数字化转型背景下文书档案数字化的有效管理对策分析

菅爱爱

摘 要：文书档案作为具有保存、参考价值的文件材料，详细地记录了企业管理活动以及生产经营活动，在企业的发展中，起到了重要的作用。在如今数字化转型的背景之下，怎样进一步加强文书档案数字化进程，提高管理效率，创新管理模式，促使文书档案管理朝着现代化、数字化的方向发展，是现阶段值得关注和思考的问题。基于此，本文主要分析数字转型背景下文书档案数字化建设的重要性，提出文书档案数字化建设当中存在的问题与解决方法，旨在助力增强企业文书档案管理能力。

关键词：文书档案；数字转型；数字化建设

随着近些年我国信息技术的高速发展，数字化技术在各个行业中都被广泛应用。就文书档案而言，传统纸质档案管理模式的问题日益增加，亟需改善当今的管理模式，把数字化技术融入其中，构建全文数据库，以此更好地进行数据管理，确保信息的完整性。

1 数字转型背景下文书档案数字化建设的重要性

1.1 增强文书档案管理实效

在人们步入到数字化社会之后，信息技术对各个行业的影响日益加深。就现阶段发展而言，文书档案数字化已然成为时代发展的必然趋势。不断加强文书档案数字化建设，充分地把现代信息技术应用在文书档案管理的每一个环节中，改善优化文书档案管理内容，这样就可以更好地收集信息资源，在最大程度上增强立卷归档效率。过去的纸质化、纯手工化的管理模式中，文书档案保管周期短、成本高，并且还会非常容易受到档案管理环境的影响。与此相比，加强文书档案数字化建设，把文书档案转化为数字化的形式进行保存以及管理，可以有效延长文书档案的保管期限，打破文书档案开发利用的时间和空间屏障，进而充分保障文书档案资源的完整和真实性。

1.2 满足文书档案利用需求

文书档案是企业日常行政事务中所产生出的信息资源，有着尤为重要的社会价值、文化价值以及经济价值。所以，深入挖掘文书档案的价值，切实满足相关主题的利用需求，是数字化时代文书档案管理工作的主要目标之一。首先，加强文书档案数字化建设，简化文书档案收集、整理以及归档立卷的等环节，创建一体化的档案管理模式，这样就可以更好的對文书档案进行查询和检索，从而为企业以及其他用档主体的查档等提供信息参考。比如，在文书档案数字化之后，可以有效改善现阶段的档案管理、档案利用格局，在同一时间内满足多个主体的查档需求，以此来真正提高企业整体工作的效率和质量。文书档案记载了日常行政事务的全过程，反映了企业日常行政事务的内容和规律，有着特别关键的参考和指导作用。其次，加强文书档案数字化建设，创建相应的档案系统平台，能够直接在内网或者外网终端为相关主体提供优质的档案服务，从而帮助其更好地掌握到相关信息。最后，加强文书档案数字化建设，可以进一步为部门领导提供决策依据，加强决策的科学有效性。

1.3 增强文书档案的利用率

把信息技术融入进这一项工作中，以此作为基础，建立完善的信息平台，进而在最大程度上提高工作水平。此外，就现阶段发展而言，工作之间的交叉越来越频繁，人们也把重心放在了信息获取方面，而应用数字化管理，可以加强部门之间的交流，促使其共享信息，真正增强信息利用率。

1.4 健全档案管理工作模式

促进文书档案管理工作向数字化方向发展。在行业高速发展这一背景下，文书档案管理有了前所未有的机遇，同时也面临了不小的挑战，积极创新数字化管理模式，已然成为必然趋势。所以，档案员应及时转化过去的观念，优化管理模式，以此为整个工作实效性的提升，打下一个坚实的基础[1]。

2 数字转型背景下文书档案数字化建设中存在的问题

2.1 建设制度不完善，影响数字化建设的规范

其一，文书档案数字化建设的标准不够明确，对于数字类档案的归档清单、归档格式、归档流程缺少清楚的规定，数字档案的规范性急需增强[2]。其二，没有根据互联网环境，对数字类文书档案的查阅、传输流程等进行明确和细化，很不利于梳理权责。

2.2 建设水平过低，影响数字化建设的可持续性

其一，文书档案管理没有格式转化功能，使得系统难以统一，在之后的处理难度系数较大，不利于数据库的建设工作，同时也难以兼容声像以及图像等形式的文件，无法适应文书档案形式多元化的要求，并且和企业OA办公系统、商务管理系统、财务管理系统及其它各业务系统的数据关联度较低，难以真正实现电子文件自动同步和更新。其二，大数据技术的应用水平较低，企业在文书档案资料自动识别、提取、监测等领域中依然存在很大的缺陷。其三，云储存技术的应用水平过低，企业方面无法真正达成文书档案自动备份以及一站式共享的目标[3]。

