数字时代电子会计档案全流程路径构建研究

王艳 杨寅 吴忠生 黄长胤

【摘 要】 万物互联互通的数字时代，正在改变着新商业模式下企业的内部管理和生产经营。会计档案作为企业重要的数据资产，直接反映经济活动中会计核算和监督作用，并辅助企业完成预测前景、决策经营、评价业绩、制定战略等工作，因此开展数字时代电子会计档案研究具有重要的积极意义。在电子会计档案技术、政策、管理背景等影响的基础上，解析电子会计档案系统的采集、整理、归档、保管、查询、借阅、鉴定、销毁、安全的全流程路径过程，提出从发票采集方式、实物流、影像流、业务流、电子化归档五个方面构建数字时代的电子会计档案解决方案，指导企业建设电子会计档案系统实践，实现会计档案数据治理。

【关键词】 电子会计档案； 数字时代； 数字技术

【中图分类号】 F275  【文献标识码】 A  【文章编号】 1004-5937（2023）02-0124-07

一、引言

企业经济活动相关的原始凭证、记账凭证、会计账簿、会计报表，以及合同、发票、对账单等其他会计资料是单位档案的重要来源，也是国家档案的核心内容[ 1 ]。大数据、人工智能、移动互联、云计算、物联网、区块链等数字技术使数据资源能够以更低成本随处随时获取，并加速流动和分享，使人类社会进入了数字时代。会计工作已经迈入数智化时代，数字技术将加速企业电子会计档案的应用和管理模式的创新变革[ 2 ]。与此同时，国家政策制度的不断修订、企业内部管理的不断变革，企业会计档案开始从纸质模式迈入电子模式。

在国家政策制度的驱动下，理论界与实务界的专家学者开始关注电子会计档案的最新进展与应用实践。学者在对电子会计档案的研究中都非常关心国家政策制度的影响作用。2013年12月，发改委、财政部、国家税务总局、国家档案局联合下发《关于组织开展电子发票及电子会计档案综合试点工作的通知》，明确提出增加开具、查询、接收、验证、归档、调阅等电子发票管理环节。中国联通、中国人保和中国电信三家企业在2012年成功完成了电子会计档案试点工作，财政部和国家档案局从2014年开始对《会计档案管理办法》进行修订，于2016年1月施行，明确提出企业可以利用计算机、互联网等信息技术对会计档案进行管理，内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存，形成电子会计档案[ 3 ]。2020年3月又印发了《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》，更加明确地指出电子会计档案可以不再另以纸质形式保存，电子与纸质的会计凭证具有同等法律效力；同年12月20日，国家税务总局发布了《关于在新办纳税人中实行增值税专用发票电子化有关事项的公告》，明确提出在全国新办纳税人中实行增值税专用发票电子化，为规范使用电子发票进行报销入账归档提供了基础。

在电子会计档案管理及应用研究方面，有研究认为，企业通过对电子会计档案的全面管理，如领导层的重视、数据真实性的保障、电子数据安全的保护、专业电子会计档案管理人员的培养等，更加有效地保证会计档案的完整、真实、安全、可用，在降低档案管理成本的基础上，更能保障档案的安全[ 4-5 ]。会计档案电子化在企业应用至关重要，在企业内部管理和利用过程中，具有智能識别、高速传递、高效查询等优势，帮助企业节省人力财力，从而提高档案管理人员的工作质量和效率。数字时代，大数据、互联网、人工智能、区块链、云计算等新技术对电子会计档案在企业的优势作用将更加明显，有助于实现电子会计档案的安全性和真实性，以及精细化、智能化和实时化[ 6-7 ]。

