信息化背景下人事档案智能化管理策略探析

贺敏

摘 要：在信息化建设的大背景下，档案管理的理念、方法、工具不断更新，人事档案发展迎来新机遇。当前，传统的机械式管理已无法满足人事档案管理的多样化需求，探索人事档案智能管理策略，不仅是信息化时代提高档案管理效率的需要，更是满足人事档案事业发展、深度挖掘人事档案多元价值的需要。本文以信息化背景下人事档案智能化管理的动因分析为切入点，介绍了人事档案智能化管理的关键要素，从四个方面提出了人事档案智能化管理策略，为努力推动人事档案工作转型升级和高质量发展提供参考依据。

关键词：人事档案；信息化；智能化

近年来，全国档案信息化建设不断推进，档案管理与利用的方式呈现出明显的数字化、网络化和自动化趋势，人事档案也在这一波信息化浪潮中迎来了新的发展机遇和挑战。在我国，人事档案管理主要是指对个人的履历文件、自传文稿、鉴定考核考察档案、学历评聘资料、政审表格、加入党团文档、奖励记录、处分材料、任免工资待遇簿册等材料的记录[1]。就当前人事档案管理态势来看，信息化建设进程的加快与人事档案管理理念、质量、方式的滞后产生一定程度的矛盾。基于此，档案工作者应积极探索信息化背景下人事档案管理的新趋势、新特点、新问题，以智能化管理为切入点，探寻应对的方法措施，以更好地推动热人事档案管理高质量发展。

1 信息化背景下人事档案智能化管理的动因分析

1.1 是信息化时代提高档案管理效率的需要

近年来，全国各地档案信息化建设推进进程不断加快，大多数单位实现数字化、信息化的档案管理模式。但在人事档案领域，目前通常使用的载体仍多为纸质，电子人事档案的效力有待进一步确定，与此同时人事档案高度的个性化特征也使得起在内容分析与整理上存在一定难度。人事档案更新频率较高、保存资料多，利用率也较高，孤本档案往往无法同时满足多个部门的需求，特别是在职务调整、职称评定、入职和离职手续办理期间。纸质实体材料不能形成信息网络，降低了对人事档案的统计、信息输出等日常管理的工作效率，限制了人事档案数据对人力资源管理的作用发挥[2]。与人事档案管理效率低相对应的是人事档案在内部管理和业务发展方面发挥的作用更加突出，这就要求档案管理部门应借助信息化浪潮，推动人事档案的智能化管理。借助语音识别、机器学习、自动抓取等智能技术，碎片化和离散化的人事档案资源得以被加工成网络化的档案资源，传统的机械师数字化管理逐步发展为智能化管理，极大地减轻人事部门和档案管理部门员工的负担，能让他们以更多的精力投入到人事档案利用服务地开发中去。

1.2 是满足人事档案事业发展的需要

在政务一体化和政务服务水平不断提高的大趋势下，人事档案的库存量、流转量和服务量势必会日益增多。目前，大多数地单位在人事档案管理上人遵循着“集中统一、归口管理”原则。由于人事档案具有流轉速度快、使用频率高和个性化较强的特点，这也使得其管理难度较大。人事档案不仅提供档案查（借）阅服务、证明材料和政审考察等服务，也成为社保待遇认定、国民继续教育、职工晋升的重要参考依据。在此背景下，亟需对传统人事档案管理进行优化和改革，以智能化管理方式推动人事档案事业高质量发展。目前，人事档案智能化管理已取得了一定成效，主要体现在智能化档案馆、智能位置索引、管理信息系统建设方面。智能化档案馆建设主要强调技术和设备地引入，实现人事档案快捷存取、档案快速盘库、提高信息安全防护水平。智能位置索引面向人事档案利用服务，通过物联网技术，能够为用户精确查找档案存放位置，同时全程跟踪人事档案流转地各个环节，一次性对多个人事档案调取和存储。档案管理信息系统主要面向工作人员，智能化的档案管理信息系统体现在对人事档案内容的读取、分析和价值挖掘，能够让工作人员实现自主性的资源重组与利用。

1.3 是深度挖掘人事档案价值的需要

从人事档案的智能化管理需求来看，相关部门应聚焦人事档案本身所具有的在社会保障和人力资源管理方面的价值，结合大数据、数字化和信息化手段，将档案研究理论与技术工具结合起来。从宏观的角度来看，人事档案智能化管理能够促进区域内人力资源的可视化、数据化，通过统一接口平台，将所有人事档案信息汇总、分析，能够客观了解区域内人才供给情况，包括各个产业中人员的年龄结构、学历层次、奖惩信息等，为区域人才引进、人力资源发展规划乃至产业发展提供参考。从微观的层面来看，人事档案直接反映了企事业单位的人员情况，传统机械式的数字化管理只能实现对人事档案的描述性统计分析，通过文本分析、知识图谱和知识发现等智能化手段，能够发现和预测人事工作的问题和发展趋势，从而为企事业单位发展提供决策帮助。除此之外，人事档案管理智能化也能够实现对人事档案的多样化呈现，包括图片、文字、声音等多种载体，拓展人事档案的利用范围，全面增强人事档案信息资源的共享性与流转性，确保能够为更多的机构或个人提供高效的服务[3]。

