建筑施工企业工程项目档案收集工作中存在的问题与对策分析

刘灿辉

一、引言

众所周知，工程项目档案是工程项目建设工作的重要组成部分，具有原始性、真实性、可靠性和权威性，真实地反映了工程项目建设的全过程，是整个工程项目建设的历史见证与真实记录，是工程项目不可或缺的可追溯性信息，是建筑施工企业进行项目管理决策分析、评定工程项目质量、处理工程项目施工及使用过程出现的各种问题、建设其他类似工程项目、衡量施工企业资质等级及信誉的参考和依据，是施工企业本身立于不败之地的无形资产。因此，做好工程项目的档案收集工作，对于施工企业具有极其重要的意义。

二、工程项目档案收集工作的特点

（一）收集种类和数量多

随着我国工程建设项目管理体制改革的不断深化，工程建设法律法规及标准规范的不断完善，建设方对工程项目的质量要求越来越高，工程建设过程中形成的文件材料的种类和数量也越来越多，要求收集的档案种类和数量也同步增加。

（二）收集时间跨度大

由于大部分建设工程的规模庞大、工程结构与工艺技术复杂，工程项目的建设周期较长，因此文件材料的形成、收集、整理、归档的时间也相应较长，大型工程建设项目从文件材料收集到归档完成通过档案验收，有的要经历几年甚至数年时间，档案收集时间跨度大。

（三）载体形式发生了变化

随着计算机信息技术及办公自动化的飞速发展，使得长期以来作为信息主要承载形式的档案存储介质也发生了巨大的变化，主要表现在以传统纸质为介质的纸质文件逐步转向以磁盘、光盘等为介质电子文件，档案载体形式多样化。

三、工程项目档案收集工作中存在的问题

（一）施工企业领导档案意识不强

对于施工企业来说，工程质量是决定企业生命的根本，因此很多施工企业分管档案工作的领导对项目档案管理工作不够重视，甚至有部分领导对项目档案管理工作抱有某种偏见，他们认为项目档案管理工作不重要，且无任何技术含量，无非就是整理一下文件，装订一下材料而已，谁都能做，谁都会做，导致项目档案管理工作人员无论付出多少努力，都无法得到项目领导对其工作的认可与肯定，其工资待遇也无法与工程技术人员相比。久而久之，项目档案管理工作人员心理失落感增强，感觉项目档案档案管理工作不受人重视，没有任何发展前途，因此没有人安心从事项目档案工作，更谈不上去认真钻研项目档案工作业务，努力提高自身专业素养，一有合适的机会就转行或跳槽，导致项目档案工作人员更换频繁，项目档案管理工作缺乏连续性，项目档案管理处于失控状态，一些应收集归档的施工过程文件资料因项目档案管理工作失控而丢失，文件材料一旦丢失，基本无法补救。

（二）工程项目档案收集工作前端控制缺失

施工企业受利润最大化的影响，普遍存在重施工进度、轻档案管理的现象。为了节约成本，缩减开支，对于施工规模较小的项目，施工企业根本就不考虑配备档案工作人员，而对于施工规模大的项目，施工企业为了节约人力成本，也只会在工程后期配备少量的档案工作人员，导致施工过程中缺少档案工作人员的全过程“干预”，即档案收集工作前端控制缺失，再加之工程项目的技术人员没有经过专门的档案管理培训，缺乏档案管理方面的基本常识，导致施工过程中应该形成的文件材料没有形成，应该收集的文件材料没有收集，而且收集到的文件材料中还有一部分存在文字图表不清晰、填写不规范、缺页漏页、内容随意修改、日期逻辑错误、文件污损等不符合档案要求的问题。以上问题，基本上可以通过档案人员进行全过程“干预”，避免其发生。

