信息化环境下关于文书档案管理流程优化的思考

冯春

摘 要：信息化环境给文书档案管理提出新的要求，传统管理流程已经表现出显著的不适应性。在这种情况下，企业就应该积极关注文书档案管理流程的优化调整，构建基于信息化技术的文书档案管理新格局。本文先阐述在信息化环境下文书档案管理工作的转变，接着探究信息化环境下文书档案管理流程存在的问题，最后从明确档案管理流程优化的原则、夯实文书档案管理的基础环境、实现文书档案数据的分类管理、推动信息化档案管理业务重构、拉起一支高素质档案管理队伍等五个方面，探讨文书档案信息化管理流程的优化策略。

关键词：信息化；文书档案；档案管理；管理流程

在现代企业经营发展过程中，文书档案管理是非常关键的，能够给企业各项业务提供相应的数据支持，促使企业在复杂市场环境中取得较好的战略效果。在信息化时代背景下，智慧信息技术在企业经营管理中得到较好的应用，同时，也改变很多管理模块的内外格局，在文书档案管理方面也不例外。通过引入智慧信息技术，可以较好推动文书档案管理流程的优化调整，使得文书档案数据资料能够得到较好的应用，有助于企业做出正确的战略决策。基于这种背景，就有必要结合信息化环境综合研究文书档案管理流程的优化措施。

一、信息化环境下文书档案管理工作的转变

1.信息化环境下文书档案管理工作转变的背景

在信息化时代背景下，企业的各项业务活动都已经发生较大的转变，实现了线上业务运作，同时，也带来海量的数据信息，导致传统文书档案管理模式无法发挥预期效果。这是因为传统文书档案管理模式主要基于纸质档案进行整理与审批，整体流程相对来说比较烦琐，跟互联网思维存在显著冲突。特别是很多企业当前的电子档案数量越来越多，传统文書档案管理很难优化处理这些档案数据，同时，也无法保证文书档案数据的有效应用。基于这种情况，就有必要探索文书档案管理工作在互联网信息化时代背景下的创新转变，使得档案管理活动可以更好地满足企业的需求，提高企业经营管理的综合效率以及各项业务的战略发展效果。

2.信息化环境下文书档案管理工作转变的方向

在信息化环境下，文书档案管理工作的转变方向主要集中在管理流程的优化。这是因为传统文书档案管理为线下管理模式，通过纸质档案记录企业发展的关键数据信息，并设计严格的档案管理权限制度，实现档案数据的有效应用。这种管理流程在信息化环境下无法取得较好效果，需要结合信息化技术进行优化调整。结合我国企业文书档案管理工作的基本现状来看，后续企业可以借助于企业内部的信息系统，实现文书档案管理的线上转变，同时，还要立足于互联网环境重新构建档案管理的流程，使得档案管理工作能够通过互联网渠道创新开展。

二、信息化环境下文书档案管理流程存在的困境

信息化环境对文书档案管理工作带来了较为显著的冲击，目前，不少企业都没有较好地适应这些变化，导致文书档案管理流程还存在较多问题，无法保证文书档案管理工作取得预期效果。这里也结合企业文书档案管理的实际情况，综合探索现阶段文书档案信息化管理流程的不足与困境。

1.信息化管理意识薄弱

当前，我国已经全面进入信息化时代，智慧信息技术对于各行各业都产生显著的影响，同时，也改变企业内部管理的格局。在文书档案管理领域，基于智慧信息技术的新型管理流程可以显著提高管理效率，并增强档案管理的灵活性。我国较多企业虽然已经开始认识到文书档案信息化管理的价值，同时，也在企业内部管理体系中全面推行，但是，最终取得的效果并不显著。这是因为不少企业的中高层领导者存在信息化管理意识薄弱的问题，没有结合企业的实际情况，构建文书档案管理的详尽流程，存在套用同行业其他企业等情况。除此之外，即便企业制定文书档案信息化管理流程，也跟企业的具体需求和现行业务不契合，很难发挥预期的作用。

