑和内涵发展有着重要的桥梁和辅助作用。当前，开放大学学籍档案管理存在归档材料不全、案卷整理不规范、数字化建设水平低，以及利用服务模式单一等实际问题。新冠疫情发生以来，天津市各大高校档案馆陆续发布学籍档案远程利用的通知，通过邮箱、网上申请查档及材料邮寄方式为广大毕业生办理档案查询服务。天津开放大学根据利用者实际需求，与天津市档案馆合作开通了民生类学籍档案“一站式”远程利用服务平台，这是天津市首家馆校合作服务民生的新举措，也为天津开放大学档案利用服务创新建立一个良好的指引和开端。

关键词：开放大学；学籍档案；“一站式”平台；远程利用

面对近年来开展的学历学位排查、干部人事档案专项审核等工作，开放大学学籍档案利用率大幅提升，针对学籍档案查询量大、档案利用者跑路多的问题，天津开放大学与天津市档案馆合作开通了民生类学籍档案“一站式”服务平台，实现远程资源共享，让信息多跑路，让群众少跑腿，成为开放大学学籍档案创新利用，服务群众的新举措。

一、开放大学学籍档案

开放大学学籍档案是学生在校期间学习全过程以及反映学校学籍管理工作的真实记载，不仅是教务管理、学生档案工作的重要组成部分，更是评估学校办学水平的重要指标和凭证，是学历认证、干部人事档案核查以及各用人单位选聘员工的重要参考材料，同时，也能为丢失档案的毕业生随时提供资料查阅和复印，及时做到档案材料的完整和补充。学籍档案关乎学校办学以及学生个人切身利益，因此，具有重要保存价值和实用意义。

1.开放大学学籍档案的内容

主要内容包括：报名登记表、录取花名册、学籍异动情况、信息修改情况、毕业生成绩单、毕业生登记表、开放教育本科学士学位申请表、学位证复印件等。学籍档案采用计算机和纸质管理方式，分别存于省级、地市区级分校和国家开放大学学籍管理部门，作为学校和各级教育行政部門查询、检查、审核学生入学、毕业资格的依据。

2.开放大学学籍档案的作用

开放大学学生类型包括学历教育学生和非学历教育培训学生，所学习的专业课程种类和内容也是多种多样的，因此，做好学籍档案管理工作具有重要意义。首先，学籍档案是学校和教师了解评价学生的主要手段，是教师进行教学模式改革、完善教学过程的重要依据，也是师生互动交流的媒介，能够让学生在开放大学学习中了解自己的学习状况，进而不断调整和改善学习策略。其次，建立健全学籍档案管理体系，对于提升教学质量、管理效率及办学水平有着积极的促进作用。通过加强学籍档案管理的规范性，能够对一些教学及学生管理过程中出现的问题得以及时纠正和克服，间接促进学校教学及学生整体管理水平的提升，也是促进学校高质量发展的软实力提升之道。最后，学籍档案在学生毕业后步入职场或深造中也有着不可替代的作用，自开展学历学位认证和干部人事档案审核工作以来，开放大学学籍档案利用率大幅度提升。据统计，2017年以来，针对学生各种需求，天津开放大学学籍档案利用7000余人次，针对广大毕业生各层次学历认证、干部人事档案补充、职称评审、职务晋升、入职政审、社会考证、考研等各种情况，学籍档案作为学历最真实直观有效的证明材料，为大家有效解决了关乎切身利益和个人发展的实际问题。同时，学籍档案也是学校办学理念传承、培养人才的印证，在开放大学文化内涵建设中发挥着重要的载体作用。

