浅谈高校学生档案数字化外包工作的可行性

鲍玲莉

学生档案作为干部人事档案的前身和基础，在高校是非永久保管的，它伴随着学生个人学籍的变化而流转，是高校档案中最特殊的一类档案。随着教育事业的发展，大部分高校招生数量与日俱增，因此，高校学生档案电子化建设愈发重要。高校学生档案数字化建设是当下高校档案电子化工作的重要组成，高校学生档案全面数字化势在必行。

一、高校学生档案数字化建设势在必行

高校档案数字化是高校档案事业发展的大趋势。新修订的《中华人民共和国档案法》（简称《档案法》）从法律层面对档案数字化提出了要求和支持，高校档案馆的档案数字化工作正在全面推进，地方出台的相应政策直接为推动学生档案数字化工作助力。

（一）《档案法》鼓励、支持传统载体档案数字化

2020年6月20日，第十三届全国人大常委会第十九次会议审议通过了最新修订的《档案法》，于2021年1月1日起实施。新增“档案信息化建设”章节，明确指出符合规范和标准的电子档案的效力等同于传统的其他载体档案，同时明确规定了各级政府要将档案信息化纳入信息化发展规划，并且鼓励、支持各级档案馆推进传统载体档案数字化，为推动和实现学生档案全面数字化提供了法律依据和保障。

（二）夯实高校档案数字化实践基础

随着信息技术的不断发展，扫描硬件设备不断更新，高校档案数字化工作开展得如火如荼。考虑到教学档案在日常的对外提供利用中使用非常频繁，为了更好地做好档案利用服务，2014年，安徽大学档案馆集中力量优先对教学档案进行数字化扫描。教学档案的数字化不仅需要对纸质档案进行图片扫描，还需要对部分档案内容进行数字化著录。安徽大学档案馆在教学档案数字化开展过程中经历了仅本单位参与、本单位和档案数字化外包协同参与、数字化外包单独参与等几种模式，在实践中摸索前进，最终得出由数字化外包单独参与教学档案数字化工作是效率最高的一种模式。截止2021年年底，安徽大学档案馆已完成馆藏教学档案包括本/专科学生的新生录取表、学籍表、毕业证书发放登记表和学位证书发放登记表等的数字化工作，同时，还组织完成了“安徽大学档案馆网上服务大厅”“安徽大学学籍档案管理系统”和“安徽大学档案库房监控系统”的设计、开发、运行与验收工作以及“安徽大学数字记忆网——照片档案开发与利用专题网站”建设。此外，安徽大学档案馆进一步完善了档案库房监控系统和门禁系统，切实做好档案安全防护工作，为建设智慧档案馆和学生档案数字化打下了坚实的基础。学生档案作为高校档案的重要组成部分，其数字化工作势在必行。

（三）地方政策要求进一步完善学生档案管理工作

2020年9月，安徽省教育厅发布了《关于做好2020年普通高等学校新生入学资格复查和进一步完善学生档案管理工作的通知》（皖教秘学〔2020〕24号），文件中指出：建立新生入学资格长效追踪机制，明确学校档案管理部门要对学生入学全部档案材料进行电子扫描存档，学生在校期间所有档案材料实施学校学生双套制存档，电子纸质双重备份。同时也强调了要运用信息化技术大力开展学生档案电子化建设，推进学生档案管理工作规范化、制度化，进一步提升高校学生档案建设和管理水平。这个文件的实施为安徽省各个高校推行学生档案电子化建设提供了强有效的助力。

安徽大学档案馆根据通知要求，于2020年11月4日组织校内外专家对“安徽大学2020年学生档案数字化扫描加工项目”进行了论证，论证通过。

二、高校学生档案数字化外包的可行性

档案数字化工作主要包含但不限于制定数字化实施方案、档案扫描、图像加工、文件命名、著录、挂接等内容，而高校自身的档案管理人员日常的工作已饱和，在一定程度上缺少独立完成档案数字化的能力和时间，因此，档案数字化外包行业的兴起为高校學生档案数字化工作提供了新的思路。

（一）档案服务外包标准的推行

2020年5月18日，国家档案局发布了《档案服务工作外包规范第1部分：总则》《档案服务工作外包规范 第2部分：档案数字化服务》《档案服务外包工作规范 第3部分：档案管理咨询服务》（以下简称《规范》）档案行业标准，于2020年6月1日起实施。这项档案工作标准的正式发布，为档案外包工作提供了依据、指明了方向。

（二）高校学生档案管理工作压力突出

安徽大学档案馆现有11位专职工作人员负责管理全校包括文书类、学生类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类、财会类、招投标类、声像类、出版物类、实物类、专题类和保密档案等各门类档案，其中学生档案管理工作由2位老师负责，管理在校生包括本科生、专科生、研究生（包含硕士和博士）和遗留在校的学生档案，约39000余份，工作量巨大。根据档案的生命周期，学生档案工作分为：接收和审核新生档案；学生在校期间形成的材料归档；毕业生档案邮寄；其他日常工作。

1.接收和审核新生档案

新生入学资格复查是高校依法实施的招生和学籍管理行为，是保证教育公平公正的重要举措。新生档案的接收和审查工作一般集中于每年的9-11月，档案馆与学生所在院系配合完成新生档案的审核工作，并且由档案馆对所有审核无误的新生档案归档保管，对审核有问题的学生档案需及时与院系联系，反馈问题，并督促院系尽快解决。据统计，安徽大学2020年本科新生4000余人，研究生3000余人；2021年本科新生8000余人，研究生4200余人；2022年本科新生8500余人，研究生4700余人，近三年新招收的学生人数是增长趋势，尤其是2021年本科新生人数翻倍增长，对于学生档案管理工作来说，数量激增，接收和审核新生档案的工作量可见一斑。

