互联网时代数字档案资源建设浅析

冯振玮　鲍玉静

摘 要：数字档案资源是档案事业新时代发展历程中重要的成果结晶。它为转变档案管理模式、优化档案服务手段、推动档案信息共享注入了新活力。与传统载体的档案信息资源相比，数字档案资源在信息传播、检索、利用以及资源共享等方面有着极大的优越性。本文对数字档案资源建设的意义及现状进行分析，并提出推进数字档案资源建设的举措。

关键词：数字档案；档案资源；资源建设；

新时期，互联网技术高速发展，档案信息化建设全面推进，为档案事业发展带来了前所未有的机遇和挑战。传统的档案管理、利用、服务模式已经不能满足日渐多样化的档案形式、载体及用户需求。为实现从馆藏纸质档案到互联网数字档案的轉变，数字档案信息资源建设成为档案部门必须面对的重要问题。

一、推进数字档案资源建设的重要意义

近年来，对于档案信息化发展以及档案资源建设推动力度日趋加大。《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中提出要加快档案管理信息化进程的目标，要求各级档案系统、各系统档案部门等主体加快提升电子档案管理水平；《“十四五”档案事业发展规划》将“档案资源建设迈出新步伐”作为新时期档案事业发展目标之一。规划指出，档案资源覆盖面更加广泛、内容更加丰富、形式更加多样、结构更加优化，有效落实档案“应归尽归、应收尽收”。数字档案资源作为一种新的档案资源形式已经成为档案工作的新兴研究对象，数字档案资源建设意义重大。

1.推动档案数字化建设，提高电子档案综合管理水平

传统纸质档案储存占用面积较大，容易损坏，且不易保管利用。数字档案资源建设的基础工作，即通过数字化加工、在线数据转换等技术手段将传统载体档案转化为数字资源档案，实现档案的数字化、信息化转变。通过建立档案信息数据库、合理优化数字档案业务流程，对电子档案进行高效便捷的收集、管理、整合等工作，进而大大提高电子档案综合管理水平。

2.改变档案管理方式，促进互联网技术与档案行业深度融合

传统的档案管理模式，更多是依赖人工管理的方式进行档案信息的收集整理与储存。这种方式需要消耗大量人力、物力资源，且整体工作质量和效率偏低。数字档案资源建设通过制定科学有效的建设目标及实施方案，能够将制度体系建设、数字资源建设、互联网平台建设、环境安全体系建设等内容涵盖其中，合理规范采用互联网、计算机技术开展档案管理工作，扩展档案资源深度与广度，充分发挥档案管理系统、信息服务平台等方面的技术优势，使传统的档案整理、存储、保管及检索利用模式得以改变，进而实现各类数据资源的互联互通、信息集成、数据交换及资源共享，大大促进互联网技术与档案行业的深度融合。

3.转变档案服务模式，建立双向交互、共赢发展的档案服务新生态

开展数字档案资源建设，能够使档案资源突破档案实体与虚拟的限制，将“人对人”“人对物”的传统档案服务模式向以用户需求为导向的数据服务模式转型。利用互联网和移动终端设备，拉近档案资源与用户之间的时空距离，缩短信息搜集时间，将档案资源从“被动提供”转变为“主动利用”，较大程度上改善信息需求与档案利用率不对等、不平衡的现状。同时，利用互联网技术提供智能、便捷的人性化配套服务，能够打通用户与档案管理者、档案资源的桥梁，畅通档案信息双向流通渠道，建立档案服务新生态。

二、数字档案资源建设现状

目前，数字档案资源建设研究已经在国内广泛开展，但尚未形成一套成熟的理论体系。各级档案部门大多已完成或正在进行纸质档案数字化工作，部分单位构建了针对内部用户开放的档案资源利用平台。截至2021年底，高质量完成数字档案馆（室）建设，并被评定为全国示范数字档案馆（室）的仅有44家单位。由此可见，数字档案资源建设还有很长的路要走。

1.数字档案资源建设进程存在差距

各行业对于档案工作重视程度参差不齐，在提高档案信息化水平、推动档案事业发展上所投入的人力、物力、财力也相差甚远。而数字档案资源建设是一项系统工程，不是一个部门凭借一己之力就可以完成的，需要开展大量工作进行调研论证、资源汇总以及平台构建、软件开发等。此外，档案资源的产出、整理又涉及整个单位的诸多部门及人员。能否得到足够的支持与配合，直接影响数字档案资源建设进程。

