关于做好档案管理工作的思考

摘 要：无论什么行业，档案管理工作都是非常重要的工作任务。各行各业在档案管理工作中仍存在不少的问题，需要不断完善和提升档案管理工作的职能水平，才能更好地为企事业单位做出贡献。本文将主要分析如何做好档案管理工作，并提出几点可行性意见和建议。

关键词：档案；管理工作；思考；建议

档案管理工作在企事业单位中承担着越来越重要的作用，扮演着越来越重要的角色。随着我国经济不断发展，相应的档案管理工作机制也得到进一步的发展和完善。然而，在庞大的档案管理工作中也存在许多無法避免的问题，只有不断提升档案管理水平，加大档案管理的资金投入力度，不断引进档案管理的专业技术人才，广泛学习先进的档案管理机制，才能更好地推动我国企事业单位的档案管理工作，才能为我国的档案管理工作作出更大的贡献。

一、档案管理工作的重要意义

档案管理工作是一项非常重要的工作，它对于一个组织或机构的发展和稳定起着至关重要的作用。档案管理工作可以确保组织的各项业务活动和管理制度符合法律法规的规定，避免组织因为违法违规而受到处罚或损失。档案管理工作还可以为组织提供证据，以维护组织的合法权益，保障组织的声誉和利益。档案是组织和企业的历史记载，它们记录了组织和企业的成长历程、发展历程、经验和教训等，不仅可以为人们提供有用的信息，还可以帮助人们了解组织和企业的文化、价值观和发展方向等，可以方便查找和利用这些信息，从而帮助组织和企业更好地开展工作。档案中记录了大量的机密信息和个人信息，例如，企业的财务报表、员工的薪资信息、客户的隐私等，这些信息一旦泄露将会对组织和企业造成巨大的损失，因此，档案管理需要做好信息保密工作，制定相应的保密制度和安全措施，防止档案被非法获取或利用。档案中记录了组织和企业的重要知识和经验，这些知识和经验对组织和企业的发展至关重要，可以将这些知识和经验集中起来，形成有机的知识库，为组织和企业的决策和创新提供有力的支持。档案记录了组织和企业的文化传统和历史文化，例如，企业的品牌形象、企业的精神文化等，这些文化元素是组织和企业的核心竞争力，可以将这些文化元素传承下去，让员工和社会了解并认同组织和企业的文化，从而增强组织和企业的凝聚力和影响力。因此，我们应该高度重视档案管理工作，不断完善档案管理制度和方法，为组织和企业的发展提供有力的支持。

二、我国当前的档案管理现状与特点

档案管理工作是各企事业单位一项重要的工作内容，但常常因为对其不重视而遭到各部门的忽视，造成了一些档案管理问题十分严重。在档案管理工作中，要加强对档案管理工作的集中统一领导，不断发挥统筹管理的重大优势。档案管理工作不能够经常照搬和抄袭，档案资料的重大意义就在于其作为历史性的文字记录，使企事业单位能够以此对各项工作做出审核和评比，不断提升单位的工作效率。随着档案工作的发展，要不断全面提升档案的服务水准，不能违反法律法规以及企事业单位的相关条例，要在合法合规的条件下进行档案管理工作。在日常的档案管理工作中，需要注意档案管理的工作标准等重要问题。

首先，档案管理工作事项主要包含工作权限、工作标准以及工作程序三方面的内容。第一，档案管理的工作权限，就是要保护好企事业单位的档案资料，要根据相关部门的重要指示，认真负责，恪尽职守，负责好档案的查阅和利用工作。此外，要不断发扬统一的优势，统一调度，为有需要档案内容的主体做好服务，更为重要的是要不断强化档案资料的安全工作，要落实到具体的人，才能够为档案管理工作做出贡献。第二，档案管理的整理工作。要收集、整理好企事业单位相关的重要文件及材料内容，依法依规做好档案的鉴别和立卷工作，为档案资料的安全保密工作、清理清退工作做出贡献。

其次，档案管理的工作标准。档案管理工作同样作为企事业单位重要的工作内容，只有依照法律规定，按照相应的公司管理条例和章程，坚持管理原则，按制度、按法律办事，才能更好地推动档案管理工作。要根据档案资料的内容和形式，分门别类做好档案资料的储存和保管工作，要准确登记已经采集和整理的各种档案资料，为档案使用者提供安全、高效的管理服务。在档案管理过程中，要坚持具体问题具体分析，不要害怕问题，遇到问题要主动解决问题，更要善于斗争，才能在庞大的档案资料管理过程中取得优异的成效。