2 人事档案智能化管理的瓶颈

2.1 资源建设层面

一是人事档案数字化资源建设较为薄弱。人事档案单套制管理制度尚未大规模推广，传统纸质档案与电子档案保管介质之间还存在较为明显的割裂，特别是对于人事档案来说，数字化文档的价值和有效性还未得到普遍认可。二是档案数字化成果较少。在实际工作中，由于人事档案根据发文部门级别分类分级存储，这就导致很多部门数字化资源管理的不规范和不标准，数字化成果较为完备地通常都是单位内部中心部门，如党办、行政办公室等，下属职能部门或业务部门人事档案的数字化成果还是以新产生的数字化资源为主，实体档案的数字化进度较慢。

2.2 档案管理层面

一是人事档案管理理念滞后。领导层面对人事档案管理的重视程度不够，资金投入和资源分配较少，现有的信息化设备多为打印机和扫描机等基础资源，办公室领导与相关管理人员在人事档案管理方面重视程度以及创新性不够。主要关注的是文件的传阅、签批和转发等，不能充分认识到人事档案资料的分析、利用的重要性，导致普遍存在人事档案管理与业务档案工作不能衔接上，阻碍了档案管理数字化的进程，制约了人事档案智能化管理。二是管理方式缺乏创新。在人事档案收集与管理上的标准不统一、制度不同步，使得档案资源在整合和汇总时效率低下，系统不兼容，不利于档案的二次编研与利用服务创新。但与此同时，很多管理流程还是基于传统人事档案管理环境创建的，与智能化的管理趋势存在一定落差。

2.3 服务利用层面

目前，信息化环境下人事档案管理呈现出总量偏低、特色不足的问题，资源开发程度较低，也直接影响了档案价值开发与利用，这也提醒档案管理部门应根据人事档案资源特点和利用需求创新和开发特色档案利用方式。目前，人事档案信息资源的组织与利用还存在着碎片化、离散化和附加值较低等问题。同时，多数档案利用与服务的开发多基于管理的角度，专题性、个性化服务还较少。

3 信息化背景下人事档案智能化管理策略

3.1 汇聚优质人事档案资源、加强人事档案规范化管理

人事档案智能化管理的核心是对档案资源的高效收集、管理和利用，资源智能化程度往往决定了管理智能化程度。对此，档案管理部门和人事部门应以汇聚优质人事档案信息、规范人事档案管理为目标，通过智能化的手段，分类分级的搭建智能化档案资源体系，有效激活人事档案的多元价值，最大化发挥智能化管理效能。

3.1.1汇聚优质人事档案资源。建立起多级人事管理部门共同组成的档案资源智能化工作体系，人事档案智能化管理应区别于传统的分散式人事档案收集模式，基于业务特征、资源特征和管理需要开展个性化的建档工作，既要把分散性的档案资源整合起来，也要做好跟人建档工作，充分体现人事档案“服务于人、用之于人”的特征。除一般的个人信息、学习经历、工作经历等基础性信息外，还应注重收集个体在履职期间的过程性信息，如培训、论文、学术交流、采访录像、珍贵照片等，实现对人事信息的动态跟踪。除此之外，推动人事档案信息与医疗、社保和社会信用接轨，补充其中关于各类职称、薪酬评审和税务相关记录，推动人事档案资源的合理流通，实现人事档案向人才档案的转变[4]。此外，应进一步扩大人事档案的来源。档案管理者应提高信息搜索能力，主动向各个渠道的记录者搜集，这一工作的重点在于甄别档案的价值。同时，在保证真实性和完整性的基础上鼓励员工自发提供档案。

3.1.2加强人事档案资源的规范化管理。推动单套制管理模式的实施，解决传统纸质人事档案带来的规格不一、标准化程度低、数字化等问题。在具体实施层面，一方面应对老旧人事档案进行全面的数字化工作，基于办公OA系统和人事档案管理系统的数据标准，由员工本人填写、用工部门审核、人事档案部门终审、档案管理部门归档的流程，确保数字档案不漏一人，标准规范。对新产生的人事档案，应做好全过程管理和动态跟踪，采用云上记录的方式，完整留存减、删、改等操作记录，保障档案的真实性和完整性。

3.2 为人事档案智能化管理提供智能保障

3.2.1加强人事档案智能化管理的需求调研。主要由用户、用人部门、人事部门和领导决策层，从业务发展、档案事业和员工成长几个维度对智能化管理需求进行全面调研，重点对数字化资源、数字化利用领域进行系统摸牌，发现痛点和薄弱点，一方面要考虑人事档案个性化强、保密性强的特征，也要遵循差异化和层次化的原则对人事档案智能化管理可能的发展趋势及逆行预测，为后续新技术的部署和应用提供参考。

