档案管理员做好文书档案管理工作策略探究

摘要：新时期，档案管理员在开展文书档案管理工作时，所面对的信息资料越来越多，采用的传统工作理念已经无法适应时代的发展需求。因此，档案管理员要坚持与时俱进，运用最新档案管理技术方法，不断提高自身专业素质与工作能力，从而提升文书档案管理工作水平与质量。本文主要介绍文书档案管理工作开展的重要性，仔细分析当前文书档案管理工作存在的问题，并从积极转变思想观念、引进先进技术手段、完善档案管理制度、促进档案开发利用、提升专业素质等方面入手，提出有效开展文书档案管理的策略，以供参考。

关键词：档案文书；档案管理；策略

档案管理员做好文书档案管理工作，可以推动工作优化创新，并为文书档案资料开发利用奠定良好的基础。从实际来看，文书档案工作还存在诸多问题，如沿用传统理念开展文书档案管理工作、文书档案管理工作信息化水平偏低、档案管理制度无法为档案管理员提供科学性的指导、档案管理员自身素质能力无法满足现代文书档案管理工作要求等，非常不利于文书档案管理工作水平与质量提升，需要对这些问题展开深入剖析，并根据新时期提出的文书档案管理要求，采用有针对性的措施优化文书档案管理工作，推动该项工作科学、高效开展。

一、文书档案管理工作开展的重要性

（一）推动文书档案管理创新升级

文书档案管理工作开展，涉及的工作内容很多，如档案资料分类整理、归档保管、开发利用等。深化落实好这些工作，可以及时发现文书档案管理存在的不足之处，并在加强研究与分析中，有效把握这些问题引发的真正原因，然后在开展文书档案管理工作时，采用必要的措施优化改进工作。在推动文书档案管理创新升级的同时，各项档案管理工作也能更加科学高效地开展。

（二）促进档案资料高效开发利用

档案馆开展文书档案工作，其主要目的是促进这些档案资料得到高效的开发利用。在实际操作中，档案管理员会根据档案资料来源的不同，科学合理分类与整理，并根据不同用途完成档案归档保管工作，后续不同单位及人员检索和使用用这些档案资料更方便、更快捷，使文书档案资料利用效率得到明显的提高。

（三）促使档案馆获得稳定持续发展

随着社会经济不断发展，档案馆收集保管的文书档案资料呈现出持续增长的态势。档案管理员积极做好文书档案管理工作，可以有效整理与保管海量的文书档案资料，满足不同单位及人员的档案资料利用需求，在保持档案馆高效运转的同时，能促使其获得可持续发展。

二、文书档案管理工作现存问题

（一）思想观念较为传统

新时期，为适应社会的发展需求，档案馆对文书档案管理工作有了新的要求，但是档案管理员在开展文书档案管理工作时，继续沿用传统工作理念开展文书档案资料搜集、整理、分类等工作。由于社会经济快速发展使得各单位开展工作产生文书档案资料呈现出不断上涨的趋势，档案馆极容易出现工作任务量大、工作效率低下、质量无法保障等的问题，档案管理员需要紧跟时代发展及时更新文书档案管理理念，促使文书档案管理效率与水平得到进一步的提升。

（二）先进技术应用欠缺

在现代科技快速发展背景下，计算机、互联网、大数据等技术在文书档案管理领域中也得到十分广泛的应用，在加快文书档案管理信息化发展步伐的同时，工作效率也得到了极大的提高。不过，从实际情况来看，文书档案管理工作开展的信息化水平还较低，究其原因在于没有坚持与时俱进，没有建立文书档案管理信息平台，在开展工作中也没有围绕具体业务内容优化完善相关的制度，也无法取得理想的工作效果。

（三）管理制度有待健全

档案管理员在开展文书档案工作时，有了健全完善的规章制度提供指导，也促进各项工作更加科学规范开展，进而有效保障实际工作质量。但是在实践中各项文书档案管理制度还有待进一步健全完善，尤其是在围绕文书档案管理资料收集、分类整理、利用服务等方面，没有结合实际优化完善相应的管理制度和实施细则，不仅无法为文书档案信息化管理提供有力的支持，还无法指导档案管理员严格按照规章制度操作。

