医院人事档案精细化管理措施探究

孙作丽

摘 要：人事档案管理精细化是确保效率与质量统一、科学与规范协调的重要手段。在医院不断改革发展过程中，医院逐渐强调精细化管理模式的建设与应用，以保障人事档案管理的水平，但受各方面因素限制，精细化管理进程缓慢。本文通过对医院人事档案精细化管理意义解读，探讨医院人事档案精细化管理过程存在的问题，提出提高人事档案精细化管理措施。

关键词：人事档案；精细化管理；制度建设；管理流程

医院改革对人事档案管理工作提出更高的要求，人事档案作为医院人才培养、人才选拔的主要文件依据，一旦管理滞后、信息化程度不足，将会严重影响人事档案管理效率。精细化管理模式构建是以数字化、体系化为依据，确保人事档案管理环节符合标准，满足人事档案管理要求，使人事档案管理质量、效率得到保障。

一、医院人事档案精细化管理的必要性

医院人事档案精细化管理改变传统的纸质档案管理模式，采用電子化、数字化和信息化的管理理念，实现医院人事档案的现代化管理。我国各大医院目前在精细化管理模式建设过程中，积极加大信息基础设备设施建设，改变传统的人事档案管理模式及管理技术，以期达到提高效率、降低成本、提高质量的目标。因此，人事档案精细化管理是提高档案管理效率的需要，是医疗改革的要求，也是强调档案管理质量的重要保障。

首先，医院在人事档案精细化管理过程中，缩减档案管理的中间环节，优化各部门之间的信息沟通渠道，将原本纸质文件以数字信息的方式储存到系统中，实现电子文件与纸质文件之间的同步管理，显著提高医院档案管理的工作效率。尤其是信息系统具备强大的数据挖掘功能和信息共享功能，在终端设备或者PC端设备中可随时提取人事档案信息，采用分类管理的方式将各类人事档案的信息整合，以部门、职位等为分类标准，明确每个人员的基本信息、岗位、职责等，确保档案系统工作的采集、提取、分析、储存与决策等有所依据，效果更加显著。

其次，我国在医疗改革过程中不断优化医疗服务体系，提升医疗服务质量，使用信息化技术开展人事档案的精细化管理工作，符合医疗改革的要求。我国医院在为患者提供服务过程中积极打造智慧医疗体系，而人事档案管理工作也应与时俱进，不断调整方式、优化措施、改革流程，以精细化管理方式建立人事档案数据库，缩减人事档案管理成本，减少人事档案管理工作时间，使人事档案管理更加精准，且有条理性。因此，医疗改革不仅对医疗服务提出更高的要求，还要求医院内部优化人事档案管理流程，开展精细化人事档案管理工作，健全人事档案管理体系。

最后，精细化人事档案管理有利于提高档案管理质量。以往的人事档案管理多采用人工整合信息及纸质信息储存的方式，这种方式极易导致人事档案出现错漏、丢失等问题，使得人事档案的管理效率与质量难以得到有效保障。在精细化人事档案管理过程中，发挥制度约束作用以及技术的改善作用，使得人事档案管理在呈现出精细化管理优势的同时，档案管理质量有所提升。在人事档案记录、储存、使用和决策过程中可以随时随地提取人事档案信息，查询档案日志，减少人事档案传输的中间环节，使人事档案管理的质量有所提升。因此，人事档案精细化管理是医院内部管理体系改革优化的内在要求，也是提升档案管理质效的客观途径。医院需要结合工作流程与工作情况，健全人事档案精细化管理体系，强化档案管理质量。

二、医院人事档案精细化管理的制约因素

1.理念因素

无论是何种性质的工作，在不断优化和完善过程中始终要坚持以先进理念为指导，强调理念先行的基本条件。医院在人事档案精细化管理过程中，也要格外重视理念对精细化管理模式所产生的影响，但从医院当下的情况来看，理念滞后、重视程度不足仍是制约医院人事档案精细化管理的主要因素。大多数医院的信息化建设仍处于初级阶段，领导虽然了解精细化管理对于档案管理工作效率、质量的积极作用，但考虑资金问题，并没有认识精细化管理的长期效益。这是由于理念和重视程度不足所引起的，医院以往长期采用纸质化、人工化的管理模式，快速改变管理理念显然并不科学。