2.3 文书档案管理队伍建设滞后，影响数字化建设的效率

就现阶段发展而言，文书档案管理队伍建设相对滞后，档案员的业务水平和数字转型背景下文书档案管理要求不相匹配，对数字化进程造成了严重的阻碍。其一，对档案员的培训不够，致使其不但对数字化信息技术缺少必要的掌握，并且也对实际的档案业务以及档案管理流程等，缺少充足的认知，难以在最短的时间内融入到工作环境当中。其二，培训的内容过于循规蹈矩，并没有重视从信息技术应用、档案数字化建设等多个视角对档案员进行系统的培训，难以真正做到紧跟时代发展。

3 文书档案数字化管理的功能

3.1 推进现代信息交流形式

文书档案数字化的实现，极大地促进了现代信息交流，并且也因此提高了管理水平。在数字化背景下，相关人员可以结合常规，最大化增强管理效率。此外，有了数字化的支撑，使得管理水平也上升到了新的高度，并且和管理方式协调发展，一起确保了档案的真实完整性[4]。

3.2 满足单位办公管理需求

就现阶段发展而言，市场作用力逐渐增加，每个行业中的企业都在激烈的环境中，为可以获得持续发展而竞争。那么在面对现代化管理问题时，就更需予以重视，在思考过去的模式所带来严重阻碍的基础上，积极倡导数字化，从全新的角度强化管理工作。

3.3 保障文书档案完整

借助数字化管理，不仅可以保障安全性，还可以确保其完整地展现出来。数字化影响力扩大的同时，相应地，网络信息是否安全等问题，引起了不小的重视，而企业也应贴近社会，借助数字化，不断强化档案完整性，这样就会使企业获得更大的发展空间。

4 文书档案数字化管理模式的优势

4.1 增强文书档案检索的便捷性

在传统的管理模式中，当文书档案查找利用时，通常会用到很多的人力以及时间，不仅给档案员的工作带来了巨大的压力，还极大降低了利用率。在实施数字化之后，只需要搜索关键词，就可以快速查找到相关信息，为档案员带来便捷，并且还提高了利用率。

4.2 实现文书档案资源共享化

在进行数字化管理之后，与企业各个业务系统建立端口连接，实现数据实时在线归档，自动保存到系统当中。多人异地同时在线查找利用，从而做到了真正的资源共享。

5 数字化转型背景下文书档案数字化建设的有效方法

5.1 健全文书档案数字化管理制度，从制度上规范文书档案数字化工作

首先，要制定相关规章制度，理清档案数字化建设的具体职责和分工，逐一细化每一项工作的具体内容和实施条件。其次，是要清楚文书档案数字化建设的标准，在文书档案管理系统中设计出归档清单、归档格式、归档流程等基本参数：其一，是归档清单要和归档范围相互匹配，做到明确具体、应归尽归，确保文书档案数据库的完整性，并且为有效防止电子文件归档不及时的问题，需清楚电子文件归档、更新、清退的具体时限，落实相关的绩效考核以及责任；其二，是数字类文书档案的格式应结合文件的具体类别，应用PDF、JPG、OFD、CEB、Word、Excel、WPS等多种具有相互转化性的格式。其三，是要清楚每一个职能部门在文书档案系统中的流程节点、具体分工，切实做到环环相扣，全面发挥出文书档案管理系统的作用。最后是要根据互联网的环境，始终坚持安全管控的基本原则，清楚不同主体在文书档案管理系统终端的查阅权限、使用权限等，以此有效防止发生相应的泄密事件。

5.2 综合应用多样化信息技术，构建可持续化的管理模式

要充分保障文书档案管理系统的功能完备，切实满足现阶段文书档案深层次管理和开发的需求。其一，是企业方面应保障文书档案管理系统能够对不同的电子文件进行格式转化，减少档案员在工作上的烦琐度，最大程度增强效率，满足后期档案编研的需要。其二，是企业方面需保障文书档案系统要可以兼容声像、图像等格式的档案资源，适应互联网环境下档案形式多元化的趋势。其三，是企业方面应通过技术手段，建立文书档案与各个业务系统的端口连接，实现文书档案进行一站式登记、核查、录入等。其四，是要加快应用大数据技术、加强对图像、文字的自动化识别功能、自动提取功能以及自动检索功能，进而切实满足数据库建设的需要。特别是要通过大数据技术为企业提供决策支持和数据支持，以此全面发挥出文书档案的价值。最后，是要强化云储存服务，建立云储存系统和文书档案系统的数据连接，实现文书档案自动备份功能，做好事后防范工作。