电子会计档案在企业高效管理与积极应用方面已经得到了普遍的认可，虽然会计档案的电子化帮助企业实现异地实时稽核，加强了财务管控能力，但在数字时代，随着会计资料数据类型多样和数量激增，企业对会计档案的归档数量、归档方式、访问效率、使用成本、数据安全等提出了更高的要求[ 6 ]，企业迫切希望通过智能化、数字化的电子会计档案，帮助管理者高效、实时管理和分析电子会计数据。当前企业会计档案管理面临诸多挑战：第一，会计档案的数量过大，会计凭证、发票、合同等纸质附件较多，难于管理；第二，企业内部业务与财务，以及外部供应链的全流程未打通，会计档案管理的部分节点手工操作较多；第三，部分企业初步建立了电子会计档案系统，但是纸质档案未能与相对应的电子档案建立有效的索引关系，为会计人员和业务人员的借阅、查询带来诸多困难；第四，企业会计档案管理监督职责缺失，会计档案容易丢失，数据容易被篡改和损坏，可能造成会计档案无法完全保存完整；第五，纸质会计档案长期保存占据较大物理空间，也需要大量档案管理人员进行维护，纸质单据需要手工匹配、装订，管理成本较高；第六，纸质会计档案服务于会计实践较为繁琐，会计档案信息的共享难于实现，未能充分发挥会计档案的应用价值；第七，电子会计档案的管理可能存在一定的安全隐患，尤其是企业内部对电子会计档案的管理不够重视，导致出现管理制度及文档不够健全、管理人员能力不足、会计资料的电子化程度不够等问题，无形中增加了档案的管理难度[ 8 ]。

正是由于信息技术的快速迭代和政策制度的积极引领，为企业会计档案管理出现的问题提供应对方案，也为本文展开系列研究提供了可能。电子会计档案利用移动互联、人工智能、电子影像等技术将传统纸质管理转为电子化的线上处理，实现会计资料智能化的调阅和共享。电子会计档案在打破企业内外部信息孤岛的前提下，提高会计档案处理效率，降低财务成本，基于数字技术和已沉淀的数据，为企业的经营模拟、管理决策提供数字化的经济洞察。因此，数字时代，企业电子会计档案的全流程路径应该包括哪些阶段？基于这些路径阶段，企业电子会计档案的解决方案又该如何构建？对这些问题的回答，有助于科学评价电子会计档案建设的全流程，深入分析电子会计档案构建的解决方案，更好地促进电子会计档案为我国会计高质量发展服务提供经验证据和对策建议。

二、电子会计档案全流程路径解析

无论是手工时代和信息化时代，还是数字化时代，企业会计档案管理主要包括采集、整理、归档、保管、查询、借阅、鉴定、销毁的全流程。数字时代使企业经济活动产生的原始凭证、会计凭证、会计账簿、会计报表、其他会计资料等会计档案以几何级数量增长，并与财政系统、税票系统等外部系统提供的各类电子票据，以及企业内部会计核算系统、ERP系统等提供的电子资料紧密关联。企业的电子会计档案管理利用OCR（光学字符识别）、RPA（机器人流程自动化）、移动互联等数字技术实现会计资料电子化，通过影像系统存储和管理电子会计资料，并借助数据挖掘、大机器学习、知识图谱等数字技术对会计档案进行智能分析与决策。数字时代企业电子会计档案全流程路径如图1所示。

（一）档案采集

2021年2月22日，国家档案局联合财政部、商务部、国家税务总局发布《关于进一步扩大增值税电子发票电子化报销、入账、归档试点工作的通知》，再次明确了增值税电子发票的合法化。企业经济活动产生的原始凭证、会计报表、会计账簿、银行对账单、银行回单、合同、票据等会计资料主要以纸质形式存在，企业可通过内外部系统的集成实现会计资料采集自动化，并利用影像系统使纸质单据以电子化的形式存在。

