企业智慧报销系统设计

王言伦

摘要：面对“互联网+”以及数字化浪潮的剧烈冲击，为满足疫情防控无接触办公的需要，文章拟构建了一款基于OCR识别、智能比对及打包封装等多种技术于一体的全流程、全场景智慧报销系统，来解决传统财务报销耗时低效的问题，打造无接触自助报销新模式。智慧报销系统的构建，既是助力财务数字化转型的重要手段，也是企业集团实现提质增效长远目标的有力依托。

关键词：“互联网+”；智慧报销；企业管理

中图分类号：TP311.1文献标志码：A

0 引言

随着各行各业数字化转型的迅速开展，低效率、纯人工的传统作业模式已逐渐被高效率、自动化的现代作业模式所取代，会计行业也在不断地探索如何更好地走出一条数字化转型发展之路。2020年以来，智能化审核受到了人们的重视和青睐。

本文基于财务数字化转型的背景，为适应疫情防控免接触工作需求，探索构建了一款集合远程报销、智能审核、线上签批、自动化税务管理、电子存档等多重功能的智慧报销系统。该系统拟具备“慧看、慧审、慧支付、慧建档、慧共享、慧分析、慧打包”七大创新功能，将信息识别、审核比对、发票查验、结转凭证、建档存档等功能融为一体，贯穿了报销业务从提报、签批、入账、付款、电子档案到数据分析共享全部业务流程，是一款全流程、全场景、全智能化的报销系统。

该系统不仅能提高财务报销效率、减轻财务人员工作量，还会使财务审核过程更加流程化、规范化，避免人为操纵会计信息，提升财务管理效益。在集团化企业中，该系统还可以通过预留接口与业务系统实现数据安全互通，打通业财壁垒。

1 传统报销模式的现状分析

企业的发展使财务日核算量5年内增长了一倍以上，仅靠人工审核的传统报销方式已严重制约了财务工作效率，阻碍了管理思维和战略眼光的发展。传统报销模式主要存在以下七大问题［1］：（1）报销流程长，报销环节多。业务人员为了完成财务报销，需要历经多个部门、多位领导流转签批。（2）财务审核材料繁杂。人工审核量大，财务规则多且复杂，信息审批精确性低。（3）纸质单据保管安全性低。纸质报销单据在报销人手中停留时间较长，存在保管不善遗失风险。（4）发票查验难度大。发票查验需要登录税务局网站逐张对发票真伪进行查验，电子发票的推广应用后，对电子发票重复报销方面更加大了监管难度。（5）纸质线下签批监管难。存在代签及篡改风险，难以辨别真伪，且若监管领导出差需要多次跑签名。（6）财务审核环节滞后。传统报销模式中，财务人员审核为最后环节，此时发现问题，报销材料不合格，需要业务人员反复修改。（7）孤岛式的报销数据资源零散化。数据资源过于零散，无法为公司经营发展提供智慧输出和数字支撑。

2 基于智慧报销系统的新模式构建

财务是所有经济业务的最终反映，报销是财务的数据源头。基于传统报销模式存在的种种问题，本文拟构建一款智慧报销系统，依托现有的科技手段，破解工作中的难题，推动财务报销向智慧化、数字化转型，该系统需具备以下七大功能。

2.1 慧看：一次采集，全景调用

报销人员将报销材料扫描输入至系统自助终端，系统利用OCR技术对内容进行智慧识别并提取关键信息，形成报销业务数据库，实现一次采集，全业务场景调用。

2.2 慧审：智能审核，线上审批

将财务、税务审核规则嵌入系统，标准合同、表单、发票等相关票样，系统可通过结构化数据积累，智能匹配财务规则，对原始凭证的合规性、完整性和逻辑性进行智能化审核，自动对关键信息进行比对，用智能审核替代人工审核，同步触发线上审批流程，完成审批。同时，可直连税务系统，同步完成发票真伪鉴别、重复报销发票号码比对以及专票认证等工作。

2.3 慧支付：凭证匹配，“一键”支付

报销单据审批通过后，系统可将形成的电子化原始凭证传递至ERP，与ERP订单自动匹配，生成财务记账凭证，同步传递付款申请，“一键式”完成资金支付，实时反馈付款信息，实现报销流程闭环管理。

2.4 慧建档：序时存储，同步建档

报销结束，系统将全部资料完成序时存储，并与ERP系统传回的会计凭证进行匹配，按月形成带有电子目录的会计凭证数字化档案，方便随时调档及查询。

2.5 慧共享：数据汇总，按需分享

系统可将捕获的业财基础数据进行分类、汇总、存储，按照不同层面的需求形成多维度、立体化信息，共享给企业内外部使用者。

2.6 慧分析：整合分析，辅助决策

系统可迎合决策者需求，把孤岛式的报销数据从零散化向集成化转变，形成全场景数据库，辅助开展成本结构、税负情况分析，为公司经营发展提供智慧输出和数字支撑。

2.7 慧打包：一键打包，无接触投递

系统拟设计打包快递功能，将完成审核的报销材料通过自助封装机装置“一键打包”，通过自助快递柜无接触地直接送达财务部报销专属快递柜并提醒财务取件。

该系统的构建，覆盖了报销业务的全流程，将实现与资料审核、线上签批、入账付款、发票管理、电子档案建设、数据分析共享等功能相整合。在集团企业的应用中，还可以与业务、财务系统互联互通，实现企业集团省市县多层级核算、审批、支付主体的无接触自助报销需求，构建了一个无接触自助报销网，是一套覆盖面广、业务全面的智慧报销系统。智慧报销系统流程，如图1所示。