2.信息化基础环境建设不足

信息化环境下文书档案管理流程优化也需要得到基础环境的支撑。目前，我国大部分企业都已经完成信息化改造，构建财务信息系统和ERP业务信息系统。但是，文书档案管理对于信息化设备设施的要求更高，需要企业购买专门的设备设施。特别是对于一些关键的档案数据，不仅要提高设备设施的保密等级，同时，还要做好相关软件的建设，这都给文书档案管理流程优化带来挑战。当前，我国很多企业在这类基础环境建设方面都存在显著的被动态势，无法引领文书档案信息化管理流程的优化与调整，需要在后续时间里进行相应改进。

3.文书档案数据管理混乱

在信息化背景下，企业的大部分文书档案数据都要在互联网环境中流通，要求企业能够实现不同类型文书档案数据的分类管理，进一步提高管理的规范性。在进行文书档案管理流程优化的时候，较多企业都过于关注管理内容的重新规划，同时，也结合互联网信息环境制定管理制度，但是，并没有做好文书档案数据的精细化管理，整体呈现出粗放化管理的态势。企业的文书档案数据是非常关键的，在没有做好分类管理的情况下，很容易出现部分数据的泄露与篡改，不利于文书档案管理流程优化工作取得相应效果。

4.档案管理信息化转变滞后

在文书档案信息化管理流程优化过程中，需要企业充分利用信息资源，切实提高档案管理的智慧化水平。但是，结合当前企业在文书档案管理方面的实际情况来看，并没有充分发挥智慧信息技术的价值，导致管理流程还停留在传统层面上。虽然，部分企业已经开始在互联网环境中进行文书档案资料的流转与审批，但是，依然需要各层领导当面处理，整体流程显得比较臃肿，跟互联网思维存在显著冲突。之所以出现这种情况，主要就是因为企业没有依托于智慧信息技术打造精细化文书档案管理流程，导致档案管理工作无法实现真正意义上的创新。

5.档案管理人员素质不高

在信息化环境下，文书档案管理流程出现较多改变，要求档案管理人员具备较强的信息化素养，能够灵活使用信息化技术，保证基于文书档案信息化管理体系可以取得较好效果。但是，结合当前实际情况来看，有较多企业都存在档案管理人员素质不高的问题，很难给文书档案信息化管理流程的顺利推行提供人力支撑。之所以出现这种情况，主要是因为现阶段较多企业并没有充分认识到人才战略理念的价值，平时也不重视人才储备等工作。这也导致文书档案信息化管理无法得到高素质人才的支撑，很难在企业内部取得预期的管理效果。

三、信息化环境下文书档案管理流程优化策略

在信息化环境下，企业应该充分重视文书档案管理流程的优化与调整，使得文书档案管理工作可以取得预期效果。这也要求企业可以深入分析文书档案信息化管理流程的困境，并提出针对性较强的改善策略。下面结合企业文书档案管理的基本现状，全面探究管理流程的具体优化方式。

1.明确档案管理流程优化的原则

鉴于当前很多企业的中高层领导者存在信息化素养不高的问题，导致文书档案信息化管理流程滞后，创新优化的动力不足。基于这种情况，企业后续就应该充分明确档案管理流程的优化原则，加强领导者对于档案管理流程的认识。第一，择优分类与循序渐进原则。在优化文书档案管理流程的时候，企业应该做好档案管理业务内容的分类处理，找出那些最关键的档案管理业务，并尽快完成这些管理流程的优化。其他普通的档案管理流程优化工作可以循序渐进，结合企业实际情况协同推进。第二，技术应用与资源整合协调原则。文书档案资料是企业的重要战略资源，企业在信息化时代背景下应该积极整合这些资源，实现文书档案管理流程的优化。但在这个过程中，企业需要做好信息技术应用与资源整合的协调，正确认识各类网络信息技术、信息安全技术、数字化管理技术，提高资源整合的有效性。第三，需求导向原则。企业在进行文书档案管理流程优化时，一定要依托于自身的实际需求，推动档案信息化管理流程的再造，避免出现盲目建设的情况。在完全遵从上述三项原则以后，企业中高层领导者对于文书档案信息化管理的认识就能够大大加深，保证后续文书档案管理工作可以顺畅进行。

