探索档案信息化对医院档案管理优化的作用及意义

摘 要：在大数据时代的影响下，人们对信息资源获取的需求不断提升。医院档案管理部门无论从门诊电子病历的推广普及，到云影像自助系统的上线使用，其信息化程度及管理能力都有了显著提升，带动了医院档案信息化管理建设发展。

关键词：档案管理；信息化建设；路径与选择

一、档案信息化的主客观选择

1.档案管理环境的开放性

一般来讲，传统档案作为原始的历史记录，其唯一性与特殊性的属性限制了传统档案的流通与共享。同时，档案一般属性所包含的信息性、知识性、文化性和社会性决定了档案不是脱离群众、脱离社会的抽象内容，而是以社会实践为基础，伴随着人类社会实践活动发展而发展的一种记录形式。互联网的诞生，潜移默化地影响了各行各业的发展，传统档案在新旧媒体技术的更迭中出现新的情况，档案信息需求趋于复杂化与多样化，网络环境促进了档案实体与载体的分离，档案信息借助媒体中介打破了档案管理行政层级的限制，褪去传统档案神秘色彩的外衣，为档案管理转向大众化、普及化提供新的契机。

2.档案使用主体地位中心化

新技术与新应用推动了社交媒体平台的蓬勃发展，博客、论坛、微博、微信、抖音等平台催生了以用户为中心的社交媒体，自下而上倒逼档案信息化发展的速度与进程。随着档案利用、服务范围的不断扩大，档案利用主体的来源也随之增长，打破了档案行政性、专一性等特征，甚至出现了档案信息服务方式的个性化需求。我国档案部门开始借鉴国外档案管理部门信息传播的有利经验，尝试网络媒体平台开展档案文化传播活动，央视等官方媒体推出大型纪录片展播系列，以视觉化的方式充分挖掘档案信息资源的价值。例如，北京市档案部门早在2012年首次尝试推出“北京的胡同四合院”展览，就是从视觉和文字的角度让参观者更深刻地感受关于北京胡同文化的一次档案服务。

3.档案管理方式现代化

在信息化时代背景下，档案管理的方式由收集、整理与保管等开始向档案信息的高效利用转变。档案信息资源及单位档案管理水平均在档案信息化管理的模式下得到大幅提升。一方面，档案部门开始重视网络平台的建设，加强网络信息安全保障，配备专用的服务器和安全保护软件，提高构筑档案信息化安全屏障。另一方面，档案管理机构开始优化管理方式，通过推出24小时自助查询服务、成立档案借阅服务点、完善数据共享平台等方式，多点布局、简化借阅程序，让使用群体突破局限于年轻人、知识分子的范围，更多地向学生群体、老年人提供便利的服务，从而真正实现服务为人民，服务向人民的管理理念。

二、当前国内档案信息化发展趋势

1.档案信息化的法律权威性

新《档案法》为档案管理信息化及大众化提供了强有力的法律保障。第一，新《档案法》以人民为中心，进一步扩展人民群众的主体地位，更加明晰人民群众对档案事业权利与义务相结合的重要地位。

第二，新《档案法》强调了档案资源的共享共用，尤其点明了信息化建设是档案管理当前和未来工作的重点，为档案资源的进一步开放奠定法律基础。随着人民对档案使用及管理权利的运用，在新《档案法》的指导下，必然带动档案由传统管理向信息化管理转变。

2.档案信息化的历史必然性

医院档案是记录医院发展的重要历史凭证，其载体丰富多样，不仅有文字记录，还存在声音、视频等内容，占用空间大，保存要求高，同时流转性也有一定的局限性。信息化档案的大数据特征，恰好弥补了纸质档案存在的部分不足，档案信息化管理极大地简化了借阅档案繁杂的手续，从而极大地节约档案管理者和档案利用者的时间，大大提高了工作效率。鉴于传统档案的管理仍具有一定的优越性及档案信息化存在的弊端，也就决定当前环境下档案信息化与传统档案管理两种模式共存的局面。

3.档案信息化的时代顺应性

電子化归档已经成为医院内部完善档案管理体系及数字化办公的发展趋势。在三级医院进一步减少办公用品消耗以及向社会公开、向患者公开、向职工公开 “三公开”原则的趋势下，档案资料的开放性及便捷性也随之提高。我院（滨州医学院附属医院）近些年致力于大数据信息化管理体系建设，建有独立的物资管理系统、病案管理系统及门诊电子病历管理系统等。职能部门的信息化管理也由保密性更强的OA系统向更为开放、更为便捷的系统转变，如采用钉钉软件等，极大地推动医院管理者思路及经验的改进与丰富，对于医院档案信息化趋势提供了由内而外的顺应化与逻辑化。