（四）档案开发利用不足

档案管理员开展文书档案工作，要高度重视档案开发利用及服务，但是在实际工作中将更多的注意力放在档案资料收集管理方面，从而忽视了对文书档案的开发利用。即便有意向开展档案开发工作，也会受到管理服务平台、档案数据库等架构不健全的影响，导致这方面工作无法高效高质开展，档案馆稳定持续发展也会受到极大的影响。要将档案开发利用作为一项重要业务开发完善，在为各使用单位及人员提供优质文书档案服务中，促进档案馆健康可持续发展。

（五）档案管理人员素质亟须提升

新时期，文书档案管理工作对档案管理员的专业素质和工作能力提出了更高的要求。然而，在实际工作中，档案管理员综合素质水平还有待进一步提升，尤其是在信息技术应用能力方面。由于缺乏教育培训、业务操作技术指导等，档案管理员无法适应文书档案工作开展的新要求。档案馆从引进新的人才和加强培训入手，优化更新现有档案管理工作队伍，使员工综合能力得到提升，并支持文书档案管理工作更为高效地开展。

三、档案管理员做好文书档案管理工作的策略分析

（一）积极转变思想观念

1.开展宣传教育活动

一方面，档案馆可以根据文书档案管理工作开展的要求，组织开展相关会议活动，让档案管理员积极主动参与到其中，并在会议上详尽阐述文书档案管理工作开展的重要意义。在强化参会档案管理员认知后，可以围绕新时期如何高效高质地开展文书档案管理工作，让参会人员提出更多的建设性建议，为后续开展的文书档案管理工作提供参考与借鉴。另一方面，依托现代多媒体手段，如微博、微信等，广泛宣传最新文书档案管理工作理念、方法等，执行时要结合文书档案管理工作开展实际情况，采用图文并茂的方式展现新理念、新方法等运用以后取得的效果。这样不仅可以吸引更多的人关注与讨论，还能为新时期文书档案管理工作创新性开展奠定良好的基础。

2.加强顶层设计工作

档案管理员对文书档案管理工作开展的重要性有了深刻的认知后，促进文书档案管理工作有效开展，还要对顶层设计工作引起高度重视，在具体操作中可以从整体的角度入手，系统分析与考虑文书档案管理工作开展需要注意的内容，在此基础上优化完善相应的管理制度、加强档案管理信息化建设、促进档案高效开发利用、组建专业化档案工作队伍等工作，在开展提供科学性指导的同时，促进文书档案管理工作持续良性运转。

（二）引进先进技术手段

随着信息网络技术的不断发展，各类信息技术在档案管理领域得到十分广泛的应用，可以推动传统档案管理工作模式改革创新，促使实际工作效率得到极大的提升，具体举措包括：

1.建立文书档案信息化管理平台

新时期，档案馆要紧跟时代发展步伐，有效利用现代信息网络技术建立文书档案信息化管理平台，并通过该项平台开展档案收集、分类整理、归档保管、开发利用等工作。在实际工作时，要将工作重点放在硬软件设施采购、配置和完善层面，在保证各项硬软件高效稳定运行的同时，可以支撑文书档案各项管理工作有效开展。

2.优化完善相应管理职能

在完成文书档案信息化管理平台建好后围绕档案馆文书档案主要工作业务及内容，开发与完善功能模块，涉及的功能模块有档案资料收集、科学合理分类、快速完成归档、后续开发利用等。在实际开发过程时，要注意保持系统有较好的伸展性，为后续功能开发奠定良好的基础。对于已经开发的文书档案管理功能，根据相关业务实际开展情况，梳理与优化具体操作流程及步骤，使平台开展对应的业务工作更加简便、高效。

3.打通各项工作联系壁垒

文书档案管理工作涉及资料收集、整理分析、归档保管等业务内容，它们之间存在十分紧密的联系。因此，在依托档案信息化管理平台开展业务时，要有效利用现代通信技术打通各项工作之间的沟通联系壁垒，促进信息高效流通与共享，促进各项业务工作高效完成。

（三）完善档案管理制度

为促进文书档案管理工作更为科学规范开展，档案馆就要健全完善文书档案管理制度，使档案管理员开展各项文书档案工作有章可循，最终使工作开展质量也能得到有力保障。具体举措包括：

1.健全档案管理体系

在现有的文书档案管理工作制度基础上，围绕开展的文书档案管理业务，建立和完善档案资料收集、归类整理、立档保管等管理制度，使之形成完整的文书档案管理体系，为档案管理员开展各项文书档案工作提供科学的指导。与此同时，全面细致梳理文书档案管理工作内容、操作流程和工作要求，并运用规章制度的方式将这些内容有效展现出来，也能指导档案管理员严格按照规章制度要求进行作业，从而降低错误发生率，保证业务开展质量。