企业电子会计档案系统的数据采集如图2所示。企业通过第三方商旅平台的税票系统直接采集和验证各类电子发票，直接传递至电子会计档案系统。而对于经济活动中生成的各类实物纸质单据，企业利用财务共享服务中心的影像系统，自动生成相应的各类电子单据批量上传或手工上传至电子会计档案系统。会计人员基于电子化的原始凭证自动化或智能化生成会计凭证、会计账簿、会计报表等电子化会计资料，并存放在会计核算系统中。企业经济活动与会计资料相关的原始单据通过内外部系统与电子会计档案系统对接，诸如，通过银企互联系统采集电子银行回单、电子银行对账单，ERP系统中电子入库单、出库单，合同管理系统中电子合同，采购系统中电子采购单等。

（二）档案整理

电子会计档案系统收集完各类数据后，企业需要对电子档案建立有序的管理体系。电子会计档案系统对采集的各类电子档案建立数据资产目录，对各类电子档案的数据进行分类并建立相互之间具有关联关系的索引体系，更好地为后续电子会计档案的归档、查询、统计分析提供管理支持。

（三）档案归档及保管

电子会计档案的管理优势主要体现在会计档案及其之间的关联关系可以利用系统自动化处理。企业根据各种财务和业务信息系统已有的电子会计档案，基于系统间的数据融合关系以及电子会计档案内部的数据编码规则，实现电子会计档案系统数据的溯源查询，以及同一业务事项单据、发票等会计资料的关联关系。企业经济活动生成的电子会计档案可根据各自的编号以及建立好的映射关系，在电子会计档案系统中自动完成电子单据的匹配。在此基础上，会计人员通过扫描具有二维码标识的纸质会计档案，实现纸质和电子之间的完美匹配。电子会计档案系统保留手动匹配的权限，保证纸质单据影像生成的电子单据与电子记账凭证之间的准确匹配和对应关系。

另外，电子会计档案系统的分册入库在全流程档案管理中至关重要，将实现实物档案与电子档案之间按照顺序执行归档，主要体现在：第一，电子会计档案系统的分册入库是以档案准确匹配实现为前提。电子会计档案系统对电子凭證进行分册，保证电子档案分册信息与实物纸质档案保持一致；第二，电子会计档案系统保存分册信息后，会计人员可在系统中修改和维护分册信息，以保证实物纸质档案发生信息变化后，电子会计档案能够与之相匹配，维护电子档案与实物档案之间的映射关系；第三，电子会计档案系统利用二维码技术，实时跟踪纸质档案的存放位置，保证电子档案分册信息与实物档案的对应关系，实现会计档案虚拟化的电子管理和纸质档案盘点的自动化管理；第四，企业可能存在多个纸质档案保管地点或档案室，电子会计档案系统随时查询实物档案所在地，并能实时申请实物档案调拨，具有监控实物档案调拨进度、档案分册信息修改等功能。

（四）档案查询与借阅

电子会计档案系统形成了线上电子档案和线下实物档案的联动管理模式，各种会计资料可以随时线上查询。会计档案借阅人基于查询内容定位相关电子资料，管理人员通过扫描分册条形码完成档案的借阅与归还。对于线下纸质归档部分，电子会计档案系统通过勾稽线上电子档案与线下实物档案的关联关系，实现线上与线下的联动管理。电子会计档案系统对线上电子档案通过影像系统按照规则自动关联，线下实物档案通过二维码的方式实现电子与纸质的自动关联，从而实现线下实物档案的联动管理。

企业将经济活动产生的电子化原始凭证，以及生成的会计凭证、会计报表等电子会计资料，通过电子会计档案系统与企业内外部系统利用API、RPA等技术自动化地实现数据集成和数据映射的关联关系，以供业务人员或会计人员查询。电子会计档案系统具有一定的数据统计分析能力和展示多维统计报表的功能，实时动态提供会计档案数量和状态的可视化结果，按照核算主体、主营业类型、法人单位、借阅情况、产品分类等不同维度个性化地展示各种统计报表数据，使电子会计档案系统具有精细化、多维化、可视化的能力。