5.3 强化文书档案管理队伍建设，适应数字时代的转型需要

文书档案数字化建设不仅管理烦琐，而且工作量巨大，需要高素质人才队伍作为支撑。所以，企业方面要以档案数字化建设、精细化利用作为目标，以文书档案信息资源开发为核心，培养出专业技术型和复合型的档案管理人才队伍。其一，是要注重专兼职档案员的培训，健全岗前培训和岗中培训。特别是在岗前培训中，需要不断加强档案员对文书档案数字化建设以及档案业务知识的掌握程度，以此防治档案管理脱离企业的业务，督促其真正做好文书档案资源的收集、分类和整理等诸多工作。其二，是要健全文书档案员培训工作。企业方面应着眼于数字化建设的基本要求，着重进行以信息技术利用为核心的档案管理培训工作，计划出档案管理人才培养方案，切实做到培训工作整体推進、及时规划等，从而有效达成档案数字化建设的目标。此外，还要着重从实践操作指导方面对档案员展开培训，以此增强档案员的实践能力，防止培训工作过于理论化和形式化。其三，企业方面应不断深化和档案局、档案馆、档案学会等专业单位之间的合作，全力开展以信息技术、档案数字化建设为主题的交流活动、讲座活动等，进而为档案员提供交流学习的平台，借鉴档案数字化建设中的新经验，在最大程度上提高人才建设质量[6]。

5.4 加大资金投入力度，创建系统的电子文档安全防护体系

相关部门在对文书档案信息进行实际管理的过程中，需要首先考虑资金是否充裕，并以此作为基础，根据实际情况，来选择对资金的投入，全面意识到有序进行文书档案工作的重要意义，并将其作为基础，创建系统的电子文档安全保护体系。根据文书档案管理工作的具体要求，需把大数据技术作为整个管理工作的核心，及时改善和优化管理工作中存在的问题。在档案管理工作实际进行的过程中，非常容易受到各种主观和客观因素带来的影响，在很大程度上增加了档案信息被外来人员删除或者篡改的可能性，很难从真正意义上确保文书档案资料的安全性和可靠性。所以，在文书档案数字化管理的过程中，需安装正版杀毒软件，设置防火墙等安全防护系统，以此充分保障整个档案管理系统处于相对安全的运行环境中。相关工作人员需要对保密级别较高的档案设置浏览权限，认真落实重要档案的防护工作。

在实际进行文书档案管理工作的过程中，可以把相应的档案管理系统融入进具体的工作环节中，实现对档案管理、存储以及应用的一体化建设，并通过国产软件和硬件的有效结合，在最大程度上增强电子文书档案管理的安全可靠性，促使档案数字化管理的可持续发展。此外，依托于以数字化为基础的档案管理平台，促进云计算和大数据等技术手段的融合发展，还可以进一步挖掘出档案数据中隐含的实效性价值，进而在一站式管理模式的支撑下，增强集成效率，以此在真正意义上实现对档案管理工作的全过程监管和防护的目标，在加强电子档案元数据安全性的基础上，把数据泄露的风险控制在合理的范围内。

综上所述，在数字转型这一大背景之下，通过对信息技术的应用，使得对文书档案管理工作有了深远的影响。因为文书档案数字化建设系统性强，涉及范围广。管理方法及内容等，都会直接影响到最终管理的效果。因此档案员应逐渐树立起创新意识，用新思维解决企业文书档案数字化建设中存在的问题，以此切实保障档案资源完整与真实。

参考文献

[1]周倩.文书档案管理实现数字化的意义及举措[J].中小企业管理与科技（下旬刊），2020（09）：9-10.

[2]李灵.提高文书档案管理水平的几点思考[J].广西青年干部学院学报，2017，27（06）：73-75.

[3]葛芳.基层气象部门文书档案数字化处理问题探讨——以开封市为例[J].开封教育学院学报，2016，36（10）：230-232.

[4]亓春波.机关单位文书档案管理现代化存在的问题及对策[J].中共银川市委党校学报，2016，18（02）：67-69.

[5]李娟.建立文书档案数字化管理模式的必要性[J].黑龙江科技信息，2012（30）：127.

[6]白淑萍.白龟山水库数字化档案管理系统[J].河南水利与南水北调，2012（20）：29-30.

[7]张静.“互联网+”时代文书档案管理工作分析[J]. 办公室业务，2021（15）：105-106.

[8]朱玮.信息社会背景下办公室文书档案管理工作探索[J]. 兰台内外，2021（21）：52-53.