（三）工程项目档案管理信息化水平低

随着信息技术的飞速发展，信息化在施工企业中的应用日益普及，实现工程项目档案管理信息化是必然趋势。所谓工程项目档案管理信息化是指采用先进数字化技术，在实现工程项目数字化管理的基础上，针对传统意义上的工程项目文件所开展的收集、整理、鉴定、保管、统计以及开发利用等一系列活动。目前，各施工企业仍处于档案数字化转型初期，档案数字化主要是借助先进的多媒体手段，利用数据压缩技术、数据库原理、高速扫描成像等技术手段，将纸质和图片档案等传统介质文件转换成电子档案。档案管理信息系统主要用于电子档案基础数据录入、内容查询、数据统计等，信息系统功能单一，各功能模块之间数据相对独立，没有实现真正意义上的档案信息化。再加之施工企业在信息化方面投入资源较少，信息系统开发过程缓慢，导致现有信息系统已无法满足工程项目建设复杂多变的实际需求，工程项目档案的形成、收集、整理等大部分工作仍然需要依靠人力去完成，其工程项目档案收集质量，仍然受档案收集工作人员的职业素养和专业素质影响。

四、工程项目档案管理工作对策分析

（一）增强施工企业领导档案意识

众所周知，对工程建设项目而言，档案工作是否落到实处，关系到建设工程项目的施工质量，同时也影响到相关施工企业的整体效益。因此，企业领导应充分认识到档案工作对工程项目建设的重要意义，树立档案意识，高度重视档案工作，积极推动企业档案事业发展，这是提升档案工作效率的前提。同時企业领导需要抛弃过去落后的档案工作方式，成立以企业领导为核心的项目档案工作领导小组，制定切实可行的档案工作制度，确保档案工作在一定的规则约束下有序开展。并且有针对性地组织项目领导、档案工作人员以及工程技术人员等开展档案专题学习，形成对档案工作的正确认识，明确自身在档案工作中应担负的责任，确保出现问题时有专人负责，及时找到根源，及时解决问题，避免出现互相推诿的情况，让档案工作制度真正落到实处，从而提高档案工作效率。同时，企业领导对档案人员的关心和支持也需要真正落到实处，在保障档案管理所需软硬件建设资金的同时，也要给予档案工作人员应有的工资待遇及人文关怀，采取正向激励措施，营造良好环境，保证档案工作人员队伍的相对稳定。

（二）强化工程项目档案收集工作的前端控制

档案收集工作是档案工作的起点，也是档案工作中极为重要的一个环节，工程项目档案的形成过程有其特殊性，其施工周期较长，施工环境欠佳，施工过程涉及专业多，各专业之间配合工作多，导致文件材料经手的人多，如无档案工作人员及早介入，进行前端控制，必定会导致工程项目档案无法收集齐全，而工程项目档案的收集齐全与否，将直接影响到工程项目档案工作其他环节能否正常开展。因此，对工程项目档案进行前端控制有着极其重要的意义，强化工程项目档案管理前端控制主要体现在以下几个方面：

其一，工程项目开工之前，施工企业应视工程项目规模大小配备一定数量具备档案专业知识和技能、掌握一定的工程项目管理和相关工程技术专业知识、了解建设工程基本程序、经过工程项目档案管理专业培训的人员提前介入项目档案管理工作。有了档案工作人员，档案收集工作就有了最基本的保障。档案工作人员就位后，应充分发挥自己的专业特长，以档案法律法规为基础，结合标准规范、合同要求、项目档案内容和形成特点，制定切合实际的档案管理工作制度，科学划分档案分类类目，明确施工过程中要收集的各种文件材料范围，让档案工作有据可依，为档案收集工作打下坚实的基础。

其二，只有档案部门或档案人员参与是无法做好工程项目档案收集工作的，因为工程项目档案是施工企业从事施工活动直接形成的具有保存价值的各种历史记录，工程项目档案是由施工活动过程中产生的各种文件材料经过鉴定、整理并归档而成的，而文件材料的形成离不开从事施工活动的各种工程技术人员，只有从事施工活动的各种工程技术人员掌握了档案方面的基础知识，才会有意识地去形成、收集各种符合归档要求的、具有保存查考价值的各种文件材料。而工程技术人员获取档案基础知识的途径有很多，其中最快捷的方式便是对其进行档案管理培训，因此工程项目建设过程中，对从事施工活动的各种工程技术人员进行档案培训应成为一种常态，并且最好能作为岗位准入的必要条件之一。当然仅仅做好档案管理培训是远远不够的，懂得并不意味着就会去做，因此，档案部门应根据档案法律法规，制定档案工作制度，将档案收集要求纳入工程技术人员的工作职责，并定期对其执行情况进行监督检查，确保档案收集工作顺利进行。