企业内部管理、外部审计、上级监管等都需要借阅电子会计档案，因此电子会计档案系统需要设计满足各类组织和人员查阅需求的应用场景。企业通过实现实时多维度查阅电子会计档案的需求模式，有效帮助会计人员提高数据资产的利用效率，盘活企业参与市场经营的数据分析能力。电子会计档案系统通过设置各种权限和查阅规则保障数据的安全可靠，确保查阅过程实时留存访问日志，做到全程安全可控。

（五）档案鉴定与销毁

电子会计档案系统的鉴定与销毁主要是判定电子会计资料的真伪、价值、保管期限，并决定是否删除无保存价值的电子档案，及时予以销毁。电子会计档案系统的鉴定工作要判断电子会计档案的原始性、准确性、完整性，根据电子会计档案的情报作用和信息价值，以及社会的需求程度和企业工作的有用性，以明确档案数据的价值和保管期限。电子会计档案系统在支持数据永久备份的同时，根据企业制定的电子档案销毁制度和流程，可以对电子档案数据进行销毁处理。

（六）档案安全

纸张保存仍然被认为是最安全的方式之一，电子形式的会计资料以无形的方式存放在电子会计档案系统，很容易引起数据丢失、篡改、盗取等安全问题，保障电子会计档案安全的方法主要体现在：第一，电子会计档案系统在安全认证制度的指引下，企业利用二维码、水印、电子签名等技术，实现电子会计档案管理及其数据的完整性、保密性、可靠性、真实性，并可安全地实现电子会计档案的异地存储，提升安全保障等级。第二，电子会计档案系统通过设置保密信息等级与分级分类授权设计，建立完善而又有内控制度的查询权限管理机制。企业按照电子会计档案管理的保密等级，根据不同的岗位职责和人员要求设置不同的访问权限。企业可以将电子会计档案系统的借阅审批流程嵌入到办公OA等内部信息系统，避免财务管理内控风险的发生。第三，数字技术对电子会计档案系统的安全将起到积极作用，尤其是区块链技术联合密码学方法以去中心化的方式保障数据的安全可靠。企业工作人员借阅电子会计档案系统的相关信息利用区块链技术进行封装，当电子会计档案不再查阅时，通过电子会计档案系统与区块链进行数据校验，如果区块链没有存储相关信息，则该档案不是电子会计档案系统所提供，可能存在被篡改的风险。

三、电子会计档案解决方案构建

电子会计档案解决方案构建的基本原则是要保证数据资源的安全性、实用性、准确性，并能在数字时代背景下实现智能化的档案管理，主要体现在：第一，电子会计档案的解决方案应符合国家相关政策及标准规范的要求，国家档案局、财政部、发改委、国家税务总局发布的有关办法、通知等政策能指引电子会计档案解决方案构建。第二，企业经济活动生成的各类会计资料利用影像扫描技术全面实现电子化。电子会计档案系统利用影像扫描技术实现纸质实物单据的电子化，并利用OCR、RPA等技术在企业内外部系统中自动化地采集数据，完成会计凭证、会计账簿、会计报表等电子会计资料的档案归档。第三，电子会计资料类型的不同维度，需要电子会计档案系统归档、分册、借阅全流程的规范化与自动化。电子会计档案系统自动化对会计档案进行电子归档，基于纸质实物单据的条形码，实现与纸质档案物理位置的对应查询。第四，数字时代的电子会计档案系统支持数据的多维度检索和智能分析，满足内外部利益相关者的需求。电子会计档案系统的构建能够实现档案数据按目录、专题、时间、组织等多维度的方式检索，并能实现电子会计资料与纸质实物票据之间的联查。电子会计档案系统具有智能分析功能，企业基于会计档案与内外部系统数据的关联关系，智能化地分析企业经营活动的结果。第五，电子会计档案系统安全可靠，企业利用区块链、数字签名、身份认证、电子签章等新技术，实现防篡改、防访问、防泄漏等安全目标。第六，电子会计档案系统的核心功能定位是要助力企业财务管理实现自动化、智能化、数字化。