2.学生在校期间形成的材料归档

安徽大学学生在校期间形成的材料包括学生登记表、学年考核表、学籍表、毕业生登记表、党团材料、表彰奖励和处分材料等，研究生还包括硕士学位申请书、论文答辩决议、授予硕士学位决议等硕士学位材料，除了党团材料和奖励处分材料，其他材料是每一个正常毕业的学生档案中都需要归档的材料。这些材料的生成时间与学生在校学习的时间一致，其中学生登记表是学生入学时填交的表格，学年考核表、学籍表、毕业生登记表和研究生硕士学位材料、在校培养学生党员的材料等均是毕业季才能形成的材料，党团材料和奖励处分材料根据情况适时生成，相关部门和学院将这些材料移交给档案馆后，档案馆要学生档案开始邮寄之前及时归档。

值得注意的一点是，为进一步扩大本科学生专业选择权，安徽大学研究决定，在学校办学条件允许的情况下，本科一年级学生可根据个人学习能力、专业兴趣、爱好特长、身体条件等因素，在全校范围申请调整主修专业。根据统计，2019级至2021级本科新生中分别有277、283、303名学生调整了主修专业，其中分别有8、12、10名学生降级调主修专业。为了方便管理，调整主修专业学生的学号、校园卡等信息不变。这部分学生的档案材料在接收和归档的时候尤其需要注意其原来的归档位置，特别是降级的同学，需要将其档案调出并入到降级到的年级专业的学生档案中去。

3.毕业生档案邮寄

毕业生档案邮寄是学生档案管理中最重要的环节。毕业生档案最终是经由本校转递到学生的下一个学习或者工作单位去，这是学生档案在高校档案事业中不同于其他门类档案的所在，其他馆藏档案的数字化工作开展可以推后，但是学生档案一旦寄出就没有“馆藏”，无法开展数字化扫描工作。这也对学生档案数字化工作在完成时间上提出了要求——应届毕业生学生档案数字化扫描工作必须要在毕业邮寄之前完成。

毕业生档案邮寄工作包括但不限于，核对学生档案内容、档案不全的学生档案不能邮寄、核对学生邮寄信息、档案接收单位和地址明显不一致的需要反馈、打包学生档案并清点统计数量等。对于有特殊需求的学生群体档案，譬如延期毕业的学生，档案申请了缓派的学生，要求走自带或者机要途径流转档案的学生等等，还要做相应的梳理工作，以防误寄。由此可见，毕业生档案邮寄工作本身就工作量巨大，时间紧任务重，档案馆确实无暇抽身兼顾学生档案数字化工作。

4.学生档案其他日常工作

学生档案其他日常管理工作包括接待单位政审，遗留学生档案的日常调档，开具档案存放、档案缓派等相关证明，接待查询学生档案去向等。安徽大学档案馆随机对学生档案的其他日常工作进行了统计。2021年2-4月，仅本科生学生档案工作，接待单位政审35次，查阅43份学生档案；办理遗留学生档案日常调档工作46人次；开具档案存放、缓派等证明29人次；接待查询学生档案去向和咨询调档事宜日均9次。学生档案以服务学生为目标，安徽大学档案馆一直以严谨和积极的态度认真做好每一位查档用户的接待工作。

（三）安徽大学学生档案数字化初步成果

2021年11月25日，安徽大学档案馆组织专家组对“安徽大学学生档案数字化扫描加工项目”（第一阶段和第二阶段）进行验收。第一阶段完成扫描2021年毕业生档案共8196份共计339102页，其中本科生和专科生档案5527份合计240093页，研究生档案2669份合计99009页；第二阶段完成扫描在校学生档案12525份共计248929页（毕业季材料暂未进馆），其中2018级本科生和2019级专业生档案5599份合计80678页，部分2019级本科生档案2646份合计36846页，2019级研究生2288份合计79195页，部分2020级研究生1992份合计52220页。经过专家组审阅项目顺利通过验收，安徽大学学生档案数字化取得阶段成果，为继续开展学生档案数字化工作奠定了坚固的基石。

三、结语

《关于做好2020年普通高等学校新生入学资格复查和进一步完善学生档案管理工作的通知》等从法律和政策层面为高校学生档案档案数字化工作提供了助力。安徽大学档案馆在教学档案数字化工作开展中积累了很多经验，结合《档案服务工作外包规范》行业标准的指导，为高校学生档案的数字化工作开辟了档案数字化外包路径。同时，学生档案的特殊性又必须要求在毕业季邮寄之前完成数字化扫描工作，档案馆在现阶段若仅依靠档案工作人员开展学生档案数字化困难重重。所以，采用档案数字化外包形式开展高校学生档案数字化工作确实可行。安徽大学档案馆现阶段已通过数字化外包形式完成了20721份学生档案共计558041页的数字化扫描工作，学生档案数字化外包工作循序渐进，不断完善。

高校学生档案是非常活泼的一类档案，每一年毕业生的档案根据学生的动向寄出，新生入学又接收新入校的学生档案，馆藏的学生档案的数量和内容是实时变动的，这要求数字化外包工作要不断适应动态的学生档案管理，做到“不漏扫、不重复”，全方面、高质量完成学生档案的数字化工作。

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作者单位：安徽大学档案馆