开发业绩档案管理信息系统 强化专业技术人员考核评价

张小芳

摘要：医院专业技术人员业绩档案管理信息系统，是现代信息技术与医院专业技术人员业绩档案管理的有机结合，充分发挥业绩档案信息系统功能，有助于提高人力资源管理效率，促进精细化管理。本文分析了传统业绩档案管理的弊端，并从业绩档案信息系统的内容与作用入手，分析了如何设置积分项目与分值，如何利用业绩档案管理信息系统助力专业技术人员考核评价，论述了利用信息系统开展考核评价工作的注意事项。

关键词：医院；业绩；档案；技术人员；考核

DOI：10.12433/zgkjtz.20232955

医院专业技术人员考核评价主要涉及五个维度，即德、能、勤、绩、廉。传统的考核评价方式通常是由专业技术人员自己填写考核表，各考核小组根据其日常表现和掌握的业绩材料，简单地评价出“优秀”“称职”“基本称职”“不称职”人员。而随着医院人员规模的不断扩增，各类专业技术人员涉及的业绩材料不断增加，庞大的人员总量清单和庞杂的业绩材料将堆放在考核人员面前。如果专业技术人员考核工作依然按照传统的手工统计、粗放评分方式开展，那这种考核评价难免流于主观与形式主义，难以客观、公正、全面地对专业技术人员进行评价，也不能通过日常考核进行动态管理，并发挥年度考核评价应有的激励作用。

基于上述情况，利用现代信息化技术开发专业技术人员业绩档案管理信息系统，并通过该信息系统强化专业技术人员考核评价工作势在必行。

一、传统业绩档案存在的问题与业绩档案管理信息系统开发建设的必要性

业绩档案是指医院具备专业技术职称的工作人员，在医疗、护理、行政管理等活动过程中形成的，反映个人业务学习、工作经历、职业道德、工作表现、业务实绩等方面情况的信息资料。它以文件、图表、图像、实物等多种载体形式存在，是人力资源管理的重要组成部分，为医院进行专业技术人员考核评价、晋职晋级、岗位调动、评优评先等提供客观真实的参考和依据。

（一）传统业绩档案管理中存在的问题

1.未实行统一收集，无专人管理

由于业绩档案的载体形式多样，形成时间不一，往往分散存放在专业技术人员个人手中或多个职能部门，如个人学历、学位证书、职称证书和聘书、荣誉证书等多存于个人手中。而专业技术人员考核表、医德医风考核表、获得奖励或荣誉的文件等通常存放在职能科室，而且由多个职能科室分别管理，如：医务科负责医生的部分业绩档案，护理部负责护士的部分业绩档案，人事科、科教科又管理理着全院医生、护士和行政管理人员的部分业绩材料。

2.日常管理松散，缺乏统一规范

传统业绩档案以手工收集、分类、装袋或装盒，日常管理以人工为主。由于多部门、多头管理，通常没有统一的流程和规范，管理质量好坏完全依赖各科室相关人员的职业精神，难免出现档案材料丢失、损坏、难以查找等情况。

3.统计汇总困难，人员信息不全面

由于材料分散存放，且收集不齐全，当需要反映一位专业技术人员的整体情况时，就需要多部门提供材料，难免存在材料缺漏的情况，导致人员信息不完整、不全面。

（二）业绩档案管理信息系统开发建设的必要性

随着公立医院改革的不断深入，国家对公立医院的考核越来越要求现代化、精细化。医院管理的出发点和落脚点都离不开对人的精细化管理。而专业技术人员作为医院各项工作活动的主体，必然成为精细化管理的核心对象。想要实现对专业技术人员的精细化管理，既需要管理者转变传统的管理观念，树立科学的管理理念，也要借助现代信息化管理工具，让精细化管理从理想变为现实。当前，现代信息化技术早已渗透各行各业，信息化建设往往从医疗服务流程开始，逐渐被推广到医院管理的方方面面。业绩档案作为专业技术人员管理的第一手必备信息资料，其管理也应顺势而为，从传统低效的手工管理向现代信息化管理迈进，因此，专业技术人员业绩档案管理信息系统应势而生。

二、业绩档案管理信息系统的功能及与专业技术人员考核的关联性

（一）业绩档案管理信息系统的内容

1.基础材料

业绩档案基础材料主要包括：专业技术人员的履历表，各级学历、学位证书复印件，继续教育学分证，进修、培训成绩单和结业证的复印件，各种专业技能考试、考核合格证、资格证，行政职务任免文件等，用于反映专业技术人员个人资历和业务技能水平。