2.落实工作责任制度

在文书档案管理工作制度建立后，档案馆要围绕不同工作内容将责任制度融入其中，使档案管理员能够认清楚自身负责工作内容及肩负的重要责任，在实际开展业务工作中能够以更加认真谨慎的态度对待工作。这项制度的实施也能有效避免职责履行不清、工作落实不到位等问题发生。

3.融入考核监督机制

对于各项文书档案管理工作，要确保实际工作质量，就要对整个工作过程实施严格的监督与管理，深化落实好考核监督机制工作，全面管理文书档案管理工作，并将开展业务工作质量与考核奖惩机制结合起来，可以进一步增强档案管理员工作责任心，促使文书档案管理工作任务有效实现。

（四）促进档案开发利用

1.构建档案资料数据库

档案管理员在开展文书档案工作时，需要根据档案资料来源、用途等的不同，科学合理的分类，为后续快速查询和开发利用提供有力的支持。在实践中，档案管理员可以有效利用现代大数据、互联网等技术，对收集起来的文书档案资料采用数据库形式保管，执行时要注意科学分类不同的档案资料，并支持通过计算机快速搜寻想要的文书档案资料，也为后续挖掘与利用有价值信息打下良好的基础。

2.加强档案资料分析

文书档案管理涉及的资料内容非常多，并且这些资料具有来源广泛的特点，深入挖掘其隐藏有价值信息，能为行业开展改革创新工作提供强有力的支持。档案管理员可以依托大数据分析、云计算等技术，深度挖掘与分析处理大量文书档案资料存在的价值信息，使之变成人们所需要的信息内容，并通过后续开展文书档案服务工作，切实满足不同的使用需求。

3.建立综合服务平台

将这些有用信息资料传递给社会大众，就要创新升级档案员服务工作模式。在实践中，可以依托现代先进科学技术有效打造文书档案综合服务平台，并支持各单位和人员直接通过该平台搜寻和获取想要的文书档案资料信息。执行时，可以借助现代大数据技术，深度模拟分析不同人搜寻习惯及需求，然后在此基础上为其提供智能化和个性化的服务，整个过程可以实现对文书档案资料的最大化开发利用，也使档案馆社会服务能力与水平也能得到提升。

（五）提升人员专业素质

（1）引进更多的优秀人才。可以采用对外招聘、对内竞聘的方式，引进更多贴合现代文书档案管理工作要求的人才加入工作队伍中。

（2）开展教育培训活动提升人员工作能力。新时期，档案管理员开展文书档案工作，更多的是依靠档案信息化管理平台展开，对于新引进的档案人才，也要及时组织开展教育培训活动，让其在参与学习和培训过程中，对文书档案管理工作有更为系统全面的了解。

（3）加强档案工作队伍管理。增强档案管理员开展文书档案工作的积极主动性，并保证安排的各项文书档案管理工作任务圆满完成，就要采用现代化管理制度对档案管理员实施严格的管理。在执行时，一方面，可以融入竞争考核制度，对现有档案工作队伍进行优化配置，针对安排的档案工作任务，也要将完成情况与绩效考核相联系起来，可以进一步增强档案管理员工作主动性；另一方面，要融入奖惩机制，通过对圆满或超额完成安排任务的档案管理员实施奖励，奖励方式包括职位晋升、外出学习等。对没有完整任务的档案管理员则要给予一定的惩罚，如减少绩效奖励、不考虑外派进修等，通过这种方式也能增强档案管理员文书档案工作责任心和主动性。

四、结语

新时期，档案管理员开展文书档案工作更多是依靠现代信息技术，这对文书档案工作模式和档案管理员素质能力也提出更高的要求，需要高度重视文书档案开发利用和档案管理工作队伍建设工作。依托大数据、互联网、云计算等技术，建立档案资料数据库和综合服务平台，为社会大众提供高效高质的档案利用服务，采用招聘、培训等方式，构建专业化档案工作队伍，并将现代化管理制度融入其中，激发档案管理员工作主动性，有效完成各项文书档案管理工作。

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作者简介：刘瑶（1976），女 ，湖北省武汉市人 ，本科， 研究方向为档案信息化管理。