3.开放大学学籍档案的特点

开放大学是一个开放、包容的成人高等教育办学系统，具有办学形式多样性、对象广泛性、需求多元化等特点。开放大学学籍档案管理工作与普通高校相比，具有复杂性、延续性和不确定性等特点。首先，开放大学由于其教学体系的复杂性加上庞大的生源数量，而且是多层级的系统办学，管理层级及环节较多，相对于普通高校来讲，其学籍档案管理过程也比较繁杂。普通高校学籍档案的收集和保管能够实现相对集中统一，而开放大学教育大多实行免试入学制度，面向所有社会大众招生，生源较为复杂，从入学取得学籍，通过相应学习过程，最后通过毕业审核到取得毕业证，其间各个阶段均有学籍档案材料形成。由于开放大学历史沿革曲折复杂，办学形式多样化，如普通专修科班、成人业余、成人脱产、成人中专，专业证书、单科生、注册视听生、开放教育、非学历教育、培训、专升本、二学历等，决定了其学籍档案种类内容复杂，包括录取花名册、学生登记表、学籍异动、信息修改、转专业、转工作站、信息勘误、结业换毕业、学籍管理有关制度、毕业证书发放登记表、成绩单、毕业生登记表等。其次，开放教育最短学习时间为两年半，学籍自注册入学起 8 年内有效。学籍有效期比普通高校长，同一级入学的学生，由于工学矛盾等原因，往往毕业时间不同，学生休学现象较多，因此，造成学籍档案保管延续时间变长。另外，如果学生退学或者未能毕业，原先已收集的学籍档案则失去存在的意义，因此，开放教育学籍档案收集和保管工作也具有一定的不确定性。

二、开放大学学籍档案管理存在的问题

1.档案管理意识薄弱，重视度不够

首先，对学籍档案的作用和重要性认识不足，管理不到位，这是许多成人高校的共性问题。在市场经济背景和利益的驱动下，千方百计办教育、谋发展，把招生数量作为工作重点指标，往往忽视学生学习管理乃至后期发展工作，甚至没有意识到学籍档案对学生乃至对学校档案工作的重要性，这也是以往成人教育办学的误区。其次，开放教育每年招生两季，量大任务重，学籍有效期跨度长，档案管理人员流动性大，专业人员少，而且身兼招生、学籍管理、考试多职，疲于兼顾，往往导致学籍档案管理工作脱节现象。

2.档案管理制度不健全，规范性不强

学籍档案整理就是将从学校下属学部系统收集的原始材料，进行科学化管理。收集整理工作在整个学籍档案工作中占有重要地位。开放大学对于成人教育学籍档案管理制度来说，没有一套结合自身实际教育情况的标准档案管理规章制度，仅有一些简单的学校档案室规章制度，导致学籍档案收集标准不统一、收集时间不一致、归档科目繁杂、归档资料不完整和案卷整理不规范等问题。

3.档案保管利用和信息化水平较低

开放大学学籍档案主要以纸质案卷保存形式为主，学籍档案没有进行数字化处理，纸质档案长期翻查、复印会加速档案破损老化，字迹磨损不全，特别是查询量大的时候，调卷频率高，如未及时修裱破损档案，将会对档案案卷和信息保护产生不利影响。目前，开放大学学籍档案信息化建设在管理工作中的应用较少，管理模式依然以人工管理为主，学生复印录取花名册、毕业证书发放登记表和成绩单等材料均需人工调卷查找，特别是开放大学学籍档案周期跨度大，系统分校多，在没有数字化建设的条件下，有时候查找一份档案如同大海捞针，需要数小时甚至全天逐卷逐页翻阅查找，工作量大、耗时耗力，人手不足，工作重复，效率不高。

4.档案利用支持服务形式单一

学籍档案利用者不仅限于开放大学学生和有关业务主管部门，还有开放大学教师、系统分校学籍档案管理人员和各类有需求的社会人员，应在不违反档案管理有关法律法规的前提下为利用者提供所需的服务。目前，天津开放大学学籍档案利用长期以来仅面向学生和有关单位提供单一性的查询和资料复印服务，仅能提供学籍档案直观呈现的信息。学籍档案利用支持服务不适应开放大学建设要求，市校与系统分校档案管理部门未形成档案管理系统，学籍档案利用未能达到应有的服务效果。

三、“一站式”平台简介及馆校协作学籍档案利用服务创新实例

开通学籍档案远程利用服务的初衷是为解决异地查询需求与现场提供利用之间的矛盾，使利用者可以不受时间、空间的限制，依托互联网和计算机可以实现利用档案的目的。远程服务开通后，利用者可以根据需要，通过认证下载、自取或邮寄的方式获取学籍档案的复制件或证明材料，大大提高学籍档案利用效率。

1.“一站式”远程服务平台简介

天津市民生档案“一站式”远程服务平台建于2013年。平台基于政务外网，连接市、区综合档案馆及市高级人民法院、市民政局、市开放大学及部分试点街道共计38家机构，建立跨区域民生档案利用服务共享机制。汇集我市及各区综合档案馆、市高级人民法院的婚姻、学籍、知青、诉讼等民生档案目录资源，共计20个门类，370余万条目录。

