浅谈机关单位《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》的编制工作

徐珊珊

根据国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》8号令的规定，各机关单位编制本单位的《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》（以下简称《期限表》），以此明确文件材料归档范围、鉴定文书档案文件价值，确定档案文件保管期限的依据和标准。由于机构改革，机构职能发生变化，机关单位内部处室发生调整，原有的《期限表》暴露出一些问题，不符合机关单位内部现状，很难再成为本单位文件材料归档和文书档案划分保管期限的依据。因此，机关单位的档案部门需要尽快根据新的“三定”方案重新编制符合单位内现状的《期限表》，以便后续指导并开展文书档案的归档工作。笔者通过在机关单位中参与《期限表》编制工作的经历，总结了编制过程中需要遵循的几项原则，编制过程中面临的种种问题，处理问题的具体做法以及对整个编制工作的思考。

一、编制《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》的现实意义

（一）现状

机关单位机构改革后，在实行原有的《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》时暴露出一些问题。一是机关单位职能调整，新增加职能所产生的文件材料未收录到原有的《期限表》当中去，造成归档范围有遗漏，有些重要文件材料未纳入归档范围；二是国务院自2015年开始大力推进“放、管、服”和优化营商环境后，机关单位的日常公务活动中形成文件材料的内容和形式发生了较大变化，原有的《期限表》在内容表述上不符合当下机关单位部分文件材料的现状。随着机关单位机构改革的逐步落实，机构设置和职责分工的调整基本到位，机关单位在机构设置、职责分工上都进行了较大调整，加之上述种种问题，适时启动《期限表》的重新编制工作已是迫在眉睫。

（二）意义

文书档案是机关单位在行政管理事务活动中产生的重要档案。《期限表》在机关单位文书档案工作中具有重要意义，是文书档案日常管理中必不可少的规范性文件，为机关单位文件材料归档工作提供依据。《期限表》的编制是涉及单位全面建设的一项工作，需建立在全面掌握机构设置、归档部门职能、档案种类、人员等详细情况的基础上。笔者参与的《期限表》编制是根据机关单位最新机构设置情况（“三定”方案）编制，此次编制的成果在机关单位内应用的同时，所属的分局和委属单位也可参照执行。

二、《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》的编制原则

（一）遵循法律法规

国家法律、法规和各种规范性文件中相关条款是机关单位编制《期限表》应遵循的重要依据。《期限表》的编制首先应遵从《档案法》《机关档案工作条例》的规定。另外，文書档案工作是一项专业性很强的工作，归档范围和保管期限表的编制是文书档案基础业务工作的重要内容，应在档案行业相关规范的指导性下进行，这些规范包括国家档案局【13号令】【8号令】、所在地方发布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定实施细则》等。

（二）工作原则

从遵从法规和业务法规的要求出发，《期限表》的编制应坚持科学性、可操作性和审批性3项基本原则。

1.科学性原则

《期限表》的编制应具有科学性。具体是指《期限表》能够科学地体现每类文件材料具有的价值，将有关联文件有机结合起来，使有价值的文件材料进行科学的组件，形成文书档案，并使人们对文书档案有效发挥作用的预期与所应保管的期限吻合。

2.可操作性原则

《期限表》的编制应具有可操作性。具体是指《期限表》中内容的设置应当具有较大的覆盖面，能与机关单位各部门实际有归档价值的绝大多数文件材料具有对应关系，内容的表述能基本符合或概括出文件材料的特点和文书档案的现状。同时条款描述要明确、实用、便于操作。工作人员能依据《期限表》快速划分文件材料，精准地判断出文件材料的价值，从而明确其是否属于该部门的归档范围并能准确划分其对应的保管期限。

3.审批原则

《期限表》应在单位内具有法规或规章作用，为此要求档案部门要加大对《期限表》的管理力度，把审定、颁布《期限表》作为一项重要工作任务，将《期限表》作为归档工作中判定是否正确整理并文书档案保管期限的重要依据和有力手段。《期限表》一旦颁布实行，机关单位内各部门均应按规定严格执行，减少工作人员主观因素的影响，克服文件材料和文书档案保管期限划分时的随意性，机关单位内档案部门的各级领导及文书档案工作人员应对此项工作进行审批。

三、编制过程中面临的主要问题

笔者所参与的具体编制的工作主要分为五个步骤：成立编制小组、编制小组集中统一学习相关材料、编制小组制定实施计划、调研各部门文书档案归档现状、组织拟写文件草稿并完成定稿。编制小组在按照步骤展开实施时，主要面临了几点问题。

（一）编制小组中的专业人员力量及编制经验不足

机关单位内编制小组的人员力量是保障编制工作顺利推进的重要前提。编制小组通常是由机关单位内档案部门的工作人员组成，参与编制工作的档案部门工作人员应具备相关文书档案的理论储备，有理论联系实际的能力，对单位内的相关业务有一定程度的了解并且具有良好的交流沟通能力。然而，由于文书档案工作与日常的行政等相关工作的界限划分不清，在档案部门的工作人员很多都非档案专业出身，档案人员的专业素质水平不高，还有一部分工作人员虽在档案部门工作，但在日常办公时不负责文书档案的业务工作，对机关单位内的文书档案相关规定及现状也不够了解，影响了工作的开展。另一方面，即使是档案学专业人才，在归档范围和保管期限修订方面也存在专业知识不足的情况。此外，《期限表》的编制小组成员大都没有参加过类似的编制工作，缺乏经验。编制小组中的专业人员力量及经验不足，影响了编制工作的效率。