2.数字档案资源数量、质量存在差距

传统载体档案的数字化转换以及电子文件归档是数字档案资源最主要的两大来源。传统载体档案包括纸质档案、照片档案、微缩档案、实物档案等多种形式。将各种形式的传统载体档案进行数字化加工的过程，会受到设备功能、执行标准、人员技术、经费投入等诸多影响，导致产出的数字档案资源在数量及质量上出现较大差距。而电子文件归档主要通过两种方式实现：一是搭建统一接口平台，对不同管理系统产出的电子文件进行集成，实现在线归档；二是进行数据载体移交，利用档案管理平台功能完成条目录入及电子文件上传，形成电子档案。由于不同系统间文件格式不同，接口平台功能性不同，导致归档电子文件的完整性、准确性、合规率存在差距。

3.数字档案资源服务利用效果存在差距

数字档案资源的服务利用主要通过网络化档案信息系统或平台以及手机客户端、微信公众号、小程序等移动新媒体形式，实现数字档案资源输出。在数字档案资源建设中，是否及时进行档案信息服务平台或系统的功能升级、加大软硬件产品的开发力度、建立完善的服务协议、提供适当的管理权限，都会对用户的体验度、认可度产生影响。此外，开放的数字档案资源总量、用户获取的资源质量、检索利用的便利程度等，也直接导致数字档案资源服务利用效果参差不齐。

三、推进数字档案资源建设举措

应联系实际发展需要，提出科学有效的数字档案资源建设目标，以制度建设为基础，档案资源整合为支柱，信息服务利用为目的，充分发挥互联网大数据的技术优势，推进档案管理由“平面化”向“数字化”转型。

1.建立健全数字档案资源建设制度体系，确保资源建设过程有规可循

目前，国家已经建立相对明确的数字档案资源建设有关工作规定及标准，如《纸质档案数字化规范》（DA/T 31-2017）、《录音录像档案数字化规范》（DA/T 62-2017）、《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894—2016）等。规范文件只对数字档案资源建设中的某个环节或部分提出了要求，但就数字档案资源建设整体而言，还缺乏引领性、系统性、全局性制度要求。

数字档案资源建设涉及档案管理业务环节设计、标准规范制定、软件平台设计、系统开发测试等众多环节，是一项复杂的系统工程，应结合自身行业特点对数字档案资源的建设实施过程制定更加明确、具体、细化的管理制度、业务标准、操作规范等。首先，档案管理部门可以采取与其他部门和单位联合开发的方式，明确数字档案资源建设工作主体责任，明确分管领导和具体人員，建立健全数字档案资源建设主体责任人及相关部门、人员管理制度；其次，研究制定切实可行的建设方案和具体措施，规范数字档案产出途径，优化数字档案存储方式，建立网络平台风险防控机制，强化数字档案服务规范意识，确保在资源建设过程中各个环节都有规可循，有“法”可依。

2.加大数字档案资源整合力度，提高数字档案信息可利用性

在互联网技术迅猛发展的时代背景下，档案信息需求的多样性与档案信息供给能力有限之间的矛盾日趋明显。数字技术形式能够突破以往档案资源管理工作存在很多局限，把分散的多元化的数字档案资源进行有机整合，使其在结构上趋于合理，在配置上趋于优化，最大程度实现档案本身的共享利用价值。

（1）加快数字化、电子化档案数据信息整合，为数字档案资源建设奠定资源基础。2002年《全国档案信息化建设实施纲要》提出要加快传统档案数字化工作；2013年国家提出实施“存量数字化、增量电子化”战略。20多年来，各级各类档案管理部门持续加大档案信息化进程，大量数字化、电子化档案信息资源应运而生。

对这些建设时期不同、开发手段不同、采集设备不同、技术标准不同的数据资源进行技术分析、数字加工、分类聚合、数据标引、数据封装等有效干预，通过系统挂接或利用电子档案WEB接口功能进行数据信息整合，完成标准一致、符合规范要求的数字档案资源数据库搭建。通过大数据技术对数字档案信息进行深度挖掘、特性分析、应用集成等，加强数字档案资源数据库的属性管理。对来源不同的资源数据库，建立优质高效的数据互联，推动隔离的信息资源多向流通，提高数据信息的可交换性和流动性，实现数字档案资源整合。同时，根据档案信息化技术特性加强网络数据安全管理，从用户、网络、数据库等多方面建立防护机制，确保数字档案资源有效、完整、安全、可控。

