新时期提升人力资源档案管理工作的策略探析

王文燕　王娜

摘 要：在新时期企业单位管理中，人力资源档案管理的有效性影响着单位内部管理效率，对实现新时期企业单位可持续发展、激发员工潜力发挥了重要作用。本文通过阐述当前新时期企业单位人力资源档案管理的重要作用，分析新时期企业单位档案管理存在的问题，提出提升档案管理水平的有效措施，旨在为档案管理工作提供一定的参考。

关键词：新时期企业单位；人力资源；档案管理

随着我国市场经济体制的逐步健全，新形势下必须加强对人才档案的管理。同时，科学技术的进步为新时期企业人事档案管理工作的信息化和标准化建设提供了一条新途径，也是新时期企业档案管理工作的重要途径。新时期，我国企业单位人事档案管理工作总体上还存在着许多问题，严重制约了人事档案工作的发展。因此，深入研究和运用科学、有效的方法，将有助于推动新时期我国企业单位人事档案管理工作取得质的飞跃，对于新时期的企业单位来说，是顺应时代发展需要的一条重要途径。

一、新时期加强人事档案管理的必要性

新时期，档案管理是企业单位的工作重点，因此，在某种程度上决定了档案管理一定要更加规范和标准。信息化管理是指运用现代信息技术，将单位人事档案以数字化的方式存入档案管理系统，以特定的规则、格式保存與使用，其实就是通过复印和扫描等方式，将传统的纸质文件转换成数字文档，然后上传到公共企业信息管理系统中，将其作为一种电子档案保存起来，从而为进一步提高其使用的便利性打下了坚实的基础。

人事档案记载着个人的家庭、学习、工作业绩和任免等信息，为人事调动、任免和职称评聘等工作提供了重要依据，是一个人学习、生活和工作经验的一个重要指标。在新时期，搞好人事档案的管理工作，一方面可以完善其个人的成长轨迹，另一方面可以加强人事档案管理工作。同时，还能为企业的人力资源管理和其他方面的工作提供有力的支撑。因此，要搞好人事档案管理，必须不断加强人事档案管理工作，不断完善人事档案，持续增强员工的责任心与使命感，从而为个人的发展加分。人力资源档案管理是一项非常重要的工作，人力资源管理部门要充分关注其内部的相关资料，并根据实际情况不断加以改进，使其发挥更大的作用。

二、新时期企业人力资源档案管理水平提升的作用

1.推进新时代企业的可持续发展

档案管理是新时期企业工作的一个重要组成部分，而人事档案的管理更是关系到企业人才管理的关键问题。在新的历史条件下，人才是实现企业单位可持续发展的重要力量。新时期，有序开展企业人事档案管理工作，可以使每个企业工作人员的实际状况更加清晰，能够更好地为制定适合其发展的职业规划，推动职工的发展，为新时期的企业单位持续、稳定发展提供了内部动力。同时，在新形势下，加强人事档案管理使人才的内在价值得到充分发挥，从而达到企业内部人力资源的最优配置，提高员工的工作效率，推动企业的可持续发展。同时，随着社会主义市场经济体制的健全，新时期的企业单位也逐步适应了市场环境，面临严峻的市场竞争，人才是企业竞争优势的关键。因此，加强企业人力资源档案管理，可以使企业人力资源得到最大程度的发挥，提高企业的核心竞争力，使企业立足于市场竞争中，达到可持续发展的目的。

2.发掘员工的潜能

新时期，人力资源是保障企业正常运转的重要基础，为提高企业的经营效率，必须加大对员工的激励力度，最大程度地激发员工的工作热情。同时，注重提高职工的综合素质，以保证工作开展的稳定与高效。人事档案是对雇员的真实状况进行全面、详细的记录，并能对其进行全面的认识。新时期的企业管理人员通过人事档案可以对员工进行有针对性的管理，既能有效发挥其潜能，又能约束其行为，推动档案管理工作标准化，为单位发展创造更多价值。

三、新时期企业人力资源档案管理的不足

1.对人力资源档案管理工作的重视度不足

在新的历史条件下，人力资源档案管理已成为企业中的一个重要部门。但是，档案管理模式、资金和技术投入等仍然有很大的问题，如人力资源短缺、管理设备设施更新不及时、技术运用不到位等，在人员调任、应对核查时常常将其忽略利用，导致对人事档案管理不够重视，这对公司的人员资料管理工作产生了不利的影响。此外，单位对人事档案工作的关注不足，导致其制度上的缺陷。在新的历史条件下，我国企业在新的市场经济环境下，其改革与发展已是不可避免，随着我国社会保障与劳动保护等政策、法规逐步健全，企事业单位要结合新形势、新环境，建立和完善人力资源档案管理制度，以适应新时期的人力资源管理体制。

2.人力资源档案管理基础较为薄弱

在新的历史阶段，企业对人力资源档案工作缺乏足够的关注，造成其总体的管理根基比较薄弱，缺乏坚实的管理根基。新时期，对档案工作提出了更高要求，随着国家不断推出新的措施，以规范新形势下企业档案工作。然而，在实施中，各单位未切实实行标准化管理，档案建立不规范，分类不合理，信息化建设程度不够，严重影响了新时期企业单位人力资源档案管理标准化与信息化建设水平。

3.人力资源档案管理人员综合素质有待提升

档案管理人员的综合素质对档案工作的质量有很大影响。要使档案管理合理化、规范化，必须要有高素质的人才。当前，由于新形势下企业对人事档案的重视程度不够，以及人事档案管理理念上的滞后，致使单位未设立人力资源档案管理部门，由于档案工作的特殊性和专门性，往往无法对其进行深入研究。同时，由于各部门对档案管理工作的不重视，使其无法适应新形势下企业人事档案工作的需要。