2.任职资格评聘材料

任职资格评聘材料主要包括：历次任职资格申报表，评审表，任职资格证书以及聘任证书等，用于反映专业技术人员职称晋升和资格聘任状况。

3.科技成果材料

科技成果材料主要包括：发表的学术论文，主持或参与的科研项目完成证书、获奖证书，发明专利证书，技术工作报告等，用于反映专业技术人员在科研技术领域的工作业绩和荣誉。

4.勤廉评价材料

考核评价材料主要包括：年度个人述职，年度专业技术人员考核表，医德医风考核表，专项工作述职，管理部门评定意见，个人荣誉证书，奖惩文件等，用于反映专业技术人员在德能勤绩方面的自我评价和组织评价的情况。

5.其他材料

其他材料包括但不限于：参加各种学术团体、社会团体以及从事其他社会活动和社会兼职的证明材料、活动印证材料，聘书及荣誉证；反映医德医风情况的材料等，用于反映专业技术人员在医院本职工作之外从事的各类社会活动情况。

（二）业绩档案管理信息系统的材料种类及数据来源

1.业绩档案信息系统中的材料种类

根据档案材料性质的不同，信息系统中收集的材料种类有：单纯数据信息，如个人基本信息、学习经历、工作经历、社会活动等；图片信息，如个人照片、各种证书的影印件、奖牌电子照片等。

2.业绩档案信息系统中的数据来源

一是由个人填写数据或上传图片印证材料。业绩档案信息系统在初始信息录入时，根据权限范围，由个人先录入相关的信息数据，管理部门审核其真实性和有效性。二是由职能管理部门录入日常动态管理数据。如：参加社会活动的工作量，拒收红包、接收锦旗感谢信牌匾数量，受到投诉数量，参加健康科普及新闻传播活动的工作量等。

（三）业绩档案管理信息系统的功能开发

1.业绩档案信息系统的结构组成

业绩档案信息系统的组成可根据各医院的实际管理需求确定。以笔者所在医院为例，目前开发建设的业绩档案信息系统包括九个版块：基本信息、科研工作、教学工作、学习培训、社会支援、技术考评、医德医风、荣誉奖惩、科普与新闻传播。其中，社会支援包括健康扶贫、基层帮扶、院外志愿服务等；技术考评包括医疗卫生专业技术人员三基考试、技能比武、医疗质量与安全、年度考核等；医德医风包括拒收红包、患者口碑（锦旗、牌匾、感谢信、投诉）、年度医德考评结果等；科普与新闻传播板块记录专业技术人员年度内参与传播工作的情况，是为鼓励专业技术人员利用专业所长，积极开展科普宣传和医院形象宣传工作而设置的。

2.业绩档案信息系统的基本功能

医院开发建设的业绩档案信息系统具备单项或多项检索查询、统计、汇总、排序等功能，可通过设置序列号、专业技术人员姓名、项目名称、关键词等，满足多种需求的查询检索。

3.业绩档案信息系统的积分排名功能

充分发挥信息系统大数据在医院管理中的作用，创新性地开发业绩积分统计、排名功能，即针对医院重点管理项目，按权重比例设定一定分值，根据管理需求，既可以按照专项工作进行分类分项积分排名，也可以按照时间周期进行日常积分动态排名和年度积分总排名。

（四）业绩档案管理信息系统与专业技术人员考核评价工作的相关性

1.业绩档案管理信息系统契合考核评价体系的工作目标

医院专业技术人员业绩档案管理信息系统收集的资料信息与数据，涵盖了专业技术人员主要的学习经历与工作经历，内容包括医、教、研、社会活动等多方面，较全面地反映了一定时期内德、能、勤、绩、廉的情况。系统设置的九大管理版块类别和层次清晰明了，便于根据实际需要分类分项查询、统计及积分排名，每一位专业技术人员的总体情况也可以多维度、立体化地呈现在管理者面前。而专业技术人员考核评价的目标是，既要反映每个管理对象的个体情况，以便将考核评价结果应用于个体的绩效工资、晋职、晋级等，又要对管理对象的总体情况进行结构性分析，找出管理的成效版块与不足版块，以便调整下一阶段的管理方向和重点。由此可见，业绩档案管理信息系统的构建契合了考核评价体系的工作目标。

2.业绩档案管理信息系统为考核评价提供全面依据和管理工具

由于业绩档案管理信息系统收集的资料信息全面而真实，且信息系统具有便捷的查询检索及统计功能，管理者在日常管理时，以信息系统为管理工具，将其中的资料数据作为日常管理及考核评价工作的客观依据。如此，既减少了多头收集资料信息之苦，也避免了由于信息数据收集不全带来的考核评价不够客观和公正之弊。有了信息系统作为平台支撑，将大幅提高管理者的工作效率，提升考核评价工作的客观公正性，真正实现专业技术人员管理的精细化。