4.档案信息化的基础成熟性

从《“十四五”国家信息化规划》落地，到“二十大”报告精神，加快数字化发展、建设数字中国，已经成为我国高质量发展、构建现代化强国的战略举措。在数字中国的部署下，档案信息化建设的物质条件、标准化、规范化的制度体系及网络资源的开发共享都获得了强有力的物质支撑与政策导向。我院也开展了信息化系统的更新与升级，申报了效益分析、物资管理等一系列网络模块的预算资金，为我院全面推动档案信息化的落地进行了顶层设计与基础建设。

三、档案信息化管理现状及风险

1.未建立档案信息化管理统一机制

我院作为省属三级医院，档案管理由人事档案、医疗档案、财务档案三部分构成，而管理这三部分档案的科室无论是在部门职责还是工作协作上，多无明显的交叉。在医用设备档案或医保档案管理部门，其工作人员的管理水平参差不齐，与受过专业培训的人事档案管理者、医疗档案管理者具有一定的差距，加上不同部门对档案管理的重视程度不同，直接造成了医院内部管理档案的分散化，无法实现档案管理的高效及统一标准，制约了档案管理信息化协作统一发展的进程。

2.档案信息化管理制度不健全

新修订的《档案法》是指导档案管理工作最新的法律条文，各级档案管理部门在《档案法》的指导下开展工作。我院作为三级医院在职能部门设置上，并没有成立档案处或者是档案科这类一级科室，多半是挂靠在人力资源、宣传部、医务处下设的二级科室。在这种层级设置管理模式下制定的档案管理制度，既离不开一级部门的管理制约，又难以全面而具体地将医院档案管理的各类情形统筹考量，只能以不同部门的工作职责来约束和管理档案管理者，难以形成系统严谨的规章制度，更无法指导本单位全部档案管理工作。在这种管理层级下，无制度标准化的档案管理难以实现资源共享、设施共用，进而影响医院档案管理整体效能的提升。

3.档案信息化管理经费及人力投入不充足

档案管理实现信息化离不开大数据及相应电子设备的支持，更需要专业的人员来操作和管理电子化档案。大数据时代信息的开放程度极高，管理稍有不慎就会造成档案资料泄密，甚至是永久性损坏。因此，档案管理信息化的投入程度直接影响了档案信息化发展的速度与质量。在公立医院，信息类的支出由该院的信息管理部门负责，信息类支出总比例本就低于医疗相关的支出，划分给档案技术的投入就更为有限。档案专业技术人才的引进同样存在此类问题，由于晋升档案系列的人员数量具有一定的优势，从而在专业技术人才引进力度低于紧俏专业的引进力度，加上档案信息化短期内无法完全取代传统的档案管理模式，传统档案管理所需的专业库房维护及档案整理也会占用一定的资源，这就为档案管理的优化及信息化道路建设提出新的挑战。

4.对档案信息化的思想意识转变具有滞后性

医院档案信息化的利用程度远没有社会上其他档案的需求率高，多数还是处于管理及保存的状态中。在医疗档案、人力档案、财务档案三类档案中，除病案档案涉及患者本身需求，间接导致的开放程度较高，其余档案信息化的需求程度均处于较低水平，从而印证了无论是外界还是医院内部工作人员，对档案信息化管理权利与义务存在很大的认知盲区。正如新《档案法》中修订的内容，只有不断加强档案宣传教育，增强全社会的档案意识，开展更加亲民、更加“接地气”的档案推广活动，才能拉近档案与人民群众的距离。很显然，在当前的社会环境影响下，人民的利用需求及档案的开发程度还需要进一步的探究。

档案管理保密性与开放性的双重特性，使业务水平还不熟练的档案管理者在过于谨慎的心理作用影响下，档案管理更侧重保密与保守，信息资源共享的利用率必然受制，进而影响档案开放程度，制约档案发展的持续性与全面性。

