探究大数据背景下企业档案管理工作的创新模式

王迪

摘要：随着经济全球化的不断深入，现代化信息建设的不断强化，数据量大，体系种类庞杂，保存难度高，信息化的档案管理模式应运而生。本文就促进档案管理发展、提高档案管理效率进行分析探究，以最大限度地寻求安全、高效的企业档案管理措施。

关键词：大数据；档案管理；创新

一、企业档案管理工作创新的理论基础

（一）创新模式的相关理论依据

档案是企业发展过程中重要信息的载体，档案管理不仅能为企业管理理清思路，还有利于企业发展。随着经济现代化的发展，档案管理应紧跟企业发展节奏和主流趋势，注重档案管理水平的提高。在企业运营过程中，档案管理工作属于基础性管理工作，创新档案管理工作，有利于优化自身的信息化建设，可利用最小化的运营成本实现更多的经济效益。

（二）企业档案管理工作创新的指导思想

企业档案管理工作创新，应在国家层面上对工作人员进行思想意识上的引导。同时，无论是从体制机制方面的创新，还是信息化建设创新，都离不开档案工作者的开拓。首先，需要档案人员重视观念更新，树立创新意识和创新精神，坚持踏实工作的思想；其次，工作人员不仅要熟悉档案工作的步骤和环节，还要适应新时代的发展，熟练掌握电子科技及计算机技术，积极适应新形势，寻找新方法，解决新问题，不断拓宽自身的知识面，掌握多种档案管理技术，使档案管理的方式更加多元化。

大数据技术为企业档案管理发展提供了新的发展机遇，档案管理逐步发展、扩大，但大多停留在小规模阶段，规模效益受市场化影响急需提升，这就需要运用大数据信息技术，发展具有创新特色的企业档案管理规模化发展道路。借助互联网平台，逐步放大档案管理综合管理效益的作用。大数据环境下，智能数字化技术为企业档案管理提供了广阔的视野，在传统的档案管理的影响下，企业档案管理效果不明显，需要运用大数据信息技术予以完善，利用网络信息系统，推动企业长效运营。

同时，还要以与时俱进作为档案工作创新的指导思想。首先，以科技创新为整体思路，进行实践检验并形成结果，以此为参考，找出实践过程中的不足，不断优化创新思路和方法，逐步提升档案工作水平；其次，在工作过程中进行创新。档案工作就是整理企业资料与数据，其中包括采集、收集数据等繁琐的程序，需要耗费大量的人力和物力，特别是在收集资料、提供资料和利用资料方面，应努力寻求高效、便捷的方式，找到最有利用价值的档案资料，创新收集和整理过程；最后，在体制机制上，档案工作创新的目的是提升工作机制的效率。因此，必须要形成一整套的、完善的档案工作体制机制，不仅要促进档案工作的规范化，还要完善责任规范、监督体制及工作纪律，为档案工作的开展提供坚实的保障。

（三）企业档案管理工作创新的一般程序

企业档案管理工作分为多个模块。首先，在工作流程上，创新工作要以简便、直观为主，依托现代信息技术和网络技术，整理、归纳数据，建立安全机制保障措施，通过一系列制度，保证文件的质量及流转的监控机制，确保档案工作顺利执行。

其次，在管理机制上，创新工作一般由两方面同时进行，一方面要保证信息技术的正常运行，加强工作流程文件信息和保管方式的管理；另一方面，要注重对工作人员的培训，提高工作素质及责任意识，使其积极地投入工作，积极适应企业创新发展需要。

再次，要创新工作平台，即信息技术管理平台。当前，信息技术管理平台存在单一性、信息管理方式不灵活等问题。

最后，要形成规范的、优质的服务型档案管理。企业创新档案工作的最终目的是服务于企业的发展，满足使用者的需求。所以，要形成优质的服务性，将其转变为核心理念，为企业的发展提供动力支持。

因此，档案工作创新的程序从工作流程、管理机制、工作平台、服务创新等方面进行，主要根据档案管理工作的特点，对各部分的工作模式进行创新。

二、大数据背景下企业档案管理工作现状

（一）大数据的情况

在全球范围内，应用、推广、研究发展大数据已成为趋势。基于大数据技术的优势和便捷性，其应用范围在不断拓宽，效率不断提高，价值也越来越大。从技术发展趋势和产业发展需求来看，当前，大数据技术已趋于成熟，但应用场景还不成熟。大数据在未来的应用范围会更加广泛，同时，数据安全风险也会进一步加大。

（二）大数据背景下的档案资源

大数据背景下，档案管理由数字化向数据化转变。思维创新是引领档案管理数据化转型的关键要素。档案管理数据化思维转变要求工作人员理清档案和数据的关系，大数据时代将进一步巩固档案观，档案的内涵和外延都将有所扩展。

一方面，从大数据的视角来看，档案是蕴含企业发展过程中丰富数据资源的宝库，可以将档案转变成便于计算机处理的数据，也可以将其变成用户需要的数据；另一方面，数据也是档案的一部分，档案资料就是数据的记录。

企业档案管理人员面对庞杂的数据，应加强数据归档意识，及时转变传统档案思维，树立以数据为导向的档案思维，把握档案管理数据化发展方向，积极学习、创新，应对档案管理数据化带来的一系列挑战。