采用“档案目录信息集中，全文信息分散”的模式，为社会公众提供“就近查档，跨馆取证”的便捷化档案利用服务。民生档案远程服务平台建设在市政务云、政务外网区域。政务云按照信息安全等级保护三级进行安全管理。平台用户采用双因子登录方式，即需要办理用户ukey，并通過授权后才能登录系统，平台上传的档案数据传输过程采用数据加密技术，出证后即销毁，实现数据的闭环管理。出证的档案上加盖平台水印、二维码等防伪措施，并加盖天津市档案馆证明材料专用章。平台包括民生档案远程服务平台、电子邮政系统、即时通信系统等几大功能模块。其中，民生档案远程服务平台功能包括业务办理、数据采集、统计分析、系统管理等功能（见图1）。

2.案例概述

以天津开放大学为例，作为首家开通馆校协作“一站式”远程服务平台的高校，共享利用1990年以前毕业并已移交市档案馆的学籍档案。目前，民生档案远程服务平台共享天津开放大学1990年及以前学籍档案目录4万余条，实现学籍档案馆校一站式服务。不仅方便广大天津开放大学毕业生查询学籍档案，还简化了查档后大家开具学历证明及补办毕业证明书等事宜，减少因路途遥远造成大家不方便的问题。“一站式”远程服务平台，业务办理流程简单，成功实现了让信息多跑路，让群众少跑腿，为人民办实事的初衷。目前，天津开放大学与天津市档案馆已完成了民生类学籍档案“一站式”远程服务平台的建设并投入使用，通过高效安全的网络通道，切实提高开放大学学籍档案利用率。

四、开放大学学籍档案创新管理与利用服务途径

1.结合开放大学实际完善相关制度，使学籍档案管理规范化

首先，建立适合开放大学学籍档案管理特点的规章制度，以此作为实现学籍档案管理规范化的依据。其次，加强学籍档案管理人员队伍建设，保证档案管理人员队伍相对稳定，特别要对其加强综合素质和专业能力培训。另外，要创新学籍档案管理工作机制，积极研究和探索新形势下开放大学学籍档案工作的特点和规律，提升开放大学学籍管理的内涵。

2.推动学籍档案数字化建设，提高档案利用效率

因早年档案都是手写记录，纸质案卷保存，且仅部分文书档案完成数字化扫描，学籍档案尚未进行数字化处理。学历学位排查和干部人事档案专项审核工作开展以来，纸质档案利用频率大幅提升，因工作任务急、数量大、人手不足，纸质档案翻阅利用次数激增，对其造成了不同程度的磨损，对档案的保管利用产生了不利影响，同时，手工翻阅、查找、复印，强度大且工作效率低。因此，应将开放大学各类归档材料进行数字化处理，做到纸质档案和电子档案双轨制管理，特别是对一些容易受损和利用频率较高的档案材料，减少纸质档案翻阅频率。例如，将学籍档案进行数字化加工，建立学籍档案电子数据库，以此作为学籍档案利用模式创新的工作基础。学籍档案数字化也使后疫情时代档案远程利用这一创新工作模式得到全新体验，大大提高档案利用的工作效率。

3.开发学籍档案利用系统，创新档案服务现代化

开发学籍档案管理软件功能，完成对所有形式学历教育学生的统一管理，在开放大学系统内构建学籍档案利用网络平台，建立系统办学单位内部学籍档案管理局域网，并完善相应的检索功能。同时，在保障档案信息安全的前提下，通过开放大学校园网或学生学习平台将学籍档案数据库连入内部学籍档案管理局域网，利用者可在授权范围内进行相关学籍档案信息查阅，实现开放大学学籍档案的系统化、智能化和定量化管理。另外，有效利用数据资源，充分发挥计算机网络技术的优势，建立学籍档案管理网上支持服务系统，让利用者、学生和基层学籍档案管理人员感受到以人为本的贴心服务。

总之，开放大学学籍档案管理和利用应积极探索运用现代化信息手段，不断提高学籍档案管理水平，不仅能为开放大学各类档案创新管理和服务提供借鉴，将档案管理工作从传统档案管理模式，不断转化提升为以价值为导向的档案知识管理模式，扩大开放大学学习支持服务维度和深度，为学校档案工作适应新时代开放大学的发展方向奠定坚实基础。

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（作者单位：天津开放大学）