2.人员因素

精细化管理依托技术、制度等对原有的管理模式进行优化和改善，但医院目前从事档案管理的人员多为思想保守、工龄较长的，很多年轻的专业人才在未进入医院之前，很难有效落实精细化管理模式。人事档案的精细化管理要求从业人员不仅具有高素质、高技术能力，同样也要具备良好的职业素养和道德素养，可以在人事档案管理中发挥自身的主观能动性，了解人事档案的精细化管理流程，积极承担人事档案精细化管理职责。以当下情况来看，医院在精细化管理模式构建过程中，高素质人才所发挥的作用仍然有限。

3.制度因素

制度是人事档案精细化管理的主要依据，也对相关管理人员起到约束和保障的作用。医院在建立人事档案精细化管理模式过程中，也要不断对现有的制度体系进行优化和完善，改革现有的管理机制，使得制度可以在人事档案精细化管理中发挥作用。目前，医院人事档案仍沿用传统的工作规范、工作流程和工作制度，这对精细化管理而言明显不匹配，存在滞后性，制度体系难以匹配精细化管理的需要。因此，制度体系的建设成为医院人事档案精细化管理的主要制约因素之一。

4.技术因素

医院人事档案管理依据现有的经验与技术条件等开展，并不断在管理模式、管理流程上探索新的路径。医院在打造智慧医疗体系过程中，忽视人事档案管理系统的共享性，人事档案管理工作与其他工作之间的联结程度有所不足，严重阻碍人事档案管理的效率，使得人事档案精细化管理的功能无法得到充分发挥。依托现代化信息技术的人事档案精细化管理应结合医院现有的条件，逐步加强硬件建设和软件系统的开发，以标准化的技术规程和操作，确保人事档案的安全性与科学性，满足人事档案管理精细化的要求，实现更加高效、便捷的管理。

三、医院人事档案精细化管理路径

1.档案整理

医院在人事档案精细化管理体系建设过程中，将6S管理理念应用到档案管理体系建设中，从6个方面探索档案精细化管理的路径。某医院在精细化管理模式构建过程中成立管理领导小组，不断推进人事档案精细化管理进程，结合医院实际情况形成一套完整的人事档案管理体系。首先，是做好人事档案精细化管理的整理工作，采用档案鉴定、整理的方式，按照人事档案的重要性、使用频率等录入信息系统的不同模块中。其次，根据人事档案基本的学历信息、履历、职称、部门与岗位等对不同价值的档案进行分析，按照价值将档案分类，避免档案占用现有的储存资源。由于医院人事档案的种类较为复杂，信息量庞大，需要定期更新档案信息，开展档案的精细化整理工作可以区分档案的价值，为后续档案使用夯实基础。

2.档案整顿

完成价值分析和档案整理工作后，需依托人事档案管理信息系统，区别档案资料的类别和具体用途，采用精细化模块划分，并按照医务人员、护理人员、后勤人员、技术人员与办公室人员要求将档案归档。涉及项目、技术与科研成果的人事档案也应严格分类存档，厘清不同性质档案的具体功能和作用，当相关人员出现职称变动或者岗位变化，可以在系统中搜索分类关键词，快速查询相应的档案信息。

3.档案清扫

檔案清扫工作是指在纸质档案和电子档案储存过程中，应确保纸质档案在干净、整洁的环境内存放，定期做好纸质档案储存空间的清扫工作。在电子档案储存过程中，应结合纸质档案做好档案的编号与编辑工作，并将无用和过期的档案进行清理，将其储存于独立的模块中，以确保医院人事档案管理的科学性与规范性。

4.档案清洁

档案清洁工作是指在精细化、制度化管理过程中，切实明确相关从业人员的基本职责，在建立相应的硬件配套设备设施过程中，也要做好其养护和维护工作，使档案管理更加高效，避免安全隐患等问题的发生对档案管理工作产生不良的影响。检查纸质档案储存空间内的用电设备，定期检查计算机系统的灰尘堆积及流畅程度等，杜绝安全隐患，确保科学开展档案精细化管理工作。

5.档案监管

在医院人事档案精细化管理过程中，无论是纸质档案还是电子档案，均需要做好档案的保密、监管与备份等工作，避免出现档案丢失与被泄露等问题。在档案精细化管理模式中，安全隐患问题产生的第一责任人为管理人员，管理人员按照制度定期检查档案是否丢失，对保密性要求较高的档案应加密钥。同时，相关人员应定期做好档案的备份工作，定期审查是否出现丢失等问题，做好档案的申请记录、使用记录等工作。

6.档案规范

档案精细化管理需要切实注意相关人员的综合素养是否可以满足实际工作的要求，以提高相关人员的职业道德与能力素质，确保档案精细化管理的规范性。医院通过建设具体人事档案管理规范的方式，要求相关人员切实按照档案管理要求与规范开展相关工作，明确各人的基本职责，为人事档案精细化管理提供保障。