（三）优化工程项目归档模式

受经济利益驱使，大部分施工企业在工程项目建设期间基本上不会配备档案专业人员，工程项目文件材料的归档往往集中在工程项目建设后期，即工程完工后，即将开始交工验收前，施工企业才会集中人力开始收集施工过程资料进行归档。这种收集模式下归档的工程项目档案往往质量不高，而且这种模式也适应不了当前工程项目建设周期长，文件材料种类和数量多的情况。因此施工企业应根据工程项目的建设规模、建设周期以及施工进度，合理划分工程项目的归档单元，将工程项目按子项、系统进一步进行细分，并根据施工进度制定项目档案的阶段性移交计划，实现工程项目档案的阶段性移交。这种归档模式可以及时发现归档文件材料中存在的问题，有效提高工程项目文件材料的收集归档质量，合理规避施工过程资料因施工人员流动频繁而遗失、施工资料签字手续不完备、施工过程资料种类不全及问题资料因人员退场而无法整改等一系列问题。

（四）规范工程项目档案管理制度

档案管理制度是工程项目档案标准化管理的基础，只有制定符合项目管理要求的档案管理制度，才能对项目档案工作实施规范化管理。工程项目开工前，档案工作人员必须严格按照《档案法》《档案法实施办法》《科学技术档案案卷构成的一般要求》《建设项目档案管理规范》等法律法规及标准规范的要求，结合工程项目档案工作特点，制定符合本项目档案管理要求的档案管理制度，明确项目档案管理原则、档案管理组织机构、档案工作职责、档案分类方案、档案收集范围、归档要求及档案工作流程。毋庸置疑，制度的生命力在于执行，施工企业应对项目档案管理制度的执行情况进行定期监督检查，跟踪档案管理制度执行情况，及时发现项目档案收集归档工作中存在的问题并督促整改。同时施工企业进行年终综合评定时，应将项目档案管理制度的执行情况纳入各级人员的岗位责任制进行考核，对于不履行岗位职责范围内档案收集归档工作的、应该形成的文件材料未形成的、玩忽职守造成档案丢失、损毁、泄密等违反档案管理制度的机构和人员，按其造成损失的严重程度进行处罚，确保项目档案管理制度落到实处，推动项目档案收集归档工作有序开展。

（五）推动工程项目档案信息化建设

新《档案法》第三十八条明确规定：“国家鼓励和支持档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织推进传统载体档案数字化”。《“十四五”全国档案事业发展规划》指出：“主动融入数字经济、数字社会、数字政府建设，推动档案全面纳入国家大数据战略”等表明档案数字化转型已成为国家重要发展战略。因此，全面应用现代信息技术，改革传统的档案管理模式，有效提高档案信息资源收集、管理和提供利用服务已成为助力施工企业工程项目档案工作高质量发展的必经之路。施工企业应顺应时代潮流，根据自身实际情况，在综合评估本企业现有数字化基础的情况下，制定符合本企业发展水平的档案信息化建设目标，推进档案管理信息系统建设，并与办公自动化系统、业务系统等相衔接，实现档案与业务的深度融合，建设一套既能满足工程项目业务管理，又满足工程项目档案管理的信息系统，实现建设工程项目文件从生成、流转、生效、收集、整理、编目、归档及检索利用全流程数字化，打破传统档案收集工作受诸多外界因素影响而收集不全的局面。

五、结束语

毋庸讳言，工程项目档案只有做到完整、准确，才能更好地发挥其在施工企业正常经营、生产、维护、技术支持等各方面的作用。工程项目档案是否完整、准确，其中最关键的环节就在于工程项目档案的收集工作。因此，各施工企业应重视档案收集工作中存在的问题，并积极解决，使档案收集工作处于受控状态。另外，随着科技的进步，档案信息化已经成为时代发展的必然趋势，工程项目档案收集工作也必然面临着从传统走向现代化的重大转变，而如何加速实现这一转变，使工程项目档案发挥其高效的功能，是目前工程档案管理工作者应该不断探索和研究的课题。

参考文献：

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[3]宋莹.重大建设项目档案收集工作的难点与对策[J].企业档案工作聚焦，2020（4）：10-12

作者單位：中国核工业二三建设有限公司