3.2.2加强基础设施建设的投入。基于人事档案智能化管理的需求，做好软硬件设备的年度采购计划，在具体实施层面，应做好云服务器、网络服务器、移动存储设备、智能化采集、RFID扫描的采买，如对人事档案的查询、利用等功能应实现实名授权和认证。同时，推动人事档案数据管理平台的共享共建，进一步完善人事档案资源异地备份模式，定时更新计算机终端的系统和杀毒软件，防止木马病毒利用系统漏洞而侵入计算机设备。

3.2.3优化人事档案管理信息平台。首先，优化人事档案加工编辑系统。这一环节主要负责人事档案的增减删改的基础性操作，目的是实现人事檔案规范化管理，系统的权限仅面向档案管理人员或职能部门的兼职档案员。其次，做好档案信息管理平台的前端系统。前端主要面向档案利用人员，通常涵盖单位内部所有员工，这部分应加强可视化建设，包括对人事档案的展示、检索和查阅，让更多员工通过便利化的方式获取档案资料，提高人事档案利用效率。最后是档案服务系统，提供模块化的服务功能，用户可根据个人需求在系统上的各个服务模块查询和获取信息，改变传统档案的中心服务模式，进一步缩短了用户与人事档案资源之间的距离，点对点的利用方式也有助于提高档案利用率，化解传统模式下的信息孤岛难题，构建出多主体参与的协同服务模式。

3.2.4应推动人事档案管理平台的共享链接。通过统一的云平台整合不同档案部门的服务与系统，实现档案资源的跨界、 跨领域、跨系统的资源整合，为档案异地备份奠定基础。此外，还可以通过招标形式引进第三方供应商提供安全管理服务，通过云端做好人事档案的备份与应急处理。

3.3 挖掘人事档案多元价值，创新人事档案服务方式

3.3.1在人事档案管理中探索数据分析的应用。这一环节应在资源建设的基础上，进一步人事档案应用的细化领域和分析主题，在总数居中建设人事档案的专题数据库。专题数据库的建设应该管理系统中优化数据采集、编辑和归档环节。目前，不同单位根据业务类型不同开发或引入了多种多样的操作平台，其在数据结构、编程语言方面都有差异。近年来随着政务一体化的发展，人事档案服务基本实现了“一站式”，但从业务角度来说还仍采用类型不同的管理系统，这也给资源整合带来难度。对此，应从前端将信息资源整合到一起，实现数据交换与共享。具体而言，可根据不同开发平台的底层逻辑，建立起一个面向前端的数据分析平台，将该平台嵌入到各管理系统中。数据采集后，通过编码以XML文档的形式流入数据连接模块，经过业务逻辑层的解析后进入数据库。除此之外，以组织、人、事、物四大要素作为数据维度进行关联，整合形成主题数据，构建知识图谱库、标签分类库、数据画像库、舆情分析库、关系图谱库等。算法模型库的算法可根据组工业务特点，构建分析的指标和阈值，搭建算法模型，实现对数据的快速处理[5]。

3.3.2创新人事档案服务方式。人事档案随“人”而动，这就决定其利用率要远远高于其他类型档案。人事档案的智能化利用，要依托资源智能化管理和智能化技术，面向员工、档案管理和领导决策。一方面应拓展服务渠道，构建线上为主、线下补充的服务格局，通过企业号、公众号、PC端和OA系统搭建内外结合的立体化服务矩阵，在原有线上服务的基础上通过引入智能机器人实现实时服务，打破传统人事档案服务的时空界限。另一方面丰富服务内容，提供数据分析、可视化分析、实时查阅等服务，让各个主体自由灵活地组织服务模块。

参考文献

[1]吴丹丹.RC集团人事档案管理数字化转型研究[D].重庆工商大学，2022.DOI：10.27713/d.cnki.gcqgs.2022.000546.

[2]钱德凤，燕慧.基于文件连续体理论的人事档案管理模式探析[J].档案与建设，2021（07）：69-72.

[3]冯向阳.事业单位人事档案管理面临机遇与挑战[J].档案管理，2014（03）：86-87.DOI：10.15950/j.cnki.1005-9458.2014.03.009.

[4]扈妍.人事档案信息化管理面临的挑战及对策[J].工会论坛（山东省工会管理干部学院学报），2011，17（02）：174-175.

[5]程晓英.高校人力资源档案信息化管理系统的建设与思考[J].档案学研究，2010（03）：94-96.DOI：10.16065/j.cnki.issn1002-1620.2010.03.001.

作者简介：贺敏，陕西陕煤曹家滩矿业有限公司人力资源部主管，研究方向：人力资源档案智能信息。