4.企业单位人才聘用制度落后

企业引入人才的方式具有一定的局限性，导致企业内部的人力资源管理工作开展不力，优秀的员工得不到上级的赏识，工资和职位都不符合他们的要求。企业所采用的传统人才引进方式与新时期企业发展需要不相适应，特别是在目前形势下，尽管国家制定了大量法律、法规和制度，保证了大学生毕业后的就业机会，但企业中的用人机制依然十分复杂。

5.企业人力资源管理岗位设置不科学

新时期，企业人力资源管理工作要在建立健全人力资源管理制度的基础上，实现人员和岗位的合理配置。然而，目前在企业内部的职位设置上，明显存在着一些缺陷，人才利用效率不高，造成资源的浪费。同时，在新的历史时期，企业内部人员矛盾也会不断加剧，从而造成一定的负面效应，阻碍了职工的工作积极性，束缚了他们的思维，使其在工作中不能创新，而影响了企业的长期发展。

四、提升新时期企业人力资源档案管理水平的措施

1.提升新时期企业对人力资源档案管理的重视

新时期，企业对人力资源档案的重视程度不够，在工作中的思想意识不强，行政力量不够，工作中的问题比较突出，必须加强对人力资源档案管理的重视。首先，企业管理层必须充分认识到人事档案管理工作的重要性，并对档案管理人员进行培训，以提高其思想观念。各单位要加强对档案的学习和管理，并通过专家讲座等形式，加深对档案的认识和管理，合理利用档案资源，提高人事档案管理效率。其次，要加大对人事档案的投资力度，为档案事业的建设和发展提供充分的经费保障。最后，要加大对档案管理的技术和基础设备设施的投入，以确保档案管理信息化与现代化。同时，也要加强档案管理信息化的运用。比如，要大力引进现代信息技术，加强人事档案管理的信息化建设，加快计算机、扫描仪与监控设备设施等方面的投资，确保档案信息化工作顺利进行，提高人力资源档案管理的工作效率。

2.加强人力资源档案管理体系的改革

新形势下，企业人事档案管理工作涉及领域十分广泛，工作内容也十分繁杂，给管理工作带来一定的困难。建立和完善的人事档案管理系统是实现企业管理工作的一个重要环节。因此，在新的历史条件下，企业必须不断改进和完善人才档案的管理体系。首先，根据新时代企业的具体情况，制定出一套有针对性的人力资源档案管理体系，在档案资料的收集、整理、移交和使用等方面都有相关的制度基础，保证档案工作平稳、有序地进行。其次，对人事档案工作人员的绩效评价体系进行优化，并对其进行定期或不定期的考评，以全面评价其工作能力和专业素质。采用考评体系可以有效激发管理者的工作热情，促进员工的工作效率。建立和完善的奖励和惩罚机制，对人事档案工作进行不定期的检查，其中包括档案的管理和注册，如果发现文件遗失或私自更改，将对失职人员问责，以保证档案管理工作正常进行。

3.加强人力资源档案工作人员的专业素质

新时代，要转变对人事档案工作的认识，提高对档案工作的认同，发挥其积极作用，做好档案管理工作。首先，加强对档案管理人员的专业技能培养，发掘和提升其档案管理工作的专业化水平。其次，要加强对档案管理人员的思想政治教育，增强其政治素质，使之真正融入工作之中，保持良好的工作作风，提高员工专业素质，确保人事档案管理有效执行。新形势下，各单位要根据自身实际情况进行人才配置，形成具有高素质、高层次和专业化的人才，目标明确的档案管理队伍，让每个部门都能提高自己的责任心和使命感，积极投入工作中去。

4.提高人力资源档案工作的信息化程度

在新的历史阶段，大多数的企业都在进行着数字化的工作，但由于种种原因，目前的信息化程度还不高，对企业的人力资源管理工作产生了很大影响。因此，要想使人力资源档案管理工作更加规范化，就要加强对人事档案工作的管理，特别要重视健全档案管理制度，提高档案管理水平。首先，要构建适合我国国情的电子信息体系，建立一个数据库进行动态的数据更新，并运用大数据等现代化技术对数据进行深度挖掘，归纳其规律，进一步改善人力资源档案管理工作。其次，强化人事档案的安全监管，健全档案资料系统，健全人员信息安全管理体系。最后，构建数据库的备份与还原机制，建立文件的各级管理机关，完善档案资料的存储和处理机制，保障资料的安全性，提高档案管理工作的整体质量。

5.进一步完善人才选拔体系

新时期的企业要在激烈的市场环境下发展，要想留住人才，就必须不断完善用人制度，将更多的精力和资源投入专业的人事管理系统中，构建科学、合理的招聘模式，创新观念。新时期，传统的人才招募方法已经不能适应目前的市场需求，企业必须拥有优秀的人才，为优化企业在新形势下的人力资源管理工作打下坚实的基础。

五、结语

总之，新时期企业人力资源档案管理对推动企业的可持续发展与发掘人才的潜能具有十分重要的意义。同时，在新的历史条件下，企业人力资源档案管理也面临着新的挑战。为了解决新形势下企业人力资源档案管理工作存在的问题，必须提高认识，完善制度，提高员工的综合素质，进一步提高企业人力资源档案的管理水平，最大限度地发挥其综合利用价值，为新时期企业的稳定发展保驾护航。

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（作者单位：1.临清市人力资源和社会保障局；2.临清市人民医院）