（二）各部门对编制工作缺乏配合

《期限表》的编制工作是一项需要各部门都参与的工作，并且需要在编制过程中得到各部门的积极配合和支持。然而，由于机关单位内部分部门对文书档案工作的认识程度不够，对《期限表》编制工作的重视程度不够，加之机关单位内的业务部门尤其是主要职能处室的工作任务比较繁重，导致《期限表》的编制过程中未得到全力配合和支持，编制工作进行速度缓慢或无法开展。例如，在编制的前期工作中，需要各部门配合提交日常工作中产生的有保存价值的文件材料的内容清单及期望保存时间作为初步调查，但一些部门在编制小组进行的初步调查和征询意见过程中没有反馈信息或反馈速度慢，也没有派熟知本部门业务工作人员出席由编制小组组织的相关会议，使编制工作的进度受到了影响。

（三）机构改革后，各部门人员对本部门的具体业务不够了解

机构改革后，机关单位内的部门结构发生变化，部分部门还进行了职能上的改变，部门内发生了人员变化、岗位调整。由于在新岗位的工作经验不足，导致了一部分部门人员对本部门的具体业务不了解或者了解的很片面，部门内各业务工作所产生的文件材料无法准确地提供给编制小组，对于后续《期限表》（征求意见稿）的审核工作也无法给出确定的回复，为编制小组的编制工作增添了难度。

（四）办公自动化程度提高导致归档责任主体的认定不清晰

在机关单位中，由于办公自动化程度显著提高，许多文件材料都在OA系统中流转。其中，以对外发文为例，大多是由各部门拟写好，机关单位内各级领导审核，最后由办公室进行发文并办结，这在归档时责任主体的认定就不清晰，有的部门认为是本部门起草的文件，应由本部门归档，方便日后文书档案本部门的利用，有的部门则认为应由办结部门统一归档。所以，此问题导致了各部门在提供本部门的文件材料清单时，会出现归档文件材料内容提供不全或者多个部门之间重复提供同一文件材料内容的情况，编制小组需仔细核实部门提供的文件材料清单的同时还需协调各部门之间文件材料的归档问题。

四、解決办法

针对上述的几项主要问题，笔者根据编制工作的实践经验，对《期限表》编制工作提出几点解决办法及思考：

（一）加强编制小组中的专业人员力量

对于编制小组中大部分工作人员没有编制经验的问题，可以适当引进外援，比如有关档案方面的专家、档案局的指导人员等。这些外部力量在充分了解机关单位内部现状后，根据专业知识和编制经验，可以给编制小组提供专业的技术指导或提出有参考价值的建议，协助编制小组推进《期限表》各项工作的开展。与此同时，可以通过理论宣讲和技能培训等方法来提高部门工作人员和编制小组人员对编制工作重要性的认识，提高工作技能。

（二）广泛听取各部门对编制工作的意见

在编制过程中，编制小组应结合调研情况，对机关单位内各部门进行跟进指导。编制工作要以档案部门为主导，机关单位内各部门积极参与，编制小组与各部门建立随时沟通机制，广泛听取业务人员的意见，随时了解和掌握业务部门任务进展情况，及时提供专业的指导和服务，有效提高工作水平和效率，保障编制出的《期限表》具有实用性和可操作性。

（三）加强档案知识的普及

编制小组在组织各部门反馈本部门文件材料现状的过程中，出现了各部门反馈速度慢的情况。在笔者了解过后，发现机关单位内各部门对文书档案工作的认识程度参差不齐，有些部门工作人员从未涉及档案方面的工作，对档案方面知识的了解十分匮乏，对《期限表》的重要程度和用途毫不知情，这样的情况为编制小组开展编制工作带来了困难。为此，加强各部门人员档案方面知识的普及，提升本单位全体工作人员对档案的认知水平迫在眉睫。笔者提出几点建议：1.由档案部门人员组织开展有关档案方面的知识竞赛、档案专家讲座、参观档案馆等，以活动的形式带动各部门工作人员积极参与。2.由各部门兼职档案员定期组织本部门开展相关档案知识的学习，积极指导部门工作人员的档案归档工作。3.档案部门定期对各部门的归档情况进行考评，对于考评未通过的部门进行集中统一培训相关档案知识，并上报部门主管，督促完成档案归档。

（四）提高对编制工作的重视

对于机关单位而言，行政手段是相对有效的一种工作推动方式。归档范围和保管期限的编制是涉及所有文件形成部门的一项工作，组织难度较高，加之机构调整后一些业务部门对自身职能的变化还没有完全适应，为编制小组的工作推动能力提出了更高的要求。对于无法按照时限要求给予反馈的部门，可以报请机关单位主要领导审定，通过行政方式获得自上而下的推动力，助力工作的推进。

（五）与时俱进，加强创新

笔者参与的编制工作中，结合了本单位的实际情况，在结构上进行了一些创新。在汇总机关各部门上交的归档文件清单中，有一些是共有的文件内容，例如年度计划、总结材料、会议文件材料等，这部分内容均编制在各部门的前10项内容中，即《期限表》各部门的1-10项内容是几乎相同的，11项之后为各部门特有的文件内容。这样做一是有效避免了各部门归档范围中的重复内容，使表的结构上看起来更加清晰，体现出各部门文件内容的差异；二是有利于提高归档效率，方便接收人员快速核查各部门归档的文书档案内容是否齐全；三是便于日后根据机关单位机构设置的变化进行相应的修订工作。因此，结合机关单位具体情况，在《期限表》上做一些结构和内容上的创新，有助于各部门对于文书档案工作的理解，便于本单位各部门人员规范使用此表，使办公和管理文书档案更高效。

参考文献：

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[2]姚娟.关于涉改单位文件材料归档范围和档案保管期限表编制方法探讨[J].黑龙江档案，2020（01）：19-20.

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作者单位：北京市城市建设档案馆