根据智慧财务审核系统拟设定的相关功能模块，系统设备终端的功能区，如图2所示。

报销人员将报销材料通过材料入口进行投递，终端设有专门的发票联入口，與纸质材料分开放入，系统将自动完成资料扫描及稽核比对，资料存在问题即时退回并提供资料修改及补充说明，在材料出口处即可取回资料。若资料无问题系统自动进行打包，报销人员可在取件口处取出打包好的资料，放入自助快递柜。终端实时将电子档案及校验结果传递至财务部门。同时，终端还设有二代身份证扫描区、指纹仪、条码扫描仪以及摄像头，全方位提升报销的安全性与便捷性。

3 智慧报销系统建设的可行性分析

基于公司目前经营管理现状，智慧财务报销系统的建设条件已经具备，主要基于以下4个方面的认识。

3.1 经营环境迅速变化，数字化时代已经到来

展望“十四五”，我国具有先天优势的大数据产业必将会迎来高速的增长期。在数字化迅猛发展的今天，推进财务智慧报销系统的建设正合时宜。

3.2 专业系统已经建成，系统的建设基础筑牢

近年来，ERP、财务管控、经法、集中部署、多维等一些专业系统已基本建成，且运行稳定，财务中台的建设将进一步建立起系统间的互联互通，智慧财务报销系统平台建设已经拥有宝贵的基础资源。

3.3 业财融合不断深入，数据壁垒亟须打破

目前，财务系统与各专业系统日渐融合，但还仅停留在业财链路被打通的原始阶段，系统数据并不能及时地得到获取与共享，大数据的分析处理能力及服务公司决策的能力还没有实现［2］。因此，需要打破数据壁垒，实现数据共享融通、提升管理质效的桥梁。

3.4 市场竞争日益激烈，提质增效大势所趋

随着能源改革的持续推进，电网企业经营不断面临新的挑战。智慧报销系统的应用，将会给企业资源配置提供可靠的数据参考，助力企业提质增效。

4 智慧报销系统的预计实施成效

4.1 实现4个提升

4.1.1 提升报销业务效率

报销审核时间预计缩短至传统人工审核方式的1/20，有效提高报销审核的效率。

4.1.2 提升会计信息质量

智慧报销系统能够自动执行事先植入的会计审核规则。流程的规范化、智能化能在很大程度上避免人为操纵会计信息的现象，弥补因财务舞弊导致的会计信息失真，有利于增强会计信息的可靠性［3］。

4.1.3 提升辅助决策质效

经过系统处理过的标准化数据，借助数据挖掘和管理工具进行快速分析处理，使冰冷的业务数据和财务数据生成更贴近实际的财务辅助决策分析报告。

4.1.4 提升风险管控能力

人工审核报销材料可能会受到情绪波动、疲劳状态等影响，易发生疏漏，给企业带来不必要的隐患，基于财务智能的智慧报销系统则可以有效地降低财务风险。

4.2 助力两个转型

4.2.1 财务人员转型

将重复率高、可标准化的工作交给机器去完成，将财务人员解放出來去完成管理分析工作，助力财务人员从核算会计向管理会计转型。

4.2.2 财务数字化转型

智慧报销系统可覆盖报销业务的全流程，贯穿于报销材料扫描至最终归档的各环节，并且与ERP、财务管控、多维精益管理等系统对接，实现了数据的贯通共享，为公司带来显著的财务价值并提供持续动力。

5 结语

《中华人民共和国国民经济和社会发展第十四个五年规划和2035年远景目标纲要》明确提出了“要加快数字化发展，协同推进数字产业化和产业数字化”。“十四五”期间，我国将不断推进数字化转型带动生产、经营、管理方式的转变，进一步提升效率、加强控制、增加效益，助力企业释放更多的生产力。

本文紧跟中国企业的数字化转型与财务变革的步伐，符合未来财务发展的趋势，无论是在应用实践上，还是进一步的研究领域，都具有广阔的发展前景。同时，本系统的探索与应用，将助力现代企业突破人工成本高、财务人员不足这一发展瓶颈，为企业提质增效目标的实现打下了基础。

下一步，笔者还将不断探索财务理念和管理实践的创新，通过研究财务的自动化、智能化、数字化，将新的技术、新的思维、新的方法融入日常工作的方方面面，助力更多企业完成财务转型，守护企业创造更大的价值。

参考文献

［1］张长江，许敏.“大智移云”时代的会计创新与企业可持续发展——中国会计学会高等工科院校分会第26届学术年会综述［J］.会计研究，2020（7）：190-192.

［2］章倩，周敏，冯珍慧.疫情常态防控下公立医院智慧财务工作的探索［J］.江苏卫生事业管理，2021（1）：76-78.

［3］杨涛，辛清泉.高校智能财务系统建设的实践与思考［J］.财会月刊，2021（8）：42-47.

（编辑 姚 鑫）