最后，档案管理的工作程序。档案资料管理的工作程序，不仅包括档案资料的管理程序，还包含档案管理及服务人员的工作程序。首先，档案管理工作程序要没有任何错误，将档案文件资料进行加工整理。其次，档案资料查阅和对外开放有其自身的相关细则和规定，不要尝试去打破档案管理工作的常态性和稳定性。在档案资料对外借阅时，要做好手续登记工作和安全保密工作。需要借用档案资料的相关部门必须开具上级部门批准的文件，有相关领导的签字，以此确保档案资料的安全性及防范性，查阅人须持单位介绍信或档案查阅审批表。经档案管理人员审查并符合规定，按名单提取档案。这样既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又发挥了计算机的管理优势，减少了手工操作，提高了工作效率。此外，查阅人须在阅档室进行查阅。如果需抄写档案内容，须经档案管理人员同意。因特殊情况需借阅档案的，需要由借档单位写出申请，办理有关借阅手续。查、借阅档案完毕后，档案管理人员对所查、借阅的档案要进行审查，确认无误后，放回原处。

三、新时代档案管理工作的策略

1.更新档案管理理念

各级部门要加强对档案管理的认识，并为其提供人力、物力、资金以及政策支撑。基层档案馆对海量的信息资源进行管理，是提高工作效能的一个关键手段，因此，各级政府及相关部门要高度重视，将其列入政府规划议程，提升档案管理工作人员的使命感和责任感，使其积极投入工作，用先进的理念为农村基层档案工作提供信息化服务。首先，要有专门的人才，建立一个信息化的档案管理体系，其次，通过培训提升档案管理人员的专业化程度，从而为用户提供更好的服务。

2.不断促进档案管理工作改革与创新

改革开放后，我国的经济实力和综合国力得到不断提升。在40多年的经济建设和发展的过程中，我国社会主义市场经济不断发挥制度和体制优势，社会主义市场经济取得了一片大好局面。然而，在40多年的发展过程中，仍有一些不可避免和需要正视的问题，那就是档案资料管理在现代化企事业单位工作中处于相对薄弱的局面，不被重视的问题亟须解决。只有不断引入先进的档案管理技术，才能使档案管理工作得到根本变化。各部门要充分认识到档案管理工作的重要作用和价值，才能在具体的档案管理工作中更好地施展拳脚，才能游刃有余，不被各种条条框框限制。要不断加强档案资料管理人员的监管，档案管理工作人员要定期向相关领导汇报工作中的问题，以及實际档案管理中取得的成效。同时，要尊重客观规律，不断发挥人的主观能动性，通过不断创新和改革服务机制，促进档案资料管理人员的综合能力和水平的提高。各部门还要解决档案资料管理中的历史和现实问题，最根本的就是要坚持创新，不断求变，不断运用现代的管理技术和工作手法，推动档案管理工作进一步发展。

随着办公系统信息化与网络技术的提高，档案管理模式也在逐步现代化，档案归档形式必须更新。只有不断加大资金投入力度，引进高端人才，才能使档案管理工作发挥充分的作用。没有调查就没有发言权，调查是做出布局的重要方面和环节，要不断加强对档案资料管理基础设备设施建设的调研，满足不同主体对档案资料的要求，为档案资料的专项建设做出铺垫，才能更好地为档案资料管理及其工作者提供管理条件。因此，要不断提高档案资料管理者的自主性和主动性，要引起相关领导和上级部门的足够重视，还要具有长远的眼光，坚持学以致用的工作原则，不断提升管理者自身的素养和工作水平，这样在档案资料的管理过程中，才能提高效率，才能赢得行业内的尊重，为其他档案资料管理的相关企事业单位做出行业规范及表率作用。档案资料管理人员要提升自觉意识和服务意识，要定期或不定期开展相关的职业技能培训和专业知识学习。此外，要不断通过实地调研来拓展认知领域，增长见识。还要善于抓住典型，总结典型，利用典型，做好相关的档案管理工作典型人物的先进事迹，为其他从业人员做好榜样。同时，就档案管理工作而言，要科学经营，不断提高企事业单位的管理水平，要有认真细致的工作态度，不断建立健全相关的制度及法律条例，避免不必要的人工失误等问题。要不断加强创新建设，实施创新驱动发展战略，不断引进先进的高科技技术，向具有档案管理工作先进经验的单位学习，依托现代化设备和手段，实现创新，真实反映单位整体发展状况和经营成果。档案服务对于档案管理工作人员和行业主体来说是最为根本的衡量尺度，服务措施要与时俱进，不断适应新的形势，学习先进的管理技术和经验，进一步完善档案资料的责任意识和主体意识，不断满足人民群众对于档案资料的需求。档案管理部门要更加高瞻远瞩，从现代化的事业中认识和探究档案资料管理的一系列重大问题。档案管理人员要具有崇高的道德标准以及良好的职业道德，抵制外界的诱惑和干扰，要一心一意地做好档案管理工作，干一行爱一行，为档案管理工作作出前所未有的创新。总而言之，各部门单位要广泛吸纳先进的高端管理及技术人才，不断加强投资和创新，为我国档案管理工作建设成为一流的管理队伍。因此，为了提高档案管理水平，相关人员必须要学习现代化知识，坚持改革创新和不断发展的理念。