5.档案信息服务质量与安全保障的不一致性

档案信息化建设，质量安全至关重要。档案资源通过网络平台和线上渠道为各类服务对象提供“协同服务”“一站式服务”，必将面临数据信息化共性存在的动态泛在性、综合交叉性、风险集群性等问题与挑战的冲击。因此，档案信息化的服务甚至比纸质档案等传统档案服务方式更为复杂与多样。人员素质、监管体系、操作流程、质控管理模式等组成的服务质量体系与服务器、网络设备、存储设备、备份设备、终端设备等构成了档案信息资源的内外部环境。面对复杂、多样的信息化服务环境，不同管理单位、不同管理模式都会产生不同的服务效果，尤其会产生服务质量与安全保障不一致的现象，这些问题都为档案信息化建设提出了新的挑战。

四、档案信息化趋势下最优适应性路径

第一，提高档案协会会员占比率，营造浓厚的信息化管理氛围。档案专业技术人员的增加一方面可以充实档案管理队伍，另一方面，可以通过档案协会会员与专业档案管理人员的交流，提高医院档案管理人员的素质与专业技能，从而为档案信息化管理提供人才储备。同时，在便捷化、实时性、网络性等时代特征环境下，充分运用微信公众号，如滨州兰台、事业单位主办的报纸、期刊、官方抖音号等，在具有档案管理职能的科室增设介绍《档案法》和档案知识的文化专栏，增强档案管理者乃至全体职工对《档案法》的认识与理解，更好地推动档案信息资源多途径、多方式的开发利用，让档案管理者参与到档案信息资源共享共建中。

第二，明晰档案管理“为民服务”的目的与思路，激发档案利用主体行使权利的热情与需求。新《档案法》秉持“以人为本”的立法理念，与医院全心全意为患者服务的宗旨本质相同，通过新增“享有依法利用档案的权利”来保障人民不断增长的信息需求。在新《档案法》的指导下，档案的封闭期限缩短、档案开放门类范围得到进一步扩充、档案的信息化建设有了更坚实的法律保障，通过对档案信息软硬件设备的必要投入及云计算技术、数字化技术、大数据技术建立数据关联，为档案信息利用者提取有价值的数据提供更为舒适、人性化的服务，将《档案法》赋予的时代含义充分表达与实现，在逐步提高档案开放程度中激发档案利用者对行使档案权利的热情与需求。

第三，轉变工作思路，加强部门协作，实现设备共享，经验共通，信息共用。部门间的协作不但可以节约资源，更能降低档案管理机构的运营成本。加强部门间协作最好的方式就是对档案管理人员进行必要的培训，将非专职档案管理者培养成“非专职”却 “专业”的档案人员，提升档案管理人员信息化能力与水平，使得档案信息管理人员在不同的岗位上，通过信息之间的交叉互动，形成无层级化密切联系的团队，实现医院档案资源信息库统一化、平台化管理。同时，完善的档案管理制度及管理体系能够为部门协作提供有力保障，这就需要进一步细化档案管理的工作职责，形成具有制度性体系的子集管理体系。对于不同部门管理无论是档案的调用，还是档案的整理都能做到集中优势力量，高标准完成工作，进而推动档案管理工作的规范化和标准化。

第四，处理好档案信息资源开放与保密之间的关系。随着档案利用者对档案需求的提高及大数据时代的共享开放性特征，档案数据信息化的趋势日益加深。档案不同于其他信息资源，它具有独特的密级性，这就需要档案管理者一定要把好档案资源的开放与封闭关。从技术上，定期对数据备份、安装防火墙或安装杀毒软件，及时查杀病毒，给档案信息资源提供安全可靠的保护工作；从管理上，采用档案传统管理与信息化管理相结合的模式。对于涉密级别高，查阅次数少，整理难度大的档案，或不符合信息化管理的档案仍采用传统的管理方式。而对于方便大众调阅，可以提高档案本身价值的档案资料，则选择信息化管理。这样既有效避免了信息化管理带来的弊端，又最大程度上降低了对档案信息化进程产生的消极影响。

第五，提高档案管理人员的安全防范意识水平与门槛。加强对档案管理者的保密性培训，提高其责任感和使命感，开展档案管理人员对安全隐患的预测及防范能力的培训，进一步提高电子信息档案的管理质量及管理效率，从而大大降低涉密资料出现泄漏情况的风险概率，切实做好档案管理工作。

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（作者单位：滨州医学院附属医院）

基金项目：2021-35，项目名称：基于全生命周期和JCI标准的医疗设备档案信息化管理平台构建研究。

作者简介：郑晨（1989—），男，汉族，山东武城人，研究生，馆员，研究方向：档案管理。