三、利用业绩档案管理信息系统强化专业技术人员考核评价的方法

（一）合理设置积分项目

积分项目反映了医院的管理重点与激励导向，其设置应遵循公平公正、科学合理、普遍适用的原则。积分项目以动态指标为主，反映一定时期内专业技术人员的业绩变化情况，既有的学历、资历等情况不作为积分项目。业绩积分项目应正向指标与负向指标相结合，以做到赏罚、奖惩分明。正向指标包括：发表论文数量与级别，获得奖励、荣誉，承担学术团体兼职数量与级别，主持、承办学术活动的数量与级别，社会支援次数等。负向指标包括：差错事故数量与级别，惩处数量与级别，受投诉、举报数量与级别等。

（二）科学设定积分分值

积分直接影响着专业技术人员的业绩排名和考核评价，既涉及个人职业荣辱，也与个人利益息息相关，所以，分值的设定意义非同一般。如果以1000分为总分，可将积分项目分为五大版块：任职资格评聘、科研活动与成果、奖惩荣誉与医德医风、社会支援、健康传播与促进。设定分值权重分别为30%、30%、20%、10%、10%。在总权重下，再分配各积分项目的具体分值。

（三）关联多个相关系统

在专业技术人员考核评价体系中，管理对象日常的工作表现是考核评价重要的参考依据，是评价体系中不可或缺的重要部分。比如：医务人员合理检查、合理用药情况、DRGs指标完成情况、病案质量等都是重要的业绩指标。另外，管理对象的日常出勤情况也是考核评价的重要指标之一。所以，有必要将业绩档案管理信息系统与医院HIS系统、考勤管理等系统进行关联，以便考核评价时收集到更全面、完整的信息数据，同时进一步扩大管理范畴。

（四）日常考核与年度考核相结合

在业务档案信息系统的支持下，积分排名可非常灵活机动的实现。从时间维度考量，既可有日常动态排名，也可有阶段性排名；从项目分类维度考量，既可有单项排名，也可有多项综合排名。日常排名主要用于员工的日常动态监管考核与激励，让其在日常工作中有目标、有动力。年度总排名则作为对职工开展年度综合考核评价的重要依据。业绩积分一方面为医院考核提供参考和依据，另一方面在专业技术人员中形成比学赶超的氛围，激励专业技术人员做事创业的工作热情。

四、利用业绩档案管理信息系统助力考核评价工作的注意事项

（一）统一思想认识

专业技术人员考核评价是医院人力资源管理的重要工作之一，但以往由于日常信息资料不齐全或统计不便利，考核更多打的是印象分，评价结果偏主观。而在专业技术人员信息系统的强力支持下，信息数据查询、统计、排名都可一键完成，考核评价工作将有客观、全面的数据作为支撑。所以，医院上至领导、下至基层员工，有必要形成共识，将专业技术人员业绩档案管理信息系统，尤其是积分排名作为考核评价的重要依据。

（二）建立相关制度

为确保业绩档案管理信息系统在专业技术人员考核评价中发挥应有的作用，需要建立一系列配套制度与流程，既明确相关部门与人员的职责，又统一规范相应的工作流程。如：建立并完善专业技术人员考核评价制度、信息数据收集制度与流程、信息数据更新与维护制度与流程、信息系统安全管理制度等。

（三）确保数据准确

由于信息系统数据来源于不同部门、不同人员以及不同的子系统，存在数据源头多样、格式不统一、信息误差等多种情况，有必要由系统建设的牵头部门制定相关规定，以统一数据的收集范围、规范格式、时间期限、上传图片的格式与规格大小等。同时，明确由数据提供方的主管部门负责对数据进行审核并确认。

（四）动态调整项目

积分项目作为医院管理导向指标，可根据阶段性工作需要进行相应的适度调整。当然，积分项目及分值指标调整前，需经职工代表大会或院长办公会讨论通过，并向全院职工公示告知，以保证积分排名的公开、公平、公正，切实发挥积分排名在医院管理中的导向作用。

五、结语

医院专业技术人员业绩档案管理信息系统，是现代信息技术与专业技术人员业绩档案管理的有机结合，根据医院管理需求，尤其是根据人力资源管理需要不断完善。专业技术人员考核评价也可结合医院管理重点和阶段性工作需求，调整考核评价的侧重点。只有将业绩档案管理信息系统的开发建设与考核评价工作紧密结合，才能更充分地发挥业绩档案管理信息系统的功能，进一步强化专业技术人员考核评价工作，从而更好地提高医院综合管理水平，有力、有效地促进医院的高质量发展。

参考文献：

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