3.建设现代化档案管理机制

档案管理工作离不开现代化的管理机制，尤其在人才的聘用方面要严把质量关，要根据档案管理工作的需要聘用一些既有丰富的档案管理知识，又能够熟练应用计算机的人才，企事业单位建设现代化档案管理机制要先完善人才选用机制。首先，要遵循档案管理从业和应聘人员的摸底工作，做好充分的调研工作，对于管理工作人员的信息要认真分析和核查，选出真正有用的人才，还要符合亲属回避原则。因工作调动转入的档案，由干部科提供档案，还要进行相应的管理和审查工作，在人才档案资料的归存过程中，要符合章程办理交接手续，然后交由档案处管理。其次，要按照相应的准则，进一步发挥用人制度的优势。档案的使用必须按照相应的规定认真核对和办理，要经过上级领导部门的同意，并且，要在规定的日期内归还。在借用过程中，不得擅自复制或泄露档案信息，不能因为牟取个人私利而出卖单位的档案信息。

4.加强宣传工作，强化监督

档案管理工作不断改革，要加强宣传工作，转变固化思想，加大对使用设备的投入力度，对管理人员定期开展相关的管理工作培训。档案管理人员要坚持学习相关的法律法规，对档案用户负责，也要对单位全体员工负责，最重要的是要对企事业单位的经济安全秘密保守负责。同时，要认真贯彻党中央的决策部署和指示精神，不断提高自身的工作质量和工作效率，坚持保密原则，定期做好检查，不得私自在档案资料室里存放杂物，避免引起火灾、潮湿、腐烂、虫咬的问题。各级管理人员要不断从思想上重视档案资料保管的重大意义，及时和上级领导及单位沟通档案资料室的情况。档案资料管理工作者要制订相应的计划和工作安排，进一步推动档案管理的基础设备设施，为有需要的档案资料管理工作者提供支持和妥善安排。此外，还要不断提升档案管理工作者的专业技能和道德素养，使其能够胜任档案管理工作。只有建立健全档案管理的现代化机制，才能在今后企事业单位的竞争中取得重要成效，还要不断加强基础设备设施的投入，对档案的收集、整理和汇总要认真负责，定期或不定期进行保密、防火、防盗和卫生培训工作。加强档案管理人员的责任意识和自觉意识的培养，不断完善档案资料的整理及查阅工作。随着人们对档案管理工作的日益重视，需要配备专职档案人员负责收集、整理、汇总档案信息，还要不断更新知识储备，严格采用档案管理的国家标准来提升工作的质量。需要借用档案的部门或个人要严格执行档案的审批制度，要经过上级领导部门的签字后，才能进行档案查阅。档案管理工作最主要的就是要有现代化意识，只有不断改革创新，不断地完善相应的制度建设，才能更好地推动档案管理工作良性发展。企事业单位才能更好利用档案辅助社会效益与经济效益的发展，单位的投入反过来也将对档案管理工作的开展具有重要的促进作用。

5.构建档案管理安全体系

在信息技术发展的今天，网络入侵等诸多问题对档案的安全造成了极大的威胁。档案管理部门要确保档案资料的安全性，必须建立健全档案管理安全体系。

一是，安装专业的防病毒软件，强化各级的档案管理体系建设。

二是，建立健全档案管理制度，强化数据管理和数据资源管理。

三是，对乡镇档案资料实行归档存储后，进入备份中心执行异构备份和存储，确保数据资源的安全。新时期，我国乡镇政府的档案工作要与时俱进，可以运用大数据和云计算技术，构建一个现代化的档案管理体系。

四、总结

档案管理工作越来越成为一项重要的工作，相关部门要不断加大投入，完善基础设备设施建设，吸引高素质人才，积极主动地向先进的档案资料管理模式学习，尤其要不断完善档案管理机制，为我国档案管理工作的发展做出更大的贡献。

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作者简介：宋玲（1974—），女，汉族，山东枣庄人，本科，馆员，研究方向：档案管理。