电子会计档案解决方案的构建是基于功能定位的目标实现为前提，主要包括发票的采集方式、实物流、影像流、业务流、电子化归档，具体构建思路如图3所示。

（一）发票采集方式

《关于进一步扩大增值税电子发票电子化报销、入账、归档试点工作的通知》明确了增值税电子发票应用的合法化。传统纸质销项发票使用背景下，企业通过税务机关现场领取或邮递发票，每月月底对进项税发票的抵扣联进行认证抵扣处理，下月月初进行销项税的结清，最后通过办税服务厅或在线提交有关纳税事项，完成纳税申报等工作。增值税电子发票的全面应用，使企业在领购发票、认证抵扣、纳税申报等环节均可实现线上操作，电子化发票也可以利用OCR等技术生成结构化信息，直接与税务局完成认证[ 9 ]。与此同时，企业利用数字技术智能化地完成算税、对比、校验、纳税申报表生成等工作。

对于进项发票，电子会计档案系统的采集方式主要有三种。第一，对于实物发票，员工以现场拍照或者相册选择的方式将电子原始凭证上传到影像系统或其他相关系统，但这种方式明显增加了员工的工作量；第二，如果关联方直接开具电子发票，企业以OFD、PDF、图片等电子形式直接导入影像系统；第三，企业建立微信卡包或电子发票系统，直接建立与影像系统之间的数据接口，打通企业内外部系统间电子发票的自动化传递。

电子发票的全面应用，企业不再需要扫描纸质发票，电子会计档案系统自动采集企业内外部系统的电子原始凭证，完成会计凭证、会计账簿、会计报表、电子报账单等会计工作，实现电子发票与电子会计资料的匹配关系，自动归档在电子会计档案系统。

（二）实物流

发票采集完成后，企业经济活动产生的各类实物单据利用影像扫描技术转换为电子单据，并上传至影像系统，而实物单据则由档案管理员进行接收、复核、归档。实物流是企业档案管理的重要组成部分，档案管理员对企业经济活动所有的单据、发票进行管理，并协调和处理档案数据的查询、借阅。数字时代，档案管理员只负责保管纸质档案，并且纸质档案利用条形码技术与电子会计档案系统建立映射关系，从而自动化地维护电子档案和纸质档案。

（三）影像流

电子会计档案系统通过各种发票采集方式获取的电子发票，以及企业经济活动产生的纸质实物单据通过影像系统扫描形成电子单据，将全部以电子影像的形式存放于影像系统。企业将对电子发票和电子单据进行归档操作，作为电子会计档案系统中的一部分。企业影像流和实物流的实现是电子会计档案系统解决方案的重要部分，電子会计档案系统需要在实物单据扫描转换为电子单据的同时，利用二维码等条形码技术建立两者之间的映射关系，方便档案的查询和调阅，以及电子会计资料的溯源操作。

（四）业务流

随着中国企业的规模化与全球化，财务共享服务中心的优势日益得到认可，并逐渐开始在中国企业财务转型中落地生根[ 10 ]。财务共享服务中心需要解决企业、全国乃至全球不同区域经济活动实物单据和发票的运转问题，电子会计档案系统的发票采集方式、实物流、影像流对财务共享服务中心的运营起着决定作用。

企业经济活动发生后，电子会计档案系统采用各种发票采集方式获取电子发票，并基于影像系统获取大量电子原始凭证，自动化地完成读取电子会计档案信息、填写报销单、提供报销人收款信息等任务。企业业务人员、会计人员利用电子会计档案系统使工作方式由传统纸质实物模式转向电子化模式，通过影像流中已经存储的电子影像资料线上处理相关工作。财务共享服务中心根据付款计划自动执行银企互联系统进行付款，会计人员基于各种电子会计资料按照记账规则自动生成凭证，并自动化地完成凭证审核、过账等工作，该业务事项相关的电子会计资料将在电子会计档案系统中电子化归档。