（三）大数据背景下企业档案管理工作结构

首先，传统档案管理工作需要大量的人力资源管理档案材料、安全的设备和基础设施保存档案资料。在大数据背景下，档案管理工作结构也是对档案资料的收集和储存，在数据管理形成后，信息化归纳数据档案资料的类型和储存方式，既提高了数据资料的安全性，也大大降低了管理成本。同时，便于资料查阅，从而更好地开展优质的档案管理模式。

（四）大数据背景下企业档案管理工作的创新方式

首先，寻求大数据背景下的创新管理模式，建立健全档案管理机制是第一步。同时，细化管理流程、优化管理结构，树立大数据意识，促进档案管理的科学化；其次，企业档案管理和收集需要大量专业人才，企业应加强对档案管理方面人才的引进和培养，改变档案管理中人才、技术缺失的现状，为档案管理事业储备人才，提供人才保障；最后，在体质机制上要注重与时俱进，鼓励员工勇于实践和创新。

三、大数据背景下企业档案管理工作面临的问题

（一）缺乏人才应用能力培养及人才引进机制

首先，企业未形成完整的工作人员选拔体系，导致工作人员在基础知识等方面欠缺。同时，随着信息化、科技化的发展，一些工作人员未能及时掌握新型的管理方式。因此，企业要制定技能培训计划和考核制度，从而选拔人才，提高人员素养。

国家相关部门要全面关注与支持档案管理工作。应根据企业的实际发展状况，对档案管理工作提出新的要求、新的标准、新的认知。同时，方针措施的制定要以时代发展为前提，以社会的进步为标准，要把握与时俱进的长远发展目标，以及企业档案管理工作的宏观发展方向。

（二）档案管理工作的信息化程度低

一方面，随着信息化、科技化、大数据技术的发展，一些企业未能及时转变观念，充分认识到档案管理创新的重要性。在档案管理工作中，未能及时投入和建设有效的信息基础设施、设备，未能在档案管理工作方面投入人力、物力、财力支持；另一方面，档案管理数据较为庞大，数据多样化导致信息膨胀，信息化程度低，不利于综合、全面地分析生产经营状况，不能高效利用大数据分析智能系统，无法全面、高效、精准对接企业档案管理工作。

（三）企业档案管理体制不健全

大数据时代，企业没有找准自身定位，未能结合实际制定完整的档案管理制度，并形成档案管理规范细则，将其应用在具体的档案管理工作中，形成良好的监督体制，规范员工的行为。同时，企业档案管理体制正处在起步阶段，基础较为薄弱，发展相对滞后，总体水平不高。企业档案数据收集、传递、贮存、共享的技术手段和方法滞后，档案管理体制及可提供的服务体系不完善，档案管理安全水平的提升受限。

（四）缺乏健全、系统的数据库管理系统

大数据资源配置不合理是企业档案管理的不足之处。大数据资源受现代信息技术的影响，在工作中，侧重于采用信息化、系统化分析现有数据，而缺乏对档案管理的合理推进。缺乏系统化的数据库管理系统，也会影响档案管理的结构化提升，加上企业发展具有差异性，导致档案管理发展水平不一致。

四、大数据背景下企业档案管理工作创新模式

（一）企业档案管理工作的创新特征

首先，依据现代化信息技术，建立软件服务平台。如利用现代化的信息技术和大数据技术；其次，实现海量资料的整合，依据大数据的便捷性，进行大量的数据分析和数据挖掘，形成海量的信息资源；最后，发挥档案管理工作人员的作用。

（二）大数据背景下企业档案管理工作的创新路径

首先，企业要制定工作目标和重点，积极建立工作人员的选拔和绩效制度，调动其工作积极性，充分发挥人的主观能动性；其次，充分利用科学技术，对信息进行有效整合和现代化管理。同时，对档案资料进行核对，最大限度地实现资源的有效利用，满足共享需求。在档案资料的收集、整理、分类、归档、应用过程中形成简便联动的管理，进而完善企业档案的管理路径，通过大数据信息集成系统，完善档案管理，运用第三方技术平台，准确制作档案目录，并建立档案链接，便于及时查找，优化企业档案管理的方式方法。

（三）大数据对企业档案管理工作创新的启示

由于档案资料管理的庞大体系，大数据使企业档案整理过程更为清晰，资料的收集、归类、运用等方面变得简便、高效，使档案管理更具科学性、规范性及系统性。同时，大数据下的企业管理工作创新，使档案资料更具时效性，最大限度地服务于企业发展，使企业的生产经营状况有迹可巡。此外，大数据也进一步提高了企业档案资料的完整性、有效性以及档案的利用率，更为准确、高效地利用大数据智能化信息技术，使企业决策获得知识和信息的支持，提升企业的经济效益。

五、结束语

大数据背景下，企业档案管理工作应紧跟时代，以大数据、现代化技术为依托，优化档案管理体系，创新档案管理的标准与规范，发挥专业技术人员及现代化信息技术的优势，加强档案管理制度的改革，形成科学的档案管理模式。

参考文献：

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