2.夯实文书档案管理的基础环境

企业在推动文书档案管理流程优化时，也应夯实档案管理的基础环境。第一，更迭文书档案管理的硬件设备设施。文书档案管理对于硬件设备设施的保密性有一定要求，在选购硬件设备设施的时候应该保证设备设施的先进性，及时更迭现有硬件设备设施。这也要求企业可以在这方面适当倾斜资金，同时，还要结合文书档案管理的实际需求选择具备相应性能标准的设备设施，给文书档案管理流程优化提供必要的环境支撑。第二，创新文书档案管理的软件系统。在信息化背景下，文书档案管理流程已经开始引入智能化元素，需要企业积极推动软件系统的创新。基于文书档案信息化管理流程的要求，企业应该引入大数据、云计算、人工智能、专家系统等多个模块，打造文书档案信息化管理的新格局，使得信息化管理流程能够取得预期效果。

3.实现文书档案数据的分类管理

企业在文书档案管理流程优化的过程中，也需要实现档案数据的分类管理。这也需要企业立足于数据的使用频率、战略价值、保密要求等各个维度，针对文书档案数据的管理等级进行精细划分。对于普通文书档案数据，可以在内部信息平台中进行自由流通，实现多部门共享使用，并在流程环节上给予便利。对于中等级别文书档案数据，则要在内部信息平台中有限制流通，一般要设计审批使用标准和权限级别，避免档案数据滥用。对于高等级文书档案数据，在使用时则要保持较高的谨慎性，一般不在信息平台中流转。

4.推动信息化档案管理业务重构

企业在信息化环境下应该积极推动文书档案管理业务的重构，提高管理流程的精细化水平。第一，打造标准化文书档案信息平台。在梳理文书档案管理业务时，企业应该使用信息技术打造标准化档案信息平台，并通过平台功能来进行档案管理流程的优化设计。这也要求企业可以结合信息化背景做好文书档案管理工作的深入分析，依托于此完善信息平台的功能，给后续流程再造提供较好的基础支撑。第二，完善文书档案管理的权限等级管控流程。在企业文书档案管理流程优化过程中，档案数据的安全性非常关键，因此，企业一定要细化不同档案数据资料的权限等级体系，保证文书档案资料使用者能够获得契合自身岗位权限等级的资料。第三，构建多部门参与的新体系。企业文书档案管理涉及的部门比较多，因此，在进行档案管理流程优化时也应引导多个部门参与其中。特别是在文书档案的归档工作中，档案管理部门需要通过信息化技术加强自身与其他部门的信息流通，同时，还要提供一定的指导工作，保证文书档案管理流程的规范性与合理性。第四，建立完备的监督体系。企业在进行文书档案管理流程优化时，也要保证监督模块的完善性。这也需要企业拉起一支高素质文书档案管理监督团队，保证各个监督人员的独立性，推动文书档案管理流程优化的高质量进行。

5.拉起一支高素质档案管理队伍

在信息化环境下，企业文书档案管理流程优化是非常专业的，需要高素质人才作为支撑。因此，对于企业来说，也应该全面贯彻人才战略相关理念，切实提高档案管理队伍的综合素质能力。一方面，企业文书档案管理流程的创新优化方向主要为信息化与智能化。因此，在招收档案管理人员时，企业可以结合文书档案信息化管理流程的相关要求，进行专项的岗位胜任力模型分析，并提取关键性岗位胜任力指标。在具体开展招聘活动时，就可以结合这些指标对比应聘人员的素质能力，提高招聘工作的针对性，可以从外部市场环境中吸收高素质人才。另一方面，企业在进行文书档案管理流程优化时，也要在内部做好培训教育工作，切实提高档案管理人员对于新流程与新制度的认知水平。特别是部分档案管理人员短时间内无法适应新流程，并且，容易在档案管理工作中出错。因此，培训讲师可以考虑结合文书档案管理工作已经出现的问题进行专项讲解，提高档案管理人员的实践素养，保证文书档案信息化管理新体系取得预期效果。

四、结束语

综合来看，信息化环境对于传统文书档案管理工作带来显著的冲击，要求企业可以结合智慧信息技术，积极推动文书档案管理流程的优化与重构。这也需要企业中高层领导者充分明确信息化时代背景下文书档案管理工作的新变化和新需求，并基于此设计文书档案管理流程。特别是在信息化背景下，很多企业的业务内容都已经取得创新拓展，原有文书档案管理流程已经无法取得预期效果。因此，企业一定要动态关注文书档案的管理效果，积极使用现代智慧信息技术进行流程再造，推动企业战略规划的实现。

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（作者单位：延长油田股份有限公司子长采油厂）