（五）电子化归档

企业在完成发票采集、实物流、影像流、业务流的基础上，电子化归档标志着某一项经济业务活动在电子会计档案系统的结束，主要体现在：一是经济活动中发生的实物单据、发票通过多种采集方式生成电子会计资料，并在电子会计档案系统进行电子化归档；二是财务共享服务中心利用各种电子原始凭证，生成会计凭证、会计账簿、会计报表等电子会计资料，并在电子会计档案系统进行电子化归档。电子会计档案系统归档的电子原始凭证和电子会计资料有着千丝万缕的关系，电子会计资料需要以经济活动中各种电子单据和电子发票作为会计处理的基础。因此，电子会计档案系统利用条码技术将实物单据与影像单据建立映射关系，并记录实物单据详细信息及实物会计档案存放位置。与此同时，电子会计凭证、电子会计账簿、电子会计报表等电子会计资料与相对应的电子单据、电子发票建立映射关系，会计人员一键关联相关的业务事项，并发起电子会计档案查询和调阅申请，及时记录相关信息。

会计档案电子化归档的核心内容主要体现在：第一，会计凭证的电子化。电子会计档案系统中记账凭证将以电子化方式存在，纸质凭证不再进行存档。企业利用条码技术建立实物单据、发票与电子记账凭证之间的映射关系，自动化地调阅电子档案。企业内部ERP、采购、销售等信息系统产生的采购单、入库单、移库单等实物单据也将以电子化的形式保存，并建立与电子记账凭证之间的映射关系。第二，会计账簿的电子化。企业会计核算系统生成的总账、明细账、日记账、辅助账等会计资料全部以电子化的形式归档。第三，会计报表的电子化。企业的损益表、资产负债表、现金流量表等会计报表将在会计信息系统中自动生成，并以电子化的形式归档。电子会计档案系统赋予相关人员一定的在线查阅功能权限，而对外披露或报送的会计报表，视外部情况提供电子访问权限或递交纸质会计报表。第四，银行回单的电子化。企业和银行之间已经实现银行回单的电子化，并能关联电子回单和电子记账凭证的映射关系。

四、结语

电子会计档案是数字时代档案管理的新方向，其研究具有重要的理论意义和实践价值。本文在梳理电子会计档案的技术、政策、管理依据的基础上，对电子会计档案的全流程路径进行了论证解析，并从发票采集方式、实物流、影像流、业务流、电子化归档五方面构建了数字时代的电子会计档案解决方案，对企业电子会计档案的实践做出了阐释。

企业信息系统开始迈入数智化阶段，电子会计档案系统作为企业信息系统的重要组成部分，帮助企业实现档案管理全过程的无纸化、档案操作的无人化、凭证管理的智能化、档案调阅查询的可视化、档案数据分析的数字化。数字时代的电子会计档案系统不仅让企业有机会使用高质量的会计信息资产，助力企业推动业务洞察和提升管理价值，而且能让会计人员积极参与到经营分析、管理决策、绩效评价、税收筹划等高附加值的工作中，为企业屹立于激烈的市场竞争提供智力支持。

在实践方面，电子会计档案的建设推进和解决方案的实现，既要通过国家政策的统筹、档案管理制度的建设、档案管理体制的变革，又要积极利用各种数字技术，结合企业会计档案管理过程中遇见的问题和困难，做好电子会计档案解决方案的顶层设计。与此同时，电子会计档案系统建设与管理更需要理念的创新、方法的革新、能力的提升，强化企业管理的履职能力和发挥数据创造价值的作用。企业电子会计档案的可持续发展还需要拓展渠道建设，积极促进行业协会、软件厂商、咨询机构、研究院校等机构的参与，实现多元主体共同推进电子会计档案在数字时代的可持续健康发展。

【参考文献】

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