（2）推进各类电子信息平台整合，为数字档案资源持续丰富化、多元化发展提供动力。互联网技术高速发展以来，为实现业务流程信息化，各类业务办公信息平台如雨后春笋般相继上线。这些平台会产出大量电子文件，或者说，通过平台进行业务管理的流程中有众多繁杂的文件属于归档范围内，而这些平台运行过程大多相对独立，产出的电子文件无法及时有效形成数字档案，档案资源库的数字信息完善度受到很大影响。

平台整合能够将“各自为政”的业务办公信息平台通过互联网技术连接，使分散无序、形式各异的电子档案数据经过后台采集、整理、加工、集成，形成统一的数据信息流，自动存储到档案资源数据库中，由此，发布到档案信息服务平台上，实现各类数据的横向互通，扩大数据信息的流通范围，提供相应的服务功能需求，使用户无须进行多平台登录就能实现数字档案资源的高效利用。此外，借助网络爬虫工具、API接口传输等技术将网页图片、视频、音频等多媒体数据进行抽取、在线加工，转化生成电子档案，也将大大推动数字档案资源丰富化、多元化发展。

（3）开展科学有效的管理整合，为高效推进数字档案资源建设保驾护航。互联网大数据环境下的数字档案资源整合工作不仅需要技术的支撑，还要依靠科学的管理，营造与其相匹配的管理环境。不同部门之间要打破“自成一派”的管理理念，统一观念、统一步调、协同合作。依托档案部门实现对档案资源的全方位管理，从源头上实现档案信息的“应归尽归”，确保档案资源的充分共享。

一是要明确数字档案资源建设管理协调部门为专职档案部门，负责数字档案资源建设工作的统一调配和实施；二是明确部门人员分工，将不同阶段、不同领域的数字档案资源建设工作责任落实到人；三是要建立合理的数字档案资源建设观念，增强合作意识，由资源建设主体责任人对有关资源产出部门或个人积极进行横向沟通，持续推进数字档案资源建设工作落地实施，实现对数字档案资源建设工作的全员支撑；四是应促进相关单位、部门的互相交流学习，贯彻落实档案工作方针政策，稳步推进数字档案资源建设步伐。

3.打造智能化、人性化数字档案管理服务系统，提高互联网环境下档案服务满意度

数字档案资源建设归根结底必须构建一个以局域网、政务网或因特网为媒介，以档案信息服务平台为依托，以档案目录为线索、数字档案资源库为支撑、档案资源双向共享为延伸的数字档案管理服务系统。通过该系统实现档案资源生成一体化、文档管理一体化、服务利用一体化。

首先，优质的数据档案服务系统应建立元数据空间定义、各类档案元数据项定义、数据交换元数据项定义等，实现业务不规则内容与标准元数据空间信息的匹配，保证元数据捕获完整；其次，通过采用群组、角色、组织架构授权机制，减少管理人员大量的日常权限维护工作，提高档案管理工作效率；最后，利用分库管理模式，数据权限与功能权限完全独立，实现业务管理、信息管理分离，保障数据信息及系统平台安全。

智能化、人性化的数字档案管理服务系统还应强调打造交互式服务模式。一是信息资源检索注重层次分明、结构合理，便于发现并获取有效信息；二是通过云数据分析，预测用户需求倾向、行为趋势等，提供体验式引导服务功能，定向推送数字档案资源、资讯，接收用户体验及数据反馈等，实现档案信息资源与用户需求之间的无缝对接，完成资源双向共享，实现档案信息资源的充分利用与最大增值。

此外，通过微博、微信公众号、手机软件客户端等新媒体形式提供数字档案资源服务，也是打破管理者与用户的边界感，拉近档案资源与利用者时空距离，提升档案服务满意度的重要手段。

四、结语

数字档案资源作为一种新型的档案信息资源，是科技发展、社会进步的重要体现。推进数字档案资源建设不仅有利于持续促进全领域信息化建设，推动档案事业发展，也有利于提高数字档案资源利用率，增强社会档案意识，使档案资源价值得以充分发挥。在各领域新时期加速发展的大背景下，档案事业也应主动迎接信息化带来的机遇和挑战，在实践中注重理论和技术应用创新，推进档案管理与服务模式的融合发展。

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基金项目：地震科技星火项目名称：地震档案数字信息资源整合与服务网络构建，项目编号：Dz20180316006。

作者简介：冯振玮（1980—），女，汉族，河北石家庄人，大专，馆员，研究方向：科技档案管理及档案信息化建设。