四、医院人事档案精细化管理措施落实

1.落实人事档案精细化管理理念

医院在推进人事档案精细化管理时，面临着档案种类和数量不断增加的现状，越来越多的档案对精细化管理模式的建设提出了要求。因此，相关部门及领导人员应积极落实先进的档案管理理念，将信息化理念与精细化理念应用到档案管理中，以解决当下信息不断增长与管理模式落后之间的矛盾。领导层提出精细化管理的战略发展目标，认识到精细化管理模式构建对于医院未来长效发展的积极作用，调整和优化现有的管理模式，使得档案内容更加精准，档案审核、决策与管理更加科学。例如，某医院在将6S理念融入人事档案精细化管理过程中，将信息技术作为精细化管理的主要依托，重点建立人事档案数据库。在数据库构建过程中，建立了个人不同工作阶段的基本信息资料，准确记录档案信息的变化，全面记录人员的科研能力、工作能力、业务能力和绩效能力等相关数据。数据库建设采用模糊变量，为用户提供模糊搜索功能，相关人员在登录账号后，搜索模糊文字可以查询对应的档案信息，使得档案信息查询的效率有所提高。

2.加强档案管理人员素质培训考核

在人事档案精细化管理过程中，为切实保障档案管理人员的素质可以满足精细化管理的客观需要，在档案管理过程中切实履行自身的基本职责，能够遵循人事档案精细化管理的规范。医院必须开展人员的素质培训工作，提高相关人员的技术能力、责任意识，熟悉人事档案精细化管理的基本流程和要求。例如，医院定期组织人事档案管理人员开展座谈会，讲解有关人事档案精细化管理的基本内涵、具体目标和工作方法等，增强相关从业人员对档案管理工作的了解。同时，积极开展技术培训工作，定期组织人事档案管理人员学习有关信息系统的操作方法及相关流程，确保从业人员在日常档案管理实践中可以切实发挥自身的主观能动性。此外，医院在人事档案精细化管理过程中，也要积极吸纳新鲜血液，招聘高素质的人才，选拔复合型人才开展人事档案管理工作，为构建精细化管理模式提供人才保障。

3.健全人事档案精细化管理制度体系

医院在建设人事档案精细化管理模式过程中，健全人事档案管理制度体系，根据精细化管理流程，制定《人事档案管理工作规范》《人事档案管理岗位职责要求》等相关文件，实现制度与精细化管理模式的对接。例如，在规范性的文件中指出相关人员应严格做好档案分类工作，不得出现乱排、少排等问题。归档工作应将纸质档案与电子档案分类整理，确保档案编号的对应性和完整性，不得出现遗失和被泄露等问题。在职人员应做好档案的维护工作，避免产生档案损坏等问题，还应搭建电子档案防护体系，禁止随意移动和增删档案。档案销毁应向上级申请，得到明确且具有记录的指示后，才可开展销毁工作。规范性文件的编制对于人事档案精细化管理有着指导作用。按照人事档案管理规范，医院也应建立相应的监督机制、责任追究机制与绩效考核机制等，确保人事档案管理人员严格按照档案管理规范与流程开展工作，当档案出现安全问题时要承担相应的责任。绩效考核机制可以有效提高人员在档案精细化管理中的主观能动性。精细化管理模式构建以制度为约束，应尽可能细化管理细节，以具体的内容和方法指导档案管理工作，避免流程疏漏而影响档案管理质量。

4.强化技术在人事档案管理中的保障作用

庞大的人事数据对精细化管理的要求较高，医院必须充分挖掘技术在人事档案管理中的作用，积极建设信息系统，发挥信息技术在人事档案精细化管理中的价值。例如，医院投入大量资金加强软硬件基础设备设施建设，建立数据信息共享平台，使用云计算技术与大数据技术，简化人事档案管理流程，精确人事档案管理细节。因此，医院必须重视技术在人事档案管理中的积极作用，不断引进先进技术完善管理体系，挖掘技术优势。

五、结论

综上所述，6S管理理念是医院人事档案精细化管理的主要路径及方向，为强化6S人事档案管理体系的建设，应摒除当下重视程度不足、制度体系不适应、管理流程不科学、管理人员素质差等问题，从理论和实践两个方面不断健全人事档案精细化管理模式，抓住人事档案精细化管理重点，提高医院人事档案管理质效。

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（